零售分销系统需求规格说明书V10new10307.docx
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零售分销系统需求规格说明书V10new10307
顺祥陶瓷有限公司
零售分销管理系统
《需求规格说明书》
版本<1.0>
修订历史记录：
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作者
审核：
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审核人
需求规格说明书
1.简介
项目简介
本文描述了信息系统软件开发项目的功能需求。
中科博日科技有限公司（下称中科博日）实施和咨询团队成员在对广东顺祥陶瓷有限公司（下称顺祥陶瓷）进行了调研，了解其对信息管理软件系统的详细需求，结合企业的业务现状，中科博日根据自身项目经验和标准流程，编制了本需求规格说明书。
目的
本文档用于确认顺祥陶瓷管理系统开发项目的功能需求，使项目出资人与开发实施人员在需求方面达成一致，使项目得以进一步的正常开展，并为系统验收提供依据。
概述
Ø本文档的功能模块和流程图包含了操作软件的基本需求，对功能模块给出了功能需求的描述。
Ø本文档的字段、表单模块给出了界面统一性设计风格等非功能性需求。
Ø本文档最终版将作为项目验收的依据和标准。
定义
业务动作
主要角色
a）系统查询用户:
按照各个职责岗位分工不同，对按不同的部门查询内容不同
一期部分业务单据表
零售模块
功能模块
涉及表
用户登入
用户基础信息表（棣属于哪个客户或者组织机构？
兼容指纹ID、所属区域（华南区等））
组织机构表、部门表
客户基础信息表（区分客户类型（代理商、门店等）、产品销售类型（代销、购销）等）
考勤管理
用户考勤上下班明细表（支持代班考勤）
考勤补录表
交班管理
交班明细表（包括交班时间、人员、金额）
促销查询
促销活动表（市场部操作）获取当天时间与促销时间判断有效期，判断促销商品是否存在及用户所属区域控制显示
会员管理
会员基础信息表（会员级别、会员消费总额）会员积分明细表、会员消费额-级别-折扣关系表
次品管理
次品申报表（支持带图片录入）、审批完成关联商品库存管理基础表
库存管理
盘点表（类型：
全盘、抽盘）盘点明细表、报损表、商品基础信息、商品库存汇总表、商品库存明细表（细分到区）、仓库信息基础表（分区、容量等）调入单、调出单、移仓单、入库单、入库明细表、出库单、出库明细表
退货管理
退货汇总表（关联原销售流水单）、退货明细表、（关联应付单-直接按照之前的销售流水单付款方式返还金额）客户退货表（滞销品退货、不良品退货）、客户退货明细（关联应收单信息）
商品销售管理
商品销售流水表、商品销售明细表（关联促销活动表、会员表、人员表、收银基础信息表）
收银管理
收银明细表（人员、收入、找余）
收银柜基础信息表（包括当前金额、钱柜密码等，另外日结后即把当前钱柜金额清0）
价格管理
终端商品基础表（增加店面零售价）
采购进补货管理
代销模式：
调拨管理
购销模式-销售订单表、销售订单明细表
关联采购订单、采购订单明细表、发货单、发货明细表、出库单、出库明细表、订单配送信息跟踪表、客户回单、回单明细（支持差异性信息输入）入库单、入库明细表
分销模块
功能模块
涉及表
用户登入
参考零售终端
销售计划（目标）
年销售计划表、月销售计划表、周销售计划表
意向客户管理
意向客户表
询价单
商品询价单、询价明细、关联商品基础表
经销商授权申请书
经销商授权申请表
客户管理
客户表
报价单
商品报价单、报价明细、关联商品基础表
调价单
调价申请、调价明细、关联商品基础表
销售订单
销售订单关联客户表、合同、商品基础表
库存管理
参考零售终端
发货单
发货单、发货明细、关联商品基础表、客户表
