中专技校大专《计算机基础》培训专用教案第三章 文字处理软件 Word.docx

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中专技校大专《计算机基础》培训专用教案第三章文字处理软件Word

第三章文字处理软件Word2000

3.1Word概述

3.1.1Word的功能

中文Word2000是Windows环境下的优秀文字处理软件，它秉承了Windows友好的窗口界面、风格和操作方法，提供了一整套齐全的功能，灵活方便的操作方式，使用户能够轻松地进行文字、资料和图形处理，制作出各种图文并茂的文档。

Word2000的主要功能是：

文档编辑与排版、文本查找与替换、表格处理、图形处理、公式编辑、打印文件、样式与模板的制作和使用等。

3.1.2Word的启动与退出

在Windows桌面上双击MicrosoftWord快捷方式图标或选择“开始/程序/MicrosoftWord”菜单命令，即可启动Word2000。

启动后屏幕将显示图3-1-1所示的Word窗口。

图3-1-1Word窗口

当需要退出Word时，单击窗口关闭按钮，或选择“文件/退出”菜单命令，或选择Word控制菜单的“关闭”，也可以直接按Alt+F4快捷键。

如果输入或修改了文本，Word在退出前将询问是否要保存文档文件，此时可根据需要选择“是”、“否”或“取消”。

3.1.3Word窗口的组成

Word2000窗口包括了应用程序窗口和文档窗口两个部分。

⒈应用程序窗口

应用程序窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏和控制菜单等。

⑴标题栏

标题栏显示应用程序名为Word，当文档窗口最大化时也显示当前文档文件名。

⑵菜单栏

位于标题栏之下，每个菜单项都对应一个下拉菜单（如图3-1-2所示）。

 文件

编辑

视图

插入

格式

工具

表格

窗口

帮助

新建

打开

关闭

撤消

重复

普通

Web板式

页面

大纲

分隔符

页码

日期与时间

自动图文集

域

符号

特殊符号

批注

数字

字体

段落

项目符号与编号

边框和底纹

拼写和语法

语言

自动编写摘要

自动更正

绘制表格

新建窗口

全部重排

拆分

Word帮助

显示助手

插入

删除

选定

合并单元格

复制

粘贴

选择性粘贴

粘贴为超级链接

这是什么

网上Office

保存

另存为

另存为Web页

版本

当前文档名

工具栏

标尺

段落标记

风格线

文档结构图

分栏

制表位

首字下沉

文字方向

更改大小写

修订

合并文档

保护文档

检测与修复

拆分单元格

拆分表格

表格套用格式

关于Word

消除

全选

Web页预览

邮件合并

信封与标签

中文信封向导

英文信封向导

页面设置

打印预览

打印

查找

替换

定位

自动调整

标题行重复

绘制斜线标头

页眉和页脚

脚注

批注

脚注和尾注

题注

交叉引用

索引和目录

调整宽度

中文版式

发送

属性

汉字重组

背景

主题

框架

自动套用格式

样式

宏

模板和加载项

自定义

选项

转换

排序

公式

显示虚框

链接

对象

全屏显示

显示比例

最近关闭的文件

图片

退出

文本框

文件

对象

书签

超级链接

表格属性

对象

图3-1-2Word菜单栏示意图

当第一次使用菜单时，将仅显示出最近使用过的菜单命令，这时单击下拉菜单底部的“︾”符号，才能显示出全部菜单命令。

⑶工具栏

Word提供了许多工具栏，其中“常用”工具栏如图3-1-3所示。

