档案管理办法1.docx
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档案管理办法1
广西创新港湾工程有限公司
档案管理办法
北大纵横管理咨询公司
2003年9月
目录
第一章总则1
第二章纸质档案管理2
第三章声像档案管理3
第四章档案查借阅管理制度4
附件一、部门档案管理人员的职责1
附件二、档案资料立卷归档规则1
附件三、声像档案整理、保管规则1
附件四、光盘档案管理细则1
附件五、光盘标签2
附表一、计划工作资料单3
附表二、查（借）阅文件资料申请单4
附表三、借阅档案催还单4
附表四、打（复）印文件资料申请单5
附表五、领用文件资料申请单5
附表六、档案交接清单6
附表七、声像器材借用申请表6
第一章总则
第一条为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度。
第二条档案工作的宗旨：
收集齐全、及时归档、完好保存，方便利用。
第三条档案管理的基本原则及要求：
一、归档原则
1．集中保管：
公司各档案材料由办公室集中保管。
2．主动上交和积极催收相结合：
各部门主动上交和办公室主动催收相结合。
3．详细登记：
各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好，标著清楚，以便分类归档。
二、交接原则
1．员工离职或请假超过15个工作日，当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
档案材料有损坏或缺失的，根据档案材料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；
2．档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案材料交接单，公司不予办理相关手续。
（档案交接单见附表六）
第四条档案管理的组织机构及责任划分
档案管理实行集中管理。
办公室集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案的完整与安全。
一、办公室
办公室全面负责公司档案的收集、归档和借阅。
其主要职责包括：
1．收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。
2．档案材料的保管和销毁；
3．档案材料的借阅、催还；
4．指导部门档案管理人员的工作；
5．领导交办的其他档案管理工作。
二、部门档案管理人员
1．各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。
2．部门档案管理人员在办公室的业务指导下，负责本部门档案材料的具体管理工作。
其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。
第五条档案管理分类
对档案的管理，按照载体分为纸质档案、声像档案。
第二章纸质档案管理
第六条纸质档案的内容
纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料，对应于声像档案资料。
第七条档案的收集
档案的收集按照以下两种情况执行：
1、需要经办公室流转的文件资料收集，正式文件一经产生，在流出办公室之前，先交办公室归档（具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”）。
2、公司各部门在工作中形成后，不需要行文，不经办公室流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）的收集，采到以下办法收集：
事先登记
A.部门在每年制定工作计划时均要同时注明各项任务要产生的档案目录清单，并不得出现明显漏报，在制定完工作计划3天内必须报送办公室，办公室秘书根据部门上报的情况，结合以往工程或工作情况和历史经验，编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间，下发各部门执行；
B.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料；
C.对于公司部门会议文件，各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记，办公室按照登记向相关部门催收会议文件。
办公室秘书根据会议登记表向各部门催收文件；
事后查收
A.办公室秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间，及时向相关部门催收档案；
B.各部门须严格按规定主动、及时向办公室上交档案材料；
C.对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的，除要求限时补齐外，根据资料重要性，在考核结果中对相关部门经理进行责任处理；
D.对于办公室秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核结果中对办公室秘书进行责任处理。
