办公自动化方案.docx
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办公自动化方案
经委OA办公自动化方案
系统概述
1.1 项目背景
计算机技术的飞速发展，现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，人们愈来愈依赖于自动化的办公手段。
先进的数字化工具和强大的网络系统，使我们可以容易地获得信息、共享信息和处理信息。
办公自动化的内涵，也从以提高个人工作效率为目的，发展为通过提高组织内部的协同工作能力，从而提高整体工作效率。
建设、管理并利用好企业的信息网络，实现办公电子化、企业信息快速共享，更好地汇总分析企业多年来积累的海量业务数据、财务数据等数据资源，并从中挖掘出业务的内在规律，以便更好地支持决策过程，在竞争中取得优势。
已是势在必行。
东华诚信电脑科技发展公司以人为本、至诚至信的企业理念和与时共进、追求卓越的企业精神。
北京东华诚信公司多年从事办公自动化管理信息系统，基于自身对办公自动化管理信息系统、IT技术发展的理解提出本建议方案。
办公自动化系统发展到现在已经是第三代的办公系统。
第一代办公自动化是以数据处理为中心。
第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。
第三代办公自动化系统是以知识管理为核心。
网络时代的办公已经不再是简单的文件处理，不再是行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。
知识管理是一种系统，是帮助企业发现知道什么、如何定位拥有专门知识的人、如何传递这些知识及如何有效利用知识的系统，它意味着能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免重复错误和重复工作，帮助企业提供整体业务水平的提高。
知识管理是企业信息集成的一个必然趋势，应该说是一种自然的演进过程，它将会渗透于信息系统建设的方方面面，在信息建设中得到融合与体现。
先进的组织管理模式与知识管理之间是相辅相成的关系，先进的管理模式革命，必然引发知识管理的新浪潮；知识管理的实施，将会进一步推动先进管理思想在企业中的渗透。
1．把知识管理融入BPR（业务流程重组）
知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。
将知识创造与发布同企业的业务流程相结合，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，通过知识管理实现对业务流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高业务水平和效率。
2．改造企业文化
知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。
改造传统的企业文化、建立有利于知识共享的新型企业文化，是企业能够在知识经济时代不断发展的关键因素。
3．通过知识管理提高企业的核心能力—建立学习型企业
所谓学习型企业，是指通过不断的学习来改善企业自身、提高企业竞争力，善于不断地学习是它的本质特征。
这里所说的学习并不仅仅是单纯的看书、办学习班，而是包括了企业在系统研究项目和产品开发、营销、技术支持过程中学习，它强调全员学习、全程学习和团队学习。
全员学习，从决策层、管理层到具体操作层都要全身心地投入学习；全程学习，任何企业的运作都包括准备、计划、推行3个阶段，把学习融入企业运作的所有阶段；团队学习，不仅重视个人学习和个人智力的开发，更重视团队学习和群体智力的开发。
知识管理的目的就在于更好地支持各个层次企业员工的工作流过程，包括：
（1）、员工与企业知识仓库之间的个人知识挖掘与融合过程，用于完成员工不断根据个人需求在知识仓库中的映射与知识提取，以及员工个人知识不断融合进入企业整个知识仓库的过程；
