时间管理 管理时间.docx
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时间管理管理时间
在更短的时间内做完更多的事,做时间的主人
我看着手表，现在是星期五早上8点38分。
据我估计，我有生之年清醒的时间，大约还剩下204400小时。
我打算好好利用这些时间，你呢？
活在这个繁忙的时代，大家都觉得时间不够用，巴不得能多有一点时间。
《好男人的健康新观念》（Men誷Health）杂志指出，美国就业人口中，有四成二的人认为工作负荷过重。
我们处在注重时下的年代。
比起以往，现在顾客的要求越来越多。
就算是过时的东西，顾客也要。
如同《迈阿密前锋报》（MiamiHerald）专栏作家皮茨（LeonardPitts）于《纪事报》（TheRecord）中所做的评论：
"比起以前来说，人们改变的速度更快，但却仍赶不上时代的变迁。
"
温莎大学（UniversityofWindsor）教授伯特曼（StephenBertman）在《未来时代》（FutureTimes）的《伯特曼谈超文化》（StephenBertmanonHyperculture）一文中提到：
"当社会以电子速度前进，一股新势力开始统治我们，这股新势力就是现在。
它把一切变得刻不容缓，科技的日新月异取代了亘古不变，感觉取代记忆，大家对事情仅有5分钟热度，不再想深入洞悉。
"伯特曼认为时代快速变迁是人们日渐感到压力、迷失和失落的起因。
从另一方面来看，如果你能精通这方面的策略，了解如何顺应现代社会快速变迁的脚步，就能完成外界加诸于你的要求，同时也能留点时间给自己。
《美国人口统计学刊》（AmericanDemographics）指出，消费者已经把时间视为最宝贵的商品，文中还指出：
"要满足现在的顾客，你就得做实时生意，在时间和距离的瓦解下，行动和响应得同步进行，顾客要的是立即得到满足。
"
斯普林格（GarySpringer）在《产业营销者》（Business-to-BusinessMarketer）中撰文指出：
"我们已经学会要以数字六的法则过活。
以前要6个月才能完成的事，现在只要6周就能做好；以前要6周才能完成的事，现在只要6天就能做好；以前要6天才能完成的事，现在只要6小时就能做好；以前要6小时才能完成的事，现在只要6分钟就能做好。
"斯普林格还提出，科技就是造成这些改变的主因。
在企业的精简化浪潮下，组织不但没有变得更好反而每况愈下。
数千名员工被解雇，没被裁掉的员工工作量大增，只得比以前更努力工作。
据哈利斯民意调查（HarrisPoll）显示，1973年的每周平均工时为41小时，但到1993年时，每周平均工时已增加到50小时。
比奇洛草茶（BigelowHerbalTea）的电台广告就道出这一观点：
"我们的生活就好像是一场永恒的运动。
"事实上，我们都太忙了，忙到没空吃饭。
举例来说，在美国商界中，"午餐时间"已经快变成历史名词了。
上班族通常都在办公座位上匆忙地吃完午餐。
《未来主义者》（TheFuturist）双月刊中便有专文指出，四成美国上班族根本就没有午休，一般的午休时间约为36分钟。
不过，许多人却利用这段时间办办私事，而不是吃午餐。
最近我读到一些报道，提到喜瑞儿的销售额开始下滑，原因就是大家不可能边开车边吃这种早餐，因此，早餐快餐店或早餐车就更能迎合人们的需求。
埃伦莱克（BarbaraEhrenreich）在其所著的《恶劣的年代》（TheWorstYearsofOurLives）中便提到下面这段话:
"我不知道什么时候大家开始流行起忙碌，不过，这股忙碌风潮已经横扫全球，几乎我所认识的专业女性都无法幸免。
没错，现在我们已经很难回到以前'我们去吃午餐吧！
'的那种美好时光，大家常说的话变成：
'我现在还有要事要办，有空再跟你谈。
'以前，吃饭时说话还算不礼貌，那时候，大家还有空一起坐下来闲谈，不必等到吃饭时间再谈。
更别提再早以前，根本没人需要一本约会记事本来安排事情……
当然，这种忙碌的状况不只发生在女性身上，男性也一样出现这种情形，尤其在中上阶层人士身上，忙碌简直就是一项重要的识别，不忙的人就代表你的重要性不够。
现在，没人承认自己有嗜好，因为大家都应该忙得没有嗜好才对，虽然身兼两职者已不足为奇，不过，我确定不用多久，我们就会听到更多有关身兼数职的夫妻的连声抱怨。
"
你没办法把时间硬挤出来，时间这项资源非但不能延长，还会在固定不变的无情速度下被消耗殆尽。
时间过了就是过了，你永远无法再把它找回来。
话虽如此，我们还是可以解决与时间相关的问题，只要你能把自己管理好，增加自己的生产力，那么像时间不够、事情太多、截止期限太短、老板要求过多、自己的事都没做等诸如此类的问题，就能迎刃而解。
如同畅销书《与成功有约》的作者和管理顾问柯维（StevenCovey）说的：
"你能直接控制，且马上就能控制的人，就只有你自己?
