7第七章 财务制度.docx

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7第七章财务制度

第七章财务制度

为了加强会计基础工作和公司内部管理，为提高资金使用效果和规范公司财务报销

行为，合理控制费用支出，保证会计业务合法、合规和会计资料真实、完整，在财务部门设会计岗位和出纳岗位。

本制度根据公司的实际情况，将财务报销的相关借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程分别说明。

财务部门根据各部门业务工作的需要，按照稳妥可靠、量入为出的原则安排资金。

第一节借款管理规定及流程

一、借款管理规定

因工作需要出差或购买物品需借用支票、现金或差旅费用应填写借款单，借支须填写借支申请单，经主管领导批准签字，报财务审核用款额度，总经理签批后方可借支。

以下为借款条件：

（一）公司不批准私人借支。

（二）借支时间一般不得超过7天，特殊情况应事先说明。

（三）出差借款：

出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

（四）其他临时借款：

如业务费、备用金等，借款人员应及时报账，除备用金外其他借款原则上不允许跨月借支。

（五）各项借款金额超过1000元应提前一天通知财务部备款，超过5000元应提前三天通知财务部备款。

（六）借款销账规定：

借款销账时应以借款单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经领导签字批准，否则财务人员有权拒绝销账。

（七）借款未还者原则上不得再次借款（特殊情况除外），逾期一个月未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

二、借款流程

（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。

（二）审批流程：

申请人填写借款单→财务部复核→总经理审批。

（三）财务付款：

申请人凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

···

第二节日常费用报销制度及流程

日常费用主要包括电话费、交通费、办公用品费、低值易耗品及配件、业务招待费、培训费、资料费等。

一、费用报销的一般规定（单据填写参考附则具体要求）

（一）购买设备、物品的报销

1.大型设备和固定资产购买计划要按公司的控制额执行，其他设备物品的购买要事先申报公司拟定购置计划。

2.各部门需购买设备物品，须事先填写购买申请单，经部门负责人核准，总经理审批后方可借支购买，报账时须提供申请单作为依据。

3.报销必须取得相应的合法票据，由经手人填写清楚用途，要求发票背面须有经办人、部门总监的签名，送至财务部审核无误后，方能送至总经理室签批。

（二）交通费报销

公司统一办理公共交通卡，员工因公外出需登记借卡使用，并准确记录乘车区间及卡内余额。

工作交通费报销以公共交通或轨道交通票价为标准，因特殊情况需乘坐出租车的，经部门总监批准后方可报销。

（三）招待费报销

1.因业务需要招待客人，各部门或个人须事先填写招待费申请单，经部门总监批准，方可作为报销依据。

大额招待费应事前征得总经理批准。

2.业务招待的基本开支标准和参加陪客人员的控制：

外地客户来京需招待的，由总经理带队三人以上，人均开销标准控制在100元以内。

本地客户来公司一般安排工作餐，餐费控制在人均20元以内。

3.报销人有义务提供符合会计规定的合法、真实、有效的原始凭证。

对不真实、不合法的原始凭证，财务人员有权不予受理；对弄虚作假、严重违纪的原始凭证，财务人员有责任向领导汇报，查明原因，并追究当事人责任；

对记载不准确、不完整的原始凭证，财务人员有权予以退回，要求经办人补充更正。

二、费用报销的一般流程

报销人整理报销单据→填写费用报销单→申请人审核并签字→财务部门复核→总经理审批→出纳部报销。

第三节差旅费报销制度及流程

本规定适合员工因公远程出差使用。

远程出差是指超出北京市范围以外，且当日不能返回。

未尽事宜参照《差旅费执行标准》。

一、出差人员出行方式要求

员工因公远程出差，原则上交通工具为长途汽车及火车硬卧、轮船二等仓以下。

如因工作需要乘坐飞机的，须事先向主管总监申请，并经总经理批准后方可实施。

二、出差人员的费用标准

（一）国外出差住宿标准另行规定。

（二）在一般情况下，选择三星级及三星以下宾馆。

（三）同性别二人一起出差，应合住房间，住宿费标准为上述一人费用增加20%。

（四）住宿费凭发票报销，超出本职位标准部分自理。

（五）出差到各地，在公司或接待方提供午餐和晚餐的情况下，则扣除餐贴。

（六）在外地连续出差超过15天以上者，不分职务每天餐费补贴30元。

（七）餐费补贴由本人填写支付证明单，按财务规定程序批准后报销。

第四节单据粘贴与添写报销单注意事项

一、单据的粘贴

经办人员凭取得的合法凭证粘贴在《报销单据粘贴单》上。

粘贴单据时从左至右，先粘大张后粘小张，把发票纸张大小相同的粘在一起，粘贴时以左装订线和最下面对齐为标准。

所有单据粘贴均以相同的业务为标准，并粘贴在相应的付款凭证后面。

二、付款凭证的填写

为区分经济业务的性质，便于核算和管理，付款凭证分为三种:

（一）费用报销单：

适用于除差旅费外的一切支出，此单由领款人填写，填写时应注明日期、主要业务内容、大小写金额、附单据张数，并由领款人签字。

费用报销单按相同的经济业务填写，不同的经济业务不能填写在一张凭单上。

（二）差旅费报销单：

适用于出差费用，需部门总监、财务主管及总经理批准方可进行报销；此单由领款人填写，填写时应注明出差人所在部门、日期、出差人、出差事由、出发时间、到达时间、使用的交通工具、报销总额，并由领款人签字。

（三）借款单：

适用于出差人员、业务人员及经总经理批准的其他人员的临时借款。

此单由借款人填写，注明日期、所在部门、借款理由、大小写金额，并由借款人签字。

三、填写报销单注意事项

（一）根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须一致（不得涂改，涂改过的票据一率不得做报销凭据）。

（二）按规定的审批程序报批。

（三）报销1000元以上需提前一天通知财务部备款。

第五节单据的审核和审批

一、审核

（一）部门主管审核

对经办人所需支出款项是否符合公司规定要求进行审核，并签署意见。

（二）财务部审核

1.真实性审核：

审核是否为税务局统一发票，记载的经济业务是否真实发生。

2.完整性审核：

审核所填内容是否齐全。

3.合规性审核：

审核业务是否符合法规和制度的规定，是否符合开支标准，填写的文字和金额是否字迹清楚、规范，采购的物品是否有经批准的购货审批单或合同，采购的物品是否办理入库手续。

上述手续齐全后由财务人员和财务经理分别在单据上签字。

二、审批

经办人员将财务部门审核后的单据整理好后交行政助理。

行政助理负责将待审批单据送公司总经理审批，待公司总经理审批后由行政助理通知经办人。

（一）招待费由申请人按日常费用报销的一般流程办理报销手续。

（二）培训费由人力资源部根据审批程序及报销程序办理报销手续。

（三）资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批后的报销单及申请报件到财务处办理报销手续。

第六节报销时间

第一条每周五下午为报销时间。

如遇特殊情况自动顺延至下周工作日办理。

第二条报销时间不得超过账目发生后的五个工作日，特殊情况须作说明。

第三条经办人凭总经理审批后的支出单据到财务办理领款手续。

第七节报销方式

一、现金付款：

出纳员对审批后的单据进行审核，支出现金并加盖现金付讫戳记。

二、支票付款

财务部根据总经理签批的支票领用单及其附件，审核其价格无误，审批程序符合规定时，方可开出支票。

经办人凭批准的支票领用单据到财务部办理支票领用手续。

出纳员填写支票时必须填写日期、金额及收款单位名称，并由领用人在支票存根上签字。

开具支票时收款单位必须与合同或发票上注明的收款单位一致，如不一致，需由收款方提供委托书，注明委托单位名称、事由，经总经理批准后办理支票签发手续。

三、汇款

适用于外埠业务的付款。

经办人凭批准的支票领用单到财务部办理，并提供收款单位全称、开户行及帐号。

出纳员凭手续到银行办理汇款事宜。

第八节附则

一、不同财务票据的具体填写要求

（一）费用报销单的填写模板如下：

1.单位：

狄威豪斯（北京）投资有限公司；

2.年、月、日：

填写贴票当天的日期；（注：

票据有效期原则上为3个月，指财务审核该票据通过的3个月内有效，否则自动视作废票，不予报销；）

3.摘要：

根据发票内容填写相关摘要内容，例如：

交通费、办公用品、快递费等，均使用黑色签字笔填写，其他名称需与财务确认之后，方可用签字笔填写，如有情况说明，用铅笔在空白处填写；

4.金额：

大写、小写金额必须无误，不得有任何涂改，否则作废，且与“（大写）”及“￥”之间无空隔，大写需写到角分，若为整数，“元”或“角”后面需写“整”字，“分”后面不需加“整”字；小写无“角”、“分”时，金额数字后面需加“.00”或“./”，例如：

