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档案分类立卷办法

档案字（2002）04号

二00二年二月

集团档案馆

档案分类立卷办法

一．总则

为了规范集团档案馆的档案分类和整理工作，保持其方法的延续性，现根据《集团档案分类大纲》要求，结合集团档案馆实际，特制定本办法。

1.本办法适用于集团档案馆的档案分类、整理、组织案卷、编目和排架管理，以及档案信息系统的分类管理。

2.集团档案馆保存的档案种类及其代字如下。

代字

类目名称

代字

类目名称

文书档案类

会计档案类

基本建设类

声像档案类

实物档案类

专题档案类

二．各类档案的分类立卷办法

（一）文书档案的分类整理

1.文书档案二级类目及其代字如下。

代字

二级类目名称

代字

二级类目名称

党群工作

行政工作

经营管理

生产技术管理

2.文书档案三级类目设置及其基本范围如下

二级类目

三级

类目

基本内容

党

群

工

作

类

党

团

工

作

党委综合性工作、党代会和党委会议、党组织建设、宣传教育、党员和党员干部任免、党费管理、党风治理、机要保密、统战工作、党务大事记、纪检工作；团组织建设、团代会、团员管理、团费管理、青少年工作

工

会

工

作

职工代表大会、职工民主管理、劳动竞赛、“双先”表彰、群众募捐、扶贫；文体活动；女工工作、婚姻管理、计划生育、妇幼保健

协

会

工

作

协会、学会活动、章程、任职、会费管理、会议材料

行

政

工

作

类

行

政

事

务

综合性行政事务工作、行政会议、协调周边关系、保卫、交通管理、征兵、“三防”工作、监察工作、保密工作、民主建议

文

秘

工

作

材料起草，来文登记、传阅，文件管理，简报管理

企

业

文

化

企业文化网络建设及文化艺术、文体活动策划组织、对外传播、企业报刊

公

关

接

待

接待国内外来宾视察、考察、采访；企业出境人员管理

法

律

事

务

法律咨询、经济纠纷处理、起诉应诉事务

审

计

工

作

监事会工作、审计管理体制（审计项目资料归专题档案）

人

事

管

理

职工招聘、录用、职称评聘、大中专生录用、人才储备、职工教育培训、薪酬管理、职工保险、奖励处分、定额定员、人事任免、离退休人事管理

物

业

管

理

职工生活福利、食堂、商店、幼托所、招待所、水电、绿化、保安、职工住房、土地征购和房产购置（另设土地房产专题类）

经

营

管

理

类

企

业

管

理

企业登记、营业执照、商标和品牌管理；企业改革、重大经营战略性决策，方针目标管理、经营模式、资源配置、经济责任制管理；综合性企业分析，企业普查、企业升级、企业管理现代化；多种经营、横向联合、协作合资

计

划

统

计

企业中长期计划、年（季）度计划、各项专业发展计划、全面计划管理工作、各种统计报表、

财

务

管

理

财务计划、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通、投资效益分析、财务预测、财务监督、税务管理、审价招标

薪

酬

管

理

薪金、奖金、保险、养老金、福利补贴、离退休待遇

物

资

管

理

物资供应、能源管理、仓库管理、物资购销计划、废旧物资回收与修旧利废

产

品

销

售

市场分析、用户调查、产品销售各种记录、协议、合同、广告宣传、售后服务工作、信息收集；电子商务

股

份

制

事

务

股份制建立，股东大会、董事会日常事务，业绩公布、本企业股票价格走势，信息收集，信息披露

信

息

管

理

电子计算机系统、各类信息数据管理；通讯管理；档案管理、情报工作、图书管理；对外宣传、报导，综合新闻发布（股分制新闻发布除外）；对外发言和经验介绍；外界对的报导；收集同行的资料