第八条档案的立卷、整理和归档，具体见附件二，“档案资料立卷归档规则”。
第三章声像档案管理
第九条声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）、光盘和文字说明两部分组成。
第十条声像档案资料的收集
一、收集范围
1．反映公司主要职能活动，业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料；
2．各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料；
3．公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；
4．其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；
5．其它具有保存价值的声像资料。
二、收集方法及要求
1．事先确认
制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片（合底片）的部门和人员，在借用声像器材时，经办人认真填写《声像器材借用申请表》，详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容，数量和质量要求，完成时间。
（见附表八、声像器材借用申请表）
2．严格审核
经办人经部门经理审核后，交办公室主任审批后，办公室即转交《声像器材借用申请表》至办公室秘书，办公室秘书登记后借出器材；
3．积极催收、严格检查、验收
A.对到期未及时交还器材并同时上交所制作的声像档案的，办公室秘书积极催收。
B.办公室原则上只接收原版、原件。
C.经办人按规定上交的归还器材时，必须同时上交制作的声像档案资料及其它载体形态的档案，凡涉及公司重大事件的，相关部门和人员应向办公室报送目录和必要的文字说明。
D.办公室秘书严格按规定检查经办人员上交的声像资料，声像资料要齐全，文字说明内容要真实；底片、原件与影像、复制品要相符。
E.如果因特殊原因未能按规定提交声像资料，除非经部门经理、办公室主任审核，总经理审批，否则视为私用公司财物，其形成费用不予报销，在考核结果中对相关责任人进行处理。
第十一条声像档案的整理和保管（见附件三、声像档案整理、保管规则）
第四章档案查借阅管理制度
第十二条公司员工可以根据公司确定的查阅权限，查阅有关文件。
第十三条由办公室秘书按相应的查阅权限原则上执行，如需越权查阅，需上一级主管领导批准。
序号
职位
查阅权限
（A级—绝密，B级—机密，C级—秘密，D级—公开）
1
执行董事、总经理
A、B、C、D级文件资料
2
公司高层管理人员
B级（含）以下文件资料
3
部门经理
C级（含）以下文件资料
4
一般员工
D级文件资料
A级文件（绝密）：
指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料，包括：
财务分析报告、工程决算材料；合同、协议文本；对高层管理者的考核报告、评议等；对工资分配方案及所属文件；涉及项目成本、利润的报告或论证材料；如投资计划与分析、项目可研报告等；公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料及声像材料。
B级文件（机密）：
指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料，包括：
公司注册及相关文件；技术资料、工程建设的重要图纸；立项报告、业务进度分析报告；各种末正式批复或采取的计划、方案；涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，政府部门对公司的处罚决定等；公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料及声像材料。
如经济纠纷、工程招投标文件等。
C级文件（秘密），包括：
各种证明材料；工程方面的洽商等；公司其它应列为秘密的文件资料及声像材料，如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。
D级文件（普通）：
指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：
平时各种工作条例、规章制度；一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；各类一般性的请示、通知、会议纪要，简报、情况反映等；行政管理工作的计划、总结、报告；一般性的月、季工作计划与总结报告；有关干部任免、调配、定级等的文件；财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证，其它。
查（借）阅档案（包括资料、文件、光盘）必须在档案查（借）阅登记簿登记后方可查（借）阅；
密级档案在办公室查阅，不能带出，必须带出办公室查阅的，需办公室主任审核报总经理签字才可。
第十四条档案原件一般不外借，如必须借阅，一般档案时间不超过十天，密级档案不超过一星期。
