律师行业信息化报告.docx
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律师行业信息化报告
受上海市律师协会及上海必智软件有限公司的委托，上海易理管理咨询有限公司对上海市律师事务所的管理现状及信息化应用水平做了一次系统调研、思考及分析。
本研究报告基于对律师事务所管理现状的深入了解，提出以信息化促进事务所管理水平提升的途径和思考。
同时，我们站在咨询顾问的角度，提供审视中国律师事务所信息化管理现状的新视角，同时也将我们的理解与思考与更多的业内同仁分享，希望以此推动中国律师事务所的信息化管理，并利用信息化工具创造事务所的战略性差异。
法律服务业的本质与信息化
法律服务业的本质是律师利用信息、知识及经验为当事人提供专业服务。
律师通过学习熟悉或掌握法律条款、解释、判例等信息，通过办案反复实践，不断试错、归纳和总结，形成自己对条款、解释、判例等的独特理解和判断，对信息的加工整理成为资讯；律师们结合不同情境灵活运用，就成为个人拥有的经验和技能，也就是知识。
专业服务是经验的重复和教训的规避。
一个优秀的律师，就是擅长从大量信息中整理出服务当事人的知识，而非法律条文与客观事实简单套用。
但是在信息爆炸的时代，海量资讯必须通过信息化实现有效挖掘与使用。
法律服务的形式是一个不断与当事人、法官等沟通的过程，通过沟通达成解决方案。
由于现代社会生活的多样性，沟通的复杂性越来越大，例如跨文化沟通、跨地域沟通、跨学科沟通等等；沟通手段也更加多样，面对面沟通、信函沟通、电话沟通甚至邮件往来等等。
沟通带有强烈的律师个人特色，面对海量信息，沟通的效率难以测定，成本却不断上升。
信息时代，网络成为新的沟通工具。
律师事务所的核心资源就是提供服务的律师，但人的创造性和个体行为较难预测。
通过大量办案积累的知识散布在很多律师的头脑中，不但不利于相互的学习和业务能力提升，更有可能因为律师的离开造成事务所核心竞争力的丧失。
此外，个体头脑中的知识总是有限的、零散的，把更多知识汇聚，加以分析、归纳、总结，可以将知识系统化、组织化，这就是事务所的核心能力。
比如案例和客户的积累，针对案例的理论研究，形成模板、文件——一个案子做成后把所有的操作过程整理成文件，任何一个人看了这个文件都能解决同类型的案子。
知识可以通过技术工具实现律师事务所的组织化管理。
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因此，管理律师是通过管理事务所的知识和标准工作流程来实现的，也就是通过管理的过程锻造人。
对知识有效管理前提是建立一个知识共享的机制，通过标准工作流程才能强迫律师遵守事务所的行为规范，保障顾客服务的一致性。
信息化是律师事务所管理发展到一定阶段的内在需求
律师事务所的信息化建设就是利用先进的网络技术，充分开发、运用与律师事务所有关的各种信息，发现机会、运用机会，使律师事务所的业务管理、品牌管理、律师管理、薪酬管理、资源管理、现有客户管理、潜在客户管理、质量管理、市场开发管理等一系列经营管理活动规范化、程序化、自动化，从而再次发现信息，及时做出决策，提高工作效率，提升律师事务所的核心竞争力的过程。
律师事务所，从本质上说属于服务性组织。
根据这一定位，就要求律师事务所，与各个方面保持充分畅通的沟通与交流，提高自身服务质量和服务水准，同时还需要建立智能化的知识中心，储备智力源泉，以寻求良好的发展。
为了区分律师事务所自身的定位和服务差别，为了保障律师服务质量的一致性与可控性，展示统一的事务所（而不是律师个性化）形象，通过软件系统实现业务与律师工作的电子化、模块化、标准化与网络化管理是确保律师行为与事务所目标一致的有效技术工具。
任何企业都需要一个对外展示自身的窗口，这是现代社会市场竞争的重要手段。