采购（订单）管理
采购需求计划、采购申请、采购订单、采购入库、采购退货单
物流配送管理
参考3.6配送管理：
配送计划、调度单等
客户回单
客户发货回单（支持差异性输入）
组织机构
系统整体架构
2.业务流程
项目简述
广东顺祥陶瓷有限公司是一家集科、工、贸为一体的大型日用陶瓷企业，公司致力于陶瓷炊具、陶瓷杂具、陶瓷水具、陶瓷餐具、素瓷等日用陶瓷器皿及家居用瓷的研发、生产和销售，现已建立起包括原料厂、白地厂、花纸厂、彩瓷厂、包装厂等设备一流的配套工厂和现代化的办公大楼，总建筑面积20万平方米，公司拥有国内和海外两大营销中心及两大生产基地。
顺祥陶瓷公司目前使用的路路通生产系统及鑫慧销售系统，能够解决部分企业作业层面的问题，但是随着公司规模的不断扩大，现使用的管理信息系统也暴露出了各种问题：
1、集团的信息系统数据没有整合，对生产效益信息无法及时获知；
2、信息孤岛严重，销售系统与生产系统脱节，销售无法快速获取仓储库存，生产无法及时预知销售数据；
3、信息流无法整合，审批流与业务流独立，加大作业人员工作量；
4、信息系统暂未实现对未来需求的有效扩展性。
这些问题在一定程度上制约公司业务的进一步提升。
为此，顺祥陶瓷公司拟在重新梳理分析现有业务的基础上，希望通过集团综合信息系统，结合现代科学技术（如：
电子看板、PDA扫描、移动终端、条形码等）进行整合、升级、改造，将公司管理思路引入其中，结合现代新技术最终建成集零售、分销、生产、仓储、配送、财务、信息门户为一体的综合物流管理平台。
期望通过集团综合信息系统的建设来优化公司业务流程、切实提高工作效率和提高公司的管理水平，使业务数据、任务自动流转，信息系统高效协同，从而确保服务品质，最终提高公司的核心竞争能力。
在整个业务流程中，着重关注于：
Ø通过实现销售、生产多组织一体化集团管理，使数据链能无缝流转。
Ø通过新系统实现客户订单下达到最终签收的全过程跟踪管理。
Ø各类业务数据的贯穿和关联，充分实现数据共享，减少数据重复录入工作，提高工作效率。
Ø通过新系统实现对现有仓库业务的管理，同时满足未来对仓库精细化管理的要求。
Ø通过新系统实现生产排程的优化，并对排产进行全程跟踪。
Ø通过新系统实现业务流与审批流的合二为一，实现集团信息化的有效整合，减少数据重复录入操作，提高工作效率
业务流程
客户合同管理
业务流程简介
1）该文档定义了对客户合同的管理。
流程的起点为合同签订后，登陆到本系统，终点为总部业务部在系统中审核完成。
2）此流程适用于：
a.各分公司同客户签订的合同；b.总部同客户签订的合同。
3）流程描述了合同签订后，如何登录系统，并由公司总部业务部审核，形成客户合同台帐的过程。
4）流程记录合同续签的过程。
业务流程所带来的相关规则和政策改变
1）制定规范化合同管理流程，并严格执行。
2）合同签订之初，在公司内部审批的过程，不在该系统中进行记录，登录的合同必须是公司内部审批完成的合同。
3）不同客户签订的合同，其报价是不一样的，每个合同的报价体系必须维护到系统中，作为后继核算收入的依据。
4）该业务流程涉及到的业务单据有客户合同，是收入计费的依据。
业务流程的详细步骤
操作步骤
部门
操作岗位
步骤说明
下一步
表单/报表
备注
1
2
3
4
分销管理模块
业务流程（现状）
经销部业务流程：
经销部现阶段接到一个意向客户通过线下对客户进行评估，评估通过后由经销部建立客户档案，并根据客户的供货需求进行系统报价，报价单审批通过后转销售订单，订单来源（1、网上订单2、线下订单），订单界面中可看可销量（实时库存）是否满足订单需求，如果满足进行发货，（发货也有特许发货与正常发货），审批前都需经过财务部审核再到经销部审批，物品不足情况经销部通知运营部进行布产，这时，经销部根据运营部返的交货期通知客户。
运营部业务流程：
1、销售订单发货安排。
