行政专员岗位说明书.docx

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行政专员岗位说明书

文件管理序列号：

[K8UY-K9IO69-O6M243-OL889-F88688]

行政专员岗位说明书

行政经理职位说明书

一、职位标识

职位名称

行政专员

所属部门

行政部

职位编号

职位类别

中低层

职位定编

3人

直接上级

行政部经理

直接下级

无

二、职位概要

为了更好的完成行政部年度工作任务，在公司发展战略规划的指导下，在行政部经理的领导下，对公司行政、后勤、接待活动等事务进行管理，为公司各项工作提供后勤保障和支持。

三、工作职责

职责一

职责描述：

目标管理

履行程序：

参与制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；进行行政办公、员工生活、劳保及物业服务物资的采购，保管、发放和登记工作。

职责二

职责描述：

制度管理

履行程序：

参与制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行。

职责三

职责描述：

会务、外联管理

履行程序：

1.参与并协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议；

2.做好外联工作及办理公司所需各项证照；

3.做好来客接待和相关的外联工作；

4.拟写公司组织接待制度、标准和流程，并监督和指导部门执行；

5.安排公司日常接待工作；

6.对公司设备、使用、维修等情况进行管理。

职责四

职责描述：

安全、卫生管理

履行程序：

1．安排专人负责公司办公区和生活区的卫生保洁；

2．做好公司安保、消防管理、劳动保护以及环境建设等工作。

职责五

职责描述：

档案管理

履行程序：

1．建立和完善公司档案管理体系；

2．参与制定公司档案借用、复印、借阅等管理制度；

3．构思并制定公司档案分类标准和档案编号标准，并进行分类存档、保管；

4．搜集、整理公司内部信息，及时做好公司大事件的编写；

5．做好公司重要资质证件的管理工作。

职责六

职责描述：

固定资产管理

履行程序：

1．构思并建立和完善公司固定资产管理体系；

2．审核公司固定资产采购、转移、调拨、报废申请；

3．定期开展固定资产盘点工作；

4．指导固定资产日常维护和台帐管理工作。

职责七

职责描述：

成本管理

履行程序：

对控制成本的方法及时提出建议和改进方法。

四、职位权限

1.对直接下属任免、辞退建议权；对直接下属考核评估权；

2.对部门规章制度的监督、检查权；对公司各部门规章制度的监督、检查权；

3.行政处罚权；

4.相关文件的审核权；授权内的财务审批权；

5.本部门预算内的费用使用权、建议权；

6.对所属下级的费用报销的监督权。

内部联系

行政部经理、人力资源部、财务部

外部联系

政府机关、物业公司、物流公司等、供应商、工商行政管理部门、公安、法律、消防和社区事务管理等相关机构。

五、业绩指标

1.行政目标达成率；2。

部门考评达成率；3.行政制度管理达成率；4.费用控制率。

七、任职资格

经验要求

年龄

28岁及其以上

性别

不限

教育背景

本科以上学历

工作经验

3年以上行政管理工作经验。

技能要求

1.熟悉行政管理流程；2.熟练掌握人力资源六大模块；3.熟练使用各种办公软件；

资格证书

无特殊要求

知识要求

受过会务组织、物料管理、后勤管理、公共关系、财务知识等方面的培训。

素质要求

做事客观、严谨负责、踏实、敬业；具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强、细致、成就欲。

八、工作条件

按公司制度执行

附件：

1．行政人员职业素养分级定义

职业素养是指职业内在的规范和要求，是员工在任职过程中表现出来的综合品质。

对行政人员而言，其职业素养主要体现在服务意识、主动性、进取心、诚信意识、成本意识、廉洁自律性和团队意识等方面，其定义如表所示：

行政人员职业素养定义表

素质名称

定义

服务意识

在工作中善于站在对方立场上考虑问题，具有满足对方需求的意识

主动性

指在日常工作中不需要他人指派，能够主动承担相应的工作

进取心

指一个人希望更好地完成工作或达到某一绩效标准的持续性欲望

诚信意识

