行政人员行政办公必备的管理工具.docx

1、行政人员行政办公必备的管理工具行政办公管理工具第 5 章 行政办公管理图表5 1 日常接待管理图表5 11 日常接待事项图5 12 来访客人登记表编制日期： 年 月 日序号姓名所在单位来访人数联系方式证件号码是否预约被访人来访事由时间值班员进入离开123编制： 审核：5 13 接待工作日记表日期年月日记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核：5 14 客户来电记录表编制日期： 年 月 日来电日期来电时间户称 客名联系方式被访人来电事由预约来访时间受理人备注月日时5 15 来宾接待计划表编制日期： 年 月 日来宾单位来宾人数参观日期姓名性别年龄职务姓名性别年

2、龄职务来宾参观事由及要求有无摄像及其他新闻要求接待部门主要接待人陪同人饮食安排住宿安排接车司机及车辆接待计划接待部门负责人办公室主任行政总监总经理备注5 16 公司参观登记表编制日期： 年 月 日参观单位参观日期参观人数参观区域参观负责人公司接待部门接待负责人公司陪同人员参观目的参观路线参观内容备注5 17 公司参观许可证许可编号发证日期印章参观单位参观日期参观人员职务单位参观区域参观内容参观路线相关部门签章主管副总生产部行政部营销部公关主管5 18 公务接待审批表来宾单位来宾人数来访日期带队人姓名职务停留期限公司接待负责人部门职务来访事由接待费用预算餐饮费用预算额住宿费用预算额其他费用预算额

3、合计预算总额陪同人员要求接待部门经理意见：签字：日期： 年 月 日行政部经理意见：签字：日期： 年 月 日总经理意见：签字：日期： 年 月 日备注5 19 商务接待安排表填表人： 填表日期： 年 月 日来宾单位负责人姓名负责人职务随行人员名单到达时间停留时间人数考察内容接待计划安排车辆使用计划相关 事 项摄影礼品音响欢迎标语用餐鲜花宣传材料礼仪导游题词水果其它负责接待部门意见签字：日期： 年 月 日总经理意见签字：日期： 年 月 日5 110 接待宴请申请表编制日期： 年 月 日来宾负责人所在单位工作职务宴请负责人所在部门工作职务宴请时间宴请人数陪客人数宴请理由宴请规格是否符合公司规定部门经理

4、签字批准人签字经办人签字签字日期签字日期签字日期5 111 接待宴请记录表填表人： 填表日期： 年 月 日宴请单位宴请人数客人名单宴请时间宴请地点宴请标准结算方式金额宴请负责人批准人备注5 112 接待工作总结表编制日期： 年 月 日来宾单位来访人数来访负责人工作职位接待部门接待负责人预计费用实际费用接待任务完成情况第一天第二天接待总结成功经验待改进之处部门意见签字：日期： 年 月 日5 2 行政会议管理图表5 21 会议事项管理图5 22 年度会议计划表会议名称项目举办次数举行日期会议时间会议目的参会人员司仪主席事务负责人会议记录员5 23 年度例会安排表活动名称日期内容预算承办部门负责人联

5、系方式新年宴会创立纪念日新员工就职典礼员工运动会员工旅游全员表彰大会例行常务会议记载事项1235 24 年度会议汇总表编号： 年度： 年会议信息编号会议名称会议性质宗旨及议题会议地点会议时间参与单位主持人预计人数参会人数1235 25 会议方案审核表序号审核项目审核建议审核结果1会议的主题2会议的规模：（总人数）查邀请回函3会议预算4会议日期及时间安排5会议总负责人6会议事项分工7会议日程安排8会议流程安排9依来宾名册制定工作安排10各类函件发放工作安排11纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排12来宾交通与住宿安排13会场的预订、布置安排和计划14会场花饰、看板和标示计划15服务柜台的安排1

6、6会议桌次、座次安排17胸章、名牌安排18新闻媒体安排19拍照摄影安排20服务员着装安排21宴会的形式安排和宴会计划22会场饮品安排23来宾费用支付范围与计划24料理样式和菜单印制25日常用餐安排5 26 会议安排计划表会议名称会议日期会议地点会议召集单位主持人计划参会人数计划开始时间计划结束时间会议负责人会议记录员拟邀请参会人员参会单位会议宗旨及议题会议流程与会者应备资料会场标示资料会场拟分发资料备注5 27 会议议程安排表会议主题会议类型会议主办单位会议负责人会议主持人会议摘要会议议题 /内容议题 1发言人发言时间发言内容议题 2发言人发言时间发言内容出席人员会议记录员会议注释：1235

7、28 会议用品明细表使用日期： 年 月 日会议名称： 会议负责人：参加单位： 参会人数：会议必备用品名称单位数量规格备注文具笔支便条纸张笔记本本桌子张椅子把会议花饰盆投影布面一般讲台个用品饮料瓶茶杯个烟灰缸个会议特定用品名称单位数量规格备注录音机台录像机台会议特唱机台投影仪台定用品电影放映机台幻灯机台麦克风个备注5 29 行政会议通知单会议通知单通知日期： 年 月 日接收部门： 发文部门：尊敬的：谨定于 年 月 日 时 分于 召开 会议，请准时参加 随本通知书附送回执一份，请于 年 月 日之前将回执送 处。此致公司行政部会议名称会议时间会议地点会议联系人联系电话会议目的会议注意事项通知回执联会

