行政管理制度1.docx

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行政管理制度1

第一部分行政管理制度

第一章文件的制作、实施………………………………1

第二章文具用品及财产管理办法………………………4

第三章保密制度…………………………………………5

第四章办公室管理制度…………………………………7

第五章会议制度…………………………………………9

第六章通讯费用管理规定………………………………10

第七章交通费用报销规定………………………………11

第八章印章管理使用规定………………………………11

第九章固定资产管理制度………………………………12

第一十章制服管理规定……………………………………13

第一十一章员工宿舍管理制度………………………………14

第一十二章小区参观管理规定………………………………15

第一十三章接待工作管理办法………………………………15

行政管理制度

第1章文件的制作、实施

第一条总则

（一）适应公司全面规范化的管理，做好公司的行文管理工作，特制定本办法。

（二）公司文件是传达公司领导指示、请示和答复问题、商谈工作、报告情况、交流经验的重要工具，各部门要认真做好行文管理工作。

第二条文件种类

（一）决定、决议：

对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（二）通告：

公布公司员工共同遵守的事项，用“通告”。

（三）通知：

发布规章制度、转发上级和其他单位的文件、批转下级单位的文件、要求下级单位办理和需要大家周知的事情，用“通知”。

（四）报告、请示：

向上级领导汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级请求指示、同意、批准，用“请示”。

（五）会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神。

（六）工作计划：

进行本年度、季度、月、周的工作安排。

第三条文件的格式

（一）文件由标题、发文字号、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、发文部门及印章、发文时间、抄送报机关等部份组成。

（二）正文标题，应当准确、简要地概括文件的主要内容，应标明发文机关和文件的种类；除批转规章制度外，不需再加书名号。

（三）发文字号，包括机关代字、年号、顺序号，如几个部门联合发文只标明主办部门发文号。

如公司发文为“深昊物[年份]第号”，部门发文为“深昊物（行政、财务、美景）[年份]第号”。

（四）文件一律加盖印章，上报的文件应注明签发人。

（五）秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。

（六）紧急文件分别标明“特急”、“紧急”字样。

（七）请示只写一个主送部门，如需同时送其他部门，用抄送（报）形式。

（八）文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

（九）发文部门应写全称或规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。

第四条文件的办理

（一）文件的办理应包括拟稿、审核、登记、分发、承办、催办、用印、传递、归档、销毁等程序。

（二）凡需要办理的文件，行政人事部应根据内容和性质送总经理、副总经理或交有关部门办理，并提出办理时限。

（三）已送总经理、副总经理批示的文件，应于二个工作日内批办，过期不批办的自动生效，责任由批示人承担；交有关部门办理的文件，行政人事部应根据办理时限检查催办，以防漏办和延误；办理部门也应将办理情况书面报行政人事部随原文存档；凡逾期延误和漏办的，部门负责人应承担相应责任。