并且必须得到办公室主任审批并办理相关手续（见附表二）。
第十五条借阅档案的人必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、裁减、抽取、拆散、摘抄、复印、摄影、转借或损坏。
第十六条借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经办公室主任批准并办理相关手续。
（见附表四）并由办公室秘书负责打印、复印。
但须进行技术处理，保证复印件与原件有明显的区别，并且只复印文件上相关的部分，其他与其查阅无关的内容在复印时必须进行遮蔽处理；
第十七条借用的档案，当事人必须在规定时间归还办公室；如确需延期，当事人必须提前一个工作日办理续借手续（见附表三）。
否则视为无故不及时归还，在考核结果中对责任人进行责任处理。
第十八条借阅档案交还时，必须当面点交清除，与发现遗失或损坏，应立即报告领导，并根据文件性质、损坏程度在考核结果中对责任人进行处理。
第十九条外部合作单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能查阅，但不能将档案带离办公室。
第二十条外部合作单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的资料要进行审查、签章。
附件一、部门档案管理人员的职责
部门档案管理人员要接受公司办公室的业务指导、监督和检查，学习公司的档案管理制度，按公司档案管理制度管理本部门的档案资料，其主要职责如下：
一、对部门已结案工作所产生的文件及时收集、整理，按规定向办公室移交（各种资料、上级批文、图纸、声像资料等）；
二、负责部门文件资料的整理、统一编号及提供利用；
三、负责部门档案资料的安全保密工作，每月进行安全保密检查，向办公室汇报工作，接受办公室的监督检查，并定期（一般为三个月一次）和办公室秘书进行清单核对；
四、根据档案管理制度规定各部门要建立档案登记本，严格规范档案交接收发手续（见附表六、档案交接清单）；
五、负责对部门的电子文件资料进行备份整理，保证各种文件的安全可靠；
六、负责本部门计算机的正常运行和使用，每周坚持杀病毒。
附件二、档案资料立卷归档规则
档案资料立卷归档规则
为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结合公司具体情况，特制定本规则。
第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以工程项目资料为例。
第二条、本规则依据国家档案局《工业企业档案分类试行规划》，自治区档案局《企业事业单位管理文件材料归档整理试行规划》和国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》国家标准（GB/T11822—2000），结合公司具体情况制定。
第三条、名词
一、立卷---公司本部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进行分类整理，装订成册的工作过程，称之为立卷。
二、移交---是指项目部在工程竣工后二个月内或公司本部各部门在每年1月底前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。
三、归档---凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。
四、销毁---是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。
第四条、文件材料整理排放的要求。
文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架摆放、保管、利用（参阅）
整理单位：
一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。
整理时要求
装订时排放要求
文件正本与定稿为一件
正本在前，定稿在后
文件正文与附件为一件
正文在前，附件在后
文件原件与复印件为一件
原件在前，复印件在后
转发文与被转发文为一件
转发文在前，被转发文在后
来文与复文为一件
复文在前，来文在后
报表、名册、图册等
每册（本）为一件
第五条、文件、资料、图表立卷、归档的要求
一、移交公司档案室文件、资料、图表份数为一份，有原件者应交原件，承包的工程如业主或甲方另有要求时，按其要求移交他们所需的份数。
二、立卷的要求：
文件、图表必须书写工整，字迹、线条清楚。
图面整洁，用墨汁或碳素墨水填写，禁止用铅笔、圆珠笔、水彩笔和其它易褪色的书写工具书写、绘制和签收。
1、竣工文件、图表装册时，如果数量较多，可按顺序排列（按断面号或施工船位号），把相关的文件材料、图表等分别组装成数册（件）。
一个档案盒可放两件（或数件），每件都有“案内封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”。
每件的页号都是从1至最后一页（如第一件1—136，另一件1—120页），如果这个档案盒内放有两件时，则在“科技档案卷内备考表”说明一栏中写上：