（2）、员工之间的知识流转与共享过程，提供了不同知识映射集合之间共享与交叉的可能，同时也提供了无法进入企业知识仓库中的非结构化个人头脑知识的交流与互动的机会，从而可能引发新的知识的产生；
（3）、个人知识支持的工作过程与信息回馈过程，是在个人知识平台支持下指导实现员工的工作过程，以及工作结果的信息回馈过程。
充分利用这一过程，可以及时地收集知识利用的反馈信息，为闭环知识管理系统的完善与控制提供了必要基础。
在上述分析中，我们看到知识在企业内部的纵向提取过程、员工与知识系统的发散性融合作用、企业员工工作环境中员工知识的相互交叉作用、相增相长，以及员工知识在企业信息管理中的循环更新过程，这正是知识管理系统的逻辑实现模型。
上面的解决方案框架（LotusSolutionsFramework）描述了九种不同的应用解决方案类型：
（1）、工作组通信：
在工作组的成员间提高信息交换的效率，如电子邮件、在线日历等。
（2）、企业级通信：
跨越企业内部门间的界限，提供全企业的复杂的信息传递系统。
（3）、企业间通信：
企业间邮件、EDI、电子化文档交换（例如基于Web发布文档）。
（4）、工作组协作：
利用在线讨论组和共享资源，发挥工作组中每个人的技能达到共同探索和集体决策。
（5）、企业级知识管理：
跨越企业内部门间的界限，更好地利用企业内的各类智力资源，避免企业内各种宝贵的经验和专长埋没于个人或某个部门内部。
将这些智力资源与企业的工作环境相集成，形成可以指导员工的实际工作和学习培训的“知识”。
（6）、电子社区开发：
跨越企业间的界限，在某些方面具有共同利益的实体形成虚拟的电子化共同空间，利用该空间为各个参与者服务，例如在线交换创意和分布式的学习工具。
（7）、工作组级流程创新：
将工作组内部的信息流和知识流应用于工作流程中，以创造新的或改进现有的工作方式和流程（例如销售自动化）。
（8）、企业级流程创新：
打破部门间的界限，在企业内重新协调工作流程，以实现减少停顿时间、避免冗余和相互抵触的目标和激励机制。
例如很多企业在改造“从概念到市场”的产品制造流程，使其更加有效和迅速。
（9）、价值链创新：
将企业级的流程创新扩展到企业之间，从企业所处的社会和经济价值链入手，改造企业间的工作流程，为所有的企业带来收益。
1.2 系统建设目标
就日常办公而言，包括以公文流转为核心的抄写、填表、打字、批阅公文、请示汇报、做出决定、下达指标、举行会议、管理文档等等。
组织机构复杂的企业，需要更加科学、合理地规划、建设和运营维护先进的公司网络、系统基础设施，从而为社会各界提供方便、迅速和高品质的个性化与全面化服务，在以客户为中心的市场环境及日益激烈的市场竞争中不断争取更有利的地位。
网络的发展拓展了办公自动化的作用范围，现代意义上的基于网络的办公自动化已经不仅仅是提高像打字录入、编辑排版这样的个人事务处理效率，甚至也不仅仅是实现公文收发、流转、签发、归档这样的群组作业处理效率。
事实上，网络时代的办公自动化应该是一种企业级跨部门运作的基础信息系统，它可以联结企业各个岗位上的各个工作人员，可以联结企业各类信息系统和信息资源。
办公自动化在模拟手工作业的同时，还将反作用于传统的办公流程。
为企业的全面信息化建设做好铺垫。
应该着重指出的是：
在已有国际、国内其它运营商类似系统建设经验作参考的前提下，系统从总体规划、系统结构等方面都应该建立在更高的起点上，建立一个办公自动化系统，提供企业信息单一访问入口点，实现通信，协同工作,建立一个可以实现全公司各个机关处室及下属各个单位无纸办公的系统。
建设目标：
以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖企业下属单位、各部门的办公自动化系统，提供内部网络之间的信息交换，有效处理、协调各部门之间的工作，提高数据处理的准确性、及时性和科学性，为机关实现无纸化办公提供完整的软件支持，全面提高办公效率。
（1）在内部网络应用平台的基础上，完成公文运转、业务办公、会议管理、信息发布，实现办公自动化。