（四）草拟文件必须符合下列条件：

（1）符合公司的规章制度及有关规定，如提出新的规定，应加以说明；

（2）情况要具体、观点应明确、内容应全面、表达要规范、条理要清

楚、层次要分明、文字要精练、书写要工整、标点要准确、篇幅

要简短；

（3）人名、地名、数字、引文要准确，时间要写具体的年、月、日；

（4）文件中的数字除发文字号，统计表、计划表、序号、百分比、专

用术语和其他必须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写，在同一文

件中，数字的使用前后要一致；

（5）文件的起草由主管领导指定拟稿人。

（五）拟后的文件应由部门主管负责对文字及文件格式进行审核，并在拟文单上签字。

（六）公司对外发出的文件由总经理签发，公司对内发出的文件由总经理授权或签发。

（七）发文部门在将文件送公司领导签发之前，要认真做好审核工作，审核的重点为：

文件内容、文字表达、文种的使用、格式等是否符合本办法的有关规定，然后送上报副总经理、总经理签批。

（八）所有行文经签发后,由行政人事部进行文档编号，并负责传递。

（九）公司内部行文必须履行签收手续。

（十）秘密文件不得翻印，传递秘密文件时要采取相应的保密措施，确保文件的安全。

第五条文件收发、传阅管理制度

（一）各类文件清点后由行政人事部文件管理员分类登记。

（二）行政人事部主管阅文，并批示传阅意见。

（三）文件管理员根据传阅意见送主批人阅批，并根据批示传阅、催办、收文。

（四）文件承办部门及个人，应根据紧急程度抓紧办理，并将承办结果填写在阅文栏内，文件要及时返回文件管理员。

（五）文件传阅或承办完毕后可直接归档，若有未尽事宜，可送行政人事部主管处理。

（六）公司各类对外文件，统一由文件管理员登记后外送，并要求收文方在发文本上签收。

催办事项由承办部门办理，并需将催办结果或批复交文件管理员存档。

（七）文件传递务必及时，做到不压、不漏、不丢，紧急文件须立即传送办理。

为保证文件的安全，不准携带文件回家或到公共场所，文件未公开前，不准外泄，严守保密纪律。

（八）当年的文件由文件管理员建立台账、分类，须立卷保存。

在当年年末或下一年初，装订全年的文件，由文件管理员具体负责整理、分类、立卷存档。

对于电子邮件类批示及档案文件，须定期备份到存档硬盘，存档电子硬盘须定期运行，保证正常状态。

第二章文具用品及财产管理办法

第一条文具的管理

（一）文具用品由行政人事部统一采购。

（二）文具用品分为个人使用类及业务使用类。

（三）各部门应于每季结束前提出下一季各月份文具用品需求计划表（见附表）送行政人事部统计全公司需求量。

（四）行政人事部在季末将需求计划表报总经理审批后执行。

（五）个人使用类文具每人领用时，每人每月以10元为限，超过部分不予核发。

（六）业务使用类以部门为单位控制使用量，领用标准以20元乘以部门人数计算，以核准的计划量发放，确因工作需要应另行请示。

（七）个人使用类文具，需以文具领用单（见附表）领用，文具领用卡每人一张，统一由公司行政人事部保管。

（八）业务使用类文具，每部门领用时应指定专人负责，需以文具领用卡领用，文具领用卡每部门一张，由公司行政人事部统一保管。

（九）严禁员工将公司文具用品取回家中使用。

（一十）各部门应注意节约费用，文具用品超过目标额时，需提出检查报告说明原因及改善方法。

第二条财产管理

（一）管理办法所指财产系办公事务用品，如电脑、打印机、复印机、电话机、计算器、办公桌椅、沙发等。

（二）办公事务用品由行政人事部统一采购、管理。

（三）办公事务用品分为办公设备类和办公家具类。

（四）办公设备类管理：

（1）所有办公设备均要统一编号，建立台帐。

（2）办公设备均由各部门指派专人负责管理及日常维护。

（3）原则上各部门的设备各部门专用（复印机、打印机、传真机等指派专人管理）。

（五）办公家具的管理

（1）所有办公家具统一编号，建立帐卡，由个人保管。

（2）办公家具每年核对一次，无故丢失或损坏，照价赔偿。

（3）员工在公司本部门内调动，办公桌椅随人转移。

员工离开公司或调往管理处工作，办公家具一律交回行政人事部另行分配，各部门不得随意处理。

（六）使用的办公事务用品依规定办理报废，由行政人事部核销。

（七）本办法经总经理核准后公布实施，修改时亦同。

第3章保密制度

第一条总则

（一）为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。

（二）公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知道的事项。

（三）公司附属组织和分支机构以及员工都有保全公司秘密的义务。

（四）公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

（五）对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。

第二条保密范围和密级确定

（一）公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：

（1）公司重大决策中的秘密事项。

（2）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

（3）财务预决算、各类财务报表、统计报表。

（4）公司内部章程、合同、协议、意向书、可行性研究报告、主要会议记录。

（5）公司对外投资原则、规划、意向、进展及合作伙伴的保密事项。

（6）公司所掌握的尚未进入市场、尚未公开的各类信息。

（7）公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料。

（8）其他经公司确定应保密的事项。

（二）公司秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

（三）密级的确定：

（1）公司在经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。

（2）公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议纪录、公司经营情况为机密级。

（3）公司人事档案、职员工资性收入、合同、协议、尚未进入市场和尚未公开的各类信息为秘密级。

（4）公司秘密的文件、资料应根据本制度第七条、第八条之规定，标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