运营部根据业务员给出的销售订单的发货日期及库存情况进行分货，确认货款没问题，安排发货；如库存足够直接安排仓库发货，如库存不足，有采购在途量的货品，与工厂沟通确认交货时间安排发货，采购在途量不够的，下采购订单；客户定制品或大量订货则进行销售订单转采购订单进行采购并对采购订单入库情况进行跟进。
2、一份销售发货单货品未发出会生成新的追加订单，在备注上有注明原单号。
3、根据产品的安全库存及可销量，在途量，销售情况等相关信息进行库存备货操作（下达内部采购订单给工厂进行生产加工并对完工入库进行跟进）；
4、采购订单的入库执行情况跟进，及采购退货单的执行情况跟进；
5、销售回单确认（针对客户的收货情况（客户发货单）进行系统录入用于对销售发货单的发货情况进行勾稽）。
6、对外采购部分根据销售部门提供需求，与供应商确认货品采购数量，在系统做采购订单并进行货款申请及对供应商货品发货情况进行跟进。
7、对外采购货品到货后由运营部仓库跟单员进行验收入库。
8、进行系统录入用于对销售发货进行与销售订单进行行安排操作针地直营店补货做相应的库存调拔，在系统做移仓处理。
9、仓库库存调整在系统做报损溢余单，客户领用单是在系统做领用单。
10、仓库盘点和门店盘点在系统的盘点管理和盘点录入模块进行。
11、商品资料和客户资料建档录入，报价单导入库客户商品资料。
财务部流程：
✧财务部门根据公司内各部门前端的业务流程处理，完成财务部分的总账管理、应收帐款、应付帐款、资产管理、现金管理、成本核算等工作。
✧顺祥陶瓷在现有金蝶K3系统内,完成财务部分基础数据维护工作。
✧采购和行政部门进行完采购流程，仓库验收入库完成后，根据供应商提供的发票检验信息，财务部门完成应付帐款处理。
针对业务流程相关规则及单据的改变
1）单据流程的变化，该业务流程涉及的单据包括：
报价单、调价单、销售订单、发货通知单、拣货单、客户回单。
Ø报价单：
根据客户意向及信息，对相关产品进行报价，包括货品名称、单价、折扣价等信息。
报价单的发起部门有品牌部和经销部；
品牌部的报价单主要针对门店的商品进行报价；审批流程为：
经销部的报价单主要针对经销商和代理商的合作商品进行报价，其审批流程为：
Ø调价单：
产品价格的更改，主要记录产品名称、调整前单价、调整后单价等信息。
调价单的发起部门有品牌部和经销部
品牌部发起的调价，主要针对商超合作商品进行调价，其审批流程为：
经销部发起的调价单，主要针对范围为目前某一合作的客户的部分或者全部合作商品进行销售价格的变更，其审批流程为：
Ø销售订单：
是客户对业务要求的指令，记录了客户名称、运输方式、配送方式、送货时效、货品名称、数量、起始地、目的地等信息。
Ø发货申请单：
销售订单录入完成后，系统自动生成，由业务员提出申请，记录了销售订单编号、货品的名称、种类、数量、单价、总额、要求出库日期等信息；
Ø发货通知单：
是业务部和运营部对仓库的出库指令，记录了货品的名称、种类、出库数量、出库日期、仓储等货品信息；
2）业务单据的签字盖章需要明确，即具体的交接流程及负责人需要明确。
3）如果发现销售订单相关数据与客户订单实际情况有差异，需查明原因，制定相应协调措施并严格执行。
4）拣货单：
仓库部仓储员在实际拣货动作产生时，记录了销售订单编号、货品的发货通知单号、拣货地址（仓库、储位）、拣货数量、拣货日期、拣货操作员等。
5）客户回单：
由客户根据实际的收货情况，提供销售订单的反馈信息，由业务员在体统内录入客户回单。
主要记录销售订单编号、发货通知单号、拣货单号、货品的名称、种类、出货数量、出库日期、签收人、客户签收日期等。
业务流程图的详细步骤
操作步骤
部门
操作岗位
步骤说明
下一步
表单/报表
备注
1
2.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14.