在网络信息时代，为律师事务所开展市场与品牌形象的营销创造了有利机会，借助于网络信息传递的作用，律师及律师事务所可以有效传播服务理念与核心竞争优势，突破了传统的地域服务观念限制，为法律服务拓展了更为广泛与自由的空间，更便于从社会获取潜在服务信息，加强与同行之间的交流与合作。
信息化是提供优良服务、提高客户满意度的必然要求，是事务所服务水平的标志
随着律师事务所服务市场的发展，特别是非诉讼业务的突飞猛进，律师事务所服务的对象公司化，并且服务内容日益扩大和繁杂。
而大规模的公司及全球化的公司发展战略，必然要求律师事务所提供与之相匹配的服务。
其中，重点之一就是信息化服务，只有与信息化、规范化做得突出的律师事务所才能与之信息系统相对接，才能实现办公自动化、业务流程化、管理智能化。
信息化使得律师事务所可以加强对关键词的整理，从而对网络营销，特别是搜索引擎提供更加准确、便捷的信息，成为案源开发的渠道；律师事务所自己的内部网络管理系统里，律师按照固定程序在不同的案件类别栏目里提交自己的案件详情、办案思路、办案中撰写的法律文书、运用的法律法规及司法解释、案件结果及归档总结等文档，自然形成一个完整的办案实录，既可以让管理者及时了解办案动态、及时修正偏差，也便于让其他律师在不同的工作时间和地点参与案件的谈论，互相学习、互相监督、互相促进，从而凭借信息化管理体系带来的服务优势，在激烈的市场竞争中，以过硬的业务质量与服务质量立于不败之地；信息系统成为律师事务所与客户分享成长的平台，从而更加近距离地接触客户，使得双方的资源最优组合，更好地凸显资源的价值与能量，更好地为当事人提供法律解决方案。
中国法律服务业信息化现状
中国法律服务业总体信息化管理的程度较低，多数律师事务所尚停留在共享信息存储空间的层面，没有向流程改进、知识管理系统等深度应用方面推进。
据报道，截止到2010年7月，我国律师事务所共有1.6万家，其中80%的律师事务所已经基本实现了办公自动化，包括电脑、电话、传真、打印、局域网等，仅有300余家事务所采购或者自行开发了专业的律师事务所管理信息系统。
行业信息化管理的现状与事实凸显如下：
1.只有相对少量的中大型律师事务所所使用信息化管理工具，90%以上的律师事务所不重视信息资源，或者没有意识到信息化管理软件与服务的价值；
2.信息化管理软件与服务的年花费大于50万人民币的律师事务所数量非常少，以欧美很多律师事务所每年信息化花费占营业额5%左右为标杆，信息化产品与服务在中国法律服务业中主要起运营辅助工具的作用，很少被当成战略性差异化工具；
3.市场已经出现完整的律师事务所管理软件，但是真正安装使用所有系统模块的事务所数量不多，凸显出中国法律服务业信息化管理缺乏总体系统规划，已有应用以孤立的、个别业务板块的信息化为主。
究其原因，可以简略归纳如下：
1.律师行业起步较晚，受历史原因和行业发展水平的限制，大部分律师事务所核心合伙人的信息化意识未能跟上时代的潮流；
2.律师事务所小而散的局面下难以形成规模，管理层级较少，信息化管理的动力不足；
3.律师事务所客户信息保密要求被片面地过分强调，阻碍了信息共享基础上的交叉客户需求的开发和深层次的信息整合应用；
4.事务所的管理水平较低，缺乏系统化改进的土壤；
5.专业化细分市场要求各个律师事务所执业范围和服务风格差异明显，业务难以标准化、规范化，给行业的信息化管理带来了很大的困难；
6.政府在法律服务业信息化建设方面的激励不足，行业协会做了一些努力，但是缺乏全国范围内大规模的标准制定、流程固化、平台与标准建设；
7.信息化工具自身发展不完善，行业内仍然缺乏一个具有完全能力的第三方机构来承担律师事务所信息化、标准化、流程化管理软件的开发，以及律师事务所管理总体解决方案的提供。