8、议通知已收到，内容详细了解，届时 能 不能 参加。谢谢 !签名：年月日5 210 行政会议记录表编号： 使用日期： 年 月 日会议时间地点主持人记录人会议名称参加者会议议题会议目的会议过程记录会议决策记录审核人审核结果5 211 行政会议纪要表编号： 使用日期： 年 月 日会议纪要会议主席会议主持列席人员名单出席人员名单会议决议内容决议事项决议提出人负责人完成时间其他说明记录人：日期：核准人：日期：5 212 决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施执行负责人备注5 213 决议实施管理表会议名称会议日期决议事项决议负责人部门执行负责人实施目标实施进度评价总经办生产部销售部市场部

9、质量管理部采购部物流部人力资源部行政部财务部各部门每月实施检查表月度实施进度评价月度实施进度评价1728394105116125 214 会议进行检查表检查项目检查内容检查结果目的是否正确把握会议的目的 是 否出席者是否确认过出席者名单 是 否会场是否确认过会场、日期 是 否议题是否针对议题加以检讨 是 否发言是否检讨过发言的时机和内容 是 否质询是否检讨过质询与被质询的事情 是 否协助主持人和与会者的协调是否良好 是 否流程会议师傅都按照流程进行 是 否氛围会议氛围是否良好 是 否记载事项1235 215 会议散会检查表检查事项检查结果全员是否有积极性的提议 是 否是否正确记录同意事项、决定

10、事项 是 否决议事项是否重复一遍，让全体人员确认无异 是 否意见及议题的处理是否获得认同 是 否在当天的议题中，是否有无法讨论的议题 是 否是否取得同意后再进行讨论 是 否是否尊重少数人的意见 是 否是否指示承办人员保管议事录 是 否是否指示将决定的事项通报全公司 是 否是否让出席者以愉快的心情散会 是 否是否提醒下次会议的召开时间是否会场整理是否周全是否1记载事项235 216 行政会议总结表会议名称参会人员会议时间会议地点、会议简况、会议决议事项三、待改进事项四、其他事项5 217 会议室使用申请表申请日期使用会期会议名称参会人数主持人负责人备注申请部门管理部门部门名称填表人部门负责人管理

11、部门责任人部门负责人5 218 会议室使用登记簿使用日期使用时间会议名称使用部门参加人数负责人5 3 文件管理图表5 31 文件管理事项图5 32 公文接收登记表收文发文联系人公文主题有无密级速级签收备注日期文号单位类型附件5 33 公文发放记录表发文收文联系人公文主题有无密级速级签收备注日期文号单位类型附件5 34 文件目录一览表项目编号文件号文件名称版本页数日期文件标题、类别备注规 范 类规 格 类标 准 类5 35 文件印制申请单文件名称类别 公文 表单 转发文件 信件 领导讲话 其他文件张数张（份）密级印制种类 打印 油印 胶印 复印张（份）张（份）高级纸大普通纸大小小时间交件月日时分

12、申请部门主管校对月日时分经办取件月日时分签收承印部门主管：经办：5 36 复印文件登记表序号日期文件名称原稿页数份数使用部门使用人备注A3A4B4B5合计5 37 资料存放记录簿分类编号资料名称保存单位建立 /交存日期12345 38 文件督办通知单密级：（ 2011）第 号承办单位名称：现将督办单位名称：（印鉴） 年月日要求1 年 月 日以前文字回告2回告件一式五份，经送联系电话：5 39 公文收发汇总表填写日期： 年 月 日收文汇总发文汇总月日发文单位文号事由份数有无附件签收月日收文单位文号事由份数有无附件签收5 310 公文收发会签单发文单位发文文号发文日期 年 月 日时限 普通件 急件

13、 特急件密级 普通 秘密 机密 绝密内容会签顺序单位接文时间交文时间行政部转呈时间1月日时月日时月日时2月日时月日时月日时3月日时月日时月日时备注5 311 文件用印申请表编号：申请部门申请日期盖印份数信件名称信件类别用印份数用印原因印签留底 公司印签 董事长印签 总经理印签 财务印签审核意见签名：日期： 年 月 日主管：申请人：5 312 函件接收记录表日期信件种类接收人收信人所属单位 /职位分发日期签收人5 313 函件寄送记录表序号外发时间函件信息发件人信息密级函件类别外发地址收信人外发信件人外发单位125 314 图书资料借阅卡图书信息栏借阅信息栏图书编号借阅人图书名称办理人图书类别借

14、阅日期图书价格拟归还日期图书等级归还日期签字确认栏借阅人签字：经办人签字：年月日年月日说明：双方各留一份，便于日后归还时确认。5 315 图书借阅登记表借阅日期图书编号图书名称借阅人拟归还日期借阅人签字经办人签字5 316 声像材料送审表送审日期： 年 月 日声像资料名称附加文字材料页次声像资料送审人签字确认栏摄编人员配音人员文字起草人员参审人员签名：签名：签名：签名：年月日年月日年月日年月日审核意见签名：年月日5 4 差旅管理图表5 41 差旅事项管理图5 42 差旅事项说明表差旅事项说明差旅计划制订年度、季度、月度差旅计划以及每次差旅的计划差旅申请申请差旅，申请差旅费预支差旅审批主管人、

15、主管部门、 分管副总等人对差旅事项及其方案进行审批， 对差旅人的请假要求进行审批等出境差旅管理出境差旅的注意事项、签证、护照办理以及差旅费支出标准等差旅准备机票、酒店预订、目的地联络等差旅登记对差旅人员的外勤工作进行登记，对差旅工作进行记录后存档等差旅费管理差旅费报支标准管理、差旅费预支管理、差旅费报销管理等5 43 年度出差计划表日期和费用计划上旬费用中旬费用下旬费用合计第一季度1月2月3月小计第二季度4月5月6月小计第三季度7月8月9月小计第四季度10 月11 月12 月小计总计5 44 出差准备费用表地区身份A 类地区B 类地区C 类地区董事长常务董事其他董事总经理副总 /总监级部门经理级