第六篇 战略导向岗位设计第29章 岗位设计.docx

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第六篇战略导向岗位设计第29章岗位设计

第二十九章　岗位设计

岗位分析是对岗位的审视，其审视结果最终要体现在岗位设计之中。

本章的主题是岗位设计，主要内容如下：

★岗位设计的要求和原则：

介绍岗位设计的概念、要求和基本原则。

★岗位规范：

介绍岗位规范的内容，并列举一个范例。

★工作说明书：

介绍工作说明书的内容，并列举二个范例。

第一节　岗位设计的要求和原则

一、岗位设计的概念

岗位分析的中心任务是为企业人力资源管理提供依据，保证事（岗位）得其人，人（员工）尽其才，人事相宜。

岗位分析的结果（工作说明书或岗位规范）必须以良好的设计为基础，才能发挥其应有的作用，实现上述目标。

因此，从岗位分析的全过程来看，在岗位调查以后，如果发现岗位设计不合理、存在严重缺陷时，应采取有效措施来改进岗位设计，使工作说明书、岗位规范等人事文件建立在科学的岗位设计的基础上。

岗位设计就是在岗位分析的基础上，对岗位应该干什么、怎么干、什么样的人可以干、使用什么工具干等做出选择和规定。

岗位设计的最终结果要么是工作说明书，要么是岗位规范，它们都是岗位的操作规程。

二、岗位设计的要求

从企业整个运作过程来看，岗位设计应当满足以下要求：

★企业劳动分工与协作的需要；

★企业不断提高生产效率，增加产出的需要；

★劳动者在安全、健康、舒适的条件下从事生产劳动的生理上、心理上的需要。

具体设置岗位时，还应注意考虑以下几个问题：

（1）岗位设置的数目是否符合最低数量原则，即是否以尽可能少的岗位设置承来完成尽可能多的工作任务。

（2）所有岗位是否实现了有效配合，是否足以保证组织的总目标、总任务的实现。

（3）每一个岗位是否在组织中发挥了积极效应，它与上下左右之间的关系是否协调。

（4）组织中的所有岗位是否体现了经济、科学、合理、系统化原则。

岗位设计的不断改进，是企业生产发展的客观要求，是保证企业经济效益稳定提高的重要手段。

因此，在进行岗位分析的过程中，应注意将有关信息及时传送、反馈到各有关部门，以便制定计划，采取必要措施，改进工作设计。

三、岗位设计的原则

（一）因事设岗

岗位设计，不仅要充分考虑每个岗位的具体情况，还要从企业生产全过程出发，对岗位的设置进行总体评价，对企业应该设置多少岗位、设置什么样的岗位，进行认真研究。

一般来说，某一组织中的岗位设置是由该组织的总任务决定的。

“因事设岗”是设置岗位的基本原则。

岗位是客观存在的，应以“事”为中心设置，而不能“因人设岗”。

企业生产任务和经营管理活动的存在和发展，需要多少岗位，就设多少岗位；需要什么样的岗位，就设置什么样的岗位。

总之，一切应从实际情况出发。

（二）工作扩大化和丰富化

在现代化大生产条件下，企业劳动分工越来越细，严密的分工与协作虽然能够大幅度地提高劳动效率、促进生产的发展，但也带来一些问题，如工作单调乏味，劳动者的情绪低落，等等。

针对这种情况，可采用以下措施：

（1）工作扩大化，包括以下两种形式：

★横向扩大工作。

如将属于分工很细的合作单位合并，由一人负责一道工序改为几个人共同负责几道工序；在单调的作业中增加一些变动因素，分担一部分维修保养、清洗润滑等辅助工作；采用包干负责制，由一个人或一个小组负责一件完整的工作；降低流水线传动速度，延长加工周期，用多项操作代替单项操作，等等。