有些人力资源专家把人视为组织的"资源"，这种把人物化的说法或许有些不近人情，不过就某方面来说，这样讲其实并没错，而且还很恰当。
人就是一项资源。
人是有产出、有贡献的。
我们为了要在社会上获取成功，就得增加自己的产能，不能把自己弄得疲惫不堪又不开心，不可让自己这项宝贵资源落得贫瘠不堪。
这本书的用意就是要帮助你，让你好好珍惜并妥善管理自己，同时拥有自己和时间这两大宝贵资源。
《时间管理十堂课》这本书让你了解如何提升个人生产力，在更短的时间内完成更多事情，最后便能在今天竞争激烈、迅速变迁的世界中成为赢家。
《时间管理十堂课》跟一般论述时间管理的书籍不一样，它为你提供各种不同的策略和战术，让你在规划、制定时间表、组织事物，以及去除浪费时间的人、事、物上效率大增。
同时，本书也建议你培养对生活有所改善的好习惯，让你更有活力，如此一来，就能更快、更好地完成工作。
此外，也可以从《时间管理十堂课》中找到一些最新的方法，让你妥善管理信息，更有效地进行沟通。
读完本书你就能做到下列这些事项：
在更短的时间内做完更多的事。
赶上截止期限，达成约定事项。
有更多时间留给自己做真正想做的事。
增加顾客满意度。
提升工作绩效。
有更多时间留给家人、自己，更多时间做其他重要活动。
感觉更好、精力更充沛。
去除那些浪费时间的人、事、物。
利用最新的省时方法。
自我效率大幅改善。
更容易、更迅速地找到所需的信息。
减少压力和紧张。
顺利完成一大堆积压事务。
《时间管理十堂课》共计十课，每课都相当浅显易懂。
读者可利用20分钟的时间，学会第一堂课所介绍的那些经证实成效极佳的省时秘诀，来达到立即提升个人生产力的效果。
在第二堂课中，学会评估提升个人生产力的重要性，看看自己是不是愿意去做该完成的事。
第三到第十堂课阐述各种省时策略，帮助你在更短的时间内，做完更多的事，而且还能维持不错的工作品质。
英国作家巴特勒（SamuelButler）把时间称为"真正独一无二的炼狱"（theonlytruepurgatory），美国诗人爱默生则说，时间是"最有效的毒药"（thesurestpoison）。
但我却不同意这类说法。
你要怎样运用时间，主要由你自己决定。
这本书会告诉你，如何把时间从敌人变成盟友，如何成为时间的主人，而不沦为时间的奴隶。
那么，什么时候是开始做这些事的最佳时机？
就是现在。
现在，我们就开始学习如何"做时间的主人"吧！
第一节
我一直都在抱怨時間。
忙的時候覺得時間太少，閒的時候又覺得時間太多。
～夏綠蒂女王（QueenCharlotte）
在更短時間內做完更多事情的這種能力，可不是奴隸制度下才存在的事，而是看你自己想不想要擁有這種能力。
不管你要不要擁有這種能力，每天你還是有一大堆事情要做。
如果你能更有效率地把事情做完，就能多留點時間給自己，可以隨意地看看報紙、陪孩子玩、慢跑一下或彈彈鋼琴。
制作待办工作清单
有生產力的員工都有自己的時間表，也會照著時間表來做事。
不過，根據《競爭優勢》（TheCompetitiveAdvantage）期刊上的一篇文章指出，半數以上的員工沒有替自己每天的工作，安排時間表。
如果是這樣的話，大家怎麼會了解自己手邊工作的進展狀況？
聰明的人就該把一天分成幾個部分。
雖然以每刻鐘或上午、下午做劃分單位是不錯的方式，但我建議大家以小時為劃分單位。
在紙上寫下每小時內要做的專案事項。
可以依自己的喜好，一大早或是前一天晚上做這件事，但記住，這可是每天都得做的事。
把每天的時程表貼在牆上，或是黏在靠近書桌的板子上，這樣你就能常常看到它。
雖然我可能一天當中，得花上不只一個小時的時間在特別的專案上，不過我還是可以在不同的時段中把它做完。
