电子邮箱的格式 17页.docx
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电子邮箱的格式17页
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电子邮箱的格式
篇一：
电子邮件的格式和范文
电子邮件的格式和范文
电子邮件（E-mail）是建立在计算机网络上的一种通信形式。
计算机用户可以利用网络传递电子邮件，实现相互通信。
电子邮件可在计算机局域网上进行，也可在计算机广域网上进行。
进行电子邮件通信，必须在网络文件服务器（即计算机）上建立电子邮件的“邮局”。
它是电子邮件的中心集散地，可为每个用户设置有地址的信箱。
别人可向该信箱发送电子邮件，信箱的主人则可在方便时从信箱中取出对方发来的邮件。
这里的“邮局”实际上是网络文件服务器上的一组数据库文件。
电子邮件伴随着电子计算机的普及，成为当今时代人际交流的重要的文书样式。
它既可用于处理公务，还可用于私人交往。
起着沟通信息、交流感情的作用。
使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，传输速度快，能够跨越时空，而且还可以大大地降低通信费用，它为信息时代人们的快节奏、高效率信息传递提供了便利与可能。
（二）电子邮件的撰写
1．电子邮件的结构与内容
电子邮件由邮件头和正文结构而成。
邮件头包括收件人、抄送人地址、主题（邮件名称）、发件人地址等内容。
正文包括三部分内容。
（1）信头。
第一行顶格写对收信人的称呼。
（2）信体。
开门见山、直接人题，告知事宜，传递信息，分享情绪，可自由发挥。
（3）信尾。
写明发邮件人姓名、发邮件日期。
2．电子邮件的撰写要求
（1）主题要明确。
一封电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。
若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。
（2）语言要流畅。
电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。
尽量别写生僻字、异体字。
引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。
（3）内容要简洁。
网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短
愈好。
（4）结构要完整。
要有“头”有“尾”，有称谓有署名，保持应用文体格式规范的良好写作习惯。
（三》电子邮件使用注意事项
1.避免滥用
在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。
在社会交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。
有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。
尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。
2．注意礼节
一般而言，收到他人的重要电子邮件后，应即刻回信，既回复对方所提事宜，又是一种礼节的需要。
3．注意编码
由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾地区、港澳地区，以及侨居国外的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。
因此，当用中国内地的编码系统向生活在中国内地之外的其他一切国家和地区的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的“天书”。
因此，此时必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件．
4.慎选功能
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。
这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。
这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。
另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。
这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。
电子邮件作为随着高科技时代应运而生的一种应用文体，每个人都有责任、有义务为其建立规范的行文格式与文明的语言模式，使其写作有章可循。
这样
便能保证其作为一种文书样式的严肃性，并保持其经久不息的生命力，从而维护社会交际环境与精神文化领域的文明有序发展。
例文
意见征问函
尊敬的xx客户：
感谢您长期以来对我公司的关心与惠顾！
目前因网络使用客户激增迫使我们要对网络进行扩容与改进，以方便客户，提供最有效的服务。
您有什么意见和建议敬请提出。
我公司的E-mail地址：
xxxxx
长城宽带网络公司客户服务部
二00九年七月六日
篇二：
英文电子邮件格式及范文
英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。
所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。
英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。
比如：
SomequestionsaboutC++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）。
称谓如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“Dear+全名”，这样会让人感觉比较正式。
如果对方以非正式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。
比如：
“Hello/HiLillian”。
在实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“Dear+对方头衔”，如“DearPresident”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。
英国人习惯在称呼后加“，”，美国人习惯在称谓后加“：
”，有时也可以不加任何标点，是具体情况而定。
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时写在第一段。
为了让收件人阅读邮件比较舒服，我们需要注意邮件正文结构的美感，邮件段落最好控制在两三段之内。
如果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。
邮件内容应注意单词的拼写、大小写、标点、语法等。
所谓以小见大。
结尾语在正文之后添加。
注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。
一般电子邮件：
Sincerely,
Sincerelyyours,
私人电子邮件：
Regards,
Bestwishes,
Bestregards,
Withbestwishes,
Wishbestregards,
Yours,
Cheers,
Asever,
Withlove,
Affectionately,
......