（2）在内部网络应用平台的基础上，进行网上信息交流、搜集和发布，实现信息管理。
（3）从身份认证、访问控制、数据传输加密、信息审计与监控以及病毒防护等方面实现网上信息的安全保密。
因此，在建设办公自动化系统的过程中，我们改变以往以业务数据为主的管理信息系统（MIS）的观念及陈旧的办公自动化的概念，应用先进的技术及创新的理念，反映新型的企业业务模型，构造一个超越传统办公形式，以知识信息管理为核心的新一代办公自动化信息平台。
为领导的决策提供全方位的信息支持，增强员工素质，提高整个公司灵活机动性和应变能力。
体现在以下方面：
1．通讯基础平台的建立，实现企业内部的邮件互通。
2．信息发布平台的建立，实现企业内部各种消息（办公信息、文件、函件等）的发布与传递，进而扩展到内部信息到对外信息的发布。
3．工作流应用系统的建立，实现公文、业务流程的工作流管理，包括对于这些应用中产生的档案的管理。
4．企业信息集成，办公系统和企业现有的业务系统双向信息集成，使企业人员在办公平台上就可以访问到下层多个专业系统中的信息。
5．协同工作，通过网络与通讯平台，建立可以使工作组实时或异步协作的模式。
6．移动办公，通过网络与通讯平台的支持，使出差或外地人员可以随时随地办公。
同时从系统的设计与实现上至少要保证做到以下几点：
1.实用性与可扩展性：
在设计中不仅应考虑目前业务的需求，更应充分考虑未来业务量及业务种类增长的需求，同时也要考虑与行政管理体制的配合及协调。
尽量使各业务子系统模块化、接口标准化，为系统的扩容留有充分的余地。
2.可靠性与稳定性：
采用比较成熟的、性能优异的网络设备和主机系统，同时又是可靠的、技术规范的，管理简便有效的。
3.标准与开放性：
在系统的总体设计、模型设计、实现中应选用符合国际标准的软硬件技术，使系统具有较强的可移植性、可用性、可互操作性和可扩展性。
主要考虑：
主机系统、网络系统、操作系统、数据库系统和外围设备、开发工具。
同时因为下一阶段要把企业内部的管理信息化系统和网站系统资源集成于企业办公自动化系统，因此在设计中要充分考虑集成性，系统应具有较易与其它系统集成的能力
4.先进性：
借鉴国内外同类系统的经验教训,立足于我国企业办公的实际情况，尽量采用先进的技术手段和处理模式、合理的系统体系结构，实现自动、准确、高效、可靠的事务处理。
5.经济性：
充分利用现有的系统网络平台及其它系统。
最大限度地保护和利用现有资源。
6.该系统应定位于一个企业的管理系统，它与企业业务网和已有的管理网紧密结合。
本系统以企业的计算机网作为基础通讯平台，以行政、管理、工作人员为应用对象，以消息传递、公文、档案一体化处理为核心，采用浏览器/服务器（B/S）的工作模式，建立以开放、先进、消息传递、信息共享、工作流管理技术为核心的无纸化办公信息服务系统。
逐步实现中心内信息的广泛、迅速搜集和大范围的、可以控制的操作和共享，从而使办公自动化系统成为信息资源管理中心决策过程中的重要手段，使网络技术的应用水平达到相当的高度。
◆充分利用现有资源，保护原有投资；
◆具有灵活的适应性和可扩展性，以便未来的机构改革和业务扩展时能够减少投入、快速更新；
◆采用当前主流技术及产品，保证投资的长期应用；
◆与其他信息基础源的无缝结合，以实现企业信息管理的统一的全面的解决方案；
◆实现管理个人电子邮箱，实时收发内、外部邮件；
◆实现办公事务的处理流程数字化、计算机化，改善现有的办公状况，提高办公效率，完善办公流程，提供科学、准确有效的决策支持；
通过统一的标准数据，消除各单位之间信息和数据口径的不一致性，真正做到信息和数据的高度共享；
本系统的建设将使得公司领导及相关管理部门及时、准确地了解各单位和处室的运行状态信息、业务信息，从而进一步加强企业对各单位和处室网络和业务的管理力度，使企业基本实现公文、签报和传真等电子化，可大量减少办公用纸数量，从而节省办公费用。
1.3 系统功能需求分析