★纵向扩大工作。

将经营管理人员的部分职能转由生产者承担，工作范围沿组织形式的方向垂直扩大。

如生产工人参与计划制定，自行决定生产目标、作业程序、操作方法，并检验、衡量工作质量和数量，进行经济核算。

再如，生产工人不但承担一部分生产任务，还参与产品试验、设计、工艺管理等项技术工作。

工作扩大化使岗位工作范围扩大、责任增加，改变了员工对工作感到单调、乏味的状况，从而有利于提高劳动效率。

（2）工作丰富化。

在岗位现有工作的基础上，通过充实工作内容，使岗位工作多样化，消除因从事单调乏味工作而产生的枯燥厌倦情绪，从心理上满足员工的需要。

为了使岗位工作丰富化，应考虑五个重要因素：

★多样化，尽量使员工进行不同工序、设备的操作，实现“一专多能”；

★任务的整体性，使员工了解所承担的任务与总任务、总目标、总过程的关系；

★任务的意义，使员工明确本岗位任务完成的意义、作用；

★自主权，员工自行设定目标，增强工作责任感；

★反馈，员工可获得各种有关信息，特别是自己工作成果方面的信息。

工作丰富化使员工有更多的实现个人价值、显示个人才能、得到表扬和奖励的机会，从而达到既提高工效、又增强心理上的满足感的良好效果。

工作扩大化和工作丰富化虽然都属于改进岗位设计的重要方法，但两者存在明显差异。

前者是通过增加任务、扩大岗位任务结构，使完成任务的形式、手段发生变更；而后者是为员工提供获得身心发展和趋向成熟的机会，充实工作内容，促进岗位工作任务的完成。

（三）工作满负荷

每个岗位的工作量应当地满负荷，使有效劳动时间得到充分利用。

这是改进岗位设计的一项基本任务。

每个岗位如果是低负荷，必然影响成本的降低，造成人力、物力和财力的浪费；如果是超负荷，虽然能带来高效率，但这种效率不能长久维持，否则既影响员工的心理健康，又会加快设备的磨损。

总之，在岗位分析中，应重视对岗位工作量分析，设计出先进合理的劳动定额和岗位定员。

（四）劳动环境优化

劳动环境即劳动场所、工作地。

劳动环境优化是指利用现代科学技术，改善劳动环境中的各种因素，使之适合于劳动者的生理、心理，建立起人～机～环境的最优系统。

劳动环境优化应考虑以下二个因素：

（1）影响劳动环境的物质因素。

这些因素包括：

★工作地的组织。

工作地的组织是要根据生产工艺要求和人体活动规律，使工作地上的劳动者、劳动工具和劳动对象的关系达到最优化结合，既能方便员工操作．提高工效；又能保证环境安全卫生，使员工心情舒畅。

★照明与色彩。

适宜的照明和适度的色彩环境，给人以舒适感，有利于稳定员工心理，促进工作效率的提高。

★设备、仪表和操纵器的配置。

（2）影响劳动环境的自然因素。

包括：

空气、温度、湿度、噪声及厂区绿化等因素。

第二节　岗位规范

一、岗位规范的内容

岗位规范是岗位设计的结果，它是以岗位概念结构为指导，遵守相关企业整体管理制度和系统管理制度的要求来制定的，它规定每个岗位应该做什么和怎么做等问题，是岗位操作的具体规范。