打开电子邮件打印预览拼写与语法复制格式刷恢复表格与边框插入Excel工作表绘图显示比例

图3-1-3“常用”工具栏

①工具栏的显示/隐藏。

选择“视图/工具栏”菜单命令或窗口工具栏区的快捷菜单，将显示出工具栏菜单。

工具栏菜单中若某工具栏项前有“√”标记表示该工具栏被显示，否则表示被隐藏，单击工具栏项可以改变其状态。

②工具栏按钮的操作。

工具栏上的每一个按钮，都代表了某一项命令功能。

操作时，一般先选定操作对象，然后用鼠标单击工具栏中相应的按钮即可。

⑷状态栏

位于Word窗口底部，提供有关插入点位置和某些常用键状态等方面的信息（如图3-1-4）。

图3-1-4状态栏

⒉文档窗口

文档窗口包含标题栏、控制菜单、标尺和文本区等，见图3-1-1。

在Word中，一次可以打开多个文档窗口，用户可以在各窗口查看、编辑和传递信息。

当有多个文档被打开时，当前被处理的文档称为当前文档。

利用“窗口”菜单可以根据需要对窗口进行缩放、移动及滚动，以及改变当前活动窗口等操作。

⑴文档编辑区

用于输入、编辑和格式化文本、处理表格及图形的区域。

①插入点。

Word屏幕中闪烁的垂直条，用以标识操作位置；

②段落标记。

用以标识段落结束的标记，其中也包含了段落格式的行间距及缩进设置等有关信息。

段落标记可以通过选择“视图/显示段落标记”菜单命令和常用工具栏的“显示/隐藏编辑标记”按钮确定段落标记的显示或隐藏。

⑵标尺

文档窗口顶部和左边的图形条。

用以标识位置，显示和设置页边距、缩进段落、制表位及改变表中的列宽、行宽。

垂直标尺只有在页面模式下显示。

⑶选定区

在文档窗口左侧，没有任何边框标记的一个竖条形空白区域（鼠标在选定区时，变为朝右上的空心箭头），用以对正文部分进行较大范围的选定。

⑷滚动条

有垂直和水平两个滚动条。

其中的滚动块标识出插入点在整个文档中所处的纵横位置。

⑸拆分块

位于垂直滚动条的上端，可将窗口拆分为两个窗口，用以同时查看文档的不同部分。

3.2Word文档的基本操作

制作Word文档一般可以按以下五个步骤进行。

实际的顺序应根据具体情况确定。

⒈录入。

输入文本、表格、图形等；

⒉编辑。

插入、修改、删除、复制、移动文本；

⒊排版。

设置字符、段落和页面的格式；

⒋保存。

编辑排版后的文档存放在磁盘上；

⒌打印。

将文档从打印机上输出。

下面以制作如图3-2-1所示的Word文档为例，讲述如何输入、编辑、格式化文档等。

图3-2-1文档示意图

3.2.1建立文档

⒈启动Word时自动建立文档

Word启动后系统就会自动建立一个无标题的新文档“文档1”。

所谓“无标题”，是指还没有为这个新文档正式命名。

Word文档的扩展名约定为.DOC。

当一个新文档建立时，系统暂时用“文档n”（n是数字，表示建立的是第n个新文档）命名，直到文档存盘时由用户确定具体的文件名。

⒉选择“文件/新建”菜单命令建立新文档

选择“文件/新建”菜单命令后，屏幕将显示“新建”对话框（如图3-2-2所示）。

在“新建”对话框中，首先确定新建的是文档或模板，而后根据所建立文档的格式和内容在“常用”、“信函和传真”、“出版物”、“报告”等选择卡中选择新建对象的类型。

确定后，一个新的文档就建立起来了。

⒊通过“常用”工具栏的“新建”按钮建立新文档

鼠标左击“常用”工具栏的“新建”按钮直接建立一个新文档。

图3-2-2“新建”对话框

3.2.2文档的输入

文档的输入包括文字的输入和标点符号的输入。

⒈输入文字

在文稿的输入过程中需要注意：

每个段落顶头输入，以后用格式设置的“首行缩进”功能来处理首行两个汉字的空格；一个段落输入完毕后按一次回车键作为段落结束，系统将插入一个“段落标记”并换行，对于组成这个段落的各行由系统自动完成换行。