办公自动化系统面向企业内部所有员工，根据企业办公自动化系统的功能需求特点，我们按照职能划分模块达到的效果最佳，如果按照组织机构划分话，设计的部门多，而每个部门相同的工作，会出现耦合的情况，因此，其OA系统将由“门户系统”、“公文档案管理系统”、“个人办公管理系统”、“公共信息”、“行政办公管理系统”、“系统管理六个强大的功能模块组成。
每个功能模块又可分为若干个子系统，各子模块的详细功能将在第二章中的2.9节中详细说明。
其功能结构图如下图1-1所示：
办公自动化系统的建设目标是建立一个充分适应企业未来信息化发展的灵活可控的信息高速公路和体现先进的国际化管理方法的信息管理平台。
从应用平台上是要在一个灵活的统一平台上实现信息通信、知识共享、协同工作。
系统是以邮件通信、信息共享为核心来建设，逐步实现协同支持以及与其他系统的沟通控制实现企业信息化。
办公自动化系统是建立在一个以企业技术中心的网络为中心节点,并向各单位的连接点延伸的办公网络上，基于办公特点和办公需求，此系统在优化规范现有工作过程和模式的基础上，为日常办公提供强有力的辅助手段和管理手段，为领导层决策提供有效的内外信息来源，达到对信息的管理与交流。
办公自动化系统采用开放的系统平台和开发平台（Domino/Notes），此平台的合理设计对不同的应用环境和应用需求都具有良好的可扩充性和适应能力。
允许用户自定义工作流程及定制公文的格式，能对流程实施实时监控。
充分发挥Domino/Notes的集成能力和技术，运用DECS、LEI应用于关系型数据库进行连接，实现与现有业务系统的集成。
基于BROWER/SERVER方式实现办公自动化系统的办公需求，通过实现企业的数字办公，加快组织内部的流转、处理、协调和共享，为企业的日常办公、事务处理和辅助决策提供准确、有效、广泛、及时的信息支持，实现办公现代化，传输网络化、决策科学化。
第2章 系统技术方案
2.1 系统建设整体思路
2.1.1 系统设计目标
随着企业网络规模越来越大，业务种类越来越多，这也必将要求作为高层管理决策机构的办公活动在效率、质量和决策科学性方面有进一步的改善和提高。
倘若继续沿用现在的纸面文件传递交换的办公模式，而不是从根本上建立新的先进的办公模型，要提高整体办公水平是很有局限性的。
由于采用电子化的管理手段，使办公效率得到极大的提高，大大节省管理成本，同时办公自动化系统的建设将使企业基本实现公文、签报和传真等电子化，可大量减少办公用纸数量，从而大大节省办公费用。
一个企业信息管理的信息流动是一个信息过滤的过程，从最初的庞大的业务层数据到最后提供给决策层的关键数据，就是一个信息流动，信息提炼。
对决策层而言：
对基层数据进行提炼和过滤，部门进行管理和决策的依据；
记录业务数据，为评测工作人员的工作效绩，提供了依据；
领导通过此系统，对中心的工作情况一目了然；
对信息实现安全管理。
对业务层而言：
将无序的工作流程化；
加强部门之间的联系；
减少大量的重复性劳动；
系统记录了相关数据，作到事事有案可查；
通过系统的各级权限控制，理清了部室和个人的职责，避免了相互之间的推委和扯皮，可以大大提高工作效率；
工作目标公布于众，员工可监督完成情况。
增强了管理的透明度；
本系统的实现将有利于OA系统从单纯的业务层的数据管理提高到分析、决策和控制的层次。
该系统实行后将看到，各项工作在有序的进行，部门之间的联系加强了，管理走上了科学化的轨道。
2.1.2 设计原则
系统设计遵循以下原则。
1〉高起点：
高起点的设计将保证技术上的先进性和用户投资的持久性。
采用目前成熟的B/S技术，使用工作流的概念，使网上工作人员的相互协作达到相当高的水平；
2〉安全可靠：
系统的安全性将是高于一切的原则。
应从网络信息传输、TCP/IP协议、邮件加密、电子签名、身份验证、权限控制等诸多方面考虑；
3〉灵活、高效：
确保系统具有良好的系统性能、较高的处理效率，且配置和使用灵活、易用，运行速度快；
4〉先进、规范：
系统采用技术先进、稳定可靠的计算机软硬件产品，确保较高的运行效率；技术上尽量采用先进而且成熟的计算机软硬件技术，使系统具有较高的技术水平和较长的生命周期。
同时具有较好的开放性、可靠性及可扩展性。