本卷合计：
136+120=256页（假设第一件为136页，第二件为120页，见附表）。
每个案卷不论装几件，其总厚度不得超过6cm。
2、档案盒封面不能粘贴纸。
3、档案盒正面和侧面的“案卷题名”要求内容一样。
字体排列要求：
正面横写，侧面竖写。
4、文件材料用纸一律采用A4（297mm×210mm），如其他往来单位采用16K纸时，则必须把原16K纸贴在A4白纸上。
5、卷内文件材料排列顺序：
管理文件按建设程序、或重要程度排序，重要文件排在前，一般性文件在后，复文在前，来文在后，正文在前，原稿在后；项目技术文件按管理、依据、施工记录、检测、评定、证明顺序排列；竣工图按设计、施工断面或图号排列；有文和图时，则文字材料在前，图在后。
6、文件材料装订：
文件材料经系统排列、编写页号、填写卷（或册）内封面、“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”后，将每份文件的金属钉（或其他金属物）去掉，小（小于A4纸样的）、残缺的文件应加予托裱，装订线处有字的要加边表粘牢，然后用白纱线装订成册。
一律不得用金属钉装订或浆糊、胶水等粘贴。
装订孔尺寸和穿绳方法如下图所示：
7、档案卷内页号编法：
档案卷内页号的编写以册为单位，一册为一个流水号。
在册内的文件材料排列固定后，每册从“1”开始，用号码机在文件材料的右下角依次编流水顺序号。
每页编一个号。
如果一纸两面都有文字材料或图，则在两面各打印一个号，反面的号打印在左下角；两张以上小幅面材料，在前一页上，也只编印一个号；折叠成几层的文件和图表，按一张编码页号，一张只打印一个号。
“案卷封面”、“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”不编页号，因此也不打印页号。
竣工文件、图表一定要用号码机打上页号，不得用铅笔或其他笔写页号。
竣工文件、图表装订时，“卷内目录”排列在卷内文件材料的首页之前，“科技档案卷内备考表”放在卷内文件材料的尾页之后，装订时把“案卷封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”同其他文件一起装订，不能用胶水或浆糊把这三张粘贴在竣工文件上。
“本卷目录”一是要填写最后一页号码（见附表2所示）
三、竣工图表的立卷要求
1、竣工图应能全面、准确反映工程竣工的全部施工实际造型和特征。
要求做到图面整洁，字迹清晰，数据准确，确实反映工程竣工的实际情况。
图表中的文字、数据、图象、线条、签字均必须使用黑墨水，不能使用圆珠笔或其他易于褪色的墨水。
2、档发（1992）8号文件的规定，每件竣工图背面的左下角加盖竣工图章（图章式样如下图示）
3、竣工图纸封面一般采用A3纸大小（见附表7竣工图纸封面）如果业主或甲方有要求，则以其要求为准。
竣工图大小可以采用A3纸也可以采用厘米方格纸，同一断面的几种状态必须在同一张纸上，不能在两张图纸上出现。
附图说明的文字材料一律打印，每页A4纸打印32行，每行30个字，页号在每页下边中间。
4、图表装订：
（1）A3纸（或厘米方格纸）装订线留在左侧；
（2）A4纸竖向装订线留在左侧；
（3）A4纸横向装订线留在上边；
（4）A3（或厘米方格纸）、A4纸均采用三孔一线装订法，孔距为80毫米（见_________页）
（5）竣工图表装订应以风琴式折法，按A4纸规格摆好，图标露在正面，并在装订孔一边加垫纸条（30mm×297mm），以弥补厚薄不平。
“竣工图、表”必须连同“科技档案封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”一起装订（见附表3、4、5）
5、每册图纸的封面、本册目录、图标字体、型号见附表7、8、9。
四、档案案卷编目方法
1、卷内封面填写说明：
卷内封面填写是为了维持系统整理分类排列，提示案卷内容，固定案卷之间的次序。
封面的填写：
（1）档号、档案馆号、缩微号，由档案部门填写，其余各项由立卷人填写。
（2）案卷提名：
主要内容应包括项目名称、结构、部位等名称，应能简明准确反映出案卷的基本内容。
（3）编制单位：
填写案卷内文件材料的形成单位。
（4）起止日期：
填写文件材料形成的起止时间。
应有年、月、日。
（5）保管期限：
由档案部门填写。
（6）密级：
由档案部门填写。
2、卷内目录填写（见附表4）
（1）序号：
按同一文号或同一标题的名称，编一个顺序号（不论本文材料的页数多少），填写内容同档案章中的序号。
（2）文件编号：
填写文件的发文号。
文字材料已有文号的，按文号填写；无文号的可不填写；图表填写图表编号。
（3）责任者：
填写文件材料的形成部门或主要责任者。
一般是指单位名称（项目部或公司部门）或个人姓名，代表个人的作品（如合理化建议、填写作者人名，经过一定审批程序完稿的公文，竣工图表应填写单位名称）。
（4）文件材料题名：
按文件材料标题的全称填写，无标题或标题不规范的，可根据内容自拟标题，外加〔〕标识。
图表的文件材料题名填写图表的名称。
（5）日期：
按文件形成落款的年、月、日填写，如1999.07.09，以8位阿拉伯数字标注。
