行政人员行政办公必备的管理工具.docx
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行政人员行政办公必备的管理工具
行政办公管理工具
第5章行政办公管理图表
5．1日常接待管理图表
5．1．1日常接待事项图
5．1．2来访客人登记表
编制日期：
年月日
序号
姓名
所在
单位
来访
人数
联系
方式
证件
号码
是否
预约
被访
人
来访
事由
时间
值班员
进入
离开
1
2
3
编制：
审核：
5．1．3接待工作日记表
日期
年月日
记录人
考勤
记录
姓名
签到时间
姓名
签到时间
收发记录
接待记录
电话记录
备注
编制：
审核：
5．1．4客户来电记录表
编制日期：
年月日
来电
日期
来电
时间
户称客名
联系
方式
被访
人
来电事由
预约来访时间
受理人
备注
月
日
时
5．1．5来宾接待计划表
编制日期：
年月日
来宾单位
来宾人数
参观日期
姓名
性别
年龄
职务
姓名
性别
年龄
职务
来宾参观
事由及要求
有无摄像及其他新闻要求
接待部门
主要接待人
陪同人
饮食安排
住宿安排
接车司机及车辆
接待计划
接待部门负责人
办公室主任
行政总监
总经理
备注
5．1．6公司参观登记表
编制日期：
年月日
参观单位
参观日期
参观人数
参观区域
参观负责人
公司接待部门
接待负责人
公司陪同人员
参观目的
参观路线
参观内容
备注
5．1．7公司参观许可证
许可编号
发证日期
印章
参观单位
参观日期
参观人员
职务
单位
参观区域
参观内容
参观路线
相关部门签章
主管副总
生产部
行政部
营销部
公关主管
5．1．8公务接待审批表
来宾单位
来宾人数
来访日期
带队人姓名
职务
停留期限
公司接待负责人
部门
职务
来访事由
接待费用预算
餐饮费用预算额
住宿费用预算额
其他费用预算额
合计预算总额
陪同人员要求
接待部门经理意见：
签字：
日期：
年月日
行政部经理意见：
签字：
日期：
年月日
总经理意见：
签字：
日期：
年月日
备注
5．1．9商务接待安排表
填表人：
填表日期：
年月日
来宾单位
负责人姓名
负责人职务
随行人员名单
到达时间
停留时间
人数
考察内容
接待计划安排
车辆使用计划
相
关事项
摄影
礼品
音响
欢迎标语
用餐
鲜花
宣传材料
礼仪
导游
题词
水果
其它
负责接待
部门意见
签字：
日期：
年月日
总经理意见
签字：
日期：
年月日
5．1．10接待宴请申请表
编制日期：
年月日
来宾负责人
所在单位
工作职务
宴请负责人
所在部门
工作职务
宴请时间
宴请人数
陪客人数
宴请理由
宴请规格
是否符合公司规定
部门经理签字
批准人签字
经办人签字
签字日期
签字日期
签字日期
5．1．11接待宴请记录表
填表人：
填表日期：
年月日
宴请单位
宴请人数
客人名单
宴请时间
宴请地点
宴请标准
结算方式
金额
宴请负责人
批准人
备注
5．1．12接待工作总结表
编制日期：
年月日
来宾单位
来访人数
来访负责人
工作职位
接待部门
接待负责人
预计费用
实际费用
接待任务
完成情况
第一天
第二天
接待总结
成功经验
待改进之处
部门意见
签字：
日期：
年月日
5．2行政会议管理图表
5．2．1会议事项管理图
5．2．2年度会议计划表
会议名称
项目
举办次数
举行日期
会议时间
会议目的
参会人员
司仪
主席
事务负责人
会议记录员
5．2．3年度例会安排表
活动名称
日期
内容
预算
承办部门
负责人
联系方式
新年宴会
创立纪念日
新员工就职典礼
员工运动会
员工旅游
全员表彰大会
例行常务会议
记载事项
1．
2．
3．
5．2．4年度会议汇总表
编号：
年度：
年
会议信息
编号
会议
名称
会议
性质
宗旨及议题
会议
地点
会议
时间
参与
单位
主持
人
预计
人数
参会
人数
1
2
3
5．2．5会议方案审核表
序号
审核项目
审核建议
审核结果
1
会议的主题
2
会议的规模：
（总人数）查邀请回函
3
会议预算
4
会议日期及时间安排
5
会议总负责人
6
会议事项分工
7
会议日程安排
8
会议流程安排
9
依来宾名册制定工作安排
10
各类函件发放工作安排
11
纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排
12
