浅谈企业行政管理的功能特点及其要求.docx

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浅谈企业行政管理的功能特点及其要求

[摘要]企业的行政管理体系，其本身就是一个具体而微小得企业，涉及到整个企业的全部运作的沟通和协调，因为它是领导和各部门、员工的桥梁。

本文比较全面地分析了企业行政管理的内容及作用、特点、功能和要求，进一步了解企业行政管理的职能。

企业的行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。

它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面。

行政管理体系担负着企业的管理工作。

行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。

[关键词]企业；行政管理；功能；特点；要求

浅谈企业行政管理的功能特点及其要求

企业的行政管理体系，其本身往往就是一个具体而微的小企业。

行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业各方面业务。

行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。

行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程，行政管理的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁。

企业的行政管理如此重要，然而却几乎没有人去研究它，这是现今企业普遍感到最头痛的是行政管理，而改进它又不知如何下手的主要原因之一。

企业行政管理工作是一个广泛的概念，为尽可能切中主题，根据个人工作体会谈几点粗浅的认识。

一、企业行政管理的功能及其要求

（一）行政管理公的基本职能

概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。

究而言之，行政管理的实质就是服务。

 专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。

行政管理工作的职能是管理过程中各项活动的基本功能，又称管理的要素，是管理原则、管理方法的具体体现。

管理职能的划分有许多学派，国内外普遍将管理职能分为五项：

计划、组织、人员管理、指导与领导、控制。

1.计划

计划是为实现组织既定目标而对未来的行动进行规划和安排的工作过程。

在具体内容上，它包括组织目标的选择和确立，实现组织目标方法的确定和抉择，计划原则的确立，计划的编制，以及计划的实施。

计划是全部行政管理工作职能中最基本的职能，也是实施其他管理职能的条件。

计划是一项科学性极强的管理活动。

2.组织

为实现行政管理工作的目标和计划，就必须设计和维持一种职务结构，在这一结构里，把为达到目标所必需的各种业务活动进行组合分类，把管理每一类业务活动所必需的职权授予主管这类工作的人员，并规定上下左右的协调关系，为有效实现目标，还必须不断对这个结构进行调整，这一过程即为组织。

组织为管理工作提供了结构保证，它是进行人员管理、指导和领导、控制的前提。

3.指导与领导

指导与领导就是对组织内每名成员和全体成员的行为进行引导和施加影响的活动过程，其目的在于使个体和群体能够自觉自愿而有信心地为实现组织既定目标而努力。

指导与领导所涉及的是主管人员与下属之间的相互关系。

指导与领导是一种行为活动，目前已形成了专门的领导科学，成为管理科学的一个新分支。

4.控制

控制是按既定目标和标准对组织的活动进行监督、检查，发现偏差，采取纠正措施，使行政管理工作能按原定计划进行，或适当调整计划以达预期目的【3】。

控制工作是一个延续不断的、反复发生的过程，其目的在于保证组织实际的活动及其成果同预期目标相一致。

管理职能循序完成，并形成周而复始的循环往复，这就是行政管理工作的基本过程，其中每项职能之间是相互联系、相互影响的，以构成统一的有机整体。

（二）企业行政管理内涵

企业行政管理是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。

企业行政管理体系是企业沟通上下、联系内外的纽带和桥梁，企业行政管理横向涉及到企业各个部门、机构，纵向深入到每项工作的细枝末节，正所谓“纵向到底，横向到边”。

加强企业的行政管理工作对企业的持续、健康、稳定发展具有深远意义。

行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业各方面其它部门。

行政工作涉及到企业内部上下左右、里里外外的沟通和协调。

行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人想不到的细枝末节；行政管理的重要，是因为它是维系领导和各部门、众员工之间的纽带。