它一方面要遵守岗位概念结构所确定的岗位要素，另一方面要将相关企业整体管理制度和系统管理制度对事项的规范落实到每个岗位，不能与它们脱节，更不能与它们相矛盾。

一般来说，岗位规范包括以下内容：

●        岗位功能：

本岗位是干什么的？

一般要根据系统功能来确定岗位功能，岗位功能是单位功能的分解或具体化；

●        岗位作业：

即为了完成本岗位的功能，必须进行的各项作业活动，岗位作业包括基本作业、辅助作业和创新作业；

●        作业程序和方法：

即每项作业的具体操作步骤和每一步骤的具体操作方法，这部分内容必须与相关企业整体管理制度和系统管理制度对事项的规范相一致；

●        作业要求：

对作业的时间、数量和质量等方面的要求；

●        岗位权限：

即本岗位有权决定什么事项和什么事项必须报上司决定，这部分内容必须与相关企业整体管理制度和系统管理制度对事项的规范相一致；

●        岗位技能：

即规定本岗位操作人员所应该达到的各项技术、经验和相关知识的要求；

●        岗位资源：

即为了完成本岗位的作业，所应该配备的工作条件和工作手段。

二、岗位规范范例

为了更清楚地说明岗位规范，下面，我们以某公司出纳岗位来例来做进一步的分析。

出纳岗位规范如下：

财会部出纳岗位规范

一、岗位功能

本岗位的功能是货币资金收付，包括收款、付款和提取备用金。

二、岗位作业

（一）基本作业

本岗位的基本作业是货币资金收付，包括收款、付款和提取备用金，各项作业的含义如下：

（1）收款：

通过银行转账、承兑汇票、转账支票和现金方式收取货款和其他款项；

（2）付款：

通过银行转账、承兑汇票和现金方式收支付货款和其他款项，为各种业务办理预借支票及核销手续；

（3）提取备用金：

从银行提取现金以备日常支付。

（二）辅助作业

（1）文明作业：

在作业过程中，与相关单位保持良好的关系，有礼有节，顾全大局，维护公司形象；

（2）设备维护：

在作业过程中，安全地使用各种办公设备，并做好设备的日常维护；

（3）保密：

保守在作业过程中所获得的各种商业秘密；

（三）创新作业

（1）钻研业务，提高审核判断水平，杜绝各种非法支出；

（2）钻研业务，提高现金管理水平，提出现金管理的新思路和新方法，促进本公司现金管理水平提高。

三、作业程序和方法

（一）收款

1、银行转账收款

（1）银行转账收款流程如图29－1。

（2）各步骤具体操作方法如下：

●         A获得收款通知：

从开户银行获得进账通知单等，获知收款事项；

●         B确定收款类型：

根据银行提供的收款凭单，确定该笔收款是属于货款还是其他款项，确定收款类型；

●         C交相关业务会计：

根据收款类型将银行收款凭单交相关业务会计，对外销售货款交预收及应收项目会计，对内销售货款交对内销售业务会计，其他收款交其他往来会计；　

●         D获得记账凭证：

相关业务会计根据银行收款凭单编制记账凭证，并提请审核以后，本岗位获得该项记账凭证及其附件；

●         E登记银行日记账：

根据记账凭证登记银行存款日记账；

●         F退回记账凭证：

登记完银行存款日记账以后，将记账凭证退还相关业务会计。

2、转账支票收款

（1）转账支票收款流程如图29－2。

（2）各步骤具体操作方法如下：

●         A接收凭证及支票：

本岗位接收相关业务会计转来的记账凭证和支票；

●         B支票查询并存银行，本岗位查询支票的合法性和可靠性，事后将支票存入银行，从银行获得入账通知单；

●         C入账单与凭证匹配：

支票存入银行以后，本岗位将银行入账通知单和原收款凭证相匹配；

●         D登记银行日记账：

根据记账凭证登记银行存款日记账；

●         E退回记账凭证：

登记完银行存款日记账以后，将记账凭证退还相关业务会计。

3、现金收款

（1）现金收款流程如图29－3。

（2）各步骤具体操作方法如下：

●         A取得收款记账凭证：

交款人员将相关业务会计编制并经审核的记账凭证及其附件提供给本岗位；

●         B收款：

清点并收存现金，并与记账凭证相核对；

●         C开据：

根据收到的现金，开具收据；

●         D记账：

根据记账凭证登记银行存款日记账；

●         E退回会计凭证：

登记完银行存款日记账后，将记账凭证退还相关业务会计。

（二）付款

1、银行转账付款

（1）银行转账付款流程如图29－4。

（2）各步骤具体操作如下：

●         A接收记账凭证和单据：