⒉输入标点和特殊符号

由于汉字的标点符号及一些特殊符号与键盘符号不能一一对应，Word中提供了以下几种输入方法来输入标点符号和特殊符号：

⑴在中文标点状态输入。

在中文标点状态下，常用的汉字标点符号都可以用键盘的指定符号键替代输入；

⑵利用中文输入状态栏所提供的“标点符号”软键盘来输入；

⑶利用“插入/符号”菜单命令输入。

在其“符号”对话框（如图3-2-3所示）中选择所需要的符号。

图3-2-3“符号”对话框

⒊段落标记的隐藏/显示

段落标记既表示一个段落的结束，同时也包含了该段落的格式化信息。

因此，段落标记在一个文档中绝非可有可无，段落标记无论显示与否，它都是存在并产生作用的。

控制段落标记的显示/隐藏，可以通过选择“常用”工具栏的“显示/隐藏”按钮切换其状态。

⒋强制分页

Word可根据用户对纸张大小的设置进行自动分页,但也允许进行强制分页。

将插入点定位在认为有必要进行分页的位置，选择“插入/分隔符”菜单命令，在其对话框中选择“分页符”选项，选择“确定”后，便能在插入点处插入分页符以进行强制分页。

3.2.3文档的编辑

在文档输入后，总会有一些不妥之处需要进行编辑修改。

一种修改文本的简单方法是，将插入点移到要修改的字符处，使用BackSpace键删除插入点前的错字，或按Del键删除插入点后的错字；另一种方法是首先选择文本的一部分对其进行标记（称为选定），然后对选定的文本进行删除、复制、插入或移动等编辑操作。

⒈插入点移动

不论是直接删除还是选定，都需要先确定位置。

确定位置的基本方法是先利用滚动条或翻页键（PgUp/PgDn）将目的位置显示在屏幕上，再移动鼠标指针到指定位置后单击，或者再用光标移动键（←、↑、→、↓）移动插入点到指定位置。