以诚实、善良的心态行使权力，履行义务

成本意识

注重投入产出，具有节约公司资源的意识

廉洁自律性

指不利用职务之便为自己或他人直接或间接谋取私利的态度

团队意识

指个人自觉地融入团队，与同事合作完成工作任务的意识

2．行政人员知识分级定义

知识是指人们在工作实践中获得的认识和经验的总和。

它是人才充分发挥作用的基础性要求，没有良好的知识根基，专业化程度便会大大降低。

行政人员需要了解或掌握的知识主要包括七个方面，即管理知识、行政管理知识、公共关系知识、办公自动化知识、人力资源知识、车辆维护保养知识和企业知识等。

各类知识的定义及分级行为表现如表所示：

行政人员知识分级定义表

素质名称

定义

级别

行为表现

企业知识

包括行业知识、企业文化（发展历史、价值观等）、组织结构、基本规章制度和业务流程等

1级

了解员工手册与职位的相关内容，了解公司发展历史，熟悉与本岗位有关的管理制度、流程

2级

了解行业状况，熟悉公司的历史、现状、未来发展目标以及相关管理制度、整体运作流程，了解公司体战略规划和战略步骤

3级

洞悉行业的重大变化与趋势，能基于企业整体战略规划和战略步骤，对企业整体运作流程与制度提出系统、科学的建设方案，以支持、保证战略目标得以实现

管理

知识

包括管理学、经济学、人力资源管理、战略管理等知识

1级

初步了解管理学原理及企业经营管理的知识，能够理解企业的一些人事政策、管理措施

2级

掌握管理学、人力资源管理、组织行为学等相关管理知识，能够进行下属员工工作分配、计划落实、考核评价等管理工作

3级

精通管理学、企业管理等相关学科知识，在生产经营管理、战略管理、管理心理学等方面具备一定的修养，并能够将其运用于工作实践，为企业的财务管理、经营管理服务

行政管理知识

主要包括日常行政事务处理、公文处理、档案管理、后勤服务管理等知识

1级

熟悉基本的行政学原理以及相关法律法规，了解简单的日常行政事务处理原则和公文处理技巧

2级

1．精通日常行政事务处理、公文处理、档案管理和后勤服务管理等相关专业知识

2．能够运用自身掌握的行政管理知识，妥善处理日常行政管理事务

3级

1．具备战略规划知识，能够从企业的角度规划行政管理工作

2．能够妥善协调企业内各部门之间的关系、企业与政府部门之间的关系、企业与合作方之间的关系等，同时做好企业公关与形象宣传工作

人力资源知识

主要包括三大类知识，具体请参考表9-3

1级

了解A、B、C类的一般概念及内容框架、一般原理和方法，具备一定的人力资源管理意识，并能够独立开展人力资源工作

2级

1．掌握A、B、C中任意一两类知识的操作运用原理，对人力资源工作有所了解，并积累了一些经验

2．可综合运用各种人力资源知识处理员工之间的纠纷与抱怨等问题

3级

熟练掌握三类人力资源管理知识，能够为企业人力资源建设与规划服务，并能够起到人力资源增值的作用

办公自动化知识

包括电脑操作系统、office办公软件、网络运用以及计算安全管理等知识

1级

1．具备一定的电脑操作常识和网络知识

2．能够熟练应用office办公软件，完成一般性工作

2级

1．熟悉电脑操作系统、网络安全知识，防止电脑被病毒侵袭

2．能够运用office办公软件完成绘图等领导特殊要求的工作任务

3级

1．精通电脑及网络知识

2．能够构建内部办公局域网络，完成杀毒软件更新等工作

3．能够指导他人应用office办公软件，并将操作过程中经常出现的问题进行归类，集中进行分析讲解

公共关系知识

包括公关策划、公关调研、公关宣传、危机处理以及公关礼仪等知识

1级

能够在相关人员的指导下，完成公共关系协调、企业形象塑造等相关工作

2级

能够充分调动积极因素，塑造企业形象，理顺和改善与公众之间的关系

3级

能够明确目标，有计划地采取一切对内和对外的传播沟通方式，建立企业与公众之间的信任关系

车辆维护保养知识

包括车辆日常维护保养技巧、方法以及车辆维护的成本等知识

1级

能够根据企业要求和相关人员的指导，完成车辆的日常维护和保养工作

2级

具备基本的车辆维护保养知识，能对车辆日常管理和使用过程中出现的问题做出简单处理

3级

熟练掌握车辆维护保养技巧和方法，对车辆维修和保养需求能做出准确判断，最大限度地提高车辆完好率，节约企业成本

3．行政人员技能/能力分级定义

能力是指人们在工作过程中表现出来的解决问题的可能性的个性心理特征，是完成任务、达到目标的必备条件；技能则是指人们运用相关知识及各种资源解决问题、完成工作的某一方面的能力。

