某集团企业知识管理选型项目系统需求分析报告.docx
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某集团企业知识管理选型项目系统需求分析报告
某大型集团知识管理选型项目_系统需求分析报告
目录2
知识管理系统总体蓝图4
1.门户管理5
2.1系统应用目标5
2.2系统功能需求5
2.知识共享平台7
3.1系统应用目标7
3.2系统功能需求7
3.2.1知识分类管理7
3.2.2知识文档管理9
3.2.3项目卡片11
3.2.4知识地图12
3.知识联动平台14
4.1系统应用目标14
4.2系统功能需求14
4.2.1专家库14
4.2.2知识社区15
4.2.3电子期刊16
4.2.4积分管理17
4.扩展应用18
5.1移动化18
5.2提醒功能18
5.基础管理19
6.1平台统计19
6.2安全管理19
6.2.1用户与组织管理19
6.2.2登录控制20
6.2.3权限控制20
6.2.4系统日志20
6.3系统管理21
6.3.1系统备份管理21
6.3.2系统使用帮助21
6.3.3工作流配置管理21
6.4基础数据21
知识管理系统总体蓝图
根据对集团知识管理需求的分析，搭建了可支持某集团公司知识管理的系统总体蓝图。
系统蓝图包括三大组成部分：
门户、核心模板与基础管理。
1）门户：
门户强调以用户为中心，与某集团公司现有的统一用户平台集成，提供用户的单点登录，可根据用户的个性化需求设置个人门户，集成相关的知识信息，通过权限控制，实现员工对知识的集中访问。
2）核心模块：
包括知识共享平台和知识联动平台，实现知识的采集、存储、共享、更新和应用。
3）基础管理：
通过安全体系和系统管理确保用户对知识平台的访问和操作得到能有效的控制，防止知识的泄密。
同时利用数据库管理实现知识的一处录入、多处引用，并能实时对知识数据进行统计分析。
1.门户管理
2.1系统应用目标
某集团公司知识管理门户应满足：
Ø对于集团员工，通过门户的集成，实现用户的单点登录；
Ø可针对员工所在的公司/部门及所属岗位自定义门户，并在门户中做好权限控制；
Ø为员工提供个性化的知识信息，并能及时将知识推送给员工。
2.2系统功能需求
1）单点登录
通过门户实现统一登录，所有用户可通过集团现有的统一登陆平台自动登入知识管理系统，跨系统切换时无须再次输入用户名及密码。
2）栏目展现
通过栏目展现，使用户在首页即可了解到自己所需的知识文档。
系统用户可在界面直接查看员工权限范围内的最新知识文档、自定义的各类信息。
3）个人空间
系统应满足用户对知识管理平台的个性化使用需求，登入知识管理系统后，个人空间中显示的是所有与用户个人有关的信息，包括：
Ø个人文档
显示出所有与用户有关的文档，包括用户发布的、用户审核过的文档列表。
点击后可访问文档的具体内容。
文档可以为附件形式，也支持富文本。
Ø知识关注
1、显示所有其他用户推荐及用户自定义后由系统推送的文档列表，点击后可访问文档的具体内容；
2、显示系统后台强制推送的文档列表，点击后可访问文档的具体内容。
Ø动态消息
1、针对用户发布的知识或消息，当被点评或被赞时显示消息提醒；
2、显示用户被提问或被邀请的话题讨论等内容；
2、显示用户所关注的某人发布的动态消息，如被关注人员分享的文章、话题等。
Ø个人积分
显示用户当前所获个人积分情况。
2.知识共享平台
3.1系统应用目标
知识共享平台是某集团公司知识创造、储存和共享的平台，是集团知识内容积累与落地的载体，是员工学习并掌握梳理知识、搜索知识、分享知识的工具。
知识共享平台主要具备知识分类管理、知识文档管理、项目卡片和知识地图四部分的系统功能。
Ø知识分类管理：
通过知识目录的设计，明确知识内容的储存地点，规范知识的分类管理，便于员工快速便捷的查询到所需的知识，实现知识的复用。
