外贸跟单基本流程.doc

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外贸跟单流程

•跟单员对出口货物的跟单工作主要有：

（1）接单

（2）跟进生产

（3）催审单证

（4）出货跟踪

（5）制单结汇

3．接单的形式：

在出口贸易中，最常见的是：

（1）合同：

（CONTRACT）合同有销货合同（SALESCONTRACT）和购货合同（PURCHASECONTRACT）。

前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。

对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。

它也有销货确认书（SALESCONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASECONFIRMATION）。

这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。

而合同用的比较正规。

机器设备，大棕贸易的进出口。

还有协议书，意向书，订单和委托订单等。

要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

4．接单的程序：

询盘，发盘，还盘，接受等环节。

（1）询盘：

（INQUIRY）又叫询价。

（2）发盘：

（OFFER）又叫报价。

是卖方向买方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。

（3）还盘：

（COUNTER-OFFER）又叫还价。

（4）拒绝还盘（Declinecounter-offer）

（5）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。

二．审单：

即审核合同

1．审单内容：

产品名称、规格

质量

数量

单价、总额

价格条款

付款方式

包装要求

交货期

交货方式。

2．审单方法：

（1）产品名称，规格：

审查时产品代码/型号是不是自身的产品？

与我们的产品资料能否对上号？

有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。

（2）质量：

也称品质。

是货物的外观形态和内在质量的综合。

（3）数量：

应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。

约数：

如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。

国际上对约字的含义解释不一。

有的认为是2。

5%，有的认为是5%。

按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。

（4）单价，总额的审查：

1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？

总额有没有加错？

2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。

要注意的是要用在国际上流通的硬货币。

（英镑，港币，欧元）

（5）价格条款的审查：

出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：

FOB（freeonboard,…namedportofshipment）船上交货价（指定装运港的价格条件）

CIF（cost,insuranceandfreight,…namedportofdestination）成本+保险费+运费（指定目的港）价格。

FCA（freecarrier）（用于空运）byair

（6）付款方式审查：

1.付款方式是否能接受？

LC，付定金，等等。

2.支付的货币能否接受？

（7）包装要求的审查：

1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？

2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？

3．客户提供的包装资料是否齐全？

（内包装，外包装，标签hangtag,pricetag，说明书,唛头shippingmark）

（8）交货期的审查：

跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。

（9）交货方式的审查：

运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。

注：

如运费由客户支付，客户决定交货方式。

如我们付费，尽量用海运。

如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。

关于样品：

要获取订单，备好样品是很重要的一步。

1．寄目录，样本：

2．准备样品。

（1）工厂现有的款式

（2）新款

（3）客户来样。

要领：

无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。

特别是新品可能要反复修改几次。

跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。

在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。

作为跟单员，我们要做到：

A：

有完整的产品资料，主动进行宣传。

B：

新品的成本，价格要进行核算。

C：

新品的制作要留有实样。

D：

客户的来样要保存好原样。

形式发票：

PROFORMAINVOICE

买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。

这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。

为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。

形式发票上一般要显示订单的相关信息。

（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。

产品信息（品名，数量，价格，交货期）。

合同条款（价格条款，付款方法）。

此外，提供银行资料以便客户开证或汇款。

•签订合同后跟单的主要程序：

•以货，证，船，款为中心，包括：

备货，催证，改证，租船订仓，（报关，报验，装船），制单，结汇等环节。

我们将这些程序概括为：

•备货及生产跟单

•催审单证

•订仓装船

•制单结汇

二、生产跟单

•产前批办：

准备颜色办，辅料样办，包装样办，产前样办等给客人批，OK后开始生产大货

2.生产进度跟踪（进度跟踪表，订单号，交货日期，生产进度，问题解决）

3.安排QC验货（中期验货，走货前验货）

4.准备出货

三、催审单证：

大多数的支付方式是L/C。

对安全收汇有保障，因它是银行信用。

只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。

跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

催证：

货物快完成时，要催证。

审证：

审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。

改证：

审证后发现问题如包装上，总金额，有效期，拼写错误等，必须要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

四、订仓装船：

货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。

按CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。

首先：

出货装柜：

跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。

这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A．货柜选择：

根据货物的不同而选择不同的货柜。

常用的有：

20’（29–30立方/17.5吨）40’（58–61立方/22.5吨）,40’H（68–71立方/27.5吨）

B．制作装箱单：

装箱单应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

C．跟踪装柜：

出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。

协助生产部门安排好人员装柜。

货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。

如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

按FOB成交的，只要将货物送到指定装货港即可

五、制单结汇：

是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单：

货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。

要在L/C的有效期内将单据送交银行。

出口单据主要有：

汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

B.结汇:

如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。

单据要求：

正确，完整，及时，简明，整洁。

生产企业跟单（工厂跟单）

生产过程跟单的流程：

1、下达生产通知书。

跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。

通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。

2、分析生产能力。

生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。

能否按期，按质地交货。

如不能应采取什么措施？

要不要外包？

3、制定生产计划。

4、跟踪生产进度

跟踪生产进度的表单：

生产日报表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。

5.交期延误：

如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。

如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。

二就只好取消订单了。

6.有关订单的更改问题：

客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的（或增加，或减少），有包装上的，有交期的变更（或提前，或推迟）。

接到客户要求变更，首先要看改什么？

能否接收？

如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。

如还没按排，问题不大。

如已按排了部份，要进行协商。

比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，如果是通用的，问题不大。

但如是专用的，客户要承担部份费用。

对交期：

如要提前，我们要根据实际情况说。

如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。