接电话的礼仪知识汇集.docx

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接电话的礼仪知识汇集

接电话的礼仪知识汇集

电话是代表你个人形象的重要窗口，接打电话时，一定要表现出良好地礼仪风貌，具体可归纳为礼貌、简洁和明了。

下面有小编整理的接电话的礼仪知识汇集，欢迎阅读!

一、接电话的礼仪1、第二次铃声响完是最佳的接听时机。

太快或太慢接听电话都是不合适的。

如果第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备。

就象你希望和某个人讲话，如果他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的;如果在第三声响后接听，对方已经有等待的感觉了。

所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。

如果你在第四声后才接听，应该有道歉的话语，如您好!

让您久等了。

2、接听电话的动作。

第一声电话铃声响起，我们可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记录（左手写字倾向的人恰好相反，用右手准备拿起话筒）。

3、接听的第一句话。

通常拿起话筒，我们习惯性的第一句话是喂。

严格来讲，喂是试话筒的声音。

当接听电话是工作的一部分时，应该体现精炼、从容的职业感觉，所以喂这句开场白是必须去掉的。

取而代之的应该是问候语。

问候语的时段性：

9：

00以前，早上好;9：

0012：

00，上午好;12：

0013：

30，中午好;13：

3017：

30，下午好;其他时间可以说您好。

根据公司要求，在问候语之后，可以报出公司和部门名称以及你个人的姓名。

4、电话记录的内容：

5个W，1个H。

5个W是指when、who（whose）、what、where、why，1个H是指how。

具体来讲，电话记录应该包括来电时间、来电人、来电事由、哪里打来电话、为什么来电话，怎样处理等。

在进行电话记录时对数字、对方说的某个时间、电子邮件地址等信息应该重复一遍给予确认。

5、电话中的称谓。

询问对方的姓名时应该说：

请问您贵姓?

，不能直接问你叫什么名字?

。

如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。

众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生音同字不同的错误。

即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用姓+职务的称呼方式，或者说先生、女士。

6、措辞。

电话交谈应该语言简洁、措辞高雅，避免俚语或者不礼貌的语言。

7、声音的把握。

有研究显示，当你与别人交流时，你说话的内容对别人的影响占20%，而你的声音对别人的感染力占到80%。

因此，声音的作用不可小觑。

在电话里应该保持语调积极、明朗;合适的语速可以控制交流的节奏，如果对方语速过快，你可以比他稍慢一点，反之，如果对方说话很慢，你可以比他稍快一点，两种情况都保持差距不太大。

如果两个人说话节奏相差很大，双方都会感觉到不和谐，会影响双方的愉快沟通;总之，声音的把握能够经营电话交流的感觉，传递你积极、镇定的工作风格。

8、微笑的魅力。

不要以为电话另一端的人看不见你，就不必在意自己的表情。

其实人的情绪、态度、声音、表情、动作等外在与内在的状态是整体统一的。

不要试图让自己板着脸孔却说出悦耳动听的语言，即便那样，你的声音也是干涩的，毫无感染力可言。

微笑不只是表情，它是一种美好的感觉，在电话里看不到但是感觉的到!