生

产

技

术

管

理

生

产

技

术

管

理

类

生

产

管

理

生产组织、生产准备、生产运作、调度指挥工作

计

质

量

管

理

企业全面质量管理、产品质量检测和质量控制、质量认证、计量检测

设

备

管

理

购进设备计划、大修计划安排、报表、设备报废、能源消耗定额管理、节能降耗

安

全

环

保

职工安全教育、安全防范技术、工伤事故处理、劳动保护；环境保护检测、控制、调查、污染治理；卫生监督与管理、职业病防治

科

技

管

理

科研规划、科技综合管理、专利管理、技术开发推广、产品开发

工

程

管

理

基建工程、装修改造工程管理

标

准

化

管

理

企业各种标准化管理工作、各种标准、规范

3.文书档案的整理方法。

（1）“件”的含义：

件是组织档案的单位，按文件的主题，组织成件。

（2）分件方法：

一份文件为一件，对结合紧密的同一事务，其形成的多份文件，装订成一册，作为一件。

请示与批复，文件签发单与定稿，文件处理单与正文，同一会议的文件，同样内容不同月份和日期的计划、报表、合同，同一套的制度、手册等等应视作一件。

对同一事务的多份文件，如果不便成册的，各份文件分别成件。

（3）文件标题：

单份文件成件的件标题，按文件原标题为准，原标题不能反映文件内容和无标题的，应补充拟写标题；对多份文件成件的，应概括所有文件内容拟写标题。

（4）编写件页号：

文件本身带有页编号的，采用文件本身编号；文件本身编号不连贯的，重新编页号；无页号的应编写页号。

页号编写于右上角（正面页）和左上角（背面页）。

（5）档案排列：

按年度分开，年度内按党群工作、行政工作、经营管理、生产技术管理四类分开，四类中按小类分开，小类中按文件分开。

（6）档案编号：

A·年度·类代字·流水号。

其中，年度以四位数表示；类代字指Q、Z、G、S；流水号，每年编一个流水号，按0001、0002、0003……的顺序编号。

（7）档号章：

每件文件上方空白处加盖档案章，并填写其内容。

档案章的格式如下：

请爱护档案

件号

A·2000·Q·0001

期限

15年

盒号

100

（8）装盒：

同一小类的档案装入一盒或多盒，不同小类的不得装入一盒。

每年编一个盒流水号，按001、002、003……的顺序编号。

（9）盒内档案目录：

每盒编制盒内档案目录，其格式如下：

（“备注”栏填写“密级”和“销毁”）

年度：

盒内档案目录盒号：

件号

责任者

文号

题名

日期

页数

备注

（10）档案盒脊背标注：

格式如下

文书档案

年度

盒号

类别

起止件号

（11）每年整理结束后，如发现新的归档文件，将该文件排在已归档文件之后编号、装盒、排架。

（二）基建档案的分类立卷

1．基建档案二级类目按厂别划分。

类目名称和代号如下：

代号

类目名称

代字

二级类目名称

综合

金属厂

冰箱一厂

模具厂

冰箱二厂

塑胶厂

空调一厂

辅助工程

华宝空调

三洋冷柜

配件公司

2．同一工程分四阶段，阶段名称及其代号如下：

代号

阶段名称

代号

阶段名称

前期准备

施工阶段

设计阶段

竣工阶段

3．图纸标注专业代字，专业名称及其代字如下：

专业

代字

专业

代字

总图运输

环境保护

土建

机械

给水排水

电气

采暖通风

预算决算

电子计算机

技术经济

4．基建档案类文字部分编号为：

J·厂别代号·阶段号·案卷顺序号

基建档案图纸部分编号为：

J·厂别代号·阶段代号·专业代字·案卷顺序号

其中，每个厂别中案卷顺序号编制一个流水号，编号方法：

1、2、3、……。

5．基建案卷排列：

同一工程中按前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工阶段的顺序集中排放。

一个工程排完后，接着排另一个工程。

案卷流水号连续。

6．装盒：

一卷装一盒。

7．副本：

有两套档案的，分作正、副本。

副本加盖“副本”章。

副本可与正本同盒装或分盒装，但档号相同。

8．档案盒脊背标注：

格式如下：

基建档案

类别

档号

题名

9．基建档案的基本内容如下：

基

本

建

设

类

二级类

基本内容

按

厂

别

和

工

程

项

目

一．前期准备文件

1．项目建议书，上级的批示、批复及来往函件；