Ø知识文档管理：
对知识管理系统中文档的上传、审核、发布、维护、更新进行全过程的管理。
用户可通过系统搜索引擎查询知识、根据自己的权限浏览知识，还能对知识进行评价。
Ø项目卡片：
通过项目卡片，将与项目有关的信息属性、知识文档关联到一起。
用户可以项目为纽带系统地提取所需项目的知识。
Ø知识地图：
利用知识管理系统，以“超链接”的方式将存放在系统中的某类知识串联起来，形成各应用场景的知识集合，协助使用者快速准确地获取所需的知识。
3.2系统功能需求
3.2.1知识分类管理
某集团公司知识库目录划分遵循“协同性”和“专业性”原则，打破集团内部壁垒。
第一：
协同性原则
Ø以某集团公司作为一级目录。
Ø在集团建立二级公共知识目录，标准制度、企业文化、最佳实践等知识为全集团员工共享。
Ø在集团层面按职能类型建立二级目录，包括品牌管理、战略规划、投资管理、人力资源、财务管理、精益管理、知识管理、审计管理、法务管理、工程建设、信息管理，由集团对应的职能部门对一级目录进行管理维护，根据需要增设三、四级目录。
第二：
专业性原则
Ø按集团八大产业建立一级目录：
包括机场、酒店、物流及供应链、置业、快线、食品、建筑智能、传媒。
Ø各产业根据自身业务特点建立二、三级专业知识目录，由业务板块对目录进行管理维护。
各成员公司按共同目录存储和分享知识文档。
知识库分类管理的系统功能具体如下：
1）知识分类建立
Ø知识库目录建立
●建立集团整体知识目录，作为查看文档和创建文档的入口。
●每个维度的知识分类都将形成树型结构；可以点击某二级目录前的符号，展示其子目录；当子目录中无上传文件时，可不显示该目录名称。
●能够在显示知识库目录的同时，显示各级目录下的文档数量，包括总文档数和最近一周该目录新增的文档。
●可对目录调整进行控制：
如集团统计设定一、二级目录；三、四级目录可授权分公司或部门自行增减，但是不允许改动二、三级目录。
Ø多维属性结构建立
●可建立多维度的知识分类结构，知识分类维度包括但不限于：
客户、行业、产品、文档类型、项目、项目阶段、供应商、部门、及其他体现专业特点的属性。
●属性标签可通过下拉框进行选择，可自定义必选、可选。
●用户可通过属性标签自定义推送的文档。
Ø知识分类关联建立
可建立知识库目录与属性之间的对应关系，从而实现在文档创建时，根据不同目录自动筛选其所需填写的属性选项。
2）知识分类浏览
Ø知识分类展示
用户可通过树形结构展示各维度的知识分类，并浏览属于各分类的知识。
3）知识分类维护
Ø支持系统配置修改在系统日志中进行记录。
Ø知识分类配置：
●知识分类结构配置：
支持对各知识分类结构进行添加、修改、删除等；支持对知识分类选项设置必填要求。
●知识分类选项值配置：
支持对各知识分类的选项值进行添加、修改、删除等；支持对知识分类与组织之间的映射关系进行调整。
●知识分类关联配置：
支持对知识分类与属性之间的对应关系进行调整。
●知识分类授权：
支持对某知识分类与属性进行重新授权，同时子分类及子属性可选择支持向下兼容。
●文档批量迁移：
可根据特定规则，批量将某一分类中的文档迁移到另一个分类中。
3.2.2知识文档管理
1）文档创建与发布
Ø文档创建
●文档创建来源：
用户可以直接在知识管理系统中相应目录下创建文档。
创建文档时，系统可以支持文档名称的部分自动生成，并可以手工进行修改、增减文字。
●文档属性选择：
用户可以对不同的知识库目录设置不同的必填文档属性。
权限范围默认为已设定的目录权限，但是对于特殊文件可进行权限修改。
文档创建者和创建日期由系统自动生成。
●文档附件上传：
支持word、excel、PowerPoint、pdf、exe、图片等各种格式附件上传。
●文档修改与删除：
文档创建后，可先保存为草稿。
在草稿状态或者在文档还未经审核时，文档创建者可对文档进行修改或删除。