本岗位接收付款经办人员提交的记账凭证及所付原始单据；

●         B审核并办理付款手续：

本岗位审核原始单据的合法性以及记账凭证和单据的一致性，在此基础上，本岗位办理银行转账付款手续，并从银行取得相关单据；

●         C单据与记账凭证匹配：

转账手续办理完毕后，本岗位将相关单据与原记账凭证相匹配；

●         D记账并移交凭证：

本岗位根据相关单据及记账凭证登记银行日记账，并将记账凭证及相关单据交相关业务会计。

2、现金付款

（1）现金付款流程如图29－5。

（2）各步骤具体操作如下：

●         A获得付款指令：

从付款业务承办人员处获得相关业务会计编制并经审核后的付款业务记账凭证及其附件；

●         B审核：

审核付记账凭证及其附件，看其是否符合公司的有关规定，是否经授权人员批准；

●         C支付现金：

审核无误，根据记账凭证上所确定的金额支付现金，本岗位对现金要清点两次，并提请收款人清点；

●         D记账：

根据记账凭证登记现金日记账；

●         E退回记账凭证：

登记完现金日记账后，将记账凭证退还相关业务会计。

（三）提取备用金

（1）提取备用金流程如图29－6。

（2）各步骤具体操作如下：

●         A编制银行付款凭证：

根据库存现金限额和现金支付情况，确定需要提取的现金数量，请报表及系统维护岗位编制银行付款凭证，并由其提请其他岗位会计人员审核；

●         B开具现金支票：

根据审核后的银行付款凭证，开具现金支票；

●         C提款：

根据现金支票到开户银行提取现金，存入保险柜；

●         D记账：

根据银行付款凭证登记银行日记账和现金日记账；

●         E退回凭证：

将银行付款凭证及其附件退回报表及系统维护岗位。

四、作业要求

（一）基本作业

（1）收到银行入账通知单时，必须于当天交相关业务会计；

（2）收到转账支票时，必须于当天存入银行。

（3）收取现金时，必须当面清点两遍以上并经过验钞机检验；

（4）开出的支票要做到印章齐全、字迹清晰、书写正确，不开远期支票；

（5）按规定的范围办理现金支票和转账支票；

（6）现金日记账和银行存款日记账的登记，必须逐笔顺序、字迹清晰、书写正确，有书写错误时，要按规定的方法予以更正，不得涂抹、刮擦；

（7）每月结束时，必须根据银行日记账和银行对账通知单，编制银行存款余额调节表，做到调节相符；

（8）每天下班时库存现金不得越过2000元；

（9）不得向他人披露保险码，每季度更换一次；

（10）空白支票和有关印签要严加保管，以防窃盗；

（11）实事求是，不弄虚作假；

（12）掌握计算机操作技术，能熟练进行本岗位相关业务处理；

（13）按规定的程序和方法进行作业。

（二）辅助作业

（1）在和相关单位的交往中，保持良好的精神面貌和仪容仪表，有礼有节，顾全大局，维护公司形象；

（2）忠诚本公司，不利用职权谋取不正当利益；

（3）按设备的操作规程操作办公设备，并做好日常维护；

（4）保守在作业过程中获取的各种商业秘密，非经授权，不得向外披露；

（5）遵守劳动纪律。

五、岗位权限

本岗位有权拒绝不符合公司规定及政府规定的货币收付，并有权向上级反映。

六、岗位技能

（1）会熟练使用计算机；

（2）会熟练使用验钞设备；

（3）中专以上文化。

七、岗位资源

（1）计算机；

（2）保险柜；

（3）验钞设备；

（4）办公用具。

第三节　工作说明书

一、工作说明书的概念

（一）工作说明书与岗位规范的区别

岗位设计的最后结果是形成岗位规范或工作说明书，这些人事文件汇总后可建立活页型人力资源管理手册。

工作说明书是指对企业各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和工作条件，以及本岗位人员资格条件所作的统一要求。

它主要包括：

岗位名称编号、岗位职责、知识要求、职业道德、能力要求、身体条件、本岗位考核项目和标准等。

工作说明书与岗位规范之间存在着十分密切的联系，两者都是岗位设计的结果，但存在以下几点不同：

（1）从编制的直接目的来看，工作说明书是以“事”为中心，对岗位进行全面、系统、深入的说明，为岗位评价、岗位分类，以及企业劳动人事管理提供依据，而岗位规范是在岗位描述的基础上，解决“什么样的人员才能胜任本岗位工作”的问题，以便为企业职工的招收、培训、考核、选拔、任用提供依据。

（2）从其内容涉及的范围来看，工作说明书的内容十分广泛，既包括对岗位各有关事项性质、特征、程序、方法和要求的说明，也包括对承担本岗位工作人员的资格条件的说明；而岗位规范的内容较为简单，主要涉及对岗位人员的任职资格条件的要求。

