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提高工作效率培训

提升工作效率培训

程时数：

3.5小时

授课方式：

讲演、案例分析、治理游戏、录象

必备条件：

数字投影仪、便携

课程简介：

本课程通过对有效时间治理重要性的讲解,通过对人

们日常工作中在时间治理上存在的误区的分析及时间治理根本方法、技巧的讲解,帮助学员进行有效的时间治理、提升工作绩效.

适合对象：

新员工

培训目标

学完本课程后,学员能够到达：

在今后的工作中减少浪费时间现象学会正确的时间分配并充分

有效地利用时间

学会制定SMAR的工作目标

掌握制定有效工作方案的方法和过程

课程要点

v时间治理的概念和误区

v时间治理的根本准那么

……目标原那么

……20/80原那么

……四象限原那么

有序原那么

对象原那么

V时间治理的方法和技巧

……了解自己使用时间的方式和状况

……做好工作方案

……缩短别人干扰的时间

……不要拖延

……第一次就把事情做好

……时间的判断应有弹性

第一章：

时间治理的概念和误区

§1:

时间治理的概念

1.1什么是时间

在我们探讨“时间治理〞这个问题以前,不妨先来读篇文章：

1930年,胡适先生在一次毕业典礼上,发表了一篇演讲,内容如下：

诸位毕业同学：

你们现在要离开母校了,我没有什么礼物送给你们,只好送你们一句话.

这一句话是：

珍惜时间,不要抛弃学问.

以前的功课也许有一大局部是为了这张文凭,不得已而做的.从今以后,你们可以依自己的心愿去自由研究了.趁现在年富力强的时候,努力做一种专门学问.少年是一去不复返的,等到精力衰竭的时候,要做学问也来不及了.

有人说：

出去做事之后,生活问题急需解决,哪有功夫去读书即使要做学问,既没有图书馆,有没有实验室,哪能做学问

我要对你们说：

但凡要等到有了图书馆才读书的,有了图书馆也不肯读书；但凡要等到有了实验室方才做研究的,有了实验室也不肯做研究.你有了决心要研究一个问题,自然会节衣缩食去买书,自然会想出法子来设置仪器.

至于时间,更不成问题.达尔文一生多病,不能多做工,每天只能做1点钟的工作.你们看他的成绩！

每天花1点种看10页有用的书,

每年可看3600多页书；30年读11万页书.

诸位,11万页书可以使你成为一个学者了.可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴.看小报呢还是打麻将呢还是努力做一个学者呢全靠你们自己选择！

易卜生说：

你的最大责任就是把你这快材料铸造成器.

学问就是铸器的工具.抛弃了学问便是毁了你自己.

再会了,你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器.

看到胡适先生的这一番语重心长的话语,你有何感受“时间就是效率〞、“时间就是金钱〞、“时间就是生命〞、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴〞,诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出,但是我们做得究竟怎样呢我们常常听到一一

“我要是在大学多学点东西就好啦！

〞

“我应该少看些电视,好好地约束自己,多读点书！

〞

“时间根本不够用,公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包；同事间争权夺利,我总是担任和事佬的角色；家人总也见不到我,几乎把我登报作废！

〞

世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有24小时.最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利

用这所拥有的24小时.那么时间究竟是什么呢

我们哲学家这样说：

“时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一一维性,是一一种特殊的资源.〞

要想能够真正地了解时间并且治理“时间〞,我们有必要对时间的本质有深刻的熟悉.首先让我们先了解时间的四项独特性：

（1）供应毫无弹性：

时间的供应量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源.

（2）无法蓄积：

时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏.不管愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流.

（3）无法取代：

任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的根本资源.因此,时间是无法取代的.

（4）无法失而复得：

时间无法象失物一样失而复得.它一但丧失,那么会永远丧失.花费了金钱,尚可赚回,但倘假设挥霍了时间,任何人都无力挽回.

小案例：

如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元.你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定.条件只有一个：

用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己.前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8.64万元.请问：

你如何用这笔钱

1.2什么是“时间治理〞

“时间治理〞所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标.由于时间所具备的四个独特性,所以时间治理的对象不是“时间〞,它是指面对时间而进行的“自治理者的治理〞.

请注意：

（1）所谓“时间的浪费〞,是指对目标毫无奉献的时间消耗.

（2）所谓“自治理者的治理〞一一你必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善方案、分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提升效率,事半功倍.

大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间治理的专家,格里

在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉.第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录.第二,他毫不松懈地连续应用方案、组织、授权、激励、评价和限制等工程根本原那么,显示了他专业治理的精神.第三,他献身时间治理原那么的事迹已经得到大量文章的赞扬.在格里看来,正确的治理的根底是良好的时间治理.