2．项目设计任务书及批复文件；

3.引进项目立项报告、批复，可行性研究报告、批复；

1．与有关单位签订的协议书、委托书、合同书；

2．工程项目的重要会议记录、纪要、决议、决定；

3．选址报告、工程方案论证、可行性研究报告及原始调查材料；

4．土地征购、拆迁及补偿文件材料；

5．工程勘察材料。

一．设计文件

1．设计招标文件材料；

2．总体规划设计；

3．初步设计（扩大初步设计，改扩建方案）；

4．技术设计；施工图设计及设计修改通知单；

5．工程概（预）算。

二．施工文件材料：

1.施工招标文件材料；

2.技术交底、施工图会审、施工组织设计、施工方案；

3.开工报告、施工执照；

4.钢材、水泥等原材料合格证、材料代用品审批单；

5.钢筋、砼、接地等试验报告；

6.设计变更通知单、施工日记；

7.基础工程验收记录或隐蔽工程验收记录；

8.工程质量事故报告及处理意见；

9.单位工程综合评定表；

10.分项工程质量检查记录；

11.调试、试运行记录；

12.监理合同、报告等文件材料。

三．竣工文件材料：

1.竣工验收申请报告；

2.竣工图；

3.工程质量评定书；

4.验收会议文件、交工验收证书；

5.工程决算材料；

6.固定资产验收单；

7.建设工程质量终身负责制签字表。

（三）会计档案的分类立卷

1．会计档案排列：

按会计单位分开，会计单位内按凭证、账簿、报表、其他等四种类分开，同一种类内按年度顺序排列，同一年度内按月份顺序排列

2．会计档案编号形式：

C·会计单位代号·会计年度·会计档案种类代号·流水号

同一会计单位的会计凭证，一年编制一个流水号，其他种类合并历年，共用一个流水号。

会计单位名称及代号：

代号

单位名称

代号

单位名称

广东珠江冰箱厂

广东祥达有限公司

广东容声电器股份有限公司

广东进出口部

广东电器股份有限公司

3．会计档案的种类代号及基本内容如下：

会

计

档

案

类

种类

代号

基本内容

会计

凭证

原始凭证、记账凭证、汇总凭证

会计

账簿

总账、明细账、日记账、固定资产卡、辅助账簿

财务

报告

月、季度财务报告、年度财务报告（决算）

其

他

工资、奖金签单，银行余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案销毁清册

3．会计凭证、会计帐本盒脊背标注：

格式分别如下：

会计凭证

单位

年度

月份

凭证起止号

会计帐簿

单位

年度

档号

（四）声像档案的分类立卷

声

像

档

案

类

种类

代号

基本内容

照片

外来视察参观、重要讲话、有价值的新闻、专题、文艺、体育活动、各种重要会议、先进模范人物等声像载体材料

录像录音带

光盘磁盘

其他

1．照片共分七个类别：

（1）厂风厂貌：

全景、外景；办公、住家环境；后勤福利设施；生产流水线；产品；员工精神面貌等。

（2）群众活动：

文体、节日、厂庆、技术比赛、社会活动。

（3）业务活动：

开工、试产、竣工典礼；签字仪式；业务会议。

（4）销售活动：

展览、促销、广告。

（5）来访视察：

外来视察、参观、慰问、考察。

（6）外出活动：

出席表彰会、代表会；外出考察。

（7）专辑：

元老；国家领导来访（国家主席、总书记、委员长、总理、政协主席）。

2．录像分三个类别：

（1）宣传培训：

专题片、培训片、教育片。

（2）活动：

包括来访视察、群众活动、业务活动等。

3．其他：

目录量小，按时间顺序混排。

（五）实物档案的分类立卷

实

物

档

案

类

种类

代号

基本内容

资格证

通过认证达到某种标准的合格证、等级证、证明书、级别证书；会员证书、许可证书、执照

荣誉品

证牌匾

单位、部门获得的荣誉品、赠品，单位领导人获得的重要荣誉品、赠品，职工获得的国家级荣誉证；

杯

旗

题词

领导视察、友人来访考察书写的留言等

其他

产品样品、各种模型、标本、模具等

（六）专题档案的分类立卷

专

题

档

案

类

种类

代号

基本内容

股份制

建立股份制全过程形成的资料、股东大会、董事会

房地产

全集团的土地征购资料、土地使用证；房产购置资料、房产证

审计档案

审计项目形成的审计案卷

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