9、你的情绪和身体姿态。

如果你趴在办公桌上接电话，声音会显得闷而不畅，会给对方造成困惑;如果你一边焦虑其他的事情一边打电话，对方能够听出你有些急切。

因此，掌握情绪、保持良好的身体姿态是很有必要的。

10、正确处理接电话过程中的各种情况。

如果对方要找的人不在，应该说他（她）恰好不在，或者说公务外出，不要透露同事的去向。

若有留言需转告，应该记录下来，以免忘记交给同事，或者因为事情太多而弄错电话内容。

如果电话需要转接，应该说好的，请稍等。

若分机无人接听转回总机，应该用第一次接电话的方式接听。

如果电话中噪音比较大，听不清对方说话，应该直截了当的告诉对方对不起，我听不清您讲话，请您再拨一遍。

有时办公室内恰好有客人在，电话铃声响起时，应该对客人礼貌的说明对不起，我接个电话。

对自己没有及时接到的电话，应该在二十四小时以内给予回复，如果有特殊的情况没能及时回复，一定要向对方做一个简单的解释。

11、接电话的时间与挂断电话。

商务电话不是煲粥，时间一般不应超过三分钟。

挂断电话时，应该礼貌的说再见，并由打出电话的一方先挂断电话。

接听电话不可太随便，得讲究必要的礼仪和一定的技巧，以免横生误会。

无论是打电话还是接电话，我们都应做到语调热情、大方自然、声量适中、表达清楚、简明扼要、文明礼貌。

下面有小编整理的办公室接听电话的礼仪知识，欢迎阅读!

办公室接听电话基本要点：

1.铃不过三在电话铃响三声之内接起电话，不要故意延迟，提起听筒后，不要和周围人闲聊。

电话铃响3遍之前就应接听，3遍后就应道歉：

对不起，让你久等了。

如果受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。

如果既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。

尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。

2.左手拿听筒、右手拿笔办公室接听电话不想个人接听电话那么随意，在对方打过来电话的时候必须要做文字记录。

3.第一时间说出公司或者部门名称在电话接通以后，主动向对方礼貌问好，并第一时间报出本公司或者部门的名称。

例如：

您好、这里是众卓企业管理咨询有限公司。

4.对方基本信息了解确认对方的基本信息，包括对方公司、个人姓名、身份等。

只有问清楚基本情况自己的工作才能顺利进展，如果没有问清楚来电者的身份，在转接过程中遇到问题时就很难解决了，不但浪费时间而且还会影响到工作进展。

5.详细了解来电目的了解清楚基本的来电者信息之后，就要对来电的目的做详细的了解，以便对该电话采取合适的解决方式。

包括要问到：

对方来电找谁?

对方的事情是否可以代为转告?

是否一定要找直接人接听?

一般性的广告电话在问清楚之后就可以直接回绝，如果是公司有用的广告电话就可以记录，待需要的时候可以直接用。

做大最大限度的灵活接听电话。

6.确认来电主要内容在电话结束之前一定要和对方确认一次来电的主要内容，做到准确到位，防止记录错误或者少记。

如果是见面会晤，那就要对会面的时间、地点、联系人、联系电话等各方面相关的信息核实清楚。

随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地④What何事⑤Why为什么⑥How如何进行。

在工作中这些资料都是十分重要的。

对打电话和接电话具有相同的重要性。

电话记录既要简洁又要完备，有赖于5W1H技巧。

7.礼貌道谢电话结束一定要对对方进行礼貌的道谢，这也是基本的电话礼仪。

来电者是客人，一定要尊重客人，千万不要表现出一种眼中无人的感觉。

8.让来电者先挂电话不管是客户或者是找公司相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话，不可啪的一下扔回原处，这极不礼貌。

如果这边快速的挂断电话，会让来电者感觉这边的人对他很不耐烦，会让对方心里不舒服的。

所以在接听一个电话即将结束时，应该礼貌的请客户先挂电话，这样才算是一个完美的接听电话的结束。

接听电话礼貌礼仪1.时刻保持微笑、声音清晰在接听电弧中，一定要面带笑容，还要保持清晰明朗的声音。

虽然笑容只能表现在脸上，但在你说话的声音里面是随时都能感觉到的。

声音要文雅有礼，以恳切之话语表达。

亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。

如果绷着脸，声音会变得冷冰冰。

2.保持正确的姿势接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。

一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。

因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。

如果接电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的;若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。

因此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

3.保持电话与嘴之间合适的距离在接听电话时，应注意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。

办公室接听电话礼仪禁忌：

1.避免喂、喂或者你找谁开头。

2.在通话过程中，绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够听得出来。

也不要同时与同事闲聊。

3.在通话结束时，不要先对方挂断电话。

4.不要直接大声的喊被找的人过来听电话，应该用手捂住听筒叫，或者让对方等等自己放下电话去叫过来。

5.禁止接电话的时候大声喧哗。

如何接电话,也是一门艺术，要想做一个合格的受话人,有许多礼仪要学。

下面有小编整理的简析接电话的礼仪要点，欢迎阅读!