第三条保密措施

（1）公司秘密文件、资料及其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、

摘抄、保存和销毁，由行政人事部或主管副总经理委托专人负责。

由电脑存取、处理、传递的公司秘密必须采取加密措施，并不得泄

漏秘密。

（2）对于密级文件、资料、物品、必须采取下列保密措施：

（1）非总经理或主管副总经理批准，不得复印、摘抄。

（2）收发、传递、外出携带，要指定专人并采取必要安全措施。

（3）对外交往中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。

（3）公司员工调离、辞职时，必须交出个人保管的公司各项资料，并由

主管领导签字及行政人事部确认后，方可办理手续。

如拒不交出或

故意损坏，公司有权予以辞退、扣发工资及依法追缴。

（4）不准在私人交往和通信中泄漏公司秘密，不准在公共场所谈论公司

秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

（5）员工发现公司秘密已经泄漏或可能泄漏的，应立即采取补救措施。

并及时报行政人事部，行政人事部接到报告后应立即作出处理。

第四条责任及处罚

（一）出现下列情况之一者给予警告，并扣发工资100元以上500元以下：

（1）泄漏公司秘密，尚未造成后果或经济损失的；

（2）违反本规定第二条

（一）、

（二）、（三）、（四）项规定的秘密的；

（3）已泄漏公司秘密但采取补救措施的。

（二）出现下列情况之一的予以辞退，并依法追究其赔偿经济损失：

（1）故意或过失泄漏公司秘密，造成严重后果和重大经济损失的；

（2）为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

（3）利用职权强制他人违反保密规定的。

（4）拒不移交及丢失公司重要文件的。

第五条附则

（一）本制度的泄密是指下列行为：

（1）公司秘密被不应知道者知道的；

（2）使公司秘密超出限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者

知悉的。

（二）本制度解释权归行政人事部。

第四章办公室管理制度

为加强办公室的管理及员工工作纪律，创造良好的办公环境，提高工作效率和工作质量，展示昊岳物业公司应有的精神风貌，按照规范化管理目标，特制定《办公室管理制度》。

第一条内部管理

（一）办公时间不得擅离职守、随意串岗，因公外出须经领导批准。

（二）不得在办公时间内因私会客长谈，确需会见的客人应到会议室会客，并尽量缩短会客时间。

来访客人未经允许不得带入办公区，公司领导的客人需在办公室会见的应有工作人员引领。

（三）严禁在办公室喧哗、吸烟、吃东西、闲聊和从事其他违法活动。

（四）打电话时应文明礼貌、长话短说、尽量压低音量。

严格限制打私人电话，原则上不可超过5分钟。

（五）各类会议应提前通知，做到少开会、开短会。

会谈（会议）期间，应关闭通讯器材。

原则上不准接听电话，特别是不准非会议人员或会议人员自由进出接听电话或无故离开会议室。

参加会议，应提前三分钟到达会场，并保持肃静。

（六）增强保密意识，公司行政人事部负责各部门的文件、合同（复印件）、协议、会议纪要、会谈记录等资料及重要活动中形成的照片、录音、录像等设施的保管。

传真由专人负责发送，并作记录存档。