●上档上传时有重复检测功能，防止同样的资料多次上传。
●后台可设置允许上传附件的大小限制。
Ø文档审核
可自主选择相应的目录，对该目录下的文档配置文档审核流程，需要审核的文档将被自动提交给相应的审批人进行审核。
该审批人可直接对文档内容以及所有选项进行修改或删除，也可直接退回给创建者。
Ø文档发布
系统通过对文档状态的判断，自动发布已通过审核或者无需审核的文档。
2）文档更新维护
Ø文档编辑
对于多人可编辑的文档，需先申请编辑，保持锁占用，以防止其他用户同时修改使版本混乱。
Ø文档更新
对于已正式发布的文档更新，更新文档创建完成后，可将原文档做失效标记或以新的版本存储更新文档。
对于标准规范类、项目文档等资料，在文件编辑时应保存历史版本。
Ø文档失效处理
文档创建者可对文档进行失效标记，系统将自动记录文档的失效时间。
在进行文档查询时，已作失效标记的文档将默认不会被显示出来，但可有针对性地查询失效标记的文档。
3）文档查询
系统应支持多种文档查询和信息查看方式，并且具有一定的智能推荐功能，具体功能需求如下：
Ø目录查询：
多维度的知识分类体系使得文档可通过多个目录进行查询，用户可以通过选择文档所在目录的方式，查找到所需文档。
Ø属性查询：
可以根据创建文档时选择或填写的文档属性进行检索查询。
Ø全文查询：
用户可根据需要，输入查询的关键字进行全文检索查询。
●支持检索范围：
文档标题、文档内容、附件标题、附件内容、文档摘要的模糊检索，创建人、创建时间的检索；
●支持的格式：
word、excel、PowerPoint、html、txt、pdf等；
●可以支持两个或两个以上的关键词。
关键词之间为“与”的关系，关键词与关键词之间建议以空格为间隔符（要求支持全角与半角的空格符）
Ø组合查询：
可通过多关键字、多选项或者关键字加选项等组合方式，对文档进行组合查询。
Ø知识地图查询：
知识地图以不同的维度展现了知识结构，并且存放着指向具体文档的链接，用户可以通过查看知识地图的方式，查找到自己所需要的文档。
4）文档查看及下载
Ø文档查阅根据权限区分，一律以PDF或flash方式打开，具有下载权限的文档可以按原类型下载并打开。
Ø支持word、excel、PowerPoint、flash、pdf等文件的在线预览，可选择添加水印，也可支持图片库的预览。
Ø知识浏览历史记录：
可查看本人文档浏览历史记录，以便再次翻看。
Ø知识推送：
用户可自定义自己关注的知识，系统将用户关注的最新文档及期推送到用户个人门户。
5）文档推荐
Ø根据当前文档所属属性，或根据已阅读者的阅读记录，推荐相关联的其它热门文档。
6）文档评价
Ø读者在阅读完文档后，可对文档进行打分或者简要的文字评价；文档的分数范围为1-5分。
6）文档日志
Ø文档查看界面中应包含“查看日志”按钮，创建者、知识管理成员有权查看“查看日志”，了解文档被多少人、哪些人查看过。
3.2.3项目卡片
集团业务中不少成员公司是项目型企业，因此引入项目卡片，作为对项目过程知识进行管理的重要载体。
Ø对项目中产生的文档进行有效管理，用户可以根据公司开展的项目，共享在项目中产生的文档。
Ø用户通过项目的进展，把项目各个阶段产生的文档上传到与项目卡片关联的目录中。
Ø用户根据项目的一些信息，查询到相关项目，达到共享项目中文档的目的。
1）项目卡片创建
Ø一个项目一旦成立，就可以创建该项目的项目卡片，记录项目重要的字段属性，供用户查询浏览，了解公司所完成的或正在进行中的项目的具体情况，达到资源共享的目的。
Ø在创建新项目卡片的同时，系统能够以通知公告的形式，创建一篇文档，推送到“新建项目通知”页面，提醒用户有新项目生成，实现系统讯息的实时更新，使用户了解目前在公司有哪些最新的项目正在运作，方便用户更快地掌握公司的最新动态。
Ø项目卡片不仅能够让用户了解该项目的基本信息，同时，用户还可以在项目的不同阶段，分别查询该阶段的文档，以便用户了解该项目在各个阶段的详细信息。