对行政人员来说，身处不同的岗位，其应具备的技能/能力也有区别。

总体来说，这些技能/能力的定义及分级行为表现如表所示：

行政人员技能/能力分级定义表

素质名称

定义

级别

行为表现

文案写作能力

能够通过自身掌握的写作技能，保质、保量地完成相关文案的撰写工作

1级

1．熟悉各类文书、合同编写的格式和基本用语

2．能够将领导的意图转化成相关的文字，并且能够得到领导的认可

3．行文比较流畅，能够遵守相关文案的写作要求

2级

1．精通各类商务文书、信函、合同的写作要求

2．能够准确领会领导的意图

3．具备一定的写作功底，措辞优美且得当

3级

1．掌握丰富的商务文书专业词汇，能够恰当地应用于文案写作中

2．能够将自己的写作经验与他人共享，共同提升写作能力

行政事务处理能力

通过适当的协调与沟通，妥善处理各项日常行政事务

1级

1．能够将日常行政事务按照轻重缓急进行分类

2．能够处理相关部门一般性的行政服务需求

3．能在主管领导的指导下，策划、组织整个企业的中小型集体活动

2级

1．能够根据行政事务的轻重缓急独立自主地处理行政事务，并指导下属开展行政事务工作

2．能够对相关部门提出的比较复杂的、棘手的行政服务需求，给予适当的满足

3．根据领导的决策，策划、组织整个企业的大型集体活动

3级

1．能够从企业全局出发，对整个企业的行政事务进行统一规划、设计，保证各项服务工作顺利开展

2．能够综合运用各类行政资源，保证各部门的行政服务需求

3．能够通过不断完善行政管理制度和行政工作流程，提高行政事务的处理效率

关注

细节

能力

通过对行政工作各个环节中细节的掌控，最大限度地减少误差和可能出现的失误

1级

1．能够做到细致地审查行政文书、文件，以减少不必要的失误

2．通过对行政工作细节的关注，对企业运营中可能存在的问题有一定的认识

3．对于如何改进工作中的细节有一定的认识和了解

2级

1．能够对他人提供的行政文书、文件中存在的细节问题有一定的认知能力

2．能够指导他人更好、更细致地完成行政服务工作

3．能够对行政工作中经常发生的细节问题进行分析，确定企业运营中存在的问题，并提出改进意见

3级

1．能够通过制定制度、改进审批流程等方式，最大限度地降低细节问题发生的概率

2．能够比较全面地掌握改进工作细节的方法，并及时指导他人

3．能够对行政工作中发生的细节问题进行分析，准确预测企业可能面临的风险，并提出相应的应对策略

固定资产管理能力

通过对固定资产申购、使用、保管以及报废等环节的控制，最大限度地发挥固定资产的使用价值

1级

1．熟悉固定资产的申购、使用、保管以及报废等方面的基本常识

2．能够在固定资产的使用过程中，做好固定资产的保管工作，降低固定资产的损耗

3．能够对固定资产改造提供一定的参考意见

2级

1．掌握固定资产实物与账务处理方法，能够有效地提升固定资产的使用价值

2．熟悉固定资产的属性与操作要领，能够指导相关人员正确使用固定资产

3．能够根据固定资产的使用与运行记录，对于固定资产发生的问题提出妥善的解决方案

3级

1．通过建立固定资产管理制度约束固定资产管理行为，防止固定资产的流失

2．能够通过自身对固定资产的了解，提出固定资产保值、增值方案

3．能够根据固定资产的使用记录，准确判断出固定资产可能发生的问题及应对方案

安全管理能力

运用已经掌握的安全与消防管理常识或相关经验，做好安全事故的预防与现场处理工作

1级

1．了解生产安全与消防管理知识，熟悉生产过程中一般性安全事件的处理程序

2．对企业内需要重点防范的安全隐患有清晰的认识，并着意观察

3．对突发性安全事件能够做到及时报请相关领导处理

2级

1．熟悉生产安全与消防管理知识，并能够引导他人学习、掌握安全管理知识

2．能够对可能引发安全隐患的部位或生产过程进行及时处理，尽量将隐患消灭在萌芽状态

3．对于突发性安全事件能够及时处理，并能够配合国家有关部门做好重大事故的调查取证工作

