02合同管理办法.doc
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捷富凯鸿泰武汉物流有限公司
GefcoHongtaiWuhanLogisticsCompanyLimited
文件号：
200802
捷富凯鸿泰武汉物流有限公司
合同管理办法
第一章总则
第一条为建立健全捷富凯鸿泰武汉物流有限公司（以下简称公司）合同管理制度，有效防范经营风险，维护公司合法权益，“平等互利，等价有偿”，根据国家有关法律、法规和公司章程，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条公司合同管理遵循“统一归口、授权管理、专业分工”的管理原则。
第三条本办法所称合同，是指公司因仓储业务、劳务、购销业务、运输业务、租赁业务、借贷业务、委托加工、建设项目施工等经济业务的需要，对外签订的合同。
第四条所有一次性或累计使公司或可能使公司有权在一年内收到或承担支付金额大于5000元的经济事项，必须签订合同。
第五条签订合同时，必须加盖合同专用章，凡未按规定程序办理合同审批手续或用行政公章代替合同专用章的，财务部不予办理财务结算手续。
第六条合同归口管理部门为：
公司财务部
第七条本办法适用于公司所属各部门
第二章合同签订流程及审批授权
第八条合同签订流程如下：
用印
5
财务副经理
各职能部门
申请签订
合同
1
各授权审批人员
审批
2
校对
3
法务
签名
4
授权人
第九条公司内合同审批流程及权限如下：
内容
金额
部门经理
法务
财务副经理
财务经理
副总经理
总经理
预算内单笔资本性支出合同
<=5万元
审批
提出法律意见
判断是否属于预算内
对财务条款发表意见
审批
>5万元
审批
提出法律意见
判断是否属于预算内
对财务条款发表意见
审批
审批
预算外单笔及累计资本性支出合同
<=1万元
审批
提出法律意见
判断是否属于预算内
对财务条款发表意见
审批
>1万元
审批
提出法律意见
判断是否属于预算内
对财务条款发表意见
审批
审批
经营合同
<=50万元
审批
提出法律意见
判断是否属于预算内
对财务条款发表意见
审批
>50万元
审批
提出法律意见
判断是否属于预算内
对财务条款发表意见
审批
审批
与双方股东及其控股和实际控制企业之间的各类合同
审批
提出法律意见
判断是否属于预算内
对财务条款发表意见
审批
审批
第十条各部门应严格按照合同审批权限的规定，在授权范围审批。
第十一条根据公司《合资协议》附件B的要求，以下合同除公司内审批外,还需董事会一致同意：
（1）人民币500,000元以上的投资采购合同
（2）任何借款合同、担保合同
（3）一次性或累计使公司或可能使公司有权在一年中收到金额大于人民币1,000,000元的合同；
（4）一次性或累计使公司或可能使公司承担支付金额大于人民币500,000元的合同；
（5）从事物流服务以外的其它业务，和/或向神龙公司及其零配件供应商以外的任何新客户提供服务
第十二条不得将标的金额拆整为零。
第三章合同的管理职责
第十三条合同申请部门在合同签订后负责合同的执行，同时也是本合同的承办部门。
第十四条公司财务部职责范围为：
（一）组织制定、修订和贯彻公司合同管理制度；
（二）负责公司合同专用章的管理；
（三）参与标的金额10万元以上投资合同的可行性论证
（四）参与标的金额10万元以上合同的谈判，项目招标、议标，进行事前、事中、事后管理；
（五）负责审查财务条款，并对其专业意见负责；
（六）按照合同规定及合同承办部门通知的合同履行情况负责收付款工作；
（七）落实合同项目的预算资金；
（八）宣传、贯彻国家有关合同的法律、法规
（九）负责合同的统计、台帐的建立及合同归档管理
（十）负责审查合同条款，发表法律意见，并对其专业意见负责；
