销售与收款的内部制度设计.docx

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销售与收款的内部制度设计

销售管理制度

第一节总则

一、为了促进公司销售稳定增长，扩大市场份额，规范销售行为，防范销售风险，增强公司实力和综合竞争力,根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，特制定本规则规范公司销售管理。

二、本规则适用于江西东华科技园有限责任公司。

三、公司负责人对销售与收款内部控制的建立健全和有效实施以及销售与收款业务的真实性、合法性负责。

四、本制度所称销售与收款是指商品销售和劳务供应及其收款行为，包括接受客户订单，核准客户信用，签订合同，发运商品，开具销售发票，收取款项等内容。

五、公司各项销售活动必须积极开展,力争使公司各项业务得到迅猛发展。

六、公司销售工作的人员,应在所属主管的监督指导之下,彼此信任、相互协作,相互团结力争使公司销售利润最大化。

七、公司人员除本规则及其他规定外,对于公司临时发出的传达或命令,也应视同本规则遵守。

八、对于从事销售业务人员,应尽快设立连带保证制度。

九、公司销售业务至少应当关注下列风险：

（一）销售政策和策略不当，市场预测不准确，销售渠道管理不当等，可能导致销售不畅、库存积压、经营难以为继。

（二）客户信用管理不到位，结算方式选择不当，账款回收不力等，可能导致销售款项不能收回或遭受欺诈。

（三）销售过程存在舞弊行为，可能导致公司利益受损。

十、公司应当结合实际情况，全面梳理销售业务流程，完善销售业务相关管理制度，确定适当的销售政策和策略，明确销售、发货、收款等环节的职责和审批权限，按照规定的权限和程序办理销售业务，定期检查分析销售过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保实现销售目标。

第二节岗位设置原则与分工

十一、公司建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

十二、岗位设置原则：

（一）公司办理销售、发货、收款三项业务的部门或人员应分别设立。

（二）公司不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程。

（三）公司应当配备合格的人员办理销售与收款业务。

（四）公司办理销售与收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

（五）公司应当根据具体情况对办理销售与收款业务的人员进行岗位轮换。

十三、销售岗位职责划分：

（一）销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。

（二）仓储部门主要负责审核销售发货单据是否齐，开具销售明细单，全并办理发货的具体事宜。

（三）财会部门负责销售款项的结算与记录，督促销售部门回收货款，并对回款情况进行分析汇报。

（四）综合办公室会同销售部门、财务部成立专门小组，负责制定公司销货退回制度、折让政策及信用政策，监督各部门信用政策执行情况。

第三节销售计划管理

十四、销售公司应根据年度计划大纲、市场情况及公司整体要求，编制年度销售收入计划，报财务部综合平衡后，由综合办公室下达销售收入计划。

十五、销售收入计划是财务收支计划的主要组成部分。

销售公司应按年度、季度销售收入计划，分解编制月度销售收入计划，于每月23日将次月计划报送财务部，经资金平衡会议平衡后，由综合办公室下达执行。

十六、财务部应按月度、季度、年度将销售收入计划的完成情况报综合办公室，作为对销售部门的考核依据。

第四节销售价格管理

十七、设置销售价格管理委员会：

销售价格管理委员会是公司销售政策和信用管理的最高机构，负责制定销售价格、价目表、折扣政策和付款政策。

十八、产品出厂价格的确定：

由财务部根据工艺部门提供的产品技术定额资料，销售部门提供的市场信息，以及公司成本资料，测算出定价、调价方案，报价格管理委员会审定并制订相应的价格策略。

十九、价格的日常管理：

各部门应严格执行出厂价格，不得随意变动。

非公司生产的商品产品，如低值易耗品、原材料、下脚废料等需要对外出售时，须由物资管理部门提出销售价格意见，经财务部审核定价。

二十、财务部应随时检查各部门价格执行情况，若发现违反价格规定的，应追究责任，并根据情节轻重给予行政或经济处罚。

第五节接受订单

二十一、事前调查：

从事销售业务人员，对于对方的付款能力等，应做事前调查，并衡量本公司的生产能力是否能依对方的订购内容作配合后，再行决定是否受理订货。

二十二、调查事项：

从事销售工作人员，应随时做好下列三项的调查，并将内容报告给所属主管：

（一）预定下订单的机关、公司及学校的概况。

（二）下订单的对方与本公司的关系及以往的订货实绩、付款情况。

（三）如为第一次交易者,应就其经历、负责人、资金、往来银行、从业人员数目、每月生产能力及交易能力、有无与本公司的竞争同业交易、业务内容等进行调查。

二十三、订货情报：

订货情报应尽快取得,并在所属经理的指导之下,尽快展开有效率的销售活动。

第六节与客户签订合同

二十四、销售谈判：

公司在销售合同订立前，指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。

谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离。

销售谈判的全过程须有完整的书面记录。

二十五、合同审批：

公司与客户签订销售合同前，由财务部应对销售价格、信用政策、发货及收款方式进行审批。

二十六、签订合同：

公司授权销售部门经理与客户签订销售合同。

签订合同应符合《中华人民共和国合同法》的规定。

金额超过一定金额的重大销售合同的订立应当征询公司法律顾问的意见。

细节过程控制：

二十七、估价单的提出：

在提出估价单时，应先取得所属主管的裁决及与财务部门认可后，方得提出。

二十八、严格遵守价格及交货期：

在受理订货时，除了应遵守公司规定的售价及交货期外，对于下列四项规定也应确实遵守：

（一）品名、规格、数量及契约金额。

（二）具体的付款条件:

付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、收款方式。

（三）交货地点、运送方式、距离最近的车站等等交货条件。

（四）安装、运转及修理等所需的技术派遣费的协定。

二十九、契约书的提出：

如前述条件己具备，应将订货受理报告书连同订购单及契约书等证明订货事实的资料，一起提出给所属的主管。

三十、注明新旧客户：

（一）订货受理报告书中对于订购者是新客户或者己有往来的客户须注明清楚。

（二）如果是旧客户，应依据交货日期记明目前的未付款项余额。

另外，尚需注明交易前或交易中是否有意外事故发生。

新客户则重新处理，旧客户如曾有不良记录者予以标示。

三十一、契约上的留意点：

在受理订货时，应先确认产品用料、规格设计等事宜。

三十二、订货确认、变更的通知：

（一）管理或生产部门针对生产能力进行评估，再依据订货受理报告书中的条件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认的通知或变更通知给负责人员。

（二）负责受理订货人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联络，并设法努力与订货人交涉，使订货条件符合规定。

三十三、受理订货或订立契约：

应依照下列四项条件选择交易公司、缔结付款条件：

（一）对于己往一向忠实履行付款条件的旧客户，可依照惯例认可本交易，但仍必须在规定的时间内收回货款。

（二）与新客户的交易，原则上在交货时必须同时收取货款。

（三）即使是旧日即已往来的客户，仍应依照其付款能力的好坏，采取适当的信用制度。

（四）对于过去曾发生过支票不兑现或不信守契约行为的客户，一概不接受代理受款以外的订货方式。

第七节组织发货和销售业务管理

三十四、销售合同签订后，销售人员应将合同副本送交财会部门。

销售人员将销售合同及一式多联的销售明细单，作为仓库、运输、开票和收款等有关部门发生职责的依据。

三十五、仓库管理部门应当根据审批的销售明细单发货，发货时必须经过严格的检验。

仓库管理部门严格按照销售通知单所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式组织发货，并建立货物出库、发运等环节的岗位责任制，确保货物的安全发运。

保管人员不得擅自对客户发货，更不得随意调换货物。

三十六、运输部门应当核对销售通知单和发货凭证后运货，并确保货物运送的安全性和及时性。

运送人员不得随意中途调换发运货物。

三十七、财务部门应针对订货受理及交货等状况加以调查、分析,并负责督促交货事宜。

三十八、免费的追加补货：

交货后，若基于客户的要求或其他情况的需要，必须免费追加少量印刷品或零件等物品的话，须事前提出附有说明的相关资料给总经理，取得其裁决。

三十九、损失负担：

因前项而发生损失的责任归属问题，则另订条文规定。

四十、报告：

从事销售业务人员对于本规则第二十二条所规定的内容,应提出下列资料,并经由所属主管直接向总经理报告：

（一）每日的活动情况（每日）。

（二）3个月内的订货受理内容报告（每月最后—日）。

（三）收款预定（每月最后一天）。

第四十一条报告的检查：

根据前项提出的报告，销售主管及财务部进行检查后，设立3个月的营业方针计划，并对成果进行调查。

第八节信用管理

四十二、公司确立客户授信额度计算方式和订立原则，并将额度维护于系统内进行接单管制。

四十三、将销售业务与信用检查、信用额度确定相分离。

销售部门认真填写授信额度申请书，进行客户授信额度申请，由财务部门对客户的财务状况和信用状况进行复核。

第四十四条应当分级设置批准赊销信用的权限，由不同层次的管理人员来审批。

对于销售金额在一定金额以下的销售业务，由销售部门经理核决；对于销售金额一定金额以上或情况特别的销售业务和特殊信用条件，销售部门应报公司主管销售的副总经理提出建议，经审批人批准签字后方可执行。

第九节收款的管理

四十五、财会部门应当在发运凭证、合同副本、销售发票核对无误后，编制收款通知单，向客户收款。

四十六、公司依据《现金管理暂行条例》、《支付结算办理》和《内部会计控制制度—货币资金（试行）》等规定，及时办理销售收款业务。

四十七、销售收入应及时入账，不得账外设帐，不得擅自坐支现金。

四十八、公司应当完善应收款项管理制度，如建立收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度，严格考核，实行奖惩。