在信息爆炸的今天,咨讯的空间在无限地扩展,面临竞争的压力、客户高品质的需求,您是否又有些无所适从呢

由于时间所具有的独特性,时间在各种资源中又往往容易被我们忽略.在上面的“银行拨款〞案例中,我们不难发现：

每天我们有24

小时,每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,总计就是8.64万

秒.拥有这样的一笔财富,我们怎么可以视而不见又怎么可以随意处之这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑.有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：

睡觉：

21年

工作：

14年

个人卫生：

7年

吃饭：

6年

旅行：

6年

排队：

6年

学习：

4年

开会：

3年

打：

2年

找东西：

1年

其它：

3年

看了上面的这一组数据,您有何感受“时间治理〞一直是个重要的问题,但从来没像今天这么重要过,为什么原因如下：

*寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要

*信息爆炸

*竞争的压力

*你的客户对品质的要求

看来我们要成为一个高效的时间治理者和职业人,减少时间浪费的现象,确非易事.那么,我们的问题究竟在哪里呢

第二章、时间治理的误区

我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间治理误区的技能〞.所谓时间治理的误区,是指导致时间浪费的各种因素.以下列出时间治理的五个误区,请大家仔细阅读并分析,看看自已是否存在同样的问题：

误区之一：

工作缺乏方案

查尔斯・史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向

治理参谋李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：

“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的参谋费.〞李爱菲于是

递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止.重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作.倘假设任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担忧.只要手中的工作是最重要的,那么坚持做下去.假设按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘假设不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚.将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯.当这个建议对你生效时,把它提供应你的部属采用〞.

数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒瓮后来之所以能够跃

升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句

百°

尽管方案的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做方案,原因不外乎如下几条：

1、因过分强调“知难行易〞而认为没有必要在行动之前多做思考；

2、不做方案也能获得实效；

3、不了解做方案的好处；

4、方案与事实之间极难趋于一致,故对方案丧失信心；

5、不知如何做方案.

我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢剖析如下：

1、固然有些事情是易行而难料的,但假设过分地强调这一点,那么有可能养成一种“做了再说〞或“船到桥头自然直！

〞的侥幸心理.试问：

房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应马上拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救

2、不做方案的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位；做方案的那么是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提升工作效率.

3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,方案与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与方案,做出必要的

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修正,寻找最正确途径.但如果是处于无方案的引导,那么一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同.

综上所述,由于我们的工作缺乏方案,将导致如下恶果：

1、目标不明确

2、没有进行工作归类的习惯

3、缺乏做事轻重缓急的顺序

4、没有时间分配的原那么

误区之二：

组织工作不当

组织工作不当的主要表达在以下几个方面：

*责任权限不清,工作内容重复

*〞事必躬亲,亲力而为〞

*沟通不良

*工作时断时续

首先,学会如何接受请托：

对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级治理者、或是组织以外的人士.在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托那么属无义务予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托.

倘假设我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,那么各色各类的请

托将四面八方地源源涌来.一旦他办不妥委托的事项,那么不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬.“明智地接受请托〞的重要性在于：

第一：

“拒绝〞是一种“量力〞的表现.有的请托假设由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议.

第二,拒绝是保证自己行事优先次序的最有效手段.倘假设因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的.

所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：

这种请托是属于我

的责任范围内吗对实现我的目标有帮助吗如果接受它,将付出什么代价如果不接受他,那么需承当什么后果经过这一番“本钱一一效益分析〞之后,你就可以决定取舍了.

其次,学会利用资源：

对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员

手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性.比方

你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤治理员；等等.

对于治理者而言,他们经常容易犯下面的错误：

1、担忧部属做错事；

2、担忧下属表现太好；

3、担忧丧失对下属的限制；

4、不愿意放弃得心应手的工作；

5、找不到适宜的下属授权.

其实每个人的精力都是有限的,尤其是治理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上

误区三：

时间限制不够

在前面的“小张的故事〞中,小张在时间治理上最大的恶习就是

拖延时间,以致到头来一事无成.我们提供了一个拖延商数的测验,

请你先做一下自我评核.

拖延商数测验

请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：

（1）为了防止对棘手的难题采取行动,我于是寻找理由和借口.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（2）为使困难的工作能被执行,对执行者下压力是必要的.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（3）我经常采取折衷方法以防止或延缓不愉快的事是困难的工作.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（4）我遭遇了太多足以阻碍完成重大任务的干扰与危机.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（5）当被迫从事一项不愉快的决策时,我防止直截了当的答复.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（6）我对重要的行动方案的追踪工作一般不予理会

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（7）试图令他人为治理者执行不愉快的工作.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（8）我经常将重要工作安排在下午处理,或者携回家里,以便在夜晚或周末处理它.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时,以致无法处理所面对的困难任务.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

（10）在着手处理一件艰难的任务之前,我喜欢去除桌上的每一个物件.

