7天学会时间管理 简化2 提纲和练习.docx
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7天学会时间管理简化2提纲和练习
时间管理课程
----时间管理是帮助我们通过投资时间达到目标的技巧
培训目的：
·明确时间管理的五个步骤
·了解时间管理中，“价值”和“目标”的含义
·确认和区分不同类型的任务
·制订有效的日程表
培训对象：
课程内容：
一、制定时间计划
1．练习一制定时间管理计划表（课前完成）
2．如何制订一份合理实用的计划表？
（1）把要做的事情全部看一遍
（2）确定每件事情的重要等级
（3）根据重要程度把事情重新排序
（4）时间计划表的格式和应用
（6）审核你的时间表
练习二就练习一的事件回答
二、有效的时间管理系统
1．明确你的价值观
（1）什么是价值观
（2）明确价值观是时间管理的基础
（3）明确价值观的简单技巧：
事件分类
练习三事件分类
（4）明确你的价值观倾向
2．确定你的目标
3．对你的目标按优先级排序
4．明确你的任务
5．对任务按优先级排序
练习四时间管理能力的自测（课前完成）
解释答案，理解自己的价值观、价值观标准
三、任务的类型
1．任务树
练习五：
画出你的任务树
2．分辨紧急任务和重要任务
（1）紧急任务和重要任务的任务
（2）发展任务和维持任务
练习六不同任务分辨与组合练习
四、不同的时间管理风格
1．不同的时间管理风格
2．帮助你提高时间管理的效率的几个技巧
练习七日程表----今天要做的事
五、你的时间管理规划
1．以第三节中绘制的树图，以它为参考，开始规划。
时间管理误区
明确你的人生阶段：
制订时间投资的具体策略。
2．最近一年的规划。
年度目标
年度任务
细化的阶段及其特点
制定年度时间规划
3．逐条检查、修改年度计划
是否符合时间管理原则
利用二十个节省时间的方法
练习八节省时间的方法
4．持之以恒
游戏：
抛鸡蛋
六、几项有用的时间知识
1．了解你自己使用时间的模式
练习九：
记录你的时间模式
找出你的时间的控制者。
2．主动地拖延
在合适的时候，主动地进行拖延，也会对我们有益。
主动拖延的时机
不要滥用“主动拖延”
3．谋杀时间的凶手
4．时间的四个象限
5．计算你的时间成本
6．每天多出一小时
7．每天多出5分种
七、总结：
如何控制局面
1．简单又深远的时间管理秘诀
2．时间控制战
3．给予时间足够的关心
4．数据告诉你真相
练习十你有多少感慨
5．盘点你的时间数据
练习十一盘点你的时间
6．保持对时间的危机感
7．设阶段性目标
8．日程管理
培训时间：
浓缩为2小时，学员课前完成部分练习
培训方法：
PPT，演讲与指导结合、案例练习、小组互动。
企业配合：
学员分组，尽量相同部门坐在一起；布置完成课前练习。
学员注意：
勤做练习，学以至用。
练习一时间管理课前自测
假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：
（可以根据企业情况稍作修改。
）
1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生
2．星期六是一个好朋友的生日----你还没有买礼物和生日卡
3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话
4．有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。
5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系
6．明晚有一场演唱会
7．你在图书馆借的书明天到期
8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李
9．你要在星期五交计划书之前把它复印一份
10．明天下午2点到4点有一个会议
11．你欠某人200元钱----他明天也将参加那个会议
12．你明天早上从9点到11点要听一场讲座
13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面
14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗
15．你想好好洗个澡
16．你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时
17．你身上只有5块钱，需要取钱
18．大家明天晚上聚餐
19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录
20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时
21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他
22．星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间
23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有
24．下个星期二，你要参加一次业务考试
请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。
时间计划表
时间表可以参照下页的格式：
（每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息））
时间星期二星期三星期四星期五星期六
08.00
08.30
09.00
09.30
10.00
10.30
11.00
11.30
12.00
12.30
13.00
13.30
14.00
14.30
15.00
15.30
16.00
16.30
17.00
17.30
18.00
18.30
19.00
19.30
20.00
20.30
21.00
21.30
22.00
22.30
23.00
练习二就练习一的事件回答：
请把你的回答写在下面：
1.哪些事情被放弃不做？
为什么？
2.哪件事情有最高的优先级？
为什么？
3.你会高兴地执行这个计划吗？
为什么？
练习三事件分类
请将练习一的事件进行分类：
健康——看牙医，洗澡，等等
家庭——给家里打电话，等等
友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等
爱情——准备烛光晚餐，等等
工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等
金钱——夜间兼职的面试，等等
兴趣——看演唱会，等等
练习四时间管理能力的自测
请为每一项选择最适合你的修饰语：
是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？
总是经常很少
1我觉得我可以工作得更努力
2我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时
3我常常把事情留到最后一分钟才做
4对我来说，开始一项工作很难
5我对下一步要做什么不很确定
6我要开始做某件事之前，要拖延很长时间
7我不知道我做的是否足够多
8我在不同的任务之间频繁地换来换去
9我在某些地方的工作效率比在其他地方的高
10我在某些时间的工作效率比在其他时间的高
11我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理
12我不可能完成我想做的全部事情