企业领导往往不否认行政管理的重要，然而却又往往不自然的弱视了它；这是很多处于准正规向正规化管理过渡企业，普遍存在的问题，而且又还面临着改进。

（三）行政管理工作的基本内容

关于企业行政机构。

行政工作是适应人们群体化工作方式的必然产物，在企业内部，行政工作无所不在，任何具有指令、协调、计划、控制、管理功能的活动都可称之为行政工作。

但是，由于企业组织单元中，大量的管理活动具有平行性和公共性，需要有单独的部门或机构进行纵向和横向的协调。

还有的工作因为其性质上不具有组织独立性，而运行中却与机构部门平行甚至处于上行位置，所以必然要求专门的部门承担这些任务。

因此，不同规模的企业为满足企业需求，设置有不同的行政机构，而且规模化程度越高，行政部门存在的必要性越强，在企业方方面面的地位和作用也就越显重要。

　　关于企业行政职能。

企业行政职能不同于国家政府机构的行政职能，没有特定的权力和法律保障。

通常所谓的行政职能是企业行政运行中其计划、组织、服务、协调、指挥、控制以及执行落实方面的功能和作用。

所以，企业行政部门是综合职能与业务职能相联系的结合体，其业务范围主要取决于企业的编制体制和组织结构，有的还必需符合于企业的决策领导方式。

但总体来讲企业行政部门的公共职能是相一致或者类同的。

同时企业的行政职能在外延上是发展和动态的，企业组织形式的变化和企业自身发展，在特殊的时期和阶段会对行政职能产生特殊的规定和要求。

　　关于企业行政管理人员。

企业内部人员在工作上没有高低贵贱之分，只有工作和任务分工不同。

因此，企业行政管理人员的身份和权力义务并没有什么特殊之处，所不同的是行政管理工作的特殊性质，对人员的素质提出了特别的要求。

概括起来主要有这样几方面：

一是品德上必需清正廉洁，为人正直，处事客观公正，有较强的事业心和责任感，对待个人利益要有牺牲精神。

二是有较高的组织纪律觉悟，工作中令行禁止，能屈能伸，保持良好的服从服务意识和协作配合意识。

三是具备一定的管理、业务、经济、社会公关和科学文化等综合知识。

四是具有分析思考、决策应变、指挥协调、组织管理、语言表达和开拓创新能力，掌握一定的领导方法和艺术。

五是有健康的体魄和充沛的精力。

　　关于企业行政管理业务。

实质是行政部门的工作范围。

这一点不一而论，绝大多数企业主要设置在企业日常工作程序、会议、人力资源、制度编制、外事公务、接待、文书档案、政务文化、员工教育培训等管理方面。

有的还包括后勤服务管理、行政经费管理等等。

这些工作的突出特点是：

服务性强，联系广泛，要求严格，头绪繁多，时效性高，政策权责明确。

掌握这些特点是认识和做好企业行政管理工作的重要前提。

（四）行政管理工作要求

行政部门还必须在“管理”、“协调”和“服务”三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。

从“管理”方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。

这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。

很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。

从“协调”方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。

行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。

没有充分沟通的协调不成为真正的协调。

从“服务”上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。

因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。

行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。

不但不可能，而且不应该。

因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。

行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。

行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。

行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头成品（结果）出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。

要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成"门难进，脸难看，事难办"的官府衙门。

管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。

特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。

行政工作要做得有人情味。

“管理”上做好领导的参谋和助手，在充分沟通的基础上做好“协调”，在“服务”上当好幕后英雄的境界，是行政工作的理想境界。

由于各种因素，并不容易达到，我们只能是尽力而为之，努力趋近于这种境界。

二、企业行政管理的特点及其要求

（一）行政管理的特点

“行政管理就是服务”，企业的行政管理与政府机关的有很大不同。

这种不同，在我看来，就在于它是企业的行政管理至少有以下特点：

企业的行政管理不是独立自足的，它本身并不是企业的目的所在。

企业的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流，提高企业的经济效益，加快企业的发展，那也是没有价值的。

简言之，企业行政管理服务于企业的根本目的即：

通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。

由于上述特点，因而也就派生出企业行政管理的又一特点，那就是它比政府机关的行政管理更注重内容和实质，而尽量减少不必要的表面文章、繁文缛节、形式主义。

企业的行政管理往往根据公司实际需要，对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁和调整，使之变得精练、实用、简洁、便利、节约成本。

它或多或少地与企业的经济效益相联即更讲究实效。

虽然不能说要直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，也就是说，不能直接对某个具体的行政行为问"你这种做法能为企业赚多少钱"；但是，企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相联系。

企业行政管理的着眼点在于充分挖掘和最大限度地利用公司的各种资源，提高员工工作积极性，开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展。

它要比政府机关的行政管理来得灵活。

政府机关的行政管理中所采用的一系列制度、程序等，与管理对象的实际情况有一定距离甚至严重脱节；往往不可避免地带有保守、僵化、不合时宜等特点。

而企业的行政管理往往根据公司实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通，因而带有很强的灵活性，比较能符合时代的发展和公司实际。

它"为企业的前线服务"的色彩比较明显。

企业行政管理部门人员在企业中应该"低调"，在企业中，行政部门为技术、生产、业务等一线部门服务的关系一般比较明确。

企业行政管理的上述特点就给企业的行政管理人员提出了这样一些要求：

企业的行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对"为管理而管理"；必须坚决摈弃形式主义，切实讲究实效；必须大力讲究勤俭节约，反对大手大脚；必须根据公司实际需要和可能采取灵活变通的方式方法，一切以公司利益为最高原则，反对泥古不化、因循守旧；最后，企业行政管理最终要落实到确立服务观念，克服拖沓习气，切实搞好服务上来。

（二）行政管理要求

在企业的实际操作中，往往存在两种倾向。

一种是完全摈弃“机关习气”，完全凭主观意愿办事的“游击作风”。

企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序；或无章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿，一拍脑袋决定任何大小事项，没有科学的研究、决策、落实程序；决策只凭当时灵机一动，正确与否全凭运气。

机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插手过多，搞得下属无所适从。

往往是老板忙得昏天黑地，干部员工却有劲使不上；老板总觉得干部员工拿得太多，做得太少；干部员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。

这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性和创造性，而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。

由于没有制定出成文的“公道和规矩”，造成企业中“公说公有理，婆说婆有理”，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休；或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令夕改。