⒉选定文本

选定文本的基本方法是，从待选文本的一端单击并拖动鼠标到文本的另一端。

此时，这段文本呈反相显示，表示已被选定，如图3-2-4所示。

图3-2-4“文本选定”示意图

关于文本选定，还有如下一些操作技巧：

⑴选定一个英文单词或一个汉字词汇时，可双击该单词或词汇；

⑵选定大块文本时，先将插入点移到待选文本的一端，再利用滚动条将待选文本的另一端显示在文本区，按住Shift键单击该端点；

⑶选定一整行时，可在选定区单击该行；

⑷选定连续多个整行时，可在选定区拖动；

⑸选定一个段落时，可在该段落中三击任一字符，或在选定区双击该段落，也可按住Ctrl键并单击此句子；

⑹选定一个矩形文本块时，按住Alt键后用鼠标拖动；

⑺选定全文时，可在选定区中三击，或按Ctrl+A键，也可选择“编辑/全选”菜单命令。

⒊插入文本

移动插入点到插入位置处直接输入要插入的内容。

⒋修改文本

先选定要修改的字符，再输入所新的内容，即可覆盖原来的字符内容。

⒌删除文本

首先选定要删除的文本，按“Del”键，或选择“编辑/清除”菜单命令，即可完成所选定文本的删除。

⒍移动文本

首先选定要移动的文本，再用鼠标拖到新位置处，即可完成所选定文本的移动。

⒎复制文本

首先选定要复制的文本，按住Ctrl键的同时用鼠标拖到新位置处，即可完成所选定文本的复制。

⒏长距离的移动文本

首先选定要移动的文本，再选择“常用”工具栏“剪切”按钮或“编辑/剪切”菜单命令将其剪切到剪贴板，移动光标到所需要位置上，选择“粘贴”命令即可。

⒐长距离的复制文本

与长距离移动文本操作类似，区别只是用“复制”命令将其复制到剪贴板。

3.2.4撤消与重复操作

⒈撤消一次或多次操作

如果执行了错误的编辑等操作，可以立即通过选择“编辑/撤消”菜单命令，或“常用”工具栏“撤消”按钮恢复此前被错误操作的内容。

⒉重复操作

重复操作可以提高工作效率。

当要重复进行此前的同一操作时，可选择“编辑/重复”菜单命令，或“常用”工具栏“重复”按钮，或按功能键“F4”进行。

3.2.5查找与替换字符

查找与替换是进行文字处理的基本技能和技巧之一。

使用查找可以快速定位到指定字符处，使用替换可以快速修改指定的文字，甚至完成对某些指定字符串的删除。

⒈替换

替换的操作步骤为：

⑴选择“编辑/替换”菜单命令

屏幕显示如图3-2-5所示“查找和替换”对话框，选择“替换”选择卡；

⑵选择或输入对话框选项

①查找内容。

输入要查找的内容，即被替换的对象（例如“电脑”）；

②替换为。

输入替换内容（例如“计算机”），如果此框内不输入内容，则操作结果为删除文档中的被替换对象。

⑶查找与替换

当选择“查找下一处”按钮后，系统往下开始查找，若找到一个后将插入点停留在该处，并反相显示该对象，此时可以使用以下按钮进行替换、全部替换或跳过：

①“替换”按钮使找到对象被替换；

②“全部替换”按钮使其后所有的查找对象均被替换；

③“查找下一处”按钮将跳过当前查找到的对象，继续向下查找。

图3-2-5“替换”对话框

⒉查找

查找功能通过选择“编辑/查找”菜单完成，其操作与替换类似，但只进行单一的查找定位操作，并不进行替换。

3.2.6文档的保存与打开

⒈文档的保存

不论是录入新文件，还是对旧文件做了改动都应该及时保存文件。

Word提供了多种存盘方式。

例如，可以把一个已经打开的文件以新的名称存盘，起到备份旧文件的作用；可以在文档的编辑过程中按一定的时间间隔自动存盘，以及快速存盘等，用户可根据需要操作。

文档的保存有下面几种操作方法：

⑴选择“文件/另存为”菜单命令

图3-2-6“文件”菜单图3-2-7“另存为”对话框

当要把一个已经打开的文件以新的名称存盘，可以选择“文件/另存为”菜单命令（如图3-2-6所示），屏幕显示“另存为”对话框（如图3-2-7所示），要求确定文件保存的位置、类型和文件名等。

选择“确定”按钮后，即可按给定文件名在指定位置存盘。

⑵使用“常用”工具栏“保存”按钮，或选择“文件/保存”菜单命令，或使用快捷键Ctrl+S

命令执行时，如果保存的是一个未正式命名的新文件，也将显示“另存为”对话框；如果保存的是旧文件则直接存盘而不出现对话框，由所存新内容取代旧内容。

例如，将录入的文档，按文件名C:

\DATA\LX1.DOC存盘。

操作步骤如下：

①选择“常用”工具栏的“存盘”按钮，显示“另存为”对话框；

②选择“保存类型”列表框中的“Word文档”；

③在“保存位置”框的列表中选择“C:

”以及子目录“DATA”；

④在“文件名”文本框中输入文件名：

LX1;

⑤选择“保存”按钮。

⒉文档的打开

文档的打开是指把文档文件从磁盘调入内存的操作。

对已存在的文档，必须先将其打开，才能进行操作。

选择“常用”工具栏“打开”按钮或“文件/打开”菜单命令（如图3-2-6所示），或使用快捷键Ctrl+O均可通过“打开”对话框打开指定的文档文件，其操作与保存操作类似。