竣工图表按图标最后签名日期填写。
（6）页次：
指文件、图表在案卷内打印的流水页号（不指原件编的页号），填写已编好序号的文件、图表首页上打印的流水页号，并要填写最后一页的页号（见附表2）。
（7）备注：
注释文件需说明的情况。
3、备考表（见附表1）的填写：
要求标明卷内文件材料的件数和总页数以及在组卷过程中需要说明的，立卷人要签上名字。
卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后，不打印流水页号。
五、其他应注意的事项
1、在档案盒和竣工资料、竣工图表的正面、侧面的临时案卷顺序号只能用铅笔（HB）写，不能用钢笔、毛笔写，更不能用数码机打印立卷人编排的临时案卷顺序号。
2、在装订成册后，立卷人应对竣工文件、图表的顺序页次反复检查，以避免发生反页、倒页、缺页或乱页的错乱。
3、施工照片图册必须填写“案卷题名”、“编制单位”、“照片档案卷内目录”和各照片的“照片号/底片号”、“拍摄时间”、“摄影者”、“文字说明”等。
施工照片集必须放在科技档案盒内。
4、竣工文件、图表的装订棉绳不要太细，装订时绳子应打活结，以防重新装订时用，绳子三舌结应打在竣工资料背后，不得在封面。
5、竣工文件一定要有总目录（见附表6），并且按规范装订在竣工资料第一册上，多时也可另册装订，但必须完整、规范。
6、每页的页号必须用数码机打印，字迹要清晰，不能模糊不清，不能用笔手写页号。
7、装订要整齐美观。
如果遇到装订后册边纸张不整齐，必须把册边切割整齐，方可放入档案盒内。
8、文件、图表每卷、每册和档案盒必须完整无损，不能有水渍、油渍、划伤、发霉等情况出现。
9、档案盒厚度的选择：
以拟将装入此盒的文件、图表总厚度来选择档案盒的厚度。
同类同一档的文件、图表一般放入共一盒内，只有在已选用了最厚盒的档案盒仍放不下时，才选择放入另一盒（当然是同一档的盒）。
国家档案部门规定的档案盒厚度种类有10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种，可在文化用品市场购买。
10、施工照片的册子只能用统一的“照片档案”，不能用生活照片册。
第六条、工程竣工文件的移交
每施工一项工程，在竣工验收后二个月内（一般情况下，具体移交时间在项目计划中列示），由承担本工程的项目部负责按本规定有关要求整理成册，完好地移交公司办公室。
第七条、保管期限
案卷的保管期限，以其保存和使用的价值分为永久、长期（16——50年）、短期（15年以下）三种，并分别装订。
永久——凡记述和反映本公司的发展历史的各种材料，如：
公司的不同时期发展的机构、承担工程的合同文本、史志等。
长期——凡记述和反映本公司的活动，在较长时间内对公司工作、承担工程有查考利用价值的档案。
短期——凡在较短时间内对本公司有参考利用价值的档案。
如施工原始记录（含钻孔、安全事故、机电运行记录）在工程款全部付清后，即可销毁。
保管时间的计算：
从案卷移交到档案室的年度开始算起。
第八条、档案分类、保管期限表
档案分类、保管期限表
类顺序
名称
保管期限
备注
一、
行政管理
1、
公司年度工作计划
短期
2、
公司年度工作总结、本年大事记
永久
3、
公司申报成立及批复文件；公司资质申请及政府有关部门批复文件；公司印章式样启用文件；批准项目部成立、撤消、合并、更改及其印章启用
永久
4、
公司历史、组织沿革、年鉴
永久
5、
本年度机构设置、年底员工花名册、任免、调配、录用、解聘、培训、职称、执业证、员工违纪记录、处分
长期
6、
年度会议文件材料、记录、电话记录、收发文本
短期
7、
员工档案
一人一档，随工作地点变动而动
二、
经营管理
1、
公司经营远、近期规划策略
永久
2、
中标工程招投标书、合同、协议及与之有关的法律性文本
永久
3、
合同工程工程量结算单（或确认书），工程款结算单
长期
工程款全部回收后销毁，仅留一总表永久存
4、
公司经营管理规章制度
长期
5、
公司财务管理规章制度
长期
6、
单项工程成本分析
永久
7、
年度财务决算报告、报表
长期
8、
经营部门各种统计年报（或工程结束后报表）及综合分析材料、客户档案
长期
9、
本年各项目及公司支付收入帐本、凭证、会计管理、资金流通、各种财务报表、帐簿
长期
10、
固定资产购置、报废、回收有关材料
长期
三、
物资管理
物资包括设备和材料
1、
年度物资保有量表
短期
2、
物资管理各项规章、制度
长期
采、用、存、保、处理
3、
设备维修、修理制度及计划
长期
4、
项目部设备清单
公司本部办公设备及其他设备清单
短期
短期
分项目部填
5、
设备档案
长期
四、
工程、技术管理
1、
技术新规范、新标准、科技成果、技术引进、革新、合理化建议等科技管理
长期
2、
与本公司业务相关连的政府有关部门相关法律法规
长期
有效期内
3、
竣工验收文件（质量鉴定书、交工验收报告、交工验收证书、验收申请、批准文件等、竣工图、文件材料、施工总结或报告）
长期
4、
设计、施工文件（审批的设计、变更设计及有关文件、技术交底、施工中重大技术的来往文件、会议记录等施工过程一切文件、工程质量自检报告，甲方或业主抽检资料、竣工质检资料
短期
款全部回收后
5
升级会员 