机关办公建设指南.docx

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机关办公建设指南

机关办公自动化系统

产品选择建议书

第一章　机关办公自动化功能需求及其对系统平台的要求

　　机关办公自动化系统是实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的具有战略意义的信息系统。

它的总体目标是：

“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖政府办公部门的办公信息系统，提供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的政府信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

”

因此，如何选择一个合适的应用系统平台，在其上建立适应办公自动化需求的功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、界面友好的各种应用，是政府机关办公信息系统成功的关键。

　　基于对机关用户需求的认识，以及在这一领域的成功经验，我们建议采用Lotus公司著名的邮件、群件与Web应用开发平台产品Notes/Domino作为办公系统的基本软件平台，结合必要的相关系统、产品与工具，构筑机关办公自动化系统。

第一节　办公自动化系统功能需求分析

　　尽管各个机关单位的业务和职能各不相同，因此对于办公自动化系统的需求也存在差异。

但是一般而言，机关办公自动化系统均以公文处理和机关事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括收发文审批签发管理、公文流转传递、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等等应用。

　　如果我们从系统功能角度对上述办公自动化应用做一粗浅的分析，就会发现办公自动化应用需求以及办公人员对信息处理的操作方式方面有着以下共同特点，这些功能需求是我们选择办公自动化应用系统的开发与使用平台时必须考虑的判断依据：

一、提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求。

　　信息是办公自动化、决策科学化的基础。

电子邮件系统（以及更加广泛意义上的报文传递系统）作为信息传递与共享的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。

换言之，电子邮件系统作为办公自动化的通信基础设施，主要提供了办公自动化系统“两方面的功能：

　　（１）直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化通信要求。

　　（２）为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的要求。

”

　　正如道路、桥梁、港口、机场等是提供货物运输的基础设施一样，网络化的电子通信系统与电话系统一样正在成为企业内部、企业与企业之间、企业与社会之间不可缺少的实现信息传递与共享的通信基础设施。

　　在上述两种办公自动化的基本通信需求中，前一种往往代表的是一种不规律的、随意性很大的通信需求，比如工作人员之间互相发送电子邮件，传送对方某种信息，或者是向工作人员临时发出一项通知等等，所传递的信息内容和传递的时间往往是无规则的。

而后一种需求的特点则是比较具有规律性的，两个应用系统之间按照某种条件传递符合某种规范的信息内容。

在办公自动化系统的建构和实际使用中，这两种需求是同样重要和必须的。

　　从信息技术的角度出发，电子邮件功能是一种“推”技术，即发送方（人或应用）将信息通过存储转发技术推给接收方（人或应用）。

　　从用户使用习惯出发，电子邮件功能是办公自动化系统的“门户”。

因为工作人员很容易养成一种工作习惯，每日查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；而且功能高级完整的电子邮件系统一般都具备新邮件到达提示功能。

因此，办公自动化应用系统可以利用电子邮件系统的特点将每一项需要工作人员处理的信息或通知，制成电子邮件，直接投递到工作人员的电子邮件信箱。

工作人员通过电子邮件信箱的声光提示信息（甚至可以通过电子邮件系统和无线寻呼系统的连接，用户通过BP机的寻呼信号获得电子邮件的到达通知和摘要信息），可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接指针、URL等）自动打开相关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。

　　在一个办公自动化系统中，针对不同的业务需求，通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一“门户”，每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，看看哪些是需要处理的工作（在这种情况下，如果由于某种人为原因，没有及时查阅某个应用系统，就可能造成工作的延误）。

办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统的用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。