若文档最近被使用过，Word会在“文件”菜单的底部将四个最后被处理的文档列出（如图3-2-6所示），此时可以直接选择将其打开。

3.3文档格式设置

文档的格式设置，也称文档“格式化”，是指按照一定的要求改变文档外观的操作。

Word的格式化包括了对文档的字符、段落和页面等的格式化。

3.3.1设置字符格式

字符指文本中字母、标点符号、数字、运算符号以及某些特殊符号。

字符格式的设置决定了字符在屏幕上和打印出的效果。

包括：

字符的字体和字号，字符的粗体、斜体、空心和下划线等修饰，调整字符间距等。

对字符格式的设置，在字符输入的前或后都可以进行。

输入前，可以通过选择新的格式定义对将要输入的文本进行格式设置；对已键入的文字格式进行设置，要先选定需设置格式的文本范围，再对其进行各种设置。

为了能够集中输入，一般多采用先输入后设置的方法。

设置字符格式主要使用“格式”工具栏和“格式/字体”菜单。

⒈“格式”工具栏

“格式”工具栏（如图3-3-1所示）中有样式、字体、字号下拉列表框和粗体字、斜体字、下划线等按钮。

“样式”框提供了各级标题和正文等字符样式；

“字体”框提供了宋体、楷体、黑体等各种常用字体；

“字号”框提供了多种字号以表示字符大小的变化，字号的单位有字号和磅两种；

“粗体”、“斜体”、“下划线”、“字符边框”、“字符底纹”和“字符缩放”提供了对字体的几种修饰。

样式字号斜体字符边框字符缩放居中分散对齐项目符号增加缩进量

字体粗体下划线字符底纹两端对齐右对齐编号减小缩进量字体颜色

图3-3-1“格式”工具栏

使用“格式”工具栏只能进行字符的简单格式设置，若要设置得更为复杂多样，就应当使用“格式/字体”菜单命令。

⒉“格式/字体”菜单命令

选择“格式/字体”菜单命令后屏幕将显示如图3-3-2所示的“字体”对话框。

图3-3-2“字体”对话框

对话框中有“字体”、“字符间距”和“动态效果”三个选择卡。

“字体”选择卡不仅包含了“格式栏”中有关按钮的功能，还提供了许多如字符颜色、各种下划线等的选择；“字符间距”选择卡提供了字符的间距和字符垂直位置的设置；“动态效果”选择卡设置字符的动态显示效果。

在“字体”选择卡中，可以选择字体、字号（磅）、粗体、斜体、加下划线，可以进行空心、阳文、阴文等设置，还可以设置字符的颜色、加删除线、上下标、小型大写字母、全为大写字母、隐藏文字等等。

届时，操作的效果在对话框下方的“预览”框内显示。

通过“颜色”列表可以从多种颜色中选择某种颜色；通过“下划线”列表，可以从单线、粗线、双线、虚线、波浪等多种下划线类型中选择所需要的下划线样式；通过“上标”、“下标”，可以设置类似X2和A2这样的上标或下标。

在“字符间距”选择卡中，可以设置字符间的间距和字符的垂直位置，使字符更具有可读性或产生特殊的效果。

Word提供了标准、加宽和紧缩三种字符间距供选择，提供了标准、提升和降低三种位置供选择。

⒊格式刷

利用“常用”工具栏“格式刷”按钮可以复制字符格式。

操作步骤如下：

选定带有需要复制字符格式的文本；双击或单击“常用”工具栏的“格式刷”按钮；用刷子形状的鼠标指针在需要设置新格式的文本处拖过，该文本即被新的格式所设置。

双击“格式刷”按钮可以连续复制多次，但结束时应再单击一次“格式刷”按钮，表示结束格式复制操作。

⒋特殊字体效果——双行合一、合并字符、带圈字符、纵横混排、拼音指南

通过“格式”菜单的“中文版式/双行合一”、“中文版式/合并字符”、“中文版式/带圈字符”、“中文版式/纵横混排”和“中文版式/拼音指南”等菜单命令可以设置如下效果：