开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规范化，并遵循相应的国内外标准；
5〉软件兼容形原则：
充分考虑利用现有的数据资源，做到与现有业务软件的无缝衔接、平稳升级；通过参数定义和简单功能修改移植；充分考虑到今后的政策走向，应有较强的政策适应能力，能预先开发的功能应给予开发，未能预先开发的功能应在数据采集、功能设置上留有接口；
6〉可扩充性：
由于目前计算机和网络等领域技术发展十分迅速，应用环境、系统硬件及系统软件都会不可避免面临今后被更新的可能，因此本系统充分考虑到系统今后的可扩充性及版本的兼容性；
7〉分步实施，尽快见效：
为了尽快见效，采用分步实施方法来开发，从而实现“边规划、边设计、边实施、边见效、边验收、边推广”
8〉统一规化，合理分工：
办公自动化信息系统应用是一项涉及面广、技术和资金密集型的系统工程，为确保系统发挥整体效益，在统一领导、统一规划下，要符合办公自动化系统的整体信息战略发展规划；
9〉加强协调、讲究实效：
办公自动化信息系统要和其他业务系统之间即分工明确，又提供相应的补充和支持，避免重复建设，充分利用原有系统的信息资源，避免信息损失；
10〉符合实际，具有实用性：
根据目前各行业应用的实际情况，在短期内不可能完全实现无纸化办公，在实际的应用过程中，纸制办公模式和电子办公模式同时并存就不可避免。
在这种格局下电子办公模式必须和纸制办公模式紧密配合，最大限度地为办公人员服务，充分发挥电子办公模式的优点，达到减轻工作人员劳动强度，提高工作效率的目的；
2.2 系统体系结构
体系结构设计指的是以硬件系统结构为主，配以软件系统及其它配套设备的设计，硬件系统包括基本配置和网络通信结构等，该办公自动化系统建设的目的不仅仅是电子邮件和公文处理，而是要提供整个企业通讯、协同、协作的基础设施，应用覆盖每个职能部门。
它是企业数据信息交流、内部业务运作的基础平台。
系统建立在B/S和C/S相结合的两层或三层体系结构上，用户界面以浏览器为主。
从应用逻辑层次上可以把该系统描述为下图2-1所示：
图2-1：
体系结构
上图中底层数据源构成了企业信息支撑环境，包括企业一切生产、经营、管理过程中的关键数据，这些数据可以存储在Domino数据库、传统业务系统（RDB）、数据仓库，甚至在Internet或文件系统中。
在企业数据信息集成技术实现方面提供专门的集成工具，包括非编程工具，来帮助客户实现基于事件驱动或日程安排的数据传递手段；同时还提供可编程工具实现灵活的实时、多线程查询手段。
中间为内容管理平台，在这一层次重点要解决以下几方面问题：
网络化文档管理
企业网络培训
专家定位
内容编目
信息检索
最上层是企业门户，门户是一个提供个性化和适应性接口的软件系统，用户通过这个接口能够找到相关的人、应用程序和内容。
用户根据自己的角色能够查看到相应的资源，并且透过门户可以访问到多种异构数据源，包括关系数据库、多维数据库、文档管理系统、电子邮件系统、新闻和各种文件系统。
包含对企业信息的分类和连接
根据用户工作角色不同提供不同类型信息的导航
用户可以根据自己的需要定制自己的起始界面
提供友好的、易于使用的用户界面
我们在设计系统方案时考虑到系统今后的扩展并与其他相关的应用系统集成在一起，因此在这里对系统的迁移和扩展进行详细说明，在前述1.4需求分析中我们建议办公信息系统采用开放的系统平台和开发平台（Domino/Notes），LotusDomino在系统中内置了DECS（DominoEnterpriseConnectionService），该服务可用于创建Web应用程序和高性能的服务器环境，这些应用程序数据和应用程序提供实时的、本地的存取。
可视化工具包应用程序向导和联机帮助，利用它们可以定义同外部数据源，例如：
DB2、Oracle、Sybase、文件目录、EDA/SQL或者ODBC的连接。
另外，针对不同级别的用户需求，还有一些可选组件，如：
LEI（LotusEnterpriseIntegrator）、ESB（EnterpriseSolutionBuilder）等。