二、办公自动化系统处理的信息内容包括了大量的复合文档型的数据。

　　复合文档型数据不同于传统数据类型。

所谓的传统的数据类型是指数值型、正文型数据。

用传统数据类型在表达信息时要求信息具有严格的长度和格式（即所谓“结构化数据”），在处理信息时以关系运算和数学运算为特色。

办公自动化所处理的信息的一部分符合传统数据类型的特点。

　　但是，必须指出的是，办公自动化对信息的表达与处理方式的要求，是不同于传统数据类型的。

办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。

在这样的文档处理系统中，要处理的信息除包括传统数据类型外，更多的是以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的，如在行文中包含文字、图形、表格，分成各种段落等等，很难将这些数据信息限定长度和格式（如果是那样的话必然是以降低系统的功能为代价）；而且随着办公需求的进一步发展，多媒体信息（对象）也逐渐成为越来越重要的办公数据信息；同时办公自动化系统作为机关核心应用系统，必然需要和机关工作人员日常使用的桌面应用系统如MsOffice以及机关其他业务信息系统（如MIS与数据挖掘系统）、Web资源等等紧密集成，也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如Word文件、1-2-3工作表等等）。

这些区别于传统数据类型的信息，如果用一个概念来统一表示，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。

　　对“复合文档数据”或“对象数据”的表示和存储管理是数据库技术领域的新领域。

一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理就有“削足适履”之感，并非能够完全表达信息和存储效率最高。

因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。

　　更重要的是，用户在使用办公自动化系统（或文档处理系统）时，对信息的处理方式是不同于他们在使用主要是处理传统数据类型的应用系统时的。

例如，用户在使用办公自动化系统时对信息的查询方式，除了像在使用传统数据类型系统时输入一些选择条件如范围、大小等等从而获得查询结果外，还需要有“全文检索”的查询方式，因为用户往往很难明确给出对文档（特别是文档内容）的查询条件，只能是以可能出现在文档中“词汇”作为查询条件，这就需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。

此外，这些不同的信息处理方式还包括信息录入、输出的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真等均是系统输入输出的重要方式。

　　当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。

虽然文档数据库一般都包含了对传统数据类型的存储、处理运算能力，但是大量、高强度的数据统计和运算、分析能力往往是其不足之处。

因此，必须针对办公自动化的具体需求，必要时需要集成关系数据库，充分发挥各自的长处，提供最终用户完整高效的数据存储和处理能力。

　　一言以蔽之，办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。

　　从信息技术的角度出发，数据库技术代表了“拉”技术，即信息共享技术。

信息被集中存储管理，当用户需要信息时，主动地将数据库中的信息“拉”到自己的工作站上进行处理。

三、办公自动化应用是典型的工作流自动化应用。

　　所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。

几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用——公文审批流转处理、会议管理等。

每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

　　工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。

工作流程也可是打破单位界限的，发生于机关以及与机关的相关单位之间。

　　工作流自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素，即人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。

信息技术不仅应该管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还应该主动推进工作流程的实现，如及时地收回和赋予不同人员的操作权限（如起草人起草文件完毕即不可修改文件内容，而其上级领导获得文件的签署权或对内容的修改权）、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率。