反正，你自己決定該怎樣安排時間。
有了工作時間表，你就可以在一天中，查閱時間表來保持工作進度。
如果這些工作的優先順序有所改變時，你可以改變時間表，但別忘了要註記下來。
把時間表更正後再黏到板子上。
你也可以把時間表輸入電腦軟體的行事曆中，這樣一來，更改時間表就變成不費吹灰之力的小事。
為什麼以小時劃分每日工作，成效會這麼好呢？
正因為這種作法，讓你覺得每小時都是截止期限，你得在這個小時內把事情完成。
巴金森（C.NoarthcoteParkinson）在其所著的《巴金森法則》（Parkinson’sLaw）中，寫下這段話：
「你有多少時間完成工作，工作就會自動變需要那麼多時間。
」如果你有一整天的時間可以做甲項工作，你就會花一天的時間去做它。
如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。
只要你不會錯過工作的截止期限，你就可以更改時間表。
有些時候，我曾依據截止期限和突發的構想，在一天當中更改時間表二到三次。
其實，只要你有計畫、能掌握截止期限，有足夠的時間完成每項工作，你就能在想做什麼事時先做那件事，這樣就能讓自己的效率大增。
必備的三種待辦工作清單
在我個人的生產力系統中，最重要的關鍵要素就是：
在電腦中存放一些清單檔案。
其實，我有許多清單，所以我在電腦裡開了一個名為「清單」的資料夾，可以從中隨時清楚地掌握各項清單。
利用這種方式，我能確定每天檢視過的工作清單，已把我所要做的每件工作都列在其中。
製作清單這個構想很簡單，但成效卻相當好。
有些人把利用清單的功勞，歸功在管理顧問先驅李艾維（IvyLee）身上，因為他是率先把清單正式運用在時間管理系統的人。
在一九○○年代初期，伯利恒鋼鐵公司（BethlehemSteel）總裁史瓦布（CharlesSchwab）抱怨著時間太少、工作做不完。
他花掉大部分的時間應付細節和一些不重要的事，根本就沒時間去思考更重要的事。
他向李艾維請益該怎麼做，才能解決此困境。
李艾維把一張白紙遞給史瓦布說：
「把你明天要做的最重要事項記下來。
從明天早上要做的第一件事開始寫，明天你就得從第一件要事開始做，做完之後才做第二件事，以此類推。
如果你沒有按照時間表，完成每一件事，可別擔心。
至少你在做重要性較低的事情以前，會把最重要的事情先做完。
」
這位鋼鐵公司的總裁試過李艾維建議的方法後，覺得這個方法太有效了，就向同事大力推薦。
當史瓦布問李艾維該付他多少錢時，李艾維回答說：
「你認為我提出的構想值多少錢，就付我多少錢。
」據說，史瓦布後來把一張面額二萬五千美元的支票（在當時可算是一筆巨額款項），寄給李艾維當做顧問費。
甘迺迪（DanKenneday）在其所著的《企業家該知道的時間管理》（NoB.S.TimeManagementforEntrepreneurs）一書中提到：
「如果你覺得清單這種作法令你受限，但很快你就會學到，只要熟悉清單的使用方法，便會發現這種作法其實彈性很大。
你在紙上寫得愈詳細，就不必花力氣記得那麼多東西，也就不必擔心太多。
這麼一來，就可以空出一些心思，好好想想更重要的工作。
」
每天早上我一進辦公室就打開電腦。
在檢查完電子郵件後，我會打開清單資料夾，讓我知道今天該看哪些清單，該檢視哪些清單，再開始一天的工作。
在我的清單資料夾中，最重要的檔案就是待辦清單檔。
我自己有幾個專案待辦清單及長期待辦清單，不過，最重要的是我的每日待辦清單：
1.每日待辦清單。
每天我會把當天應做的事項輸入清單中，並把每日待辦清單列出，提醒自己當天該做什麼事。
從這張清單中，我設計依小時為單位的時間表。
我每天都會更新這張清單。