13我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情
14到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底
15我工作时没有任何计划
1.我觉得我可以工作得更努力：
你总是觉得你可以做得更好一些吗？
如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用，这说明你的时间管理技巧有问题，你要学会善用时间。
2.我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时：
很多人对自己的工作时间只有个大致的印象：
我好象一直在工作。
这样是不行的。
人们的感觉往往和实际并不相符。
研究人员用录像机摄下实验者的工作情况，把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照，发现两者之间的差距相当大。
如果你对自己的工作时间没有明确的认识，最好花一天至一星期的时间，逐小时记录自己的工作时间，结果说不定会使你大吃一惊。
3.我常常把事情留到最后一分钟才做：
如果总是出现这种情况，有两种可能原因：
一是你忽视时间管理，不使用时间表，二是在制订时间表时，没有依照合理的顺序。
4.对我来说，开始一项工作很难：
哪怕订好了计划，要开始做这件工作，仍是件头疼的事——如果常常出现这种情况，那么，症结不在制订计划的环节，而在于“行动”这一环。
你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服拖延的技巧。
5.我对下一步要做什么不很确定：
如果总是对下一步要做什么不很确定，则是缺乏整体计划的表现。
6.我要开始做某件事之前，要拖延很长时间：
请参见对第4项的解释
7.我不知道我做的是否足够多：
请参见对第1项的解释
8.我在不同的任务之间频繁地换来换去：
怎样确定分配给不同任务的时间段长度，是一项重要的技巧，过长或过短都会降低你的效率，你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。
9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高：
没有人能完成排除外界影响，不同的地点对人的工作效率有不同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。
如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高，说明你对自己很了解。
这有助于你进行时间管理。
10.我在某些时间的工作效率比在其他时间的高：
请参见对第9项的解释。
11.我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理：
这也是缺乏整体计划的表现。
12.我不可能完成我想做的所有事情：
人不可能完成所有想做的事情，在制订时间表时必须有所取舍。
但如果连时间表上的事情也总是不能完成，那么不是时间表不切实际，就是执行的过程出现问题。
13.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情：
先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种事情确定优先级，优先处理重要的事情。
如果总是对此感到迷惘，则说明对自己的价值观不很明确，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。
14.到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底：
如果因为缺乏计划和执行能力，常常不能完成想做的事情，就会对自己失去信心，做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。
15.我工作时没有任何计划：
这是你对自己的计划性的评价，请对照上面各项的解释，看你对自己的评价是否适当。
练习五画出你的任务树
1．树根。
写上你认为最重要的价值。
如果你对这一点比较模糊，不能清楚地说出自己最想要的是什么，请试一试这个办法——重新拿一张纸，写下所有想要的东西，如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定……写完之后，划去你认为最不重要的一项，再在剩下的项目中划去一个最不重要的，一直划下去，直到只剩下一项，它就是你最重视的东西。
2．树干。
写上你的人生目标。
注意，你的人生目标应与你的价值观是一致的，如果不一致，你写下的树根确实是你最珍视的东西吗？
或者，你写下的人生目标真的是你最大的希望吗？
3．主枝。
写上几个主要任务。
这些主要任务应是直接为你的目标服务的，实现这些任务有助于达到目标。
如果不是这样，请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。
4．树叶。
写上次要任务。
有些次要任务是实现主要任务的手段，有些次要任务用来维持现在的生活。
次要任务是不可缺少的，没有树叶的树无法生长，但它们不应占据你的主要精力。
练习六不同任务分辨与组合练习
请先将练习一的事件，按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序。
并对比现在的排序和在第一天的排序，两者有什么区别吗？
练习七日程表----今天要做的事
日期：
____________________
必须做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
应该做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
能够做的事情
1．
2．
3．
4．
5．
6．
7．
8．
练习八节省时间的方法
1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
2.从优先级最高的事物着手。
3.和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5.为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。
6.找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
7.当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
8.学会委派别人做事。
9.归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
10.减少例行事务：
它们不值得花费过多时间。
缩短低价值的事件。
抛开没有价值的信件和文书工作。
委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
11.避免完美主义。
记住80/20定律。
12.避免作出过多许诺。
对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
13.不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。
14.设置时间限制。
例如，做某些决定时，不应超过3分钟。
15.聚精会神地做手头的事情。
16.处理重要事情时，使用大块的时间。