采购管理流程（运营部）
业务流程简介
运营部业务流程：
1、销售订单发货安排。
运营部根据业务员给出的销售订单的发货日期及库存情况进行分货，确认货款没问题，安排发货；如库存足够直接安排仓库发货，如库存不足，有采购在途量的货品，与工厂沟通确认交货时间安排发货，采购在途量不够的，下采购订单；客户定制品或大量订货则进行销售订单转采购订单进行采购并对采购订单入库情况进行跟进。
2、一份销售发货单货品未发出会生成新的追加订单，在备注上有注明原单号。
3、根据产品的安全库存及可销量，在途量，销售情况等相关信息进行库存备货操作（下达内部采购订单给工厂进行生产加工并对完工入库进行跟进）；
4、采购订单的入库执行情况跟进，及采购退货单的执行情况跟进；
5、销售回单确认（针对客户的收货情况（客户发货单）进行系统录入用于对销售发货单的发货情况进行勾稽）。
6、对外采购部分根据销售部门提供需求，与供应商确认货品采购数量，在系统做采购订单并进行货款申请及对供应商货品发货情况进行跟进。
7、对外采购货品到货后由运营部仓库跟单员进行验收入库。
8、进行系统录入用于对销售发货进行与销售订单进行行安排操作针地直营店补货做相应的库存调拔，在系统做移仓处理。
9、仓库库存调整在系统做报损溢余单，客户领用单是在系统做领用单。
10、仓库盘点和门店盘点在系统的盘点管理和盘点录入模块进行。
11、商品资料和客户资料建档录入，报价单导入库客户商品资料。
此流程适用于：
总部各分子公司、直营店、代理商均可执行此流程
业务流程所带来的相关规则和政策改变
1）制定规范化入库操作流程，并严格执行。
2）单据流程的变化，该业务流程涉及的单据包括：
采购计划单、采购订单、采购通知单、采购入库单：
Ø采购计划单：
采购计划单主要用于确定要采购哪些商品。
客户自定义或把来自渠道或门店的订单数据合并后，经财务审核，可以进行货品采购，于是就执行采购计划。
Ø采购订单：
采购订单与〖采购计划单〗和〖采购通知单〗关联，是真正地在某个工厂或供应商去生产商品。
这里您可以选择生产商品的工厂/供应商，指定负责采购的业务员、供应商交货日期，根据计划号选择某个计划单据。
您会看到采购计划单中所有商品明细数据都会带过来，方便快捷。
采购订单做好后，审核该订单，便可以对工厂/供应商下达采购通知。
Ø采购通知单：
这里的采购通知单是指入库计划，工厂告诉公司计划发货数量，商品信息与采购订单相关联；
Ø采购入库单：
采购入库单的主要作用是通知库管部门验收货物，并更新实际库存数量。
业务流程图的详细步骤
操作步骤
部门
操作岗位
步骤说明
下一步
表单/报表
备注
1.
2.
3.
4.
1、
5.
6.
7.
8.
9.
10.
入库流程
业务流程简介
1）该文档定义了入库流程：
入库通知单-验收入库-收货，适用于仓库结构完整，分工明确的业务模式。
流程的起点是承接供应商或生产完工下达的入库通知，终点为货品收货完成、验收入库。
2）此流程适用于：
总部各分子公司均可执行此流程。
针对业务流程现状，提供的改善意见
3）制定规范化入库操作流程，并严格执行。
4）单据流程的变化，该业务流程涉及的单据包括：
入库通知单、验收入库单、采购退货单；
Ø入库通知单：
是对即将入库的货品的核对凭证，包括货品的名称、批次、规格、数量等；
Ø验收入库单：
是收货单位收到货品的收据，品质部门对货品的检验工作，并记录了收货员实际收货验收的信息。
Ø采购退货单：
是由供应商提供的货品，进公司品质检验部门检验不合格后，由仓储部、品质检验等相关部门提供的采购退货单。
包括采购订单号、产品名称、数量、退货日期、退货原因、备注等信息。
业务流程图
业务流程图的详细步骤
操作步骤
部门
操作岗位
步骤说明
下一步
表单/报表
备注
11.