销售部负责应收账款的催收，催收记录（包括往来函电）应妥善保存；财务部负责办理资金结算并监督款项回收。

对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

四十九、货款回收的具体管理办法：

（一）货款的回收：

负责受理订货者应对货款回收事宜负责。

（二）回收货款时的注意事项：

负责回收货款者必须遵守下列三点事项：

1、在受理订货或提出估价时，应与对方谈妥付款条件。

2、在交完货后应立即提出清款单,在付款日须亲往收款，或寄出缴款委托函给对方。

3、经常与订货者保持密切联络，不断设法使对方如期付款。

（三）无法收款时的赔偿：

当货款发生无法兑现，判定已无收款可能时，由销售部领导签字后由财务部门进行坏账的处理，对于负责人员须由其薪资中扣除一定额度，作为赔偿。

（四）不良债权的处理：

交货后一定时期内，对方仍赊欠货款时，一般视为不良账款，应由负责人员从其薪资中扣除该款项一定比例金额，赔偿给公司。

但是，前项规定实施后的一定时间以内，如果该货款的总额已获回收，则前项赔偿金应退还给负责人员。

第五十条公司对应收账款实施分类管理，同时应当按客户设置应收账款台帐，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况和信用额度使用情况。

特别要注意的是，应收票据的取得和贴现必须经由财务部主任书面批准。

五十一、公司应当指定专人通过函证等方式，定期与客户核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项，每年至少一次向欠款客户寄发对账单。

如有不符，应查明原因，及时处理。

五十二、公司应当加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制，详细记录销售客户、销售合同、销售通知、发运凭证、商业票据、款项收回等情况，确保会计记录、销售记录与仓储记录核对一致。

五十三、公司对于可能成为坏账的应收账款应当报告董事会，由董事会进行审查，确定是否确认为坏账。

公司发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。

公司注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。

已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。

第十节销售折让与退回

五十四、回扣的范围：

回扣的范围以超过公司规定的销售价格者为主，低于销售价格者不予认可。

回扣的对象以契约或交货的对方为主，结算条件必须附有收据。

另外，对于国营机构，其回扣行为将不予可。

五十五、回扣：

如契约规定，并经得公司许可必须赋予回扣时，只能以限定比例支付。

五十六、销售佣金：

销售佣金之处理则依照第二十九条及第三十条的回扣条件来施行。

五十七、交货后的折扣：

如货品交出后，货款被打折，应将对方的相关资料连同契约书，订单等提交给所属上司。

后交由财务部进行账务处理。

五十八、订货取消及退还货品：

当发生订货取消或要求退货等事件，应立即依照规定步骤，将对方的凭证资料提交给所属主管，并待财务部决裁通知时，始可更正自己所持有的销货内容。

五十九、退货的处理：

因不得已的理由，而必须接受退货时，应迅速将契约书及对方的退货传票，交给所属主管。

如果事情的责任须归属该销售人员，则须从该销售人员的薪资中扣除必要的相应费用，以作为对公司的赔偿。

若不是销售人员造成的，应经过总经理的批准后交财务部进行坏账处理。

第十一节销售经费管理

六十、活动经费：

销售活动所需的经费预算应于每月月初由财务部进行预算决定。

六十一、销售的各项经费：

销售经费应当控制在规定的预算范围内，超出此限者则不予认可。

六十二、销售经费的处理：

各项销售经费须在付款账目中分别记入规定的计算科目，并依照规定的格式提出申请。

六十三、预付款及结算：

各项销售经费的支出采取预付与结算两种方式，但两者都必须具备下列两项条件：

（一）结算方式的付款须附上收据证明。

（二）预付方式只限于事前有公司认可者为主。

六十四、经费的认可：

在中请各项销售经费的支出时，各负责人员应备齐相关资料，并于规定的期限内，提交给所属的主管，取得其认可。

六十五、经费的运作：

各负责经理对于预算及各项销售经费的运用须负起责任。

第十二节监督检查

六十六、公司按照销售与收款内部控制建立监督检查制度，监督检查工作由公司审计科合进行定期或不定期地进行检查。

六十七、审计科应通过实施符合性测试和实质性测试检查销售与收款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

六十八、销售与收款内部控制监督检查的内容主要包括：

（一）销售与收款业务相关岗位及人员的设置情况。

重点检查是否存在销售与收款业务不相容职务混岗的现象。

（二）销售与收款业务授权批准制度的执行情况。

重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。

（三）销售的管理情况。

重点检查信用政策、销售政策的执行是否符合规定。

（四）收款的管理情况。

重点检查单位销售收入是否及时入帐，应入帐款的催收是否有效，坏账核销和应收票据的管理是否符合规定。

（五）销售退回的管理情况。

重点检查销售退回手续是否齐全、退回货物是否及时入库。

六十九、对监督检查过程中发现的销售与收款内部控制中的薄弱环节，公司应采取措施，及时加以纠正和完善。

第十三节附则

七十、本制度由财务部负责解释。

七十一、本制度自发布之日起施行。