　　工作流自动化有三种实现模式。

即：

基于邮件的。

基于共享数据库的。

基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。

　　基于邮件的工作流应用，就是通过邮件将数据表单从一个人邮箱传送到另一个人邮箱。

其特点是模式简单。

但是，最大的弊病是无法实行监控，没有一个管理者可以随时掌握工作流的动态。

其它问题包括：

难以实现自动化处理如通过代理催办、集中归档、统计；数据容易出现多份拷贝，难以控制安全性和准确性；大量的邮件传输引发大量的网络流量。

基于共享数据库的工作流应用，可以克服上述基于邮件的工作流缺点。

如信息单一存储，自动处理，安全性更好，容易实现监控。

但是，工作流的驱动成了一个问题，因为缺乏信息通讯机制，无法主动通知有关人员进行下一步的工作。

　　而基于邮件和共享数据库结合模式（“群件模式”）的工作流应用，结合了上述二者的优点。

通过数据库管理工作流信息，通过电子邮件推动工作流程，即所谓的“跟踪－通知”模型。

　　基于群件的工作流自动化系统充分利用了邮件和数据库的特点。

通过可开发的应用设计工具可以开发出包含并优于前两者模式的工作流应用。

　　从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。

四、办公自动化系统应能支持协同工作和移动办公。

　　传统上的管理信息系统或办公自动化应用将重点放在信息的输入输出、存储和检索。

这无疑是十分正确的，但是传统应用系统在帮助用户“产生”和利用信息则支持不够，不能满足办公自动化的全部功能要求。

　　在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策（即“产生”信息的过程）。

而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”（工作流是其中一种相对有序的协同工作方式）。

随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。

　　移动办公也是办公自动化的重要手段。

传统的办公自动化系统限定了最终用户只有在办公室里才能访问和利用信息。

可是，办公人员特别是领导由于其工作性质，需要经常外出，此时他就无法享受到信息技术带来的好处，甚至还可能造成工作的延误。

例如，我们经常会遇到某项重要工作需要领导最终决策的情况，可是由于领导没有上网的手段或者应用系统不支持远程拨号连接，领导无法及时得到所有信息因而造成不必要的耽搁甚至损失。

所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办公自动化系统；为提高工作效率和减少费用，办公人员还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载到本地便携机上，然后切断连接，“离线地”处理信息（例如他可以在旅途中批阅公文，起草电子邮件等），工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。

　　在网络时代，对信息的利用已不仅仅只是关注于信息本身了，为提高信息的利用率，必须而且也有了充分的技术可能性可以更好地支持人们的工作手段和习惯。

所以办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

五、办公自动化系统要求完整的安全性控制功能

　　办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。

　　机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。

这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

　　当然，安全性的完整实现有赖于制定和执行严格的规章制度与管理规程。

六、办公自动化系统应能集成其他业务应用系统和Internet。

　　办公自动化系统决不是独立的应用系统。

在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统，如MIS、专业应用系统等等，它们与办公自动化系统是互相联系的，例如专业应用系统的统计结果报表成为办公自动化应用系统的一项办公信息，反之办公自动化系统的一项输出如正式公文是专业应用系统的信息计算与处理依据。

因此办公自动化系统必须能够集成单位内部的其他业务应用系统。

　　此外，随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。

　　事实上，从用户使用角度出发，“数据存访中心”的概念可以最大限度地提高应用系统的友好性和易用性。

也就是说，用户只需要访问一个系统，就可以访问到所有他所需要的信息，包括办公信息、业务数据、Internet数据。

我们认为办公自动化系统应该成为这样的“存访中心”，也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。

无疑，办公自动化系统的发展一定是既从功能上逐渐完善、强大，而且从易用性上也越来越友好和方便。

第二节　办公自动化系统对系统平台的需求分析

　　为实现上一节中办公自动化的功能需求，信息技术必须提供坚实的基础和充分的技术手段。

也就是说，机关办公自动化系统平台应具有内置的、与生俱来的特殊功能，能够很方便地实现：

应用系统的开发。

只有拥有简单易学、快速灵活的开发手段才能开发出符合业务需要的而且是需求多变的应用。

而且这样的应用适应办公业务应用的流程化处理特点。

应用系统的集成。

包括办公系统各子系统之间的数据集成，以及办公系统与从不同职能部门系统之间信息双向传递的数据集成能力。

特别需要强调的是，这些相关的系统可能是完全异构的、分散的系统。

应用系统的管理。

由于涉及重要的政务办公信息，信息系统的的安全性与完整性、强壮稳固、可配置管理是随时应该考虑的特性。

应用规模。

政府机关单位是一类地域分布广泛的分布式信息系统用户群。

适应这样的特殊应用要求的邮件骨干网与信息传递通道应具备大规模信息交流与共享的能力。

技术的符合标准与先进性。

这是应用系统开放、具有强大生命力的保证。

第三节　为什么推荐LotusNotes/Domino?