企业处于一片"打乱仗"状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、财、物的极大浪费。

企业需要根据自身发展的需要和当前条件选择合适的、有一定程度的规范性的行政管理模式，并且随着公司的发展不断进行调整，以避免“游击作风”、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公司效益；但是必须时刻牢记，行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务，为公司领导和各个部门、干部员工服务，而决不可本末倒置，否则同样会降低员工士气和工作效率，损害公司利益。

三、反对企业行政管理中的 “游击作风”和“衙门习气” 

在企业的实际操作中，往往存在两种倾向。

一种是完全摈弃“机关习气”，完全凭主观意愿办事的"游击作风"。

企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权和环环相扣的工作程序；或无章可依，或有章不依；凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿，一拍脑袋决定任何大小事项，没有科学的研究、决策、落实程序；决策只凭当时灵机一动，正确与否全凭运气。

机构、部门、各级负责人都形同虚设，上级对下级大小事务插手过多，搞得下属无所适从。

往往是老板忙得昏天黑地，干部员工却有劲使不上；老板总觉得干部员工拿得太多，做得太少；干部员工又对老板一肚子怨气，怪老板不重视自己。

这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性和创造性，而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。

由于没有制定出成文的"公道"和"规矩"，造成企业中“公说公有理，婆说婆有理”，互相扯皮，互相推诿；尔争我夺，辩论不休；或遇事不议，或久议不决，或决而不行，或行而不果；重复讨论，重复决定，重复劳动；朝令夕改，朝秦暮楚。

企业处于一片“打乱仗”状态，严重影响工作效率和员工士气，造成人、财、物的极大浪费。

另一种倾向，是一些“机关作风”较重的企业行政管理干部，完全不考虑公司的实际需要和企业行政管理的特点，完全照搬党政机关行政管理那一套，搞形式主义、表面文章；繁文缛节、按部就班；清规戒律、条条框框；文牍主义、官样文章；公文旅行、笔墨官司；纸上谈兵、咬文嚼字；高高在上、颐指气使；脱离实际、不讲实效。

这样一种行政管理，既浪费精力，又浪费时间；既浪费人力，又浪费钱物；哗众取宠，华而不实；僵化死板，不近人情；把一个企业的行政管理部门变成了旧时代的“衙门”。

这同样造成极大浪费，降低工作效率和员工士气，影响公司效益。

以上两种倾向，都是我们应当大力反对的。

企业需要根据自身发展的需要和当前条件选择合适的、有一定程度的规范性的行政管理模式，并且随着公司的发展不断进行调整，以避免“游击作风”、打乱仗，提高员工士气、工作效率和公司效益；但是任何企业必须时刻牢记，行政管理的目的和实质在于为企业的根本目的服务，为公司领导和各个部门、干部员工服务，而决不可本末倒置，陷入过重的“机关习惯”，否则同样会降低员工士气和工作效率，损害公司利益。

四、企业行政管理要结合实际 

为了防止这种行政管理与各部门业务"两张皮"的现象，行政部门除了要转变观念、作风外，更有切实效果的应该是转化职能，也就是说要强化行政管理部门的企业管理职能。

许多企业都设有企业管理部，但由于很大一部分企业管理职能往往还保留在行政管理部门，企管口和行政口二者的职能往往发生重叠和冲突。

在这样的情况下，企管部实际上只起到了一个类似“法规处”的作用，在管理制度的执行上并无权威；而行政部门又被削弱了管理职能，沦为"总务处"。

为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱，"行政口"与"企管口"必须合而为一，要将一般企业的"企业管理部"的职能注入行政部门，增强其企业管理职能。

我认为，如果只是一般地要求行政管理部门深入各部门业务，增强为企业第一线服务的观念，克服衙门习气和老爷作风，恐怕难收实效。

因为行政人员如果没有一个切入口介入各部门的工作，会感觉“师出无名”，难以着手；如果介入得比较生硬，还会干扰各部门的正常工作，引起各部门的反感和排斥。

将企业管理职能注入行政管理部门、增强其企业管理职能后，行政部门深入各部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情；行政管理部门为了所制订的管理制度符合实际并切实可行，为了考察各部门执行制度的情况，为了使管理能够切实有益于各部门的业务，就必须要深入、跟踪各部门业务的进展，并且与各部门保持良好的合作关系。

反过来说，行政部门在通过增强企业管理职能而深入了各部门工作之后，也就能把行政工作做得更好。

比如说，由于深入了各部门的业务，对于各部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入，这对搞好人员考核和任用显然有很大助益；再如，行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等，就能解决各部门自身难以解决的一些问题，甚至起到公司高层领导都难以起到的作用；等等。

这一切，显然都有利于搞好行政部门自身与各部门的协调，改善双方的关系，改善行政部门的形象。

总之，行政管理工作涉及面广，综合性强，行政管理人员要有较宽的知识面和较高的理论水平、政策水平、业务水平，必须把学习作为一项重要任务，并紧密同工作结合起来，做到理论联系实际，在实践中增长才干，同时发扬务实求实，注重实效的作风。

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