仓储部
仓管员
承接供应商或运营部前端数据，根据指令下达的入库信息，内容包括预计入库时间、货品、数量等信息。
2
入库通知单
1、入库通知单状态为已确认（入库通知单可由电子表格导入）
2、入库通知单可直接录入
12.
仓储部
仓管员
清点实物数量与入库通知单数量是否一致，并检查货品外观是否符合入库要求
3,4
13.
仓储部
仓管员
数量一致且外观符合要求，收货确认
5
14.
仓储部
仓管员
数量不一致或外观不符合要求，填写实收数量
2.3
异常处理：
与客户确认处理方案
2、入库—验收-收货
3、核对收货单和入库通知单
15.
品质部
检验员
对实收物品品质进行检验，判定是否合格
6.7
16.
品质部
检验员
检验合格的，可以由仓库进行验收入库作业，并打印相关单据
8
验收入库单
17.
品质部
检验员
检验不合格的，可以由仓库和品检等部门提供产品不合格信息，进行采购退货作业
结束
采购退货单
18.
仓储部
仓管员
实际入库，并记录相关入库信息
结束
系统内录入实际入库数据
出库流程
业务流程简介
1）该流程定义了出库业务：
出库通知-拣货-发货流程，适用于仓库结构完整，分工明确的业务模式。
流程的起点业务部/运营部下达的出库通知，流程的终点是发货单的完成。
2）此流程适用于：
各分子公司均可执行此流程。
3）该流程描述了业务运营部根据客户订单，在系统中录入销售订单，确认待出库的货品名称、数量、出库时间等信息后，并自动生成出库通知单，仓管员接收到出库通知单并打印交给相应的操作员，操作员根据出库通知单中的信息，生成拣货单并完成拣货作业，；此处可和合并出货通知单信息，将同一客户的销售订单相同货品进行信息汇总，拣货作业完成后，生成发货单，确认发货完成；发货时，将发货单打印出来随车一起发运，到货后交由客户签字确认并回执。
针对业务流程现状，提供的改善意见
1）制定规范化出库操作流程，并严格执行。
2）整个流程中涉及到出库通知单、拣货单、发货单三张单据，由此体现业务信息的流转过程：
Ø出库通知单：
由客服根据客户订单提交的计划类单据自动生成，包含货品的名称、数量、计划出库日期及客户等信息。
Ø拣货单：
由出库通知单汇总下推出的指导类单据，包含所需货品所属的仓库、库区、储位、入库日期、状态等信息，操作员可根据拣货明细安排拣货作业。
Ø发货单：
用于发货的指导类单据，包含了货品名称、货品状态、发货数量、发货日期等信息，指导操作员安排发货作业。
业务流程图
业务流程图的详细步骤
操作步骤
部门
操作岗位
步骤说明
下一步
表单/报表
备注
1
仓储部
仓管员
接收出库指令
2
出库通知单
客服录入委托订单（含出口指令-出库通知单）时，可查看该货品的库存数量及可分配库存数量，避免库存不足，导致订单无法操作完成
2
仓储部
仓管员
根据接收到的出库指令，集合调度部门给出的预调度信息，生成拣货单
3
拣货单
拣货单可由一份出库通知单下推得出，也可引入多张出库通知单，并根据仓库或拣货人进行拆分，便于指导操作员进行拣货
3
仓储部
操作员
操作员将生成的拣货单打印出来，按照拣货岗位分配拣货任务
4
根据系统预先设定的拣货策略进行拣货任务分配
4
仓储部
操作员
按拣货单的指示，将货品移至指定发货区，进行二次分拣
5
5
仓储部
操作员