在正文最后需要署名，可以写全名，也可以只写名字。
需要辨明性别时可以在姓名后面注明（Mr./Ms.）。
对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写，例如XIONGLillian.如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所属部门。
邮件中常用词汇：
附件attachmentIamattachingthereport.我把报告放在了附件中
转发forwardedI'veforwardedyoure-mailtoAlice.我已经将你的邮件转发给Alice
保持联系stay/keepintouch
对方告知决定.Pleaseletmeknowyourdecisionassoonaspossible.
写信给别人时一般常用Howareyoubeenrecently?
回复别人邮件时一般常用Iamhappytoreceiveyoure-mail.
实用邮件举例：
工作求职
工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。
i.e.
DearSir/Madam,
Iamwritingtoapplyforthepositionof...aspostedinyourwebsite.
Introduceyourself...
Pleasefindattachedacopyofmyresumeforyourreview.我的简历请见附件，作为参考。
或者：
Pleaserefertomyattachedresumeforasummaryofmyskillsandexperience.Iamlookingforwardtoyou.Thankyouverymuchforyourtimeandconsideration.Yourssincerely,
LillianXiong
表达谢意
日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次party，或者接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封thanksletter。
而此类邮件也非常好写，只要能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。
DearAlice,
Thankssomuchforthelovelydinnerlastnight.Itwassothoughtfulofyou.Iwouldliketoinvitebothofyoutomyhousewhenyouareavailable.
Bestregards,
Lilian
咨询了解
咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、物的一些信息。
邮件具体内容大致包含如下：
1）告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。
2）说明自己想要了解的东西，当咨询信息较多时，最好列举出来，as详细、清晰aspossible.
3）末尾用一句话结束总结这次咨询。
Iamwritingtorequestinformationaboutsth.
Iwouldliketorequestacopyofsth.
最后表达希望时用语：
Ilookforwardtohearingformyousoon.期待尽快收到您的回复。
英文电子邮件格式
DearMary,
ThisisTom.....
Lookforwardtoseeingyousoon.
Bestregards,
TomYu
（以上每一行,或者每个段落,都是左对齐的）
一、主题
主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。
YES：
Suppliertraining
NO：
professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO：
像Newsaboutthemeeting这样的表达，
YES：
应改为Tomorrow'smeetingcanceled。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES：
NewE-mailAddressNotification；Detailedcalculation
NO：
detailedcalculation
视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation，供参考），如：
URGENT：
Submityourreporttoday!
二、称呼
1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。
YES：
Tommy，或者Mr.Smith。
2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。
如：
Jimmy,
IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.
Best,
David
3、人家的名字千万不要错,老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的:
HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt
4、多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.
YES:
Messrs.Smith,Wyatt,andFury。
女人呢?
YES：
用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子:
Mses.Farb,Lionel,andGray。
男女一齐呢?
弄清楚称呼就行.例如:
Dr.andMrs.HaroldWright；Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright；Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。
5、有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔,有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray
6、职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:
KenGreen,President／KenGreen／VicePresidentofInternationalOperations
NO：
KenGreen／VicePresidentofUnicomChina
YES：
KenGreen／VicePresident,UnicomChina
7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:
YES：
MichaelJ.Smith,Jr.／MichaelJ.SmithSr.
8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字,或者是很正规信的信件,可以考虑这些：
DearCommitteeMember:
DearMeetingPlanner:
DearColleagues:
ToAllSalesReps:
ToWhomItMayConcern:
DearSirorMadam:
DearMadamorSir:
DearPurchasingAgent:
如果是全公司：
YES：
GentlemenorLadies:
LadiesorGentlemen:
9、有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看:
YES：
DearMr.Jones:
（非常正规）DearJoan:
DearJim,Jim,（非正规）
三、结尾部分
A、书信的结尾致意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:
1、VeryFormal非常正规的（例如给政府官员的）
Respectfullyyours,Yoursrespectfully,
2、Formal正规的（例如客户公司之间啦）
Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,
3、LessFormal不太正规的（例如客户）
Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,
4、Informal非正规的（例如朋友,同事之类）
Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!