　　LotusNotes/Domino是业界公认的群件“鼻祖”和事实标准。

自1989年12月发布第1.0版以来，已具备9年的发展历史，积累了丰富的经验。

在电子邮件与群件市场，拥有最大的客户群或最大的市场份额。

累计到1998年第一季度末，全世界已有三千万个客户使用LotusNotes/Domino，与去年同期比较，增长率是80%。

　　Lotus公司在电子邮件市场拥有丰富的经验，其拥有的另外一项著名产品是Lotuscc:

Mail。

cc:

Mail在全球的用户数达到一千二百万，是基于局域网的电子邮件系统产品之冠。

Lotus正在将其在优点推广到基于广域网的邮件、群件产品的开发与推广之中，其中以LotusNotes/Domino为代表，继续保持了在这一领域的领先地位。

目前，国内许多政府机关和企事业单位都采用LotusNotes/Domino作为办公自动化系统的基础平台。

　　LotusNotes/Domino是电子邮件、文档数据库、快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件与群件平台。

其目的是跨越地域、部门之间的界限，使得各行各业的工作人员传递、共享信息与知识，从而提高群组的工作效率。

LotusNotes/Domino的主要功能可以概述为：

电子邮件与报文传递。

LotusDomino/Notes是客户机/服务器结构的报文传递系统。

Notes/Domino的电子邮件与报文传递功能通常被称为NotesMail。

NotesMail提供最终用户一个非常简单易学的邮件系统，其中还包含日历与日程管理的功能；同时还提供可以与应用系统集成的、以支持工作流应用为特点的群件应用开发能力。

文档数据库系统。

LotusDomino/Notes是一个文档数据库管理系统。

Notes的数据库不仅可以包含结构化的数据信息，而且还可以存储、管理关系型数据库或者其它数据库系统无法存储与管理的非结构化数据。

对于这些以非结构化或半结构化为特征的“文档型”数据的处理，LotusDomino/Notes还提供了全文搜索、版本控制、文档链接等等信息检索、处理手段。

交互式的Web服务器。

LotusDomino/Notes完全支持Internet标准，可以发布或浏览Web信息。

所有的应用系统信息都可以在安全机制的控制下，动态发布给Internet或Intranet用户，同时通过Internet/Intranet收集信息。

网络应用开发工具、集成工具与实施工具。

LotusDomino/Notes提供了一整套集成的、面向网络应用的开发工具。

它包含有多个层次的开发手段，提供初学者到专业编程人员适应不同应用需求的开发手段，如宏公式语言与LotusScript。

通过这些编程开发工具以及相关的软件产品或工具，开发者还可以集成其它信息来源，如通过ODBC标准或NotesPump产品与关系数据库系统双向交换数据。

需要特别提出的是，开发出来的Domino/Notes应用是通过Domino/Notes本身的手段通过网络安装到每一个服务器上的，客户端基本不需要相应修改什么，因此Domino/Notes解决了困扰应用系统管理员的项目实施、管理问题。

　　利用Domino/Notes建立的机关办公信息系统，具有以下鲜明的特点：

集成性。

最终用户使用的邮件与群件应用系统是一套统一的应用系统，使用同一套应用软件。

在相同的、唯一的界面下，用户可以获得邮件信息、办公信息、专业应用信息、关系数据库信息、Internet信息等各个方面的信息。

这种集成能力是在软件平台一级获得的，而不是通过二次开发“强加”上去的。

这大大减少开发的工作量，提高了应用系统的可靠性。

而且对最终用户来说，不需要在几个客户端软件或是应用程序之间、几个服务器系统或数据源之间来回切换。

开发快捷、实施容易。

应用系统的推出与使用是投资得以回报的关键。

电子邮件功能是Domino/Notes的基本功能，在开始系统实施的很短时间内，就可以建立起电子邮件网，马上见到效益。

而群件系统的应用或者办公自动化应用则可以利用Notes/Domino的快速开发、实施能力在较短的时间内实现。

这非常适应办公自动化需求多变、繁杂的特点。

管理容易、机制完整。

由于采用单一的软件系统，所有的应用开发都建立在统一的平台之上，主要的维护工作集中在应用管理一级，管理工作的难度与工作量大大降低。

对于安全性管理、系统可靠性管理等重要工作，管理人员可以使用Notes/Domino完备的管理手段。

如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，Notes/Domino提供这样的手段和接口，如基于SNMP网管协议的NotesView软件；或者使用WindowsNT的用户管理手段。