因此，从这个意义上说，岗位规范是工作说明书的一个重要组成部分。

在美国的企业中，常将工作说明书分为岗位说明书（岗位规格说明书）和雇员说明书（雇员规格说明书）两部分，由此时见两者之间的区别和联系。

（3）从具体的形式看，工作说明书一般不受标准化原则的制约，内容繁简程度下一，形式多样化，企业一般根据实际需要编制；而岗位规范则是由关部门按标准化的原则统一制定和发布的。

（二）工作说明书的内容

（1）基本资料。

岗位基本资料主要包站岗位名称、岗位等级、岗位编码、定员标准、直接上级和分析日期六个方面的内容。

（2）工作职责。

工作职责是工作职务和工作责任的统一。

在工作说明书中，工作职责这一项包含两部分内容：

A、概述。

用精炼的语言，高度概括岗位所应承担的责任。

B、工作职责。

根据岗位任务具体进行描述。

（3）额外职责。

在规定工作职责范围外，完成上级领导和主管部门交办的临时工作和其他工作。

（4）岗位关系。

本部分包含两个方面的内容，即岗位之间横向与纵向的联系。

岗位说明书中，首先必须清楚指出本岗位上下监督的关系，即所受的监督和所施的监督；其次，应说明与其他岗位关系，即内部岗位之间的横向联系。

通过横向和纵向上的描述，可以清楚地看出本岗位在组织系统中前确切位置。

（5）工作内容及要求。

工作内容为工作职责的具体化，即岗位所要从事的工作任务。

本岗位应该做什么，不该做什么，该如何做，应逐条进行规定，内容力求具体，易操作。

工作要求即对每项工作应达到的标准和规格做出的规定，这是业绩考核的依据之一。

（6）工作权限。

为了确保工作的正常开展，必须赋予每个岗位不同的权限但权限必须与工作相配套，权限过大，会导致权力被滥用，如权限过小，就起不到应有的监督和制约作用。

正确的权限制定，应该是责权利完全统一，权力之间相互制约、相互协调。

（7）工作环境和条件。

工作条什和环境上要包含以下因素：

　作环境有无噪音污染，温度、湿度如何，空气中含尘量多少，工作环境的危险性等。

本部分就是通过现场观察上述因素并进行系统的描述。

（8）工作时间。

工作时间的内容包含班制设计和工作时间长度界定两个方面，常见的班制有长白班、三班倒、两班倒、四班三运转、四六班制和四八班制等，工作时间长度有周标准工时、月标准工时和年标准工时等指标。

（9）资历。

资历由工作经验和学历条件两个方面构成。

需要有工作经验的岗位，必须通过观察、调查和验证，然后做出科学判断。

工作经验可定为见习期、实习期、一年、三年、五年等。

学历条件结合本岗位技术要求和工作特点做出判断。

具体的指标有高中毕业、中专（中技）、大专和本科等。

（10）身体条件。

结合工作的性质、任务对员工的身体条件做出现定，如搬运工就必须要求身体健康，力气大．能适应过重体力劳动；而普通的办公室文员，对身体的健康状况要求就不宜过高；某些岗位残疾人也可胜任。

这样，身体条件要求就应做出相应的变化。

（11）心理品质和能力要求。

心理品质的考核指标在本章前面已有具体分析，在此不再赘述。

（12）所需知识和技能。

本部分包含担任本岗位职务应具备的专业知识和技能、招聘本岗位员工应考核的内容、上岗前应接受的培训和厂岗后继续教育四个方面。

担任本岗位职务应具备的专业知识和技能，即胜任本职工作应具备的基本要求，如达不到标准即为不合格，也就是不可胜任本岗位工作。

招聘本岗位员工应考核的内容，即胜任本岗位应具备综合素质的最低要求。

这一点与担任本岗位职务应具备的专业知识利技能的区别是，前者可以适当减少岗位具体环境的特殊要求，这部分差距由上岗前培训完成。

上岗后继续教育和上岗前应接受的培训更贴近，即在担任本岗位职务应具备的专业知识和技能的基础上，针对企业和员工双方发展的需要应补充新的知识，以便更好地胜任工作。

（13）业绩管理。

所谓业绩管理就是从德、能、勤、绩四个方面对员工进行的考核。

考核方式可以采用领导评定、自我评定和同级评定三者相结合，三者评价结果的权重，根据单位的具体情况而定。

“德”指人的政治思想素质、道德素质，考核指标有道德修养水平、敬业爱岗程度、忠于职守的表现等；“能”指员工的能力，也就是认识世界、改造世界的本领，具体表现在管理水平和业务能力两个方面；“勤”指勤奋精神，即员工对工作的积极性、主动性、创造性和出勤率（主要考核指标是出勤率）；“绩”就是工作成绩，包括完成工作的质量、数量、经济效益和社会效益等，具体指标结合岗位的工作内容和上作要求确定。