（十一）负责审查标的金额10万元以上合同对方当事人的主体资格、法人授权委托书、法律相关条款等与其职责相关的合同条款，并对其专业意见负责。
（十二）负责合同文本的校对。
（十三）指导业务人员依法签订、履行、变更、解除合同
（十四）负责合同执行过程中纠纷的处理
（十五）其他合同管理事宜。
上述8-14项内容由财务部法务人员负责。
第十五条合同承办部门的主要职责：
（一）办理合同项目的立项、预算审批手续；
（二）对合同对方当事人的资信状况、履约能力、业务资质及有权签约人的合法证明等相关资料进行调查和审核确认，对于标的金额10万元以上的合同需另外报送法务人员审核确认；
（三）对合同项目的市场状况进行调查，确保合同项目的可行性、效益性；
（四）负责合同的谈判、招标、议标和文本的起草，对于标的金额10万元以上的合同，应通知公司财务部参于谈判，并按照本办法的规定履行有关审批等手续，并按审批意见修改合同文本；
（五）负责合同的送审工作；
（六）根据公司授权范围，与对方当事人依法签订合同；
（七）负责具体履行合同，遇有合同变更、解除及合同争议等可能影响合同履行的特殊事项时，应及时财务部反馈情况，并严格按照本办法的相关规定处理；
（八）管理其承办的合同档案资料。
第四章合同的订立管理
第十六条公司各部门订立合同时，应事先进行可行性调研和比质比价，并通过审批后实施。
第十七条公司对外订立的所有合同必须采用书面形式。
第十八条合同文本的选用：
1、公司已有标准合同文本，尽量选用公司标准文本，特殊情况下使用对方标准合同文本的，应依照公司标准合同文本进行分析，对损害公司利益的条款，应予以更改或取消，并报财务部法务人员审核同意。
2、公司尚无标准合同文本的，双方根据有关法律法规拟订合同文本。
但合同必须包括以下内容：
标的、数量、价款、交货时间、交货方式、交货地点、质量标准、包装标准、所有权转移时点、结算方式、付款时间、解除条件、违约责任、争议解决方式、生效时间、合同原件份数等。
第十九条拟订的合同文本必须条款齐全，权利义务关系明确，违约责任清楚，合同用语规范严谨。
第二十条订立的合同应统一编号：
1、财务部负责确定合同编号；
2、合同编号应简明且易于识别；
3、合同的变更或解除不改变合同原编号。
第二十一条公司对外合同必须由公司法定代表人、总经理或其他复授权人员在授权范围内签订。
总经理的授权范围见《总经理授权委托书》
复授权人员的授权范围见《复授权委托书》
其他任何人员不得私自以公司名义签订合同。
第二十二条合同签字人在签字前应尽谨慎审查的义务，并对其所签合同的合法性、可行性、效益性负责；同时，对于违反国家法律法规或公司管理规定的合同，有权拒绝签字。
第二十三条在加盖合同专用章时应遵守下列规定：
（一）所有合同必须先签字后盖章；
（二）必须在授权范围内使用合同专用章；
（三）单份合同文本两页（含两页）以上的，应加盖骑缝章或角签。
第二十四条公司所签合同需公证的，合同承办部门应及时办理公证手续。
第五章合同的统计、台帐的建立及合同归档
第二十五条应建立合同管理台帐（见附件），内容包括但不限于：
合同编号，合同订立时间，合同名称，对方单位名称，标的名称，合同金额，合同期限、合同变更解除期限，经办人，批准人等。
第二十六条应及时收集有关合同签订和履行中的所有资料（往来电报、信函、变更、解除协议等）并与合同原件一同装订存档。
第二十七条应加强对合同签订履行情况的监督检查，及时按法定程序处理合同履行过程中发生的问题。
第二十八条应在合同及补充协议等相关文件盖完章后，保留一份原件，待次年进行档案整理时移交公司档案室保管。
第二十九条合同发生纠纷需要进行仲裁或诉讼时，及时与法务人员联系。
第六章附则
第三十条本办法由财务部负责解释。
第三十一条本规定自2008年10月1日起实行。
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