通话是现代社会最常见的一种交际方式。

它是运用电话等现代通讯工具进行交往,具有快捷、方便的特点。

尽管不是面对面地交谈,却能让人迅速获得信息,及时进行沟通。

在公务活动中,使用通话交流情况、沟通信息、商洽问题、答复事项,是一种最普遍的工作手段。

通话包括打电话和接听电话。

不论是使用普通电话还是移动电话,都要遵守一定的礼仪规范。

学会通话可以树立良好的电话形象。

如果缺乏电话使用常识,没有掌握通话的技巧和礼仪规范,就会影响公务活动的开展,甚至损害机关单位的形象。

怎样打电话?

谁不会打电话?

也许你会发出这样的疑问。

打电话确实是一种最常见的交际方式。

但是要正确掌握打电话的方法,还是需要注意一些问题的。

时间选择。

公务通话一般要在办公时间内进行,不要在下班之后打,更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假时间打,除非有特别紧急的事情。

如果是拨打国际长途电话,要注意时差,不要扰人清梦。

要掌握通话的时间,一般不宜过长,以不超过五分钟为好。

如果要通话较长时间,最好用面谈的方式。

如果只能通话,必须征询对方是否方便,否则就要另约时间联系。

表述得体。

通话表述要符合礼仪规范,不能高调门,语惊四座;口气谦恭有礼,热情、温和、亲切、自然。

语速适中,过快了容易让人听不清楚,产生匆忙应付的感觉;慢条斯理,拿腔拿调,也容易引起人的反感。

举止得当。

打电话要轻拿轻放,不要急不可耐,一遇到无法接通的情况就表现得很不耐烦,甚至甩话机。

电话接通后,要等铃声响过六遍后,确信对方无人接听,才挂断话机。

通话时不要抱着电话四处走动;仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通话都是不适宜的。

通话时也不要吃东西、抽烟、喝水、翻报纸杂志,甚至与旁边的人闲聊。

注意环境。

打电话要注意周围环境。

移动电话不要在嘈杂的大街上、一些公共场所通话。

办公室打电话,要避免谈话声、嬉笑声、咳嗽声。

如果有急事,可以先整顿一下通话环境,待安静下来再拨通电话。

怎样接电话?

接电话要注意以下礼仪:

及时接听。

电话铃声一响,要及时接听,不要慢腾腾地任由铃声响个不停。

一般在听到完整的铃声响后接起电话。

同时响起电话,要先接起一个,询问对方是否介意接听另一个电话,征得同意后才能接听另一个电话。

不要同时接听两个电话。

文明应答。

接听电话要做到有问必答,依问作答。

铃声响起,要拿起话筒问候对方,并自报家门:

你好!

这里是（单位）或你好!

我是,或者询问对方:

你好!

请问找哪位?

如果要找的人不在,最好告诉对方不在的原因,或告诉对方联系方法。

一般不宜用你是谁、你找谁、有什么事之类的话发问。

与对方通话,要尽量每问必答,但不要答非所问,东拉西扯,大聊其天。

对方交谈内容结束要即时道别,说声再见。

做好记录。

公务电话通常需要做记录。

平时要做好通话记录准备,电话记录簿或记录用纸、笔要准备好,不要通话后放下听筒,再找纸笔。

遇到听不清楚时,可以请求对方重复一遍,特别是对一些重要内容和涉及时间、地点、数量等,最好加以核实,避免记错。

一些特殊电话的接听。

对打错电话的,不要大声斥责对方,要接受对方的道歉,说声没关系后挂机。

对一些难缠的电话,要学会说不,设法摆脱对方的纠缠,委婉而坚决地拒绝对方的请求。

对一些诸如你猜猜我是谁、想知道我在干什么吗之类的谜语电话,可以用别让我猜谜了、我正忙着、我还有一些急事要做呢之类的话加以应对。