（七）严禁将报纸占为已有，行政人事部需保存一套公司订阅的报纸，为各部门提供信息，也可以供员工休息时阅读。

（八）养成清洁、整齐的好习惯，注意个人卫生，保持地面及桌面清洁，文件资料摆放整齐，重要文件注意保管，每天下班后将桌面进行清理，将重要资料、物品放入柜内锁好。

（九）爱护公司电脑，按要求操作，不得擅自使用他人电脑，不得用电脑玩游戏或炒股。

如有违反，发现一次罚款50元。

爱护公司财产，包括各类办公设备，若无故损坏，视情节给予处罚。

（一十）员工衣着要求：

管理处所有员工上班时必须穿着工作服（没有工作服者，必须着正装），未按规定着装者，罚款10—50元。

（十一）员工上班时必须佩带工作卡或胸牌，行政人事部将不定时进行抽查。

不带工作卡或胸牌者，罚款10—50元。

（十二）坚持勤俭办企业精神，凡起草文稿、发送内部信件等，应做到一张纸两面用和信封重复使用；员工下班，应做到人走灯灭。

第二条对外接待

（一）有来访人士时，接待员工应起身相迎并让座、敬茶，要做到态度和蔼，彬彬有礼；来客告辞,应起身相送。

员工接待来客，未经总经理批准不得泄漏公司的管理制度、程序、

标准、员工的工资福利，以及企业经营活动等企业机密事项。

（二）员工接听电话时第一句话要说：

“您好，昊岳物业”，讲话要有礼貌，长话短说。

（三）接待投诉人员或接听投诉电话，态度要诚恳，语气要和蔼，解释问题要耐心。

禁止用生硬的口气，如因态度不好受到业主投诉，视影响程度罚款100---1000元，或给予行政处分直至除名。

所有投诉按规定做好记录，如未按规定做好记录，将被扣分罚款。

第五章会议制度

第一条总经理办公会议

（一）说明

（1）总经理办公会议是公司行政性会议，是总经理实施行政管理的高级会议。

（2）会议每月一次或临时由总经理视需要择定议题主持召开。

（3）参加会议的成员为总经理及副总经理，行政人事部经理为会议秘书。

必要时可邀请董事会成员参加。

（二）议题

（1）拟订公司年度经营计划（包括资金、工程、人员编制计划及调整）和投资方案。

（2）组织拟订公司经营管理与薪酬福利制度。

（3）研究部门经理（含）以上经营管理人员的聘任和解聘。

（4）会议秘书负责向各主要负责人收集主要问题的议题。

（5）其它有关公司的重大经营等事项。

第二条公司职员大会

（一）公司职员大会是公司全体性会议，由总经理主持召开，会议议题及时间由总经理决定。

（二）职员大会参加人员为公司全体管理层职员或全体人员。

第三条经理办公例会

（一）经理例会是公司业务性会议，由总经理主持召开。

（二）经理例会参加人员为公司各部门负责人。

（三）经理例会于每月的第一个星期一上午召开，如因特殊原因无法按时召开，由行政人事部负责通知另行召开的时间。

第四条各部门会议

由各部门具体组织安排。

第五条会议纪律

（一）会议参加人员必须按时到达会议地点，原则上不准请假。

（二）会议期间各与会人员不允许随意离座、进出会议室，个人公事、私事一律会后处理。

（三）会议期间发言人应注意言语精炼，抓住主题，提高会议效率。

第六章通讯费用管理规定

为方便联系、及时处理各类事务从而提高工作效率，对通讯费的报销做出以下规定：

第一条报销标准：

公司总经理和担负特殊工作的副总经理经每月实报实销；副总经理400元/月、总经理助理350元/月；部门经理、管理处经理（或主持工作负责人）300元/月；副经理、经理助理、工程师、物管员、社区维护队长、机电主管150元/月；财务人员、管理员100元/月。