8.客户对于律师事务所的信息化需求没有形成一致的拉动效应，信息化的需求随着非讼业务的发展而增加，但限于客户自身信息化的水平。
信息时代的律师事务所要生存和发展需要关注“3C”：
顾客（Customer），竞争（Competition）与变化（Change）。
信息时代的变化越来越快，“变是永恒的”。
因此，时间成为律师事务所第一位的竞争要素，对变化的反应速度与律师事务所的适应能力将胜过律师事务所规模的重要性。
但是中国大多数律师事务所的信息管理现状根本无法满足这个时代要求的速度与适应性，主要体现在：
1信息是核心合伙人个人经验的反映，合理性有待论证，价值挖掘不够；
2信息孤岛，没有流程化；
3信息不集成，不能共享；
4信息不能快速反应法律服务需求的变化；
5信息不能提供理想的分析结果和管理决策支持。
如何快速反应与适应变化？
加强信息管理是一个重要的途径和必要条件，也是构筑律师事务所差异化竞争的战略工具。
所以，中国律师事务所以信息化提升管理水平的机会非常的多，投资力度需要加强，也需要更加合理的规划与聪明的资源配置。
市场上的信息化服务提供商各有特色，竞争加剧，而大浪淘沙，最后的胜利者将打造成律师事务所可信赖的伙伴，并取得长足的发展。
外资服务商较早提供律师事务所管理软件，但由于法律服务行业独特的地理和文化因素，外资服务商难以体现高度的定制化和灵活性，预计在未来起主导作用的仍然是国内的服务商。
目前，这一细分市场的主要参与者有:
必智软件、北大法意、北大法宝、天行、艾特、金助理、迪意、猎犬、法务大管家等,其中：
6上海必智占有最大的市场份额，以其领先的管理理念，整合多方资源，旨在打造法律服务业总体解决方案，具有举足轻重的市场影响力；
7北大法意立足于资源共享与知识管理，希望通过各省市律师行业协会的协助，推动律所信息化的实施；
8北大法宝以提供法律信息的内容见长，“北大法宝”在线收录了1949年至今33万多篇法律文件，详细分为15个子数据库,涵盖了法律和法学文献资源的各个方面，是目前收录内容最全面的法律专业数据库之一，并且推出了免费“最新立法简介”邮件订阅服务，可以随时了解立法动态。
9广东天行、苏州艾特等律师及律师事务所管理软件也在区域市场取得了一定的发展。
律师事务所信息化管理的主要内容
标准化
作为服务业的高端形态，律师行业的标准化有待深化。
服务内容及对象的多样化使得行业的标准化必须建立在细分的市场基础之上，并着重于特殊服务内容和手段的电子普及，在此意义上，行业的信息化才能有所提升。
标准化的内容及形式至少涉及到如下几个方面：
1.标准化的文档：
有些规模较大的律所可以把出售标准化的表格及模板文档作为开源的一个举措，为文档的标准化提出了良好的模范作用，体现了律师增值服务的价值。
2.服务流程标准化：
客户需求可以归纳为不同的细节，而服务的形式却可以大体按照接单、确认案源、支配律师等等流程化。
好处是一方面降低了成本，避免了重复的业务工作，一方面继承了原有的文化和积累的经验，一方面使得工作效率提高，一方面流程的相互监控和跟踪体系避免了潜在的风险。
3.标准化的知识积累：
律所的核心竞争能力是知识的积累及运用。
知识的载体是律师本身。
一个律所的优胜劣汰往往取决于律师的个人魅力，这样的现状将得到改善，通过对优秀律师知识的提炼和标准化，使得律师的知识变为可复制的资源，从而加强律所的人员培养机制和能力，强化核心竞争能力。
4.分配制度标准化：
针对体现集体利益和个人利益的分配问题，可以采取标准化的薪酬及激励体系，这样才能锻炼出符合市场需要的人才。
相马而非赛马。
分配制度标准化也为财务流程的标准化提供了良好的土壤。
5.标准化的报价系统：
细化的报价按照服务的范围和模块，根据服务的层次和深度进行精确报价管理。
避免同一潜在客户多个报价的情况，也避免了不同客户一个报价标准的局限，有利于最大化提高收益。
电子化