2）项目知识文档上传
Ø在创建项目卡片时，通过“知识管理节点控制”按钮，用户能够在项目的各个阶段创建或添加相关文档，加强对项目各个阶段的知识管理。
Ø在每个项目阶段明确上传的知识文档类型，用户可以分别在项目的不同节点上传对应需产出的文档，以实现对项目相关文档更细化、更有条理的管理和控制。
Ø通过“参考文档”，可查看该阶段项目的文档预设模板。
用户可下载模板，在此基础上完成内容填写，将此文档上传至对应的项目阶段。
Ø用户在项目卡片中上传的知识文档，将自动与项目名称关联。
Ø通过项目卡片创建的知识文档自动关联到知识库中的某个具体目录下，具有权限的用户也可直接进入目录查找具体资料。
3）项目列表及查询
Ø项目列表将系统内所有项目汇集在一张表中，列出项目的一些基本信息，使用户对公司的项目有一个整体的了解。
也可以点击项目名，查看该项目的具体信息。
Ø通过表单中的搜索工具，用户也可快速找到自己想查看的项目。
●项目检索，即用户可以选择相应的项目属性，检索到自己感兴趣的项目卡片。
●通过检索出来的项目卡片，可以查看该项目中的所有文档。
●全文检索的功能避免了项目卡片及其相关表单中过多字段所可能引起的界面异常混乱，查找不便等问题，使用户能够方便、快捷地找到所需资料。
3.2.4知识地图
知识地图是关于某一主题的相关知识的集中展现，存放的是指向的知识源的链接。
知识地图具有相对稳定的结构，便于对某一主题的持续积累，帮助某一用户群将常用的知识进行结构化的显示。
系统应支持知识地图的新增、修改以及展现。
1）知识地图新增
Ø系统自动创建
对于知识内容变动频繁的知识地图，系统支持知识地图的自动创建功能，可设置知识地图的知识来源以及知识的展示结构，使系统根据预设好的知识来源条件（标题、关键词等），索引出相关文件列表供用户选择，用户可选定或者重新排序后，由系统生成知识地图。
Ø手工创建
对于知识内容变动少的知识地图，系统支持知识地图的手工创建功能，在系统自动创建知识地图的基础上，用户也可根据需要手工创建知识地图。
手工创建知识地图，首先要设置知识地图栏目名称，并根据需求选择各栏目中文档的来源目录，指定人员对相应目录的文档进行整理，手工建立文档链接，完成一张手工知识地图的创建。
2）知识地图修改
Ø自动创建的知识地图修改：
用户可对现有的由系统自动创建的知识地图的知识源以及展示结构的系统配置进行调整。
Ø手工创建的知识地图修改：
用户可对现有的由手工创建的知识地图的栏目、栏目文档来源目录以及具体的文档链接进行添加、修改或者删除。
Ø知识地图自动更新：
对于知识地图所链接的文档，系统要根据版本号自动更新到最新的文档。
3）知识地图访问控制
使用知识地图访问文档时检验用户权限，如果访问者无知识地图链接文档的权限，虽可以看到知识地图，但不能打开、下载相应的文档。
3.知识联动平台
4.1系统应用目标
知识联动平台是某集团公司知识共享并活化应用的平台，是集团员工思想碰撞、灵感迸发、智慧结晶的平台。
知识联动平台主要具备专家库、知识社区、思想库和积分管理五部分的系统功能。
Ø专家库：
将集团内部某一业务领域拥有专业特长、技能与经验的员工信息进行归集，促进知识在组织内部的交流与传播。
Ø知识社区：
知识社区的建立对于某集团公司打破成员公司间壁垒，促使专业化发展具有重大的裨益。
要求知识管理系统能满足各部门、各专业之间进行技术交流和讨论，发挥集团的协同优势。
Ø电子期刊：
由单位或个人汇总各类信息点，以期刊的形式进行发布，便于读者订阅、在线浏览、评论等。
Ø积分管理：
用于鼓励员工创造、分享、交流知识，对人和知识有量化的考核。
4.2系统功能需求
4.2.1专家库
某集团公司专家库，汇集了集团内所有专家的基本资料，由各部门、成员公司分别管理维护。
用户可以通过搜索自己需要的专家，共享到该专家做过的项目和写过的文档，选择需要的专家进行求助。