报销以正规电信公司发票（发票署名本人姓名、手机号码）为准，在限额范围内实报实销；如无署名的正规发票报销只限100元/月。

第二条报销标准每年根据对报销人员岗位需要评估情况调整一次。

第三条通讯费由行政人事部审核登记后方可报销。

第四条手机号码如有更换，必须及时将新号码通知公司行政人事部，未通知公司将不予报销费用。

第五条所有报销人员通讯设备必须24小时开通，因公呼叫时手机关机或无故不复机超过三次的，将不予报销当月通讯费。

第七章交通费用报销规定

为了调动员工工作积极性、提高办事效率、控制费用支出，对公司交通费用补贴报销标准做出以下规定：

第一条报销标准：

公司副总经理以上级外出由公司统一安排车辆，如无车辆安排，可坐出租车，实行当月实报实销；其他人员外出办事原则上公司不安排车辆（批量采购、接待、携带巨额现金等特殊情况除外），每个管理处每月限额报销交通费用400元的公交车费用；公司部门根据事物多少及人员配置而定，没有批示的，暂按每月限额400元内。

如确需乘坐出租车，需先经管理处经理或部门领导同意，并经行政人事部登记后方可报销。

（管理处的士费用均在上述限额内）

第二条报销标准每年根据对报销人员（管理处）岗位需要的评估情况调整一次。

第三条根据以上标准报销交通费后，原则上任何人员不得再报销其它交通费用。

如因特殊情况超额者，须报总经理批准。

第四条交通费由行政人事部审核登记后方可报销。

第八章印章管理及使用规定

第一条公司公章、公司财务章、管理处公章、管理处财务章实行专人管理，各负其责。

第二条所有公章保管人必须在行政人事部办理公章领用手续。

第三条公司财务章和私章由财务部人员按规定分开保管使用。

财务人员休假时，由总经理安排人保管，财务章一律不得办理与财务工作无关的业务。

第四条公司公章由行政人事部保管，所有需加盖公司行政公章的文件（包括业务往来函、合同等），须凭总经理批示的文件并在公章使用登记簿上签名后，方能盖章、发文。

第五条个人因私需使用公章需由个人申请，主管领导审核，经总经理特批后方可使用公司公章。

第六条管理处公章由管理处负责人保管，所有需加盖管理处公章的文件须经管理处经理（或负责人）批准并在使用登记簿上签名后，方能盖章、签发。

管理处公章原则上只能用于公司内部行文和对小区住户发布的公示公告，一律不得对外单位及个人使用（如签订合同、收款收据、书面承诺等一律无效）。

第7条所有涉及公司和管理处的合同、协议及对外行文致函等用章（不论涉及到经济利益与否），须经公司总经理书面授权，同时由行政人事部存档，涉及到财务的由财务部存档备案，否则合同或协议无效（如涉及到纠纷的由当时人负全责，造成直接经济损失的由当事人承担）。

第八条所有公章必须按规定使用，任何人无权滥用或私用，如发现有违规使用各类公章者，公司有权给予任何形式处罚或无条件辞退，同时还有权追究其对公司造成的一切损失和赔偿；情节严重者，公司将移送司法机关处理。