3级

1．能够指导他人做好生产安全与消防知识的普及与宣传工作，强化企业内部员工的安全意识

2．对于企业内部可能造成安全隐患的部位及时组织排查，防患于未然

3．能够组织制定应急性安全事故处理预案，确保安全事故能够得到及时、有效的处理

文档管理能力

能够通过对文档管理的规划与设计，最大限度地满足相关部门对文档的需求

1级

1．熟悉文档的分类、保管等基本常识和相关制度

2．能够独立完成文档的日常分类、保管等事宜

2级

1．精通文档管理的相关制度条款，并能够将其应用于实际工作中

2．能够在自己的权限范围内独立完成相关的文档管理工作

3．能够针对文档管理过程中出现的问题提出适当的解决方案

3级

1．能够根据自身管理文档的经验，结合他人的反馈，组织设计文档管理系统

2．能够指导他人完成文档管理工作，并将自己的管理经验与他人分享

3．能够经常学习先进的文档管理经验或技术，并将其转化为具体的可执行措施，应用于文档管理的实际工作当中

沟通能力

正确倾听他人倾诉，理解其感受、需要和观点，并做出适当反应的能力

1级

1．不善于抓住谈话的中心议题

2．表达自己的思想、观点时不够简洁、清晰

3．在沟通过程中以自我为中心，缺乏对他人应有的尊重

4．在沟通中，能够基本理解、使用常用的专业或非专业词汇

2级

1．能以开放、真诚的方式接收和传递信息

2．了解交流的重点，并通过书面或口头的形式，用清楚的理由和事实表达主要观点

3．尊重他人，能在倾听别人的意见、观点的同时适时地给予反馈

4．在沟通中，能够理解、使用常用的专业或非专业词汇

3级

1．保持沟通时语言的清晰、简洁、客观，且能够切中要害

2．针对不同听众，调整适当的语言和表达方式，以取得一致性的结论

3．能拓展并保持广泛的人际关系网络

4．熟练掌握专业或非专业词汇，能够阅读、理解相关的外文资讯

协调能力

能够通过沟通，与组织内外的人员达成某种共识

1级

1．对于组织内外的人员在行动和思想上的不一致有清醒的认识

2．对于组织内外的人员可能产生的不和谐因素有一定的了解

2级

1．对于组织内外的人员产生的不和谐行为，有一定的调节能力，尽量将矛盾消灭在萌芽状态

2．在处理组织内外部矛盾的过程中，能够获得大多数人的拥护与支持

3级

1．能够平衡组织内外部的关系，确保组织实现既定目标

2．能够将自己在协调内部的关系过程中的技巧、经验与他人共享

3．能够通过协调组织内外部关系，发现组织内隐藏的问题或矛盾，并提出相应的解决方法或应对策略

谈判

能力

在谈判中有效达成共识并最大限度地争取和维护企业利益

1级

能在谈判中表达主要目的，无漏项，把握谈判原则，并维护企业的利益

2级

能在谈判中快速识别对方的谈判风格，准确把握对方的观点，洞察其所关注的利益，适时调整策略并解决对方的疑虑

3级

1．在谈判中，对可能遇到的问题有一定的预见性

2．善于表达，坚持自己的观点和利益，并具有一定的灵活性（善于运用各种谈判技巧）

3．在谈判中能够争取主动，为企业争取最大的利益，善于挖掘双赢的解决方案，促成合作

应变能力

当外界环境发生变化时，能够运用自身掌握的知识、技能，主动地采取适应性措施

1级

1．对外界发生的变化，有一定的觉察能力

2．能够认识到自身在应对外界变化时，表现出的不合适举动，并有加以改进的意愿

2级

1．能够认识到外界环境变化可能给企业带来的影响，并能够提供一些应对方案

2．对于外界的变化，能够自觉做出相应的应对举动，并取得一定的积极效果

3级

1．能够通过自身对曾经发生过的变化的原因分析，总结出可能将要发生的变化，并提供应对方案

2．能够根据经验，制定应对变化的一般程序，并与他人分享

3．能够在处理变化的过程中发现可能为企业带来利益的机会，并及时提醒企业管理者做好相应的准备

问题解决能力

能够为了达成最终的结果，从不同的角度分析问题，寻求答案

1级

1．能够对问题的产生做出一般性分析和判断

2．对于一般性问题，能够找到有效的解决途径