1）建立专家黄页
Ø系统通过专家黄页记录专家信息，包括基本情况、联系方式、专业方向、擅长领域、项目经历、获奖信息等等。
Ø专家库将所有的专家汇集到了一张表中，列出专家的一些基本信息，使用户对专家有一个简单的了解。
也可以点击专家姓名，查看该专家的具体信息。
Ø根据专业方向对专家进行分类。
2）专家搜索
在搜索专家时，可以从不同的角度进行搜索，如人事信息、业态、专业、项目等等。
Ø根据专家的人事信息进行搜索：
这种方法适于查询的人对该专家有一定的了解，通过提交他（她）的一些基本人事信息进行搜索，找到符合条件的专家。
Ø根据专业、业态搜索：
通过自定义的专业（如结构、强电、智能化），业态（机场、酒店），进行组合查询，找到匹配的专家。
Ø根据项目进行搜索：
先找到关注的项目，从项目的专家列表中找到符合条件的专家。
3）专家积分
Ø员工在向专家求助后，可根据收获情况可对专家进行评价，专家便可获得加分。
Ø用户可以根据专家的积分情况，对该专家有一个大致印象；同时也可提高专家的积极性。
Ø系统可根据积分的高低，列出专家姓名，用户可以查看各个专家的积分情况，并选择查看积分高或低的专家。
4）FAQ（常见问题解答）
Ø在专家库中开设FAQ专栏，员工向专家提问后将自己所提问题、专家回复情况如实记录。
Ø员工提出问题后，可通过邮件等方式联系知识专家，请求知识专家对协助回答所提问题。
Ø在记录FAQ时需列明主题、关键词、选择专家名称，提交后FAQ以列表方式展现标题。
Ø可通过关键词、专家姓名等在FAQ中进行查询
4.2.2知识社区
知识社区为员工提供了一个可以交流的平台，用户可以在该平台上提出自己的意见或看法，或者发布通知等信息。
在权限范围内，用户可以创建、阅读、回复帖子，而管理员可根据具体情况，给帖子或个人加分。
1）版块管理
Ø可以划分论坛版块，版块可以按照各个部门或业务领域来划分。
Ø可对每个版块分配版主进行分版块管理。
Ø版主对属于其负责的版块中的帖子具有以下管理权利：
添加、修改、删除、置顶、设为精华等。
Ø版主对普通角色具有以下管理权利：
禁止某用户在自己管理的版块中发言，将其提升为副版主，履行一定的版块管理职能等。
2）论坛基本操作
Ø可以支持帖子按版块发布。
Ø可以支持帖子修改。
Ø可以支持帖子删除。
Ø可以支持帖子直接回复。
Ø可以支持帖子引用回复。
3）帖子搜索
Ø可以通过关键字、选项等方式，对帖子进行单一维度或多维度查询。
Ø可以按论坛版块进行查询。
4）精华贴管理
●管理员定期整理知识社区中的帖子，将优秀的帖子列为精华帖，并设置精华帖专栏，方便用户查看；
●加精后，该帖子的原始创建分将被提高，同时，该帖子的作者也可获得相应积分；
●精华帖可以使用户方便、快捷地看到知识社区上最新的重要帖子。
4.2.3电子期刊
电子期刊是个信息分享的平台，每个期刊都有主编和发布范围，编辑从投稿库或外部渠道获取并整理信息，定期发布，期刊形式界面新颖而友好，读者可订阅，也可随时查看过往的期刊资料，并对其中文章进行点评和分享。
1）投稿
Ø每个期刊都对应一个投稿库，其中稿件对应主编全部可见，投稿人仅可见自己所投稿件；
Ø投稿人可对该期刊进行自由投稿，编写标题、是否原创、引用地址、正文、摘要等信息；
Ø一旦某篇文章被主编组稿，则标识为“已采用”，方便后期统计与识别；
2）组稿
Ø主编根据该期刊对应的模板进行组稿，根据不同栏目维护相关文章；
Ø文章可编辑文字格式，可加载图片，可关联链接，可添加摘要、微点评等内容；
Ø本期期刊全部编辑完毕后由主编提交发布，也支持审核后发布；
3）查看、搜索
Ø读者可随时查看有权限的期刊，包括该期刊过往发布的文章；
Ø可按期刊下文章的标题、标签、内容、编辑人等信息进行搜索；
Ø期刊界面交互体验友好，方便上下篇文章翻阅。
4）订阅、评论和分享