第九章固定资产管理制度

第1条公司行政人事部为公司固定资产实物管理机构，负责公司固定资

产的管理工作。

第2条行政人事部由专人会同有关部门将固定资产分门别类登记造册

编号、建立档案，根据资产变更情况及时与财务部协调，调整账

目，做到账、物相符。

第3条行政人事部会同有关部门核实固定资产的存放地点、使用部门及

使用人，每半年对公司固定资产进行盘点，年终进行全面清查。

对出现盘亏或使用不当造成损失等情况，要及时查明原因，并提

出改进和处理的书面报告。

第四条固定资产的增值、买卖、转让、抵押等运作，均需按公司有关规定审批。

第五条根据公司资产的具体情况，向保险公司投保，以确保固定资产的增值和安全。

第十章制服管理规定

为树立良好企业形象，公司根据不同工作性质的岗位制订了不同着装的使用要求及款式的制服，现将相关管理规定明确如下：

第1条总则

（1）所有在岗员工必须按照公司规定的制服标准统一着装上岗。

（2）公司制服种类分为管理层类和操作层类，操作层又分为社区维护类、机电维修类、车场管理类（直接从市场上采购），服装按季节分为冬装、夏装。

（3）季节性换装时间原则上为每年的4月1日和11月1日，特殊情况以公司通知为准。

（4）员工制服配置由公司统一采购订制，员工入职后按规定领用；制服达到配置使用年限到期后由公司统一更新。

（5）操作层员工离职或转岗时，不论使用期限是否到期，均须洗干净退回公司或管理处仓库。

如制服丢失或损坏，须照价赔偿。

（6）管理层员工入职满一年后公司方统一配置冬装，在未配置冬装前员工应穿着与公司统一配置颜色接近的服装。

第2条　配置制服使用期限（含管理类及操作层类）

（1）冬装：

从公司统一发放之日起计，原则上每三年配置一次；

（2）夏装：

从公司统一发放之日起计，原则上每二年配置一次。

第3条　制服在使用过程中的规定事项

（1）公司为员工配置的制服达到规定的使用年限而员工在岗的，则员工交回旧制服后可重新领用新制服。

（2）社区维护员类操作层员工在入职时，试用期间直接从管理处领用迷彩服装，二个月后方可领用穿着公司统一款式的正式制服。

（3）操作层员工离职时，需将制服清洗干净交由管理处验收（包括各类装饰物齐全），并办理移交手续及签收；如制服丢失或人为造成破损，须由当事人负责照价赔偿；管理处在离职单上须说明制服移交情况（没有办理好服装移交的，一律不予办理相关离职手续）。

（4）员工离职收回的制服由管理处安排专人造册保管，原则上由管理处收款员负责制服的保管和发放，领用人须签收。

（5）在规定的使用年限内，如制服丢失或损坏，为保证公司统一着装形象要求，丢失或损坏制服的员工须本人自行补齐制服。

第十一章员工宿舍管理制度

第一条严禁在宿舍内抽烟、大声喧哗、打闹，打麻将、打扑克；晚上23点后停止一切娱乐活动，以免影响他人休息。

第二条爱护宿舍内的一切设施及设备；员工必须由正门进出，不得攀爬阳台、翻越窗户；未经许可不得搬离宿舍内的东西。

第三条不得在公共场所堆放杂物，不得从窗口和阳台向下扔垃圾和杂物。

保持宿舍清洁，保持室内物品摆设整齐、美观；不在室内乱写、乱画、乱贴。

第四条不得私藏易燃易爆物品；不得在宿舍内使用500W以上电器、煤气罐和直排式热水器；不得在宿舍内做饭，不得随便乱拉、乱接电线，发现火灾隐患应及时处理和报告。

第五条服从公司安排，不得私自调换房间及床位。

员工自己财物自己保管，任何人未经同意不得擅自动用他人物品，室内不准张贴带色

情的画片、图像、淫秽物品等。

第六条个人不得使用电炉、电褥、电夹板及热得快等电烧类用品，严禁私接电源插座等，严禁点蜡烛或使用明火。

爱护宿舍内一切公物，若有损坏按价赔偿。

第七条集体宿舍（专指二人以上居住的社区维护队宿舍）由公司统一安排，水电费、日常维修费用由公司负责；单人宿舍的水电费、日常维修费由个人自理。

第八条未经许可，不得私自带外人来宿舍居住。

来访人员必须严格遵守规定的访客时间，访客时间为早上九时到晚上十一时，访客须在晚上十一点之前离开。

第九条严格执行《社会治安管理条例》，不得在宿舍内聚众赌博、酗酒闹事、嫖娼；集体宿舍内不得留宿异性朋友或亲属，不得从事其它违法活动。

第一十条宿舍内的卫生由住房员工