总账操作手册.docx

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总账操作手册

总账系统

操作流程：

●会计凭证新增方式多种，可由物流系统、固定资产系统、工资系统、现金管理系统等自动生成会计凭证，或由财务人员录入会计凭证

●对凭证进行审核、修改等操作，最后进行过帐

●月未可以进行自动结转损益，将收入支出自动生成一张会计凭证

●系统将自动生成总分类帐、明细分类帐、往来明细帐等。

●自动生成科目余额表，并将数据供给报表系统，形成资产负债表、损益表等

凭证处理流程：

凭证录入：

●常用快捷键：

[F7]

按[F7]系统即可弹出“科目代码”界面查看所有的代码，如凭证摘要库、科目代码库、核算项目代码库等，您可以从代码中选择您所需的科目。

代码查询功能是凭证录入中十分有用的一项功能，它是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。

[F8]

按[F8]即以下拉框形式弹出摘要库、会计科目、核算项目等，并即时过滤显示。

[F9]

按[F9]进行汉字模糊查询，只要您在科目栏中录入汉字，如“应”，再单击功能键F9，系统会自动将包含“应”字的会计科目全部显示出来。

F10]

按[F10]可以选择需要录入核算项目或会计科目范围，用户一次选择多个核算项目或者多个会计科目后，系统便可自动生成凭证分录，用户只需再填入分录金额。

凭证查询：

1、条件

在“条件”标签页中，设定条件过滤公式，如果选择的条件字段是“会计科目”，则光标停在<比较值>栏中时可以按[F7]查看科目代码。

如果有多个过滤条件，可选择菜单〖编辑〗®〖插入行〗，继续设定下一个过滤条件。

还可以选择〖编辑〗®〖删除行〗删除选中的过滤条件行或〖编辑〗®〖全部清除〗清除所有过滤条件。

设定好过滤条件公式后，选择<已过账>、<未过账>和<全部>三选项之一，<未审核>、<已审核>和<全部>三选项之一。

2、排序

如果希望查询的结果按某一字段排序，则在“排序”标签页中，在左段的<字段>列表中选择该字段，单击，被选中的字段被移动到右边的“排序字段”列表中

凭证审核：

1.单张审核-----在“凭证查询”界面，将光标定位于需要审核的凭证上，然后选择菜单〖编辑〗®〖审核〗，或者单击工具条的【审核】，系统即进入“记账凭证”界面；此界面中的凭证项目不能修改，只能查看。

2.成批审核-----在“凭证查询”界面中，按[Ctrl]或[Shift]选择多个凭证，然后选择菜单〖编辑〗®〖成批审核〗，弹出“成批审核”对话框，对话框有两个选项分别是指对未审核的凭证进行成批审核及对已审核的凭证进行成批反审核。

单击【确定】，系统开始对选择的凭证进行审核签章操作，完成后提示：

“审核完毕，共审核凭证X张。

”

注意：

     要修改已审核过的记账凭证时，必须先反审核，然后才能修改。

      审核与制单人不能为同一操作员，否则系统拒绝审核。

       反审核必须与审核人是同一操

作员

凭证过账：

在会计凭证审核完毕之后就可以开始过账了。

凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程。

经过记账的凭证以后将不再允许修改，

在“主控台”界面，选择【财务会计】®【总账】®【凭证处理】®【凭证过账】，打开如图“凭证过账”向导界面，首先选择凭证过账参数。

在该界面中，系统提供了两种过账模式：

“逐张过账”和“成批过账”。

另外我们可以通过参数控制当<凭证号不连续时>和<过账发生错误时>是否“停止过账”还是“继续过账”。

如果需要查看凭证是否存在断号，可单击【断号检查】，系统将会提供一个凭证断号检查表列示系统断号情况。

在该界面，还可以确定凭证过账的范围，如果选择<全部未过账凭证>，则系统将所有未过账的凭证进行全部过账操作。

如果选择<指定日期之前的凭证>，则在右边出现一个日期列表框，用户可以选择一个日期，系统将对该日期之前的所有未过账凭证进行过账操作。

凭证过账参数设置完成后，单击【开始过账】，系统开始自动过账操作。

在过账过程中，系统会对所有的记账凭证数据关系进行检查，有发生错误时，如在第一步选择过账参数时，<过账发生错误时>选择“停止过账”，则系统会给出错误提示信息，并中止过账。

在修正完错误之后重新过账。

否则，将在过账全部结束后才显示错误信息。

在凭证过账的过程中，您也可以中止过账，单击【中止】，系统提示是否中止过账，【确定】后将中止凭证过账。

结转损益：

期末时，应将各损益类科目的余额转入“本年利润”科目，以反映企业在一个会计期间内实现的利润或亏损总额。

本系统提供的结转损益功能就是将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目，并生成一张结转损益记账凭证。

操作前提：

1.只有在<科目类别>中设定为“损益类”的科目余额才能进行自动结转。

2.所有的凭证全部录入并审核过账。

在“主控台”界面选择【财务会计】®【总账】®【结账】®【结转损益】，进入“结转损益”向导界面，单击【下一步】，该界面将引导你进行结转损益操作。

凭证各参数设置完成后，单击【完成】，系统自动完成结转损益的过程，并提示生成转账凭证的信息。

损益结转完成之后，系统提示：

结转完毕，并列示生成转账凭证的凭证号，您可以在“凭证查询”模块中查询结转损益生成的凭证。

单击【确定】，完成损益的结转过程。

期末结账：

在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账了。

系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。

结账后如果需要对上一个会计期间的数据进行重新处理，此时，可以通过反结账的功能将会计期间反结回上一个会计期间。

相关报表说明

●总分类账

总分类账查询功能用于查询总分类账的账务数据，查询总账科目的本期借方发生额、本期贷方发生额、本年借方累计、本年贷方累计、期初余额、期末余额等项目的总账数据。

在“主控台”界面，选择【财务会计】→【总账】→【账簿】→【总分类账】，系统首先弹出“总账查询条件输入”界面，设定查询条件。

●明细分类账

明细分类账查询功能用于查询各科目的明细分类账账务数据，在这里可以输出现金日记账，银行存款日记账和其它各科目的三栏式明细账的账务明细数据；还可以按照各种币别输出某一币别的明细账；同时还提供了按非明细科目输出明细分类账的功能。

在“主控台”界面，选择【财务会计】→【总账】→【账簿】→【明细分类账】，首先弹出“查询条件”设置窗口。

在“查询条件”设置窗口中，通过设置“条件”、“高级”、“过滤”、“排序”四个查询条件设置的标签，可以进行多种条件的设置。

在高级条件设置中，可以进行明细账查询各种条件的设置，如业务日期的显示核算项目的显示等各种信息，

●科目余额表

在“主控台界面，选择【财务会计】→【总账】→【财务报表】→【科目余额表】，进入科目余额表的查询。

●试算平衡表

用于输出和查询所选期间的各科目的期初余额、本期发生额及期末余额数据。

你可以查询不同的会计期间以及不同币别的试算平衡表数据。

在主控台，选择【财务会计】→【总账】→【财务报表】→【试算平衡表】进入“试算平衡表”的查询。

在进入“试算平衡表”之前，先弹出“过滤条件设置”界面。

在此界面中，您可以设定试算平衡表输出的条件，系统将会按照此条件生成试算平衡表供查询、输出