17.迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
18.文书工作争取只处理一次。
19.在行动以前，彻底地思索整件工作。
20.第一次就做好。
练习九：
记录你的时间模式
1．准备合适的工具：
如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，
2．详细记录自己的活动情况，坚持一周。
如果全天记录有困难，可以分段记录
3．记录中要包括以下几点：
活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：
是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。
4．空白记录样表：
______年___月___日星期__
项目地点效率自评计划中断说明
6:
30
7:
00
7:
30
8:
00
8:
30
9:
00
9:
30
10:
00
10:
30
11:
00
11:
30
12:
00
12:
30
13:
00
13:
30
14:
00
14:
30
15:
00
15:
30
16:
00
16:
30
17:
00
17:
30
18:
00
18:
30
19:
00
19:
30
20:
00
20:
30
21:
00
21:
30
22:
00
22:
30
23:
00
23:
30
5．填表说明：
项目：
这段时间所做事情的说明；
地点：
进行活动的地点；
效率自评：
对完成效率的自我评价，可以用ABC或123为标记，如果效率有较大波动，则标出来，如A-B（由高效率变为中等效率），或1-3-2（由高效率变为低效率再变为中等效率）。
计划：
用百分数表示计划的完成比例，100%表示完成这段时间应做的事情，50%表示只做完了一半，N/A表示这件事是计划以外的事情。
中断说明：
注明中途中断的次数、原因、持续时间。
练习十你有多少感慨
#工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2分钟。
#工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。
#80%的人不想在星期一早上上班。
只有60%的人不想在星期五上班。
#人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。
#人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。
平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。
80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。
#平均每天，全国有170000，000个会议。
#每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。
3-5年就可以成为专家。
#95%的书籍是由5%的人购买的。
所有的出版物中间95%没有派过一次用场。
#如果经济独立了，97%的工人不愿意为他们的老板干活或者从事他们现在的职业。
#20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。
80%的时间用在了无意义的事情上。
#过去20年里，工作的时间增加了15%，娱乐闲暇时间减少了33%。
#一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1个半小时，每周7个半小时。
#平均阅读速度大约是每分钟200个词，如果每个工作的人每天阅读2小时，将其阅读速度提高到每分钟400个词，则每天可以节约1小时时间用于工作。
#参加健美活动的人90%会在开始的90天内半途而废。
#10个人中有9个人会在会议开始的时候做白日梦。
#60%的会议出席者会做记录以显示他/她在听。
#上班族中间，40%的人不吃早饭，39%不吃中饭。
吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15分钟以下。
#形成新的工作习惯或者情感一般要用30天。
#爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1倍。
75%的心脏病发生在当地时间的早上5:
00-8:
00。
心脏病最容易在星期一发作。
#25%的病假是因为生病而假，75%的病假是其他理由而假。
#我们感到要发生的事情95%不会发生。
#每周5天，每天花5分钟改进自己的工作，在5年里将导致同一个工作被改进1200余次。
#三分之一的人每年调换工作1次。
#五分之一的人一年搬家一次。
#70%的人希望拥有自己的公司。
#75%的人都说自己太累。
#上班族的平均睡觉时间是每晚6小时57分。
#80%的危机和纠纷（内耗）是可以避免的。
#受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。
#善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上，而会花在值得的事情上。
#时间管理当中最有用的词是"不"。
#企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。
#企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。
#做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。
#如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。
如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。
如果你让自己一天做12件事情，则会完成7-8件事。
#花1个小时进行计划，行动时会节约10小时。
#"20/80规律"。
80%的结果来自20%的努力；20%的结果来自80%的努力。
#我们能够记住10%的阅读信息，20%的听觉信息，30%的视觉信息；50%的视觉和听觉信息，70%的表达信息，90%的行为信息。
#上班的人平均每天发出和接收190条讯息。
#我们现在拥有的知识，有一半是在近10年内产生的。
也就是说，世界上的知识在十年内增加了一倍，而且据说每18个月再翻一番。
练习十一盘点你的时间
（1）你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？
实际上花多少时间睡觉？
（2）你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？
（3）开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。
结果也许会令你吃惊。
（4）每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？
（5）你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？
（6）你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？
（7）你每天花多少时间保护自己的健康？
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