“100.00”或者“100./”，小写有“角”“分”时需写到角分；

5.附单据张数：

包括所有票据及粘贴在票据单上的明细单的张数，有说明作用的票据不粘贴且不算在内；

6.领款人签章：

需本人亲自签名；

7.费用报销单先交与财务部会计审核，审核无误后找总经理签字，签字完毕的费用报销单交给财务部，出纳统一支付款项；

8.“（）”内不得随意填写，除财务部通知，方可填写相关内容；

（二）支出凭单填写模板如下：

1.“成文厚”后面：

填写单位名称“狄威豪斯（北京）投资有限公司”；（填写单位名称以申请人所在单位为准）

2.年、月、日：

需要填写实际领款日期；

3.即付款（即摘要））填写具体内容，需要与所开据发票内容一致，如暂时不清楚发票内容，可先用铅笔书写，待收到发票后再用签字笔补全；

4.金额：

大写、小写金额必须正确无误，不得有任何涂改，否则作废，且与“大写”及“￥”之间无空隔，大写需写到角分，若为整数，“元”或“角”后面需写“整”字，“分”后面不需加“整”字；小写无“角”、“分”时，金额数字后面需加“.00”或“./”，例如：

“100.00”或者“100./”，小写有“角”“分”时需写到角分；

5.附单据.....张：

在单据右侧，需事后补贴发票时填写，填写要求同费用报销单；

6.领款人：

实际领款人本人签字；

7.支出凭单先由财务部会计审核，审核无误后找侯总签字，签在“主管审批”处，签字完毕的支出凭单交给财务部出纳进行报销；

（三）差旅费报销单填写模板如下：

1.部门：

填写单位名称“狄威豪斯（北京）投资有限公司”；（填写单位名称以申请人所在单位为准）

2.年、月、日：

填写贴票当天的日期（注：

票据有效期为3个月，在财务审核该票据通过的3个月内有效，否则自动作废）；

3.出差人：

出差人与领款人须为同一个人，若出差人为3人以下（包括3人），填写全部出差人姓名，领款人是实际从财务部领款人的姓名。

若3人以上出差人，写3人姓名尾部加“等”字；

4.出差事由：

填写真实出差事由

5.出发、到达、交通工具、交通费：

填写内容为飞机、火车、汽车或长途大巴及机场大巴，具体情况详见差旅费报销单样图；

6其他费用：

订票费写在此栏“其他”中，若订票费无法取得相关正规发票，需同财务部进行沟通；另，出差过程中交通补助及伙食补助已在出差管理办法中约定，参照上述规定执行，此处不再另行规定；

（四）借款单填写模板如下：

1.资金性质：

填写单位名称“狄威豪斯（北京）投资有限公司”；（填写单位名称以申请人所在单位为准）

2.年、月、日：

填写领取借款的日期；

3.借款单位：

填写借款人所在的部门；

4.借款理由：

填写真实的借款理由；

5.借款数额：

“（大写）”后顶格书写人民币大写金额，“￥”后顶格书写小写金额，借款金额尽量为整数；

6.借款人（签章:

）借款人亲笔签名，其他人不得代签，不得使用复印件传真件扫描件等代替；

7.机关领导批示：

总经理签字，签字完毕的借款单交与财务部出纳，并领取借款。

二、相关报件文件的书写要求

（一）小写金额前需写“￥”并在金额下加下划线，人民币大写金额前需写“（人

民币大写：

……）”,例如：

现申请现金：

￥2,124.79（人民币大写：

贰仟壹佰贰拾肆元柒角玖分）；

（二）发票上的数额应与该事项报价申请单上的数额相同；

（三）报件申请上横向小计与纵向合计的数额应相符；

（四）报件申请涉及金额均须有千位分隔符和取小数点后两位小数；

（五）报件申请应先由起草人签字后，按签批流程由总经理签字审批；签字完毕后交给财务部审核，财务部审核无误后由起草人填写相应单据，后续流程参考单据填写的具体要求。

三、发票的有关要求

（一）正式发票须有：

1.税务局发票监制章；

2.开票单位的发票专用章；

3.办公用品发票单张金额超500元需附办公用品明细，且明细单应加盖与发票相同的发票专用章；

4.会议费发票需附会议纪要

（二）当发票上的发票密码银色涂层已被刮开，视为已通过国家税务局网站查询该发票的真伪，需要打印相关鉴定页，当该发票交由财务审核时，须附带该发票在国家税务网站查询的鉴定页，否则视为废票