我喜歡工作，也花相當長的時間工作，所以我接了許多令我感興趣的專案。
不過，我會量力而為，不會接太多案子讓自己忙不過來，因此，我就能趕上每件案子的截止期限。
2.專案待辦清單。
我另外用一個檔案，放入我目前正在進行的所有專案，並把每項專案的截止期限輸入其中。
我每週檢視幾次這項清單，利用它來確定自己每日待辦清單，已把所有需立即做完的必要事項都列進去。
3.長期待辦清單。
這項清單中包含一些我想做、但目前還未簽約的專案，因此，就不須要指定專案的截止期限。
我大概是每週檢查一次這項清單，通常每週我會花上幾小時的時間，做做清單上最令我感興趣的專案。
這種簡單的方法真的能奏效。
本書所介紹的方法都很簡單、實用，所以你可別因為方法太簡單或是太容易落實，就敷衍了事。
德士古石油公司（Texco）執行長拜喬（PeterBijur）說過：
「不管是在組織內或職責上，一旦開始引用一些複雜的東西，處理事情的困難度就會更高。
」對此說法，我個人深表贊同。
另外，我也贊同男士美髮俱樂部（HairClubforMen）執行長史柏林（SySperling）的說法：
「簡單的解決方案就是最好的解決方案。
」
第二节
決定優先順序
克服拖延的毛病
戒除浪費時間的壞習慣
====決定優先順序====
你能時常在有心情做某件工作時，就去做那件工作嗎？
不能。
有時候，期限緊迫的截止日期意謂著，你得把比較喜歡的工作先擺在一邊，就算還不想立刻去做一些比較艱鉅的工作，礙於截止期限緊迫，還是得馬上去做。
我在靠近辦公桌旁的一面牆上貼了一張清單，每週我都會檢視一次這張清單。
我把這張清單命名為：
辦公室法則。
用這張清單提醒自己，要想在事業上獲致成功，就該做什麼事情。
法則一就是：
「先做最該做的事。
」也就是說，你得訂定工作的優先順序，也得趕上工作的截止期限。
舉例來說，如果我正沉浸在寫書的情緒中，但明天早上就得交出一份報告。
那我就會先把報告寫完，把報告傳真或以電子郵件方式交給客戶。
然後，我就會獎勵自己，用一整個下午的時間來寫書。
如果我放縱自己先寫書，可能就會沒有時間寫完明天要交的報告。
另一項值得一提的「辦公室法則」，就是法則二：
「確定這是有實際效用的會議。
」這項法則提醒我，除非會議已訂出實際議程，否則就避免參加會議。
根據NFO研究機構最近所作的調查顯示，企業專業人士每個月平均參加六十次以上的會議，現在，美國員工幾乎就花掉三分之一以上的時間在開會。
事先決定會議開始及結束的時間。
在會議開始前讓與會者知道這項訊息。
準時開會、準時散會。
就算與會人數未到齊也準時開會。
訂定每件討論事項的討論時間。
確保與會者知道每件事項有多少討論時間可用。
掌握會議時間。
提出此類意見：
「我們還剩下三十分鐘。
」幫助大家掌握時間。
想讓會議時間縮短一些嗎？
不妨試試看這個方法：
把會議室內的椅子先搬走。
根據美國密蘇里大學（UniversityofMissouri）管 理助理教授布魯東（AllenBluedorn）的看法，以站立的方式開會所需的時間，比坐著開會所需的時間要少三分之一，而且會議決策的品質還一樣好呢。
====克服拖延的毛病====
企業家嘉姆（VictorKiam）曾說：
「拖延是機會的殺手。
」拖延是讓人工作進度落後、無法趕上截止期限、使工作成效極差的最大因素。
十九世紀美國馬戲團老闆暨表演者巴南（PhineasTaylorBarnum）就曾提出忠告：
「千萬別把現在這一小時內可以做到的事，拖延不做。
」科學家赫胥黎（ThomasHuxley）也指出：
「猶豫絕不能把事情做好。
」
一旦在心中有了譜，知道短期截止期限和長期目標後，你就能在每天的行程中保留一些彈性，可以依照自己對各項專案的熱忱，調整工作和時間。
