办公室管理工作流程图.docx

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办公室管理工作流程图

公文处理流程图

收文登记

办公室主任阅批

主要领导签批

是否送分管校长

是

分管校长阅批

是否交处室承办

否

处室承办

是

主要领导

否

结果是否报告

是

公文归档

办公室收集

否

分管校长

制发学校文件信函流程图

部门拟文，部门负责人审核

校办主任审核

校主要领导签发

校办编号

文印室处理

校办盖章，发至各部门

公务接待流程图

兄弟学校、企业参观、交流等

上级视察、检查、安排会议等

校办主任审批

主要领导批示

否

是否接待

校办回复

是

校办了解来宾单位、职务、人数（男女）、事由、要求等相关信息

记录材料归档

接待方案实施

协调相关部门、人员落实接待方案，做好接待准备

按照主要领导的指示拟定接待方案

校办请示主要领导后确定主要接待部门、人员及协助部门

公务用车使用及维修保养流程图

车辆实行定点维修保养，校办经校长同意指定维修点

部门填写用车申请单

定期将车辆维修保养进行校对、汇总，交财务结算

维修保养发票及清单驾驶员签字报校办，校办办理报销事宜

维修保养时，驾驶员向校办汇报，校长同意后维修

同意

同意

不同意

不同意

结束

用车结束报校办

用车申请单交司机

校办登记安排

校长审核签字

部门负责人审核签字

学校公章使用流程图

用印人提出申请

材料返还用印人，流程结束

处室负责人审核用印材料

不通过

通过

处室负责人在用印申请上签字

用印材料用印申请送校办酌办

校办主任审核

符合用印规定

否

校领导审核

是

填写校办用印登记表，用印人用印

会议安排流程图

确定会议主题及参会人员

会议材料存档

发文并执行

准备参会材料，布置会场

安排会议场所

会议纪要

会议签到，会议召开

下发会议通知

学校文印流程图

送件人员将公务文印材料送校办文印室（单一材料量特别大的需经校办主任批准）

送件人员核查文件内容、数量后取件，并在文件登记簿签收栏签名

文印室受理，在规定时间内完成文印，并通知送件人员按时取件

送件人员在文件登记簿上逐项登记

领导讲话材料起草流程图

校办接受任务（方式：

文件要求、领导批示、例行季节规律性活动）

统筹安排（1、根据讲话稿的使 用日期，倒排进度，编制计划表，明确收集信息、完成初稿、逐级审核、征求意见、领导审定、印制等重要节点。

2、根据讲话稿重要程度等情况，安排人员起草， 明确分工，落实责任。

） 

搜集资料，掌握情况（1、要关注“三种情况”：

一是上情，掌握上级机关的决策部署、工作任务、相关要求；二是内情，掌握领导意图，熟悉本单位取得的成绩、存在的问题、作出的计划等；三是外情，掌握外单位有关情况，以便工作借鉴。

2、重视“四个渠道”：

一是从会议、文件中收集素材；二是从工作总结计划、简报中积累素材；三是从领导讲话以及与 别人的交流沟通中挖掘素材；四是从报刊杂志、文献资料中引用素材。

） 

拟定提纲（定提纲，是写好讲话稿的前提和关键。

定好提纲就等于明确了材料主线，能有效避免写作时跑偏。

提纲分为粗纲、细纲和粗细纲结合三种。

粗纲，只明确一级标题，确定主要层次，标出段 落大意；细纲，除粗纲所标内容外， 还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排等；通常情况下，拟写提 纲会采用粗细纲相结合的办法。

特别重要的讲话稿，提纲拟好后，要交领导审定。

） 

撰写文稿（根据讲话稿的框架结构，把收集好的信息归好类、入好列。

注意三点：

一是逻辑顺畅。

分清层次关系，做到具体事例和数据支撑小层次，小层次支撑小标题，小标题支撑大标题，并回避内容重复。

二是内容精炼。

明确观点，不遮遮掩掩，让人不知所云；善于分析、总结、归纳、提炼，做到言简意赅，不拖泥带水。

三是语言严谨。

领导讲话具有很强的政治性、指导性和权威性。

为此，讲话稿的语言必须准确、专业、严谨，避免歧义、晦涩等现象。

 ） 

修改完善（一是作者本人修 改。

看文章结构是否合理，看起承转合是否顺畅，看文字语言是否简练，看是否有低级错误等。

二是逐级审核把关。

将讲话稿提交主管领导审阅、修改完善，同时，征求相关部门意见，核准观点、数据、事实等。

三是领导最终审定。

） 

领导使用（校办根据需要安排人员参加，认真听会，做好记录，会后完善。

） 

整理存档（结合领导使用情况，进一步整理完善讲话稿，如有重要修改，还要交领导再次审定。

根据实际需要，在一定范围内发放，贯彻落实领导讲话精神。

及时将讲话稿的电子文档和书面文档整理归档。

） 

领导交办事项办理流程图

领导以书面批示、口头指示交办的事项

交办。

校办根据领导交办事项的内容和部门职能职责将交办事项转至承办部门办理，并登记备案。

承办。

承办部门应认真领会批示精神、准确把握办理要求，在规定时限内办结，并按时报送办理情况。

督办。

校办对已交办事项进行跟踪督办，确保落实。

建立落实情况台账，及时准确掌握办理情况。

按时向交办的领导汇报。

办结。

校办将承办部门报送的交办事项落实情况报告呈领导阅示。

对办理结果达到领导交办要求的，予以办结销号。

存档。

校办做好领导交办事项办理全过程资料的归档工作，承办部门做好承办事项资料的整理归档工作。

材料起草报送流程图

校办接受任务（根据文件要求、领导批示）

统筹安排（确定材料起草牵头人。

根据材料的情况，确定时间节点、人员安排， 明确分工，落实责任。

） 

搜集资料，掌握情况（根据材料的需要从文件、工作总结计划、简报、领导讲话、报刊杂志等搜集素材；掌握上级机关的决策部署、工作任务、相关要求，掌握领导思路、学校取得的成绩、存在的问题、作出的计划等。

）

拟定提纲，撰写文稿（明确材料主线，确定主要层次，明确一级标题，标出段落大意。

根据材料的框架结构，把信息归类、入列。

要做到逻辑顺畅，分清层次，要做到内容精炼，语言严谨。

） 

润色斟酌，送审把关（材料起草牵头人负责组织，对材料仔细斟酌推敲，力求主题明确、逻辑严谨、语言数据准确无误。

将材料提交主管领导审阅、修改完善。

） 

校核定稿，上报存档（材料经领导审阅后定稿，对定稿反复校核，确保无文字标点错漏。

按要求上报材料，底稿归档。

） 

枯藤老树昏鸦，小桥流水人家，古道西风瘦马。

夕阳西下，断肠人在天涯。