信息化实施的方法和手段，就是数据的电子化，实现律师事务所基础工作数据（日志、文档、人脉信息等）的电子化，提高律师工作效率，规范事务所服务流程，建立知识经验分享与管理系统，将律师个人经验有效固化为组织资源，实现事务所集体（而不是律师个性化）形象和品牌，保障事务所服务的一致性、可控性与客户的满意度和对事务所的忠诚度。
电子化的内容包括管理综合信息，案源等事务所信息资源，以及律师文档的模板，律师工作的知识与心得体会等智能型信息在有效生成、使用和管理中的电子化。
电子化的目的是查询和统计的需求，根据律师事务所电子化的资讯，可以产生律师事务所的管理综合信息，包括但不限于工作日志汇总报表、客户账单汇总报表、文档日志浏览报表、年度律师业务统计表、事务所业务完成情况表等事务所管理综合性报表。
这些综合性管理报表不但帮助合伙人进行有效的管理，协调、监控与优化事务所业务；而且为律师自我的时间管理、案件管理提供方便；也支持律师事务所各分支机构的绩效考核等律师事务所的管理决策。
法律文档模板与律师知识与服务客户心得体会的不断归纳总结能节约律师的工作时间，提高工作效率；为律师代理同类、类似案件提供借鉴；以及便于律师事务所新招聘的律师能更快适应行业和事务所业务环境等等应用。
模块化
律师事务所的软件系统包括个体律师工作基础数据的电子化保存和使用：
如客户关系管理、办公自动化、文件生命周期全过程管理、财务管理（含应收账款管理系统、客户账户管理系统）、计费软件等，还包括针对律师事务所管理的专业化定制软件产品：
智能化综合信息管理、知识分享与管理、业务流程标准化与模块化管理，以及商标专利管理等。
而软件系统以数据和信息资源的采集与集中控制为基础，以实现律师事务所资源的集中控制为手段，达成律师事务所业务集中管理、资金集中统一的日常管理目标。
在此过程中，比如存在多样的客户需求及基本的服务方式的对应，软件产品具有的一致性的特性，使得相同或者相类似的服务功能及软件产品可以按照模块进行设计和编程，以满足软件的可扩展性，完成定制化的基础，便于在定制化的软件中进行组合应用。
实现办公自动化、事务所业务和律师工作的可跟踪与优化、业务流程的模块化，可以更加科学地按照需要解决的问题进行归类及汇总，为行业的标准制定提供依据：
如律师个人资源转化成事务所的组织资源、事务所服务质量控制与提高客户满意度、利益冲突的自动检索、合伙人之间分配制度及其动态调整、提成律师根据案源及工作量计算提成、移动办公的支持等。
系统化
系统是律师事务所内部模块进行统纵向整合、外部事务模块进行横向协同的结果。
内部模块的纵向整合，比如律师事务所案源和人脉等信息资源的有效整合，能将广泛的人脉关系进行分类与分析，支持事务所业务拓展与更好的客户服务；律师事务所与各对象联系的记录的汇总可以分析得出客户对律师事务所某项服务的忠实程度、持久性、变动情况等，并可针对薄弱的服务环节提出整改；与具体对象进行联系后的所有反馈的汇总可以用于对具体对象的爱好、习惯等进行适当的分析，强化客户关系。
软件系统不是管理，而是管理的工具。
单纯的软件编写在软件商品化的今天，其作为工具的属性变得更加突出。
而工具的实施对象，即律师事务所管理本身，需要对律师事务所的自身定位、愿景规划、战略目标、阶段方案、实施步骤、风险评估、项目管理等进行全方面的诊断和咨询。
管理咨询不但提高系统软件的实用价值，而且将促进系统软件的优化。
但是，管理方案与系统软件只有通过律师事务所人员的服务行为才能创造事务所业务效益和顾客满意，律师素质能力的提高和言行规范的调整成为关键。
内部和外部的律师培训不但实现信息系统和服务的价值，而且能够提供信息系统不断创新和改进的方向和思路。
信息化产品与服务为律师事务所创造价值的原则与途径
法律服务业信息化的价值从数据，到信息，到业务智能与智慧的层层升级会逐层提高。