Ø读者可自行选择订阅或取消订阅，除非某些后台设置为“强制订阅”的期刊，订阅后，该期刊一旦有新内容发布，即自动提醒读者；
Ø读者可对每篇文章进行公开点赞和评论，支持“@”，并将文章分享给其他同事；
4.2.4积分管理
积分方式主要有两种，分为知识积分和个人积分：
1）知识积分
Ø知识本身的原始创建分，一般为2分；
Ø当有人阅读该知识时，该知识可得1分；
Ø当有人回复该知识时，该知识可得2分；
Ø社区各版块管理员可对优秀的知识进行加分。
2）个人积分
Ø创建知识，可得2分；
Ø回复他人知识，可得1分；
Ø知识获得加分时，该知识的作者也可得到相同的积分。
4.扩展应用
5.1移动化
同时可在移动端实现单点登录，系统支持html5页面访问，至少需满足在线搜索、预览、评论等功能。
5.2提醒功能
除系统内的消息提醒，可支持以下外部提醒：
Ø支持调用smtp接口，发送邮件提醒；
Ø支持调用集团已有的IM接口，发送即时消息提醒；
Ø支持调用短信接口，发送短信提醒。
5.基础管理
6.1平台统计
系统应具备多种实时统计的功能，对系统各方面数据进行统计并实现图形化的统计结果展示。
另外还应具有报表功能，根据用户统计需求生成相关报表。
具体统计内容如下：
Ø用户统计
●可统计平台用户数。
●可统计某时间段内用户总登录次数。
Ø文档数量统计
●支持按文档分类统计属于某一分类的或者属于多个分类的文档数量。
●支持按组织/领域统计各组织或者领域内所发布文档并按文档总数对组织/领域排名。
●支持按时间段统计各组织或者领域内在该时间段的文档增加数量并按文档增加总数对组织/领域排名。
Ø阅读统计
●可记录单篇文档的阅读日志，统计单篇文档阅读数量并排名，也可汇总文档的评论数量。
●支持按文档分类统计属于某一分类的或者属于多个分类的所有文档的阅读总数。
●可按用户统计每位用户的阅读日志以及阅读数量，并按阅读数量对用户进行排名。
Ø积分统计
●个人积分统计：
可按时间对个人所得积分进行统计并按积分高低排名。
6.2安全管理
系统应具有以下安全访问控制功能，以确保信息在安全的环境下共享。
6.2.1用户与组织管理
系统支持ldap同步：
用户与组织机构同步支持ldap过滤，并支持同步ldap指定字段，组织机构与人员排序支持基于ldap属性排序。
6.2.2登录控制
系统不再有独立的登陆页面，而是统一跳转至集团统一登陆页面，并与集团统一用户平台集成后，使用一套账号密码。
用户注销和密码修改也统一调用集团统一用户平台。
6.2.3权限控制
Ø访问权限控制
●用户权限级别设置：
支持对人的维度按组织机构、部门、岗位、行政级别及自定义角色等分类设置。
●目录权限设置：
支持对知识分类体系中各目录设置权限，作为该目录下所有文档创建时的默认权限。
用户在创建文档时，又可对该文档单独设置权限。
●支持对某类文档或某个文档设置不同的访问权限，包括新建、查看、编辑、删除、附件下载、打印、共享等。
●可配置访问权限控制的原则，实现不同访问权限之间的对应，比如拥有正文下载权限，则自动拥有查看权限。
●权限查询：
可查询到某一用户拥有的所有权限，也可查询到某个文档或分类的权限被哪些人拥有。
●权限导出及盘点：
能够导出权限范围下目录、文件名，也可以导出公司全部目录的权限。
系统允许有权限的人导出目录及相应组、人员权限清单进行盘点
Ø权限申请管理
●支持按文档分类将属于该分类的文档创建、查看、附件下载、删除、编辑等权限分配给指定的人员或部门。
●也可以增加用户组，例如xxxx公司领导组、xxxx公司部门经理组、xxxx公司知识系统管理员组。
目录、文档权限增加人员有多种方式：
可以输入、查询、下拉菜单选择等等。
●可以建立监督组，监督组整组赋予全公司范围目录与文件名的查看权限、日志查看权限；部门监督
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