A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意

评分标准：

每一个“非常同意〞评4分,“略表同意〞评3分,“略表不同意〞评2分,“极不同意〞评1分.总分小于20分,表示你不是拖延者,你也许偶尔有拖延的习惯.总分在21至30分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重.总分多于30分,表示你或许已患上严重的拖延毛病.

我们通常在时间限制容易陷入下面的陷井：

1、习惯拖延时间,前面案例“小张的故事〞中的小张就是一个典型的拖延时间的人.

2、不擅处理不速之客的打搅.

3、不擅处理无端的打搅.

4、泛滥的“会议病〞困扰.不少中、上层治理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一！

然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费！

误区四：

整理整顿缺乏

办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关,由于杂乱是人为的.

“杂乱的办公桌显示杂乱的心思〞是有道理的.让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌,这个办公桌会变得杂乱无章,即使给他换一个大型的办公桌,不出几日,这个办公桌又会遭遇同样的命运.套用

“帕金森定律〞一一“工作将被扩展,以便填满可供完成工作的时间〞,我们也可以导出“文件堆积定律〞一一“文件的堆积将被扩展,以便填满可供堆积的空间.〞

当你的上司向你索取一份技术资料,你是否能在第一时间沉着不迫地递给他当你需要一份信息时,是否满文件夹地翻个底朝天下面是一份“文件处置测验〞,看看你的文件处置系统是否完善.

文件处置测验

请快速地解答以下十二个问题.如你无法即刻对某些题目提供确切的答案,那么请在题目前打问号.

1、订购文具后所取得的帐单

2、收到一本治理杂志,其中可能具有值得阅读的文章,但目前你无暇阅读.

3、来自上司的会议通知〔下周一举行会议〕.

4、某大学企管系学生寄来的问卷.

5、部属交来的〔或是你个人的〕一份用于准备下一个月业务报告的有关资料.

6、一封需要尽快回复的信,但你必须先打数次才能回复.

7、一位你经常接触的人告知新地址及新号的E-mail.

8、组织内其它平行部门的来函,要求取得你的部门的市场〔或其它〕调查报告.

9、某治理参谋公司中寄来的出版物宣传单,你认为其中一、两本书也许值得订购,但你无法确定是否真正值得订购.

10、客户寄来的一封投诉信.

11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件.

12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录.

假设你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的

“〞,那么表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统.你最好尽快设计这样的一套系统〔包括你的纸面文件夹和电脑文件夹〕！

误区五：

进取意识不强

我们经常说到：

“人最大的敌人就是自己〞.有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,就象前面我们提到的“小张〞,最根本的原因就是他个人缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度.主要表现在以下几个方面：

*个人的消极态度

*做事拖拉,找借口不干工作

*唏嘘不已,做白日梦

*工作中闲聊

如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼〞的美梦,那就需要好好反省自己了,由于你随时在丧失珍贵的机会,随时可能被社会所淘汰！

好了,前面我们谈到了五个时间治理的误区,不管以前我们做得怎样,要记住：

世界上所有的成就都是“现在〞所塑造的.因此,我们要记取“过去〞,把握“现在〞,放眼“未来〞.送给大家一句话：

昨天是一张已被注销的支票,

明天是一张尚未到期的本票,

今天那么是随时可运用的现金.请善用它！

3.1时间治理的六项根本原那么

通过前面的学习,我们对时间治理的概念和误区已经有了一个基本的熟悉,现在我们一起来探讨时间治理的根本原那么,只有对原那么有

了一个熟悉后,才有可能很好地运用时间治理的技巧与方法.

时间治理的六项根本原那么：

1、明确目标

2、有方案、有组织地进行工作

3、分清工作的轻重缓急

4、合理地分配时间

5、与别人的时间取得协作

6、制定规那么、遵守纪律

下面我们就时间治理的六项根本原那么分别进行阐述.

2.1原那么之一：

明确目标

2.1.1目标刺激我们奋勇向上

在人生的旅途上,没有目标就好象走在黑漆漆的路上,不知往何处去.美国的一份统计结果显示,一个人退休后,特别是那些独居老人,假假设生活没有任何目标,每天只是刻板地吃饭和睡觉,虽然生活无忧,但他们后来的寿命一般不会超过七年.