保有费用低。

应用系统的保有费用包含了购买费用、管理维护费用、应用开发实施费用、系统集成费用等等。

由于采用了功能强大的单一产品，本系统的总体保有费用在各方面都会降低。

同时由于Notes/Domino的可开发特点，本系统的后续增值空间巨大。

适应大规模、跨企业和机关部门的应用。

建立在Notes/Domino之上的机关办公信息系统，是一个分布式的客户机／服务器系统。

可以根据信息量的大小选择不同规模档次的服务器系统（如UNIX或PC，SMP或单CPU的服务器），同时还可以利用Notes/Domino群集技术提高系统的吞吐量和高可靠性。

开放性。

IBM/Lotus积极参加Internet/Intranet标准的制定，同时在自己的产品中遵循支持标准的原则。

Notes/Domino支持几乎所有的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。

机关办公信息系统是一个内部互连的，又是一个可以与Internet互连的系统，并且随着技术的不断更新，自身也不断采纳新的技术成果，不断成长的生命力的系统。

可以获得厂商的丰富经验与支持。

Notes/Domino是一个成熟的产品，在国内外电子邮件与群件领域始终居于领先地位，Lotus与IBM以及代理商具备丰富的成功经验。

以LotusNotes/Domino开发与实施的办公自动化系统以成功地应用在各个领域、行业和不同规模的机关中。

Lotus及其合作伙伴愿意与各个机关单位密切合作，充分利用已经积累宝贵经验和教训，确保各个机关办公信息系统的成功建设。

结语

　　本章主要阐述了办公自动化系统的功能需求，以及对系统平台的要求。

LotusNotes/Domino是理想的、充分满足系统需求的办公自动化系统开发和使用平台。

　　在以下的章节中，我们将比较详细地介绍机关自动化的典型应用，以及Domino、Notes以及相关产品和开发工具。

第三章　办公自动化系统的应用

　　Notes是一个应用系统开发、运行平台。

邮件应用是最基本的应用，机关办公系统的建设从邮件系统开始，应该作为第一步的应用，尽快投入使用。

除此之外，应组织应用开发人员调查群件应用需求，分阶段逐步投产各种群件应用。

　　群件应用系统开发、运行可以在各级部门层次上进行。

由相应层次的单位管理与实施。

　　机关办公应用系统主要组成部分包括电子邮件、文件传输、综合办公、综合信息服务、综合办公系统、决策支持等部分，其中综合办公系统包括公文管理、政务信息管理、签报、报告管理、会议系统等子系统。

应用之一：

电子邮件和文件传输

由于Notes是一个基于客户机/服务器体系结构的具有存储转发功能的电子邮件系统，所以系统安装完毕以后，即可以用它收发邮件。

这样的邮件体系具有良好的用户界面、可定制的邮件风格和可管理的邮件信息。

在文件传输方面，邮件系统提供了通过附件邮寄文件（或报表）的服务，也可以通过LotusDomino/Notes提供的应用程序接口（NotesAPI）自动地转交应用系统产生的实际数据。

系统在提供邮件或文件传递的过程中，可以向发送者返回传递过程信息和对方收件情况。

这样，我们能够保障资料是否确且被对方收到。

1应用之二：

综合信息服务

由于LotusDomino/Notes对平台、网络和数据的开放性，可成为企业级事实上的信息存访中心（即所有的信息通过Notes获得）。

因此，我们可以开发和提供综合的信息服务。

就其来源和用途的区别，可以分成以下几类：

动态公共信息。

如新华社的每日电讯、国家