来宾交通与住宿安排
13
会场的预订、布置安排和计划
14
会场花饰、看板和标示计划
15
服务柜台的安排
16
会议桌次、座次安排
17
胸章、名牌安排
18
新闻媒体安排
19
拍照摄影安排
20
服务员着装安排
21
宴会的形式安排和宴会计划
22
会场饮品安排
23
来宾费用支付范围与计划
24
料理样式和菜单印制
25
日常用餐安排
5．2．6会议安排计划表
会议名称
会议日期
会议地点
会议召集单位
主持人
计划参会人数
计划开始时间
计划结束时间
会议负责人
会议记录员
拟邀请参会人员
参会单位
会议宗旨及议题
会议流程
与会者应备资料
会场标示资料
会场拟分发资料
备注
5．2．7会议议程安排表
会议主题
会议类型
会议主办单位
会议负责人
会议主持人
会议摘要
会议议题/内容
议题1
发言人
发言时间
发言内容
议题2
发言人
发言时间
发言内容
出席人员
会议记录员
会议注释：
1．
2．
3．
5．2．8会议用品明细表
使用日期：
年月日
会议名称：
会议负责人：
参加单位：
参会人数：
会议必备用品
名称
单位
数量
规格
备注
文具
笔
支
便条纸
张
笔记本
本
桌子
张
椅子
把
会议
花饰
盆
投影布
面
一般
讲台
个
用品
饮料
瓶
茶杯
个
烟灰缸
个
会议特定用品
名称
单位
数量
规格
备注
录音机
台
录像机
台
会议特
唱机
台
投影仪
台
定用品
电影放映机
台
幻灯机
台
麦克风
个
备注
5．2．9行政会议通知单
××会议通知单
通知日期：
年月日
接收部门：
发文部门：
尊敬的××××：
谨定于年月日时分于召开会议，请准时参加随本通知书附送回执一份，请于年月日之前将回执送处。
此致
××公司行政部
会议名称
会议时间
会议地点
会议联系人
联系电话
会议目的
会议注意事项
通知回执联
会议通知已收到，内容详细了解，届时□能□不能参加。
谢谢!
签名：
年月日
5．2．10行政会议记录表
编号：
使用日期：
年月日
会议时间
地点
主持人
记录人
会议名称
参加者
会议议题
会议目的
会议过程
记录
会议决策
记录审核人
审核结果
5．2．11行政会议纪要表
编号：
使用日期：
年月日
××××会议纪要
会议主席
会议主持
列席人员名单
出席人员名单
会议决议内容
决议事项
决议提出人
负责人
完成时间
其他说明
记录人：
日期：
核准人：
日期：
5．2．12决议事项确认表
决议事项
决议内容
达到目标
所需支持
执行措施
执行负责人
备注
5．2．13决议实施管理表
会议名称
会议日期
决议事项
决议负责人
部门
执行负责人
实施目标
实施进度
评价
总经办
生产部
销售部
市场部
质量管理部
采购部
物流部
人力资源部
行政部
财务部
各部门每月实施检查表
月度
实施进度
评价
月度
实施进度
评价
1
7
2
8
3
9
4
10
5
11
6
12
5．2．14会议进行检查表
检查项目
检查内容
检查结果
目的
是否正确把握会议的目的
□是□否
出席者
是否确认过出席者名单
□是□否
会场
是否确认过会场、日期
□是□否
议题
是否针对议题加以检讨
□是□否
发言
是否检讨过发言的时机和内容
□是□否
质询
是否检讨过质询与被质询的事情
□是□否
协助
主持人和与会者的协调是否良好
□是□否
流程
会议师傅都按照流程进行
□是□否
氛围
会议氛围是否良好
□是□否
记载事项
1．
2．
3．
5．2．15会议散会检查表
检查事项
检查结果
全员是否有积极性的提议
□是□否
是否正确记录同意事项、决定事项
□是□否
决议事项是否重复一遍，让全体人员确认无异
□是□否
意见及议题的处理是否获得认同
□是□否
在当天的议题中，是否有无法讨论的议题
□是□否
是否取得同意后再进行讨论
□是□否
是否尊重少数人的意见
□是□否
是否指示承办人员保管议事录
□是□否
是否指示将决定的事项通报全公司
□是□否
是否让出席者以愉快的心情散会
□是□否
是否提醒下次会议的召开时间
□是
□否
会场整理是否周全
□是
□否
1．
记载事项
2．
3．
5．2．16行政会议总结表
会议名称
参会人员
会议时间
会议地点
、会议简况
、会议决议事项
三、待改进事项
四、其他事项
5．2．17会议室使用申请表
申请日期
使用会期
会议名称
参会人数
主持人
负责人
备注
申请部门
管理部门