二、工作说明书范例

（一）范例一：

某机场要客接待室主任工作说明书

某机场要客接待室主任工作说明书

第一部分职务规格说明

一、基本资料

岗位名称：

要客接待室主住　　　　　　　　　　　　　　　　　　　岗位等级：

科级

岗位编码；160201　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　定员标准；卫人

直接上级：

要客部经理　　　　　　　　　　　　　　　　　分析日期：

2002年1月

二、工作职责

（一）概述

在要客部经理的领导下，全权负责进出港重要客人及股份公司领导和要客部领导交办的要客在候机楼内的接待工作；贵宾休息室的预定、调配和结算；专包机业务联系。

（二）工作职责

1、根据要客部战略目标和经营管理体制，制定本部门的各项规章制度并监督实施。

2、全权负责进出港要客在候机楼内的接待工作。

3、协调海关、边防、公安分局、各大航空公司等部门的关系，保证要客顺利进出港，树立要客部最佳服务形象。

4、负责要客信息的搜集整理和报道，贵宾休息室的预定、调配和结算及相关的复印、打字、传真和订票等商务工作。

5、拓展包机及商务飞机的服务领域，协调有关部门，确保商务活动的顺利进行。

6、制定本部门的工作计划、业务学习计划及考核办法，抓好本部门的工作纪律，定期对下属员工的工作进行监督检查。

7、全面负责本部门员工的思想政治工作，对党、团、工会、女工等各项党群工作进行指导监督。

8、定期向要客部领导汇报本部门工作业务开展的情况及员工的思想政治状况．充当上下级之间的桥梁和纽带。

三、额外职责

完成领导交办的其他临时工作。

四、监督及岗位关系

（一）所受监督和所施监督

l、所受监督：

要客接待室主任直接受要客部经理的监督指导。

2、所施监督：

对下属的主任助理、商务中心工作人员、接待人员、专包机业务员等进行直接监督指导。

（二）与其他岗位关系

1、内部联系：

本岗位与贵宾休息室有业务上的协调和配合关系，与综合办公室有指导和协调关系。

2、外部联系：

本岗位与全国各大航空公司、海关、边防、卫生检疫、护卫中心、公安警卫等部门有业务上的合作关系。

（三）本岗位职务晋升阶梯图（图29－7）

（四）本岗位横向平移情况

本岗位可向其他职能部门室主任岗位平移。

五、工作内容及工作要求（表29－1）

表29－1　　　　　　　　　工作内容及要求

工作内容

工作要求

（1）要客接待室主任要根据要客部战略目标和经营管理体制，制定本部门的各项规章制度并监督实施。

（2）全权负责进出港要客在候机楼内的接待工作。

（3）协调海关、边防、公安分局、各大航空公司等部门的关系，保证要客顺利进出港，树立要客部最佳服务形象。

（4）负责要客住处的搜集整理和报道，贵宾休息室的预定、调配和结算，及相关的复印、打字、传真和订票等商务工作。

（5）拓展包机及商务飞机的服务领域，协调有关部门，确保商务活动的顺利进行。

（6）制定本部门的工作计划、业务学习计划及考核办法，抓好本部门的工作纪律，定期对下属员工的工作进行监督检查。

（7）全面负责本部门员工的思想政治工作，对党、团、工会、女工等项党群工作进行指导监督。

（8）定期向要客部领导汇报本部门工作业务开展情况及员工的思想政治状况，充当上下级之间的桥梁和纽带。

（1）规章制度的制定应根据本部门工作的实际，切实可行，确保有效实施，监督有力。

（2）协助办理要客登接机免