其中最低的两层的数据和信息主要通过软件实现电子化、系统化和网络化的管理，而业务智能与管理智慧主要通过律师事务所管理者对事务所业务和管理实践的自省、外部管理咨询的帮助或不断管理培训实现。
律师事务所信息化建设必须与律师事务所流程改进、律师能力素质的提高与行为的规范相结合才能为律师事务所的战略服务，创造价值。
律师事务所信息化不是一个单纯的信息技术问题，而是关于利用信息技术来扩大律师事务所战略与业务选择的艺术；是服务客户，建立独特的价值理念和品牌定位；是发挥律师的积极性，增强律师能力与综合素质，改进律师工作效率与效果；从而达到增加律师事务所利润和促进律师事务所发展的目的。
将一家糟糕的律师事务所信息化，它仍然是一家糟糕的律师事务所，只不过是变成了一家糟糕的信息化律师事务所。
因此律师事务所信息化建设的正确方法是：
首先，对律师事务所战略与定位、业务及其流程进行梳理，在清晰研判律师事务所战略目标、实现需要什么样的律师团队以及与此匹配的能力素质与服务行为规范的基础上，规划律师事务所的信息化要求。
然后，通过信息工具强化律师事务所市场品牌、电子化业务流程的标准、以培训、教练与领导艺术相结合的方式实现律师能力素质的改进与律师事务所服务行为的规范，确保对客户服务的一致性、高质量与持续不断的改进。
客户对律师事务所法律服务的满意度与忠诚度是律师事务所盈利与生存的关键，因为只有客户才能造就真正优秀的律师事务所。
我们都有过在携程订票的经历，从接线员的第一声问候，到完成整个预订程序，服务高效，对话简洁而有礼貌，无论经历十次、百次、千次，每一次、每一位接线员的服务程序甚至语音、语调、口气都接近一致，很好的保障了服务的一致性、可控性和顾客满意度。
信息系统在携程近乎完美的服务（请考虑每天上百万电话服务质量的一致与高效！
）中不可或缺，真正起到了战略性工具的作用。
信息系统在每个律师事务所管理中也可以起到类似的战略作用。
但是，我们必须认识到携程经历了严密的业务规划（使用战略定位与流程优化等管理咨询工具），再利用信息技术把这些流程规范固化，并通过不断的员工培训强化行为规范才做到的。
因此重复一遍：
集系统软件、管理咨询与律师培训于一体才能变信息化为律师事务所的战略性工具。
规划和实施信息化需要注意的几点问题
律师事务所最高管理者的高度重视、直接决策、宣传推动和组织实施，是律师事务所信息化建设的首要工作。
信息化的实施，都是先有思想、先有流程、先有模型，然后才有信息化的实现。
因此无论是软件程序、硬件工具、顾问公司、系统集成商、应用集成商、还是企业的ＣＩＯ，都只能起到鼓吹、辅助、咨询和推动的作用，决不能代替企业的各级管理者，尤其是企业一把手的作用。
同样，律师事务所的管理者需要高屋建瓴地理解与运用信息化建设，才能使之完善，更好地提升律师事务所的整体形象与核心竞争力。
律师事务所信息化建设要建立在对律师事务所战略与定位、业务及其流程准确的把握基础上，一定是战略先行，需要对律师事务所的战略目标、实施步骤、工作流程等进行梳理，在清晰了解律师事务所经营目标、实现需要什么样的律师团队以及与此匹配的能力素质与服务行为规范的基础上，规划律师事务所的信息化要求。
在对律师事务所进行战略研判的过程，也是对律师事务所文化进行梳理的过程，也是发现和反应律师事务所问题的过程，更是强化律师事务所人员凝聚力的过程，是战略本身的必然要求。
但是，信息化实施的结果往往与事务所管理层的预期存在很大落差，造成这一结果的重要原因是律师与信息化服务商站在不同的角度理解律师事务所的信息化问题。
很多合伙人对事务所的管理都有自己独到而深刻的理解，但明显对于系统和软件的认识不够；服务商的专业知识自不待言，但是对于律师事务所的管理理解有限。
更重要的是，在对律师事务所的管理问题上，合伙人和服务商不在一个层面上，很难相互理解和激发，最终的产品可能某个局部做得很好，但系统性、整体性不够。