数学系计算机中心（双行合一）、（合并字符，最多六个字）、（带圈字符）、数学计算（shu4xue2ji4suan4）（拼音指南）、数学系计算机（纵横混排）。

实现上例中的操作是：

先选定，后选择相应的菜单命令。

3.3.2设置段落格式

段落的格式化主要包括段落的对齐方式、段落的缩进（左右缩进、首行缩进）、行距与段距、段落的修饰、段落首字下沉等处理。

对段落的格式进行设置时，不用选定整个段落，只需要将插入点移至该段落内即可，但如果同时对多个连续段落设置，在设置之前必须先要选定进行设置的段落。

进行段落格式化主要使用“格式”工具栏、“格式/段落”菜单命令和标尺。

1.“格式”工具栏

“格式”工具栏中的减少缩进、增进缩进、样式列表框、段落两端对齐、段落右对齐、段落居中对齐、段落分散对齐、给段落编号和加项目符号等按钮都可用于段落格式的设置。

2.“格式/段落”菜单命令

选择“格式/段落”菜单命令后，屏幕显示“段落”对话框，如图3-3-3所示。

3.标尺

标尺位于正文区的上侧，由刻度标记、左右边界缩进标记和首行缩进标记组成，用来标记水平位置和边界、首行位置等，如图3-3-4所示。

图3-3-3“段落”对话框

左缩进首行缩进右缩进

图3-3-4水平标尺

⒈设置段落缩进格式

所谓段落的缩进，是指段落中的文本内容相对页边界“缩”进一定的距离。

段落的缩进方式分为左缩进、右缩进，以及首行缩进等。

所谓“首行缩进”，是指对本段落的第一行进行缩进设置。

设置段落缩进位置可以使用菜单、标尺和格式工具栏，其中使用标尺最为简捷。

⑴使用“格式/段落”菜单命令

在“段落”对话框“缩进和间距”选择卡中进行左、右缩进，及特殊格式的设置。

⑵使用标尺

用鼠标在标尺上拖动左、右缩进标记，或首行缩进标记以确定其位置。

⑶使用“格式”工具栏

选择“格式”工具栏的“减少缩进量”或“增加缩进量”按钮可使插入点所在段落的左边整体减少和增加缩进一个默认的制表位。

默认的制表位一般是0.5英寸。

⒉设置段落对齐方式

在编辑文本时，出于某种需要，有时希望某些段落的内容在行内居中、左端对齐、右端对齐、分散对齐或两端对齐。

所谓“两端对齐”是指使段落内容同时按左右缩进对齐，但段落的最后一行左对齐；“分散对齐”是指使行内字符左右对齐、均匀分散，这种格式使用较少。

设置段落对齐方式常用“格式/段落”菜单命令或“格式”工具栏。

⑴使用“格式/段落”菜单命令

在“段落”对话框“缩进和间距”选择卡的“对齐方式”下拉列表选择段落的对齐方式。

⑵使用“格式”工具栏

用鼠标选择“格式”工具栏的“两端对齐”、“居中”、“右对齐”或“分散对齐”按钮设置段落的对齐方式。

若以上四种对齐方式均未选择，则为左对齐。

⒊设置段落间距

段落间距是指相邻段落间的间隔。

段落间距设置通过“格式/段落”菜单命令，在“段落”对话框“缩进和间距”选择卡的“间距”项进行。

它有段前、段后、行距三个选项，用于设置段落前、后间距以及段落中的行间距。

行距有固定值、单行行距、1.5倍行距、两倍行距、最小值、多倍行距等多种。

选择最小值、多倍行距后，还要在“设置值”框中确定具体值。

⒋换行与分页

换行与分页是指段落与页的位置关系。

换行与分页在“段落”对话框“换行与分页”选择卡中进行设置。

换行与分页的格式主要有：

孤行控制、段前分页、与下段同页、段中不分页、取消行号、取消断字等。

⒌设置段落修饰

段落修饰设置是指给选定段落加上各式各样的框线和（或）底纹，以达到美化版面的目的。

设置段落修饰通过选择“格式/边框和底纹”菜单命令，在“段落边框和底纹”对话框（如图3-3-5所示）中完成。

其中，在“边框”选择卡中设置段落边框类型（无边框、方框、加阴影的方框）、框线粗细、颜色及文字与边框的间距等；在“底纹”选择卡中设置底纹的类型及前景、背景颜色。

图3-3-5“边框和