部门名称
填表人
部门负责人
管理部门
责任人
部门负责人
5．2．18会议室使用登记簿
使用日期
使用时间
会议名称
使用部门
参加人数
负责人
5．3文件管理图表
5．3．1文件管理事项图
5．3．2公文接收登记表
收文
发文
联系人
公文
主题
有无
密级
速级
签收
备注
日期
文号
单位
类型
附件
5．3．3公文发放记录表
发文
收文
联系人
公文
主题
有无
密级
速级
签收
备注
日期
文号
单位
类型
附件
5．3．4文件目录一览表
项目
编号
文件号
文件名称
版本
页数
日期
文件标题、类别
备
注
规范类
规格类
标准类
5．3．5文件印制申请单
文件
名称
类别
□公文□表单□转发文件
□信件□领导讲话□其他
文件
张数
张
（份）
密级
印制种类
□打印
□油印
□胶印
□复印
张
（份）
张
（份）
高级纸
大
普通纸
大
小
小
时间
交件
月日时分
申请部门
主管
校对
月日时分
经办
取件
月日时分
签收
承印部门主管：
经办：
5．3．6复印文件登记表
序号
日期
文件名称
原稿
页数
份数
使用部门
使用
人
备注
A3
A4
B4
B5
合计
5．3．7资料存放记录簿
分类编号
资料名称
保存单位
建立/交存日期
1
2
3
4
5．3．8文件督办通知单
密级：
（2011）第号
承办单位名称：
现将
督办单位名称：
（印鉴）年月日
要求
1．年月日以前文字回告
2．回告件一式五份，经送
联系电话：
5．3．9公文收发汇总表
填写日期：
年月日
收文汇总
发文汇总
月
日
发文
单位
文
号
事
由
份
数
有无
附件
签
收
月
日
收文
单位
文
号
事
由
份
数
有无
附件
签
收
5．3．10公文收发会签单
发文单位
发文文号
发文日期年月日
时限
□普通件□急件□特急件
密级
□普通□秘密□机密□绝密
内容
会签
顺序
单位
接文时间
交文时间
行政部转呈时间
1
月
日
时
月
日
时
月
日
时
2
月
日
时
月
日
时
月
日
时
3
月
日
时
月
日
时
月
日
时
备注
5．3．11文件用印申请表
编号：
申请部门
申请日期
盖印份数
信件名称
信件类别
用印份数
用印原因
印签留底
□公司印签
□董事长印签
□总经理印签
□财务印签
审核意见
签名：
日期：
年月日
主管：
申请人：
5．3．12函件接收记录表
日期
信件种类
接收人
收信人
所属单位/职位
分发日期
签收人
5．3．13函件寄送记录表
序号
外发时间
函件信息
发件人信息
密级
函件类别
外发地址
收信人
外发信件人
外发单位
1
2
5．3．14图书资料借阅卡
图书信息栏
借阅信息栏
图书编号
借阅人
图书名称
办理人
图书类别
借阅日期
图书价格
拟归还日期
图书等级
归还日期
签字确认栏
借阅人签字：
经办人签字：
年月日
年月日
说明：
双方各留一份，便于日后归还时确认。
5．3．15图书借阅登记表
借阅日期
图书编号
图书名称
借阅人
拟归还日期
借阅人签字
经办人签字
5．3．16声像材料送审表
送审日期：
年月日
声像资料名称
附加文字材料页次
声像资料送审人
签字确认栏
摄编人员
配音人员
文字起草人员
参审人员
签名：
签名：
签名：
签名：
年月日
年月日
年月日
年月日
审核意见
签名：
年月日
5．4差旅管理图表
5．4．1差旅事项管理图
5．4．2差旅事项说明表
差旅事项
说明
差旅计划
制订年度、季度、月度差旅计划以及每次差旅的计划
差旅申请
申请差旅，申请差旅费预支
差旅审批
主管人、主管部门、分管副总等人对差旅事项及其方案进行审批，对差旅人的请
假要求进行审批等
出境差旅管理
出境差旅的注意事项、签证、护照办理以及差旅费支出标准等
差旅准备
机票、酒店预订、目的地联络等
差旅登记
对差旅人员的外勤工作进行登记，对差旅工作进行记录后存档等
差旅费管理
差旅费报支标准管理、差旅费预支管理、差旅费报销管理等
5．4．3年度出差计划表
日期和费用
计划
上旬
费用
中旬
费用
下旬
费用
合计
第一季度
1月
2月
3月
小计
第二季度
4月
5月
6月
小计
第三季度
7月
8月
9月
小计
第四季度
10月
11月
12月
小计
总计
5．4．4出差准备费用表
地区
身份
A类地区
B类地区
C类地区
董事长
常务董事
其他董事
总经理
副总/总监级
部门经理级
升级会员 