有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:
Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己,可以用:
Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦...:
Wearepleasedtoofferyouthepositionofsalesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.
那么I和you呢?
好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.
Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一样）
Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.（这就友善多了）
Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来判断我呀~~）
Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客气一点,人家受落）
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.
B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。
常常只须一个词，如：
'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerelyyours'或'Bestregards'。
C、签名：
不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司
篇三：
商务电子邮件格式
商务电子邮件格式
在电子邮件的写作中要注意哪些呢？
如何写好一封规范的电子邮件呢？
在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。
主题栏：
主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。
称谓：
准确，切不可含糊不清。
是先生别称成了小姐；是小姐别喊成了先生。
这是大忌讳！
一次，青岛一家公司发信到公司，把我们公司的运营总监张可先生称呼成了张可小姐。
搞得张先生郁闷一天。
当你搞不清对方准确的性别时候，那就称老师就没错。
主体：
简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。
事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。
祝语：
可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。
落款：
公司名称，个人姓名，日期。
另外，在信件中一定要写明你的联系方式，最好是手机，随时保持畅通。
案例：
尊敬的读者朋友：
非常感谢您长期以来对《世界经理人》杂志的支持！
为了回报您对我们的拥护，我在这里很荣幸地邀请您成为我们上线1周年的尚品·人生网的尊贵会员，您将享受到我们仅为尚品·人生网站会员提供的所有优惠和特权，更有机会在尚品·人生网的社区中结识其他与您一样成功的精英人士！
您只要点击“接受”，便可自动成为尚品·人生网站的尊贵会员。
作为世界经理人网的姊妹网站，尚品·人生网以“享受成功品味生活”为使命，让成功人士在取得财富成果的同时，也能尽情享受丰盛的人生，得到生活与事业的和谐平衡。
非常感谢您的关注，期待您加入尚品·人生网！
此致
敬礼！
CRAIGPEPPLES环球资源执行总裁《世界经理人》《尚品·人生》出版人
注：
如果您接受了这份邀请，我们将同时把您的个人信息复制到尚品·人生网站的数据库，您就不需再填写各种表格，这样不仅为您节省时间，也能让我们之间的沟通交流更方便。
这是给我邮箱来发来的广告信函，格式是很规范的。
下面一封信是北京雅致人生公司王老师写给郑州惠尔企业管理咨询有限公司张老师的合作信函，非常规范，整洁，读起来赏心悦目，从信中你可以感受到该公司优秀的企业文化和员工整体的高素质。
张先生，
您好，我是北京雅致人生管理顾问有限公司的王艳。
很高兴能够认识您，并有幸将我们公司介绍给您。
我们公司培训主要以素质技能技巧为主，曾经成功的为IBM/HP/SUMSUNG/微软、中海油、大唐移动、北京移动、信息产业部电信研究院服务过，欢迎您访问我们公司的网址：
对我们公司有更多的了解。
附件是我们公司擅长的培训课程及讲师简历。
请您查收。
如有任何问题或者建议请您随时与我联系！
希望我们能达成互补，在未来有合作的机会！
感谢您对我工作的支持！
祝您工作开心快乐！
王艳
雅致人生管理顾问有限公司
项目经理
王艳WENDY
写的很得体，是我们电子信函的一个典范。
所以说，一封好的电子邮件可以展示自己公司良好的形象，一封差的电子邮件可以把自己公司建立已久的美好形象完全抹掉。
在商业来往中，一定要注意电子邮件的书写，注意电子邮件的礼仪，为自己的企业展示一个良好的形象。
签名格式_职场商务电子邮件礼仪
现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。
特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。
职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。
据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
写EMAIL就能看出其人为人处世的态度。
你作为发信人写每封EMAIL的时候，要想到收信人会怎样看这封EMAIL，时刻站在对方立场考虑，将心比心。
同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。
我为您整理出了史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工作带来帮助！
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的
2.标题要简短，不宜冗长，不要让OUTLOOK用…才能显示完你的标题
3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”
4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
5.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!
”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。
关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“DEARXXX”，显得很熟络。
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