因此，信息化实施过程中，合伙人的重视和参与还不够。
我们建议引进管理咨询顾问，帮助律师事务所厘清战略与发展方向，确定事务所愿景、使命、价值观等核心理念，以及与核心理念相匹配的文化与律师团队特征；然后帮助事务所设计与其目标梦想相匹配的业务与相应的流程；通过信息技术引导并规范律师行为，建立知识共享平台，保障业务流程的一致性和效率。
当然，由此会引申出另一个问题，是不是该由律师事务所自行开发？
建议是否定的。
我们碰到过一些合伙人，满腔热忱自建团队搞事务所管理软件的开发。
日志怎么做，文档如何管理，有些专业服务商已经做了十年，在基础数据、信息管理的层面，没有足够的磨合不可能有效，成熟的软件已经反映了行业的先进管理水平。
此外，管理是连续不断改进的过程，软件作为工具永远不会满足全部需求，因此，软件系统的不断升级是必须的。
自建的团队能够跟随事务所共同成长吗？
自建的团队能够独立于事务所能生存而不成为事务所的非核心成本单位吗？
信息化浪潮下的行业趋势
一、事务所信息化管理总体解决方案提供商将出现，并对律师事务所的管理给予重要的促进作用。
着眼于律师事务所的长期稳定发展，通过与客户建立战略性的合作关系，结合律师事务所的内外部资源，为其市场定位及发展规划做全方位的诊断和设计，通过软件系统固化流程，标准和制度，为实现事务所的愿景和战略发展提供强有力的支持，伴随着客户共同成长，为客户创造跨越式发展的空间，提升客户的服务价值。
二、法律服务商品化趋势有所呈现，并将日益加强。
我们分析了国外律师事务所的发展，发现律师行业在转型和升级的时候，总是逐次逐级地把服务内容进行标准化，然后形成固定的模块，利用信息系统固化其使用方式，从而形成服务商品。
从上海的发展来看，有的大规模的律所已经开始把固定的模板、流程使用方法等形成模块，并开始出售，成为律所的新的利润增长点。
这种现象，必将使得律师行业的整体积累得到传播，从而促进行业的提升。
特别是，在不同的律所的沟通中，将不断地添加入自身的特色和优秀的因子，使得商品化的产品得到优化和完善。
同时，我们也看到，商品化趋势还没有得到推广，仅仅处于萌芽阶段，需要律师协会或者相关机构的引导，形成分享、自由、开放的知识文化传播氛围和平台，为行业的转型和提升增加动力。
有的第三方机构和律师学院也开始进行相关的产品研发和设计，但是离市场的应用和销售还有很长的路要走，但趋势是明朗的，需要在以后随着市场的发展进行进一步研究论证。
三、流程化思路开始形成，服务外包将成为主流。
律师服务标准化、系统化、模板化刚刚开始，流程外包开始讨论。
其中，标准化是律所做大做强的必由之路，是进入专业化、品牌化的开端。
随着规模的扩大，兼并收购的增加，案例积累开始成熟，服务的内容出现了越来越多的重复性。
标准化的作业及流程化的体系将快速、便捷、高效、经济地完成服务。
系统性思维得到启蒙，利用先进完善的信息系统来管理内部流程以及管理外部客户成为必然的需求。
利用先进的科技手段，特别是互联网技术和信息技术支撑的系统化的管理平台将成为做大做强的必然要求。
四、信息化及知识管理将成为未来卓越事务所的鲜明特征。
可以说，信息化程度和知识管理的科学程度直接决定着事务所的卓越程度。
律师行业的属性决定了信息化及知识管理的必要性。
律师本身具有双重性，一方面他们独立意识很强，拥有很强的自我意识，觉得自己是世界的中心，是精英中的精英；另一方面，他们崇尚自由和制度，对于知识的尊重程度较高。
信息化工具的使用将直接为知识的积累、沉淀、更新、提升带来快捷、便利、高效的结果。
而知识管理的应用将使得律师行业融入一个文化的创新氛围，同样，积累、沉淀、更新、提升了文化的层次和辐射面。
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