把工作劃分成以每小時為單位所能執行的小任務，然後在時間表上變變戲法，讓你在最想做某件事時就做某件事，這樣一來也可以幫你克服拖延的毛病：
當你對某件專案感到厭煩，或是想不出什麼點子時，就換別的工作做。
做完工作時，別忘了給自己一點獎勵。
如果你整整一個小時都在處理一項進展相當慢的預算，獎勵自己一下，休息片刻、讀一讀信或起來走動走動。
如果你整個早上都照著時間表把事情做好，中飯時就去吃自己最愛吃的東西獎勵一下。
讓每天每小時的生產力發揮功效的最佳方式，就是訂定每小時時間表。
擁有這種時間表的人，知道自己在每分鐘該做什麼事，因此，就會強迫自己趕快把事情做好。
沒有訂定這種時間表的人，可能一整天都在迷迷糊糊中度過，一下做這個、一下做那個，從這項工作換到另一項工作，結果什麼事也沒做完。
拖延者常會趕不上截止期限。
他們到最後關頭才把事情做完，根本沒時間在交差前檢視一下自己的工作。
同時，也害自己和同事得承受過度的壓力。
拖延那些令人討厭、一成不變或較困難的麻煩工作，可說是人之常情。
不過，對於那些鍛鍊自己解決不喜歡或害怕事物的人來說，卻可以從中獲得自信，也能更充分利用自己的時間。
接下來，我們就來看看有哪些方法，可以幫助大家克服拖延的毛病：
想像一下當你把麻煩的工作做完後，那種感覺有多棒。
以正面積極的想法，想像工作成果。
如果專案極複雜或難以應付，就把專案劃分成一連串的步驟，並把這些步驟列入你的「待辦清單」中。
然後，訂定開始進行第一步驟的日期和時間，並且按部就班地做。
約束自己一天要花六十分鐘做這項工作，直到完成為止，並且訂定在每天同一時間做這項工作，記住，最好是在比較安靜、不受打擾的時候進行。
----設計誘因：
對自己承諾，如果做完工作的話，可以得到一項特殊的獎勵。
----
了解不必把工作做到最完美。
有努力總比沒努力更好。
或許你可以只做一部分的工作，然後讓別人來完成其他部分的工作。
讓你覺得無聊或討厭的工作，就派請別人去做，不然就把工作外包出去。
透過這種把例行或較不重要的工作、或是部分完成的工作，分派給部屬或同事去做的方式，你就可以獲得寶貴的時間，有多一點精力和熱忱。
如同福特汽車創辦人福特（HenryFord）的觀察：
「如果你把一件事分成幾個細小的部分來做，那就沒什麼特別難的事了。
」任何看起來似乎很艱鉅的專案，劃分成幾個部分、幾個階段或幾個層面，一次進行一部分，專案就變得不那麼嚇人。
接著，把這些劃分後的工作，排定工作時程，依照時程表上的截止期限逐項進行。
實際上來說，任何人都可以利用這種方法，更輕鬆地應付一天中每小時的工作。
只要你把專案步驟列成清單貼到牆上，從步驟一開始做，就算一天只工作四到五小時，也可以把事情做完。
華克（ColinS.K.Walker）在其著作《蘇格蘭諺語》（ScottishProverbs）中指出：
「開始做就是工作成功的重要條件。
」
所以，一分一秒都別再拖延了。
現在趕緊開始動手做事。
觀察家克勞德（GeorgeClaude）就說：
「簡單的事拖延不做，就變成難做的事。
難做的事拖延不做，就成了不可能的任務。
」
====戒除浪費時間的壞習慣====
首先，你得先找出自己有哪些浪費時間的壞習慣。
對我來說，我會在早上醒來後，在床上賴上一小時。
但早上卻是我生產力最高的時候，所以我強迫自己醒來後，穿好衣服到辦公室開始工作，不要再繼續賴床，當我這樣做以後，我發現自己的生產力大幅提升不少。
對你來說，浪費時間的壞習慣可能是在一天當中看齣連續劇、花太多時間上網、在網路聊天室聊天、或是跟別人講電話聊天、花太多時間做家事、或是熬夜看書或看電視。