（三）真假发票识别：

1.有金属质感，晃动时有清脆响声；

2.麻点字体；

3.通过发票上热感应区进行识别

四、资金管理

（一）收入的管理：

由财务人员统一上缴银行，不得坐支。

（二）合作单位的人物专访、专题项目必须资金到帐再做后续的采访及制作。

（三）外出拍参加活动赠送的礼品及红包必须统一上交财务部。

五、支出管理

遵守勤俭节约的原则，加强领导，实行计划管理。

费用的领取、审批、报销应由主

管领导批准。

各部门根据工作需要提出开支计划，经主管领导审批后，由财务部门掌握

开支。

员工报销必须有经手人、验收人和主管领导签字方可。

购买专控商品须先办理专控审批手续，经上级主管部门批准后方可购买。

大额资金的支出由公司办公会研究决定，任何不经财务与公司总经理批准后经济行为一律自付。

六、现金管理

加强现金的管理，保证现金的安全。

库存现金不得超过银行核定的限额。

现金的使用仅限于支付员工工资、奖金、差旅费等，以及支票结存点以下的现金支付。

七、银行账户及存款管理

银行账户的开立、变更由财务部门提出意见，主管领导审批。

资金的使用由各部门提出申请，主管领导审批。

八、会计核算

（一）会计核算必须根据实际发生的经济业务事项进行，填制记账凭证，登记会计账簿，编制财务会计报表和报告。

（二）财务部门使用符合国家规定的用友账务处理软件进行会计核算。

（三）财务部门年初根据相关财政部门统一规定的会计制度设置会计科目。

（四）根据审核无误的原始凭证逐笔填制记账凭证。

记账凭证的填制必须规范准确，并注明附单据张数。

（五）复核人员对记账凭证复核签字后方可登记账薄，已记账的会计凭证不得修改。

（六）制单人员和复核人员不能是同一人，应在结账前将记账凭证打印输出，若发现已记账的会计凭证错误，应采用正确方法进行更正。

红字用“-”号表示。

（七）出纳人员根据已审核并经主管领导签字的原始凭证办理收入和支出业务，通过计算机进行凭证录入并生成收支款项。

每日打印出库存现金日记报表，并将库存现金实有数与之相对，确保账实相符，并由出纳和会计在现金报表上签字或盖章。

（八）出纳应定期向银行领取银行对账单，将银行存款日记账逐笔与之核对，月末编制银行存款余额调节表。

（九）定期核对总账、明细账、辅助账。

（十）会计年末将全部账簿数据打印输出。

（十一）会计报告由会计报表、会计报表附注和财务状况说明书组成。

会计报表应汇总反映公司资金情况，并做到真实、完整。

（十二）财务部门对预算执行情况和会计业务活动进行监督，并对资金使用状况进行审查。

九、会计工作的移交

财务人员工作调动或者因故离职，必须将本人公司经管的会计工作全部移交给接替人员。

没有办清交接手续的，不得调动或者离职。

会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。

一般会计人员交接，由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交；会计机构负责人、会计主管人员交接，由单位领导人负责监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。

接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交未了事项。

十、档案管理

会计档案包括会计凭证、账簿、报表等纸质会计资料及存贮在磁盘上的会计文件。

纸制会计档案按《会计档案管理办法》规定的保管期限和方法管理。

磁盘形式的会计档案数据必须永久保存，应定期向档案室移交。

及时将财务软件中的会计数据进行备份，并进行妥善保管。

公司各部门对外签订一切涉及有资金内容的合同须交财务部门一份备档留存。

根据《会计档案管理办法》的有关规定，会计档案的保管期限分永久和定期两类，定期保管分3年、5年、10年、15年和25年，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

对于保管期满的会计档案，需销毁时，由档案室提出销毁意见，并与财务部门共同鉴定，严格审查，编造销毁清册，报单位负责人批准后，由档案管理人员和会计人员共同监销。

保管期满但未结清的债权债务原始凭证及其它未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

项目建设期间，保管期满的会计档案不得销毁。

本制度中公司称国家统一会计制度，是指由国家财政部、市财政局制定、市财政局与国务院有关部门联合制定、经市财政局转发的在全市范围内统一执行的会计制度、准则、办法等规范性文件。

本制度解释权归公司财务部。

“差旅费用报销制度及流程”参考《狄威豪斯（北京）投资有限公司出差管理办法》。