如图2-2所示：
图2-2 Domino与其他企业系统的集成
借助这些组件，可以很方便的将原有数据迁移或集成到新的系统中，同时可以方便的将办公自动化系统中的数据提供给其他系统。
同时，Domino提供自由连接器与遵循J2EE规范的JAVA/CORBA应用开发接口，支持多种类型应用对Domino进行访问。
以上这些标准完全符合招标书中对办公自动化系统平台的要求，在下面2.5节系统平台和开发工具中我们将会对此平台进行详细地说明。
2.3 实施步骤
实施建议如下：
•首先总体规划，建立以门户为基础的访问框架
•在门户框架下建立办公信息系统
•然后考虑扩展到应用门户，集成企业应用。
2.4 方案特点
门户是一个概念，它以信息和信息流为核心，收集传输处理任何形式和格式的信息，包括语音、文字、图像等。
提供无限（线）接入的可扩展平台，用户可以根据实际需要定制和选择接入形式。
在实际的建设中，企业门户通常与后端的系统进行紧密的集成。
EIP对企业业务的最大影响是能够把企业内的各个信息系统集成起来，企业信息通过用户自己个性化的界面提供给用户，如合作伙伴和员工使用的门户，虽然界面使不同的，但是入口是唯一的，都进入到了统一的企业信息系统之中。
基于EIP的应用系统的特点体现在：
单一的访问方式：
所有的用户都可以通过单一的入口访问他们需要的信息。
这个单一的入口就是一个企业的对外主页。
而他们所使用的工具就是一个简单的浏览器。
对于企业应用系统来说，这是一种瘦客户端的应用模式，系统维护只需在后台服务器上进行，无需维护前端应用，可以快速升级，降低了维护费用，方便了用户使用。
集成：
通过对已有的应用系统的集成，使用户通过单一的渠道访问所有信息。
用户在浏览器中看到的可能是业务系统生成的数据，也可能是商业智能系统的分析报告。
这种集成不是简单地在页面上增加一个数据连接，而是通过集成化的方法把原有应用通过一个核心组件服务器集成在一起，能够获取其他应用系统中的相关数据和消息，所有的独立德、分散的应用系统通过事件、消息和数据的相关性集成为一个有机整体。
个性化：
每个使用EIP的用户都有自己的描述文件，通过它来定义自己的角色，过滤出他需要的信息。
这一点在未来的企业信息门户中是非常重要的，因为在浩如烟海的企业数据中寻找自己需要的信息并不是一件容易的事情。
要实现个性化必须要提供能够涵盖所有功能和可能的选项，而且还要提供自由定制的功能，而对于数据和时间相关的个性化定制远远复杂于页面信息的定制，这一点需要数据库厂商和中间件提供商向系统开发人员提供相应的工具或组件。
2.5 系统平台
为了保证办公自动化系统建以致用，我们通常从用户的角度出发为用户选择优秀的系统平台，力求减少用户在多种平台与工具上的重复投资，并充分考虑系统的扩充需求，使数据迁移等工作量降低到最低，在1.4系统功能需求分析中我们推荐Domino/Notes作为办公自动化系统建设的一个应用系统平台，是因为Domino是一个单一架构的文档数据库和电子邮件系统，提供了工作流自动化、Web、目录、加密签名等多种服务和开发环境，是企业级办公和通讯的首选平台，它具备下列的优势：
（我们在这里就对MicrosoftExchange与LotusDomino平台两方面进行了比较分析。
）
协同工作能力
公文流转是办公自动化系统中的重要的功能，LotusDomino/Notes为此提供了多方面的支持，首先，LotusDomino提供了基于客户/服务器架构的高效工作流自动化平台，并且在工作文档的每一环节可以对文档的不同部分进行有效的文档访问控制，其次，Lotus/Notes提供了只需简单编成的高效RAD工具LotusDesigner用于定制开发各种不同类型与需求的应用系统。
而MicrosoftExchang的主要功能是电子邮件，此外通过公共文件夹支持基本、需求简单的协作型应用，且访问控制功能较弱；稍微复杂一
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