二次分拣完成后，进行发货确认
6
发货单
要求发货单与出库通知单一一对应。
6
仓储部
操作员
根据发货单单信息将货品放置待发货区
结束
打印发货单及明细交接给驾驶员，便于客户清点货品
调拔流程
业务流程简介
Ø门店之间调拔所有商品均有系统录入单纸抟单两种单据，其中系统录入单为电子数据，纸质单经门店人员核对与实物相符的单据，如商品规格、花色、数量等，门店/仓库调拔商品需经仓库司机运送，门店应与仓库随车人员点清商品数里与实物核对无误后在纸质单上签字确认。
Ø调拔流程：
店铺发起调拔申请单审批后生成调拔通知单，由仓库根据调拔单商品数量安排发货，司机送货到店铺，由店铺人员核实商品无误后签字确认
2.3.8.1业务流程所带来的相关规则和政策改变
1）、配送是物流中一种特殊的、综合的活动形式，是商流与物流的紧密结合。
陶瓷企业物流活动中的配送是指按用户的订货要求，在企业仓库进行分货、配货工作，并将配好的货物送交收货人。
而调拨是一种配送方式，是商品在整个系统中的位置转移，只是影响某个地方的库存的增加或减少，但是整个系统中的库存总量是不发生变化的。
2）、调拔业务实现了店铺与店铺之间的商品转移，且调拨类型分为三个方面：
一是配送，即从仓库到商店；二是调拨，即同一种性质的店铺商品间的转移，如A仓库的商品调到B仓库，A商店的商品调到B商店；三是退货类型，即把店铺商品退到仓库。
2.3.7.2业务流程图
业务流图的详细步骤
操作步骤
部门
操作岗位
步骤说明
下一步
表单/报表
备注
1
3
4
5
盘点流程
业务流程简介
1）盘点流程定义了仓库部接收盘点指令，对货品库存按种类、数量、入库时间、所在仓库、库区、库位等信息进行清查、核对，最终判断是否存在库存差异的全过程。
2）此流程适用于公司总部和各分公司、代理商、门店、专柜进行盘点业务。
3）目前可分为定期盘点和循环盘点两种方式：
Ø定期盘点：
定期盘点法就是定期的检查库存的存货余额，以核对和保持准确的库存记录的方法，要求在一定的时期内对各种存货进行全面盘点，通常安排在企业每年生产和库存水平处于最低点的时候进行。
在盘点日，应停止仓库区的作业，指定一个存储场所来存放盘点期间内到达的所有物品
Ø循环盘点：
循环盘点法是有顺序的而不是定期的进行实物盘点的方法，是控制库存记录准确性和将其保持在高水准的一种基本方法，在盘点日不需要停止仓库作业。
4）盘点作业流程：
进行盘点以前，需要确定盘点制度，主要包括盘点方法、盘点周期、财务处理、差异处理及奖惩规定等。
具体操作：
建立盘制度及标准－进行组织落实－盘点前准备及培训－盘点作业－盘点结果是否存在重大差异，是，需重盘（追查责任、对策改进），否，进行调整和结算。
业务流程所带来的相关规则和政策改变
1）制定规范化盘点流程，并严格执行。
2）整个盘点流程可分为初盘、复盘：
Ø对于一般盘点来说，仅初盘就能满足需求，若出现差异则直接处理。
Ø对于盘点要求高的，可根据需要指定人员在初盘的基础上，再做复盘。
3）盘点时机分为每月例行盘点和由客服下达的指令盘点。
月例行盘点在系统中每月1日自动生成盘点指令，并由客服对指令进行确认，指令盘点是根据客服下达盘点要求进行盘点，包括客户、货品种类、名称等，并反馈盘点结果。
4）盘点差异处理：
盘点完成后，若盘点人员的盘点数量和
升级会员 