3．对于突发性问题，有时会感到无所适从

2级

l．对于问题发生的原因有比较清晰的认识

2．对于经常性问题，能够立刻制定解决方案

3．对于突发性问题，能够根据自己的经验或知识，在第一时间做出判断

3级

1．能够帮助他人对问题产生的原因进行分析，并指导制定解决方案

2．能够根据经验，制定出问题的解决流程

3．能够根据影响问题产生因素的内在联系，制定出问题预防的策略与方法

团队领导能力

能够有效地带领团队，向既定目标前进

1级

1．了解一定的任务分配知识，并能在任务执行过程中进行适当的跟踪

2．能够对团队成员反映的意见进行及时处理，为团队成员提供及时、有效的指导和帮助

2级

1．能够根据团队成员的特点，有针对性地分配任务，并全力保证组织目标的达成

2．能够采取一定的激励手段，提高团队成员的工作积极性

3．在关注团队工作成果的同时，最大限度地凝聚团队力量

3级

1．能够对团队成员的绩效有充分的认识，并给予适当的反馈

2．能够通过对团队成员工作的观察与分析，找出团队合作的不足，并采取相应的提升措施

3．能够根据团队成员的特点，制定相应的绩效激励机制，保障团队绩效的持续达成

培养他人的能力

提供恰当的需求分析、辅导及相关支持，帮助他人学习与进步

1级

1．能够及时向下属通报工作完成情况

2．对员工给予具体的指导、建议以及工作示范，为下属提供更具体的指导和帮助

2级

1．了解下属的优劣势，为他们提供能够发展某项能力的学习机会，安排有针对性的工作任务

2．引导下属独立解决某个问题，使其能够对任务的结果承担责任

3级

1．能够根据企业的战略需求，明晰企业的竞争能力，以及对人员能力的要求，保持员工个人职业期望和企业业务需求发展之间的平衡

2．在团队中或部门内部创造学习环氛围，提供各种具有挑战性的学习机会

激励下属的能力

通过给予下属正向激励，使其发展和提高的能力

1级

1．与下属沟通不足，对下属的指导、建议较少

2．对下属的需求了解不够，很少为下属提供发展指导

2级

1．能与下属就其工作表现进行及时的沟通与反馈，并给予适当的引导

2．当下属遇到问题时，能提供帮助，解决难题

3级

1．为下属的工作及时提供正确的反馈与指导

2．对下属的能力与技能水平有准确的判断，能根据下属的不同特点，为其制定职业发展规划，并为下属提供自我学习的机会、工具、辅导以及各种资源

建立信任的能力

坚持原则且促进信任与尊重

1级

追随企业的标准、政策以及与自己工作相关的目标，只在能够实现的情况下才做出允诺

2级

1．少说多做，行为、信仰保持一致；尊重别人，做到公平、守信

2．处事客观，无公报私仇的现象

3．能正确对待他人对自己的批评

3级

1．在多元的环境中展示品德修养，成为道德行为的楷模

2．将员工的福利和企业的成功放在个人利益之上

3．寻找解决问题的体制方案，而不是指责个人

决策能力

依据对形势的分析，做出恰当、合理、及时和实际的判断并采取行动

1级

1．能利用较充足的信息做出常规的决策

2．较少做出决策，犹豫不决，或忽略决策的影响信息

3．做决策时表现出很大的随意性

2级

1．面对有竞争性的方案，能够及时、不拖延地做出决定

2．在本工作领域内，能够客观分析形势，并做出初步判断

3．在上级及相关人员的指导下，能根据相关程序对日常性、一般性的问题做出决定，并采取行动

3级

1．能分析较广泛领域内的复杂情况，对自己所做的决策可能产生的影响有清晰的认识

2．能依据已有数据、知识和经验，做出对企业有一定影响的决策，并付诸实施

3．在复杂、模糊、风险很高的形势下，对多种领域内的各种信息进行深度分析，做出有长期影响的战略性决策，承担预计到的风险和一切责任

4．行政专员胜任素质模型

行政专员胜任素质模型的构建是建立在对行政专员的工作职责和工作内容进行分析的基础上的，同时参考了优秀行政专员的岗位胜任特征。

行政专员胜任素质模型的具体内容如图所示：

行政专员胜任素质模型示意图