虽说目标能够刺激我们奋勇向上,但是,对许多人来说,拟定目

标实在不是一件容易的事,原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气,还哪来时间好好想想自己的将来.但这正是问题的症结,就是由于没有目标,每天才弄得没头没脑、蓬头垢面,这只是一个恶性循环罢了！

另外有些人没有目标,那么是由于他们不敢接受改变,与其说安于现状,不如坦白一点,那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战,这些人最终只会是一事无成！

事实上,随波逐流,缺乏目标的人,永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能.因此,我们一定要做一个目标明确的人,生活才有意义.然而不幸的是,多数人对自己的愿望,仅有一点模糊的概念,而只有少数人会贯彻这模糊的概念.许多人在公司五年,却没有五年的经验,只能说有五年一次的经验.

许多年前,某报做过300条鲸鱼忽然死亡的报道.这些鲸鱼在追逐沙丁鱼时,不知不觉被困在一个海湾里,报道上说：

“这些小鱼把海上巨人引向死亡.鲸鱼由于追逐小利而暴死,为了微缺乏道的目标而空耗了巨大力量.〞

美国作家福斯迪克说得好：

“蒸汽或瓦斯只是在压缩状态下,才能产生动力；尼亚拉加瀑布也要在巨流之后才能转化成电力.而生命唯有在专心一意、勤奋不懈时,才可获得成长.〞下面不妨让我们一起看看“赖嘉的故事〞.

赖嘉承随父母迁到亚特兰大市时,年仅四岁.他的父母只有小学五年级的学历,因此当赖嘉表示要上大学时,他的亲友大多不表示支持,但赖嘉心意已决,最后果真成为家中唯一进大学的人.但是一年之后,他却由于贪玩导致功课不及格而被迫退学.在接下来的6年,

他过着得过且过的生活,毫无人生目标.他大半时候都在一家低功率的电台担任导播,有是也替卡车卸货.

有一天,他拿起柯维的第一本著作?

相会在巅峰?

从那时起,他对自己的看法完全改变,发现自己有不平凡的水平.重获新生的赖嘉,终于了解到目标的重要性.确实,目标决定我们的将来.

赖嘉的目标是重返大学,然而他的成绩实在太差了,以致连遭墨瑟大学拒绝两次.在遭到第二次拒绝之后的某天,赖嘉无意间撞见院长韩翠丝,他趁机向她剖明心志.结果,院长容许了他的请求,准许他入学,但有一个附加条件：

他的平均分数要到达乙等,否那么就要再度退学.

赖嘉一改正去的散漫态度,以信心坚决、目标明确、内心无畏的姿态,重新踏入校门.他每季平均进修多个学分.经过2年零3个月,即以优异的成绩取得了学位,紧接着再迈向更高的目标.

如今,这个伐木工人的儿子已成为赖嘉博士,他还在全美开展最迅速的教会担任牧师,教会地点就在费城特尔市,距他成长的亚特兰大仅数分钟车程.

从上面的例子我们可以看出,有目标才有结果,目标能够激发我们的潜能.那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面：

一是目标要符合自己的价值观,二是要了解自己目前的状况.

请记住：

成功完全是一种个人现象,只有你所完成的事情和你的价值观相符,你才会觉得成功.为什么有的人成功之后,又会感到空虚为什么有的人得到名利后,却发现牺牲了更可贵的事物邓尼斯个人设定目标可以说是一个成功的例子.

在1974年,美国著名证券经纪人邓尼斯是一个已干了6年的证

券经纪人,以社会标准来看,他是美国中产阶级分子的典范：

他拥有一个美满的婚姻、三个聪明伶俐的孩子、一栋房子、两部车,但是患了溃疡.证券经纪商的收入虽然不错,却与他的性格格格不入.他希望活得更扎实,但现在却无法支配自己的命运,这使他觉得受挫.

“只有自己与上帝才能支配我的命运〞惊醒了他.于是,他开始设立自己的目标.他从小就爱好业余无线电,于是他决定创业,成立邓特隆无线电公司,生产并销售“火腿〞（指业余无线电爱好者）的设备.

1974年4月,邓尼斯辞去工作,卖掉车子当资金,以信用卡借款,开始在他的地下室生产业余无线电设备.邓特隆公司诞生了.他的许多朋友与亲戚都以忧伤和惊慌的眼光看着他,断定他发疯了.

1974年8月24日,邓特隆无线电公司成交了第一笔生意.1975

年4月,公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的厂房中.至U1975年底,邓特隆的营业额超过了100万元.今天,邓尼斯已是一家资产数百万元的工厂的股东与总裁.

2.1.2如何制定目标

一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：

具体的（specific）

可衡量的（measurable）

可到达的（attainable）