當你找出自己浪費時間的惡習後，把你一定得避免的壞習慣列在清單上。
用命令式的語氣寫下自己該根除的惡習。
舉例來說，如果拖拖拉拉就是你浪費時間的壞習慣，那麼你就該在清單上這樣寫：
「別再拖延了。
」如果你因為不喜歡拒絕別人，反而害自己得承擔過多不必要的責任，那麼就在清單上寫下：
「學會說不。
」
把這張清單放在辦公室中經常看得到的地方，好比說：
你面前的牆上或是你自己的告示板上，或是貼到門上也可以。
不然的話，也可以把清單放在抽屜裡，只要每天都可以看到它就好。
當你看到這張清單時，就不斷地提醒自己要避免這些惡習，同時要把自己浪費時間的行為矯正好。
過不久，你就會發現自己有很大的進步，可以在更短的時間內做完更多事情。
試試看吧！
第三节
避免分心
利用八十／二十法則
製作並運用標準作業程序
====避免分心====
如果外界的人、事、物令你分心，那麼這可能就是浪費你時間的主要因素。
所謂外界分心的人事物，指的就是打斷你手邊工作且不在計畫中的活動。
比方說，如果你整個早上專注在撰寫報告，一位同事請你打電話給顧客，幫忙解決一項即時的技術問題，這就是一種來自外界的令你分心的事物。
要避免分心的重點就在於：
盡可能的把這些會妨礙你的人事物，阻擋在外。
你可以把門關上，把自己的辦公桌搬離走道，用電話答錄機幫你過濾電話，在門上掛上一張請勿打擾的牌子，一天當中在家工作幾小時以避免受到打擾，或是請別人安靜。
如果你肯花心思去想的話，就會想出許多方法，避免自己受到打擾。
如果別人的打攪真正造成你的困擾時，不妨試試看，在一天當中空出一段時間，跟找你的人見見面、接聽電話。
把其他時間視為「私人時間」，是你可以工作而不會受到干擾的時間。
大多數人認為若能在一段時間內不受到打擾，就能做完更多的事。
這部分主要的構想就是要你依照自己時間表做事，而不是順應別人的時間表做事。
雖然這不是一直都可能做到的事。
但是，你愈能控制好自己的時間，就愈能主宰自己的人生。
====利用八十／二十法則====
八十／二十法則說，你只要花二成的努力，就可以完成八成的工作。
其中的訣竅在於：
是什麼讓這二成努力變得如此具有生產力？
了解其中緣由後，你就能花更多時間，在這種高生產力的的活動中，把花在無生產力工作的時間減少。
為了分析你如何運用時間，你可以把二週內的日常活動記錄下來。
接下來的步驟就是找出方法，解決浪費時間的人、事、物。
你能否設計制式信函，做為一般聯繫或回覆之作，或讓祕書先把回函撰寫好？
或許也可以設計一種比較便利的表格，讓你更容易處理特定型態的溝通，避免每次都要寫便箋的麻煩。
你自己或助理可否整理並組織化檔案系統？
能不能把出差排在一起，或是把出差所需的往返時間排在非工作時間內？
舉例來說，如果星期一一大早要出差，那就排定星期日晚上的飛機，這樣就不必浪費工作時間在旅途上。
----製作並運用標準作業程序----
製造大量產品就像是由一個模子刻出許多相似的東西，既可獲利，又能提升效率。
事實就在於產品製造流程中的步驟都一樣。
因此，這些步驟可被寫成文件記載下來，讓大家能簡單輕鬆地遵照步驟做事。
從這種藍領階級加強生產力的方法中，身為白領階級的專業人士一樣可以獲益匪淺：
遇到問題時，根本就不必重新思考該怎麼辦，想想上次遇到類似狀況時，怎麼解決就可以，或是做出類似回應即可。
從重覆事件中學習。
把各步驟獨立出來。
把可以再次使用的影像、圖片、文字和表格存檔下來。
讓自己的作業就像工廠的生產線一樣有效率。
把每項工作劃分成幾個小步驟，把這些步驟寫成標準作業程序。
當你要做工作時，就利用相關的標準作業程序做參考。
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