报销管理制度及流程.docx

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报销管理制度及流程

费用报销管理办法

为了公司各部门、各级人员费用支出的合理化，规范财务报销制度，特制定本办法。

一、报销的范围：

指因工作需要而发生费用：

1、部门办公成本：

资料费、快递费、误餐费、办公用品耗用、耗材费、市内车费（指无报销额度的员工因工作需要发生的市内车费）。

2、个人固定额度的津贴成本：

通讯费、市内交通费。

3、部门非经常性开支：

除上述费用外，临时或突发产生的费用。

4、特殊费用：

业务招待费、差旅费。

二、部门办公成本的报销管理办法：

1、关于项目的办公费用，由经办部门总监签字，报行政管理部会签，经公司总经理审批后，报销。

2、关于部门的办公成本费用，由需求部门向行政管理部申领，或填写《申购单》经批准后，由行政管理部采购，发放至部门领用，月底由行政管理部统一报销，经需求部门总监会签后，总经理审批，报财务部门。

根据使用部门不同，分部门列支。

三、通讯费报销管理办法：

因公司员工薪资结构中福利补贴内已考虑对通讯费用的补贴，故除以下特殊岗位因业务需要给予一定额度的报销，其他员工（包含案场销售人员）不再享有通讯费补贴。

特殊岗位通讯费报销最高额度详见下表：

职位

总经理级

市场部市调员

行政部驾驶员

标准

实报实销

100元/月

100元/月

手机费的支付一般采取当事人先行垫付，然后由公司报销的方式。

手机费如不足额度的按实报销。

额度内的手机费由各部门总监审批，超额度部分一律不予报销。

凡公司报销通讯费的员工均须24小时开机以便联系，若两小时内仍不能联系者，取消当月报销资格。

四、市内交通费报销管理办法：

1、经审批合格的管理层以上干部按照《私车公用管理制度》执行。

2、其他员工：

（按项目提佣的部门和个人，该部分费用包含在所提佣金额度内）

A、因公外出，公司在未能安排车辆的情况下，可报销员工往来办事所需的公共汽车费用。

B、公司在未能安排车辆的情况下，因事情紧急，员工须乘出租车或采取其它便捷的交通手段时，须事先征得部门领导的同意后方能报销。

五、业务招待费报销管理办法：

1、按项目提佣的部门和个人，该部分费用包含在所提佣金额度内。

2、以公司名义发生业务招待费的，须向总经理申请后，再执行，经总经理审批后报销。

3、若跨部门须由对方部门的审核人核准批准后予以报销。

六、差旅费报销管理办法：

1、员工市外出差差旅费报销规定：

A、公司员工因工作需要出差，须填报《出差申请书》，经本部门领导同意，并经总经理批准后方可出差。

B、出差人员来往的交通费（飞机、轮船、火车、普客）、住宿费按审批标准实行实报实销（票务及住宿由行政管理部统一安排）。

对于出差人员出差期间的差旅津贴（原则上包括伙食费、通讯费等）按以下标准实行补贴：

职位

总经理级

部门经理级

员工

标准

实报实销

80元/天

50元/天

D、出差天数的计算：

以实际住宿天数为准。

E、出差人员必须在回公司后的一周内报销相关差旅费用。

出差人员须填写出差费用报销单，并将相关费用票据附在报销单后面，经部门领导签字，行政管理部审核，报总经理签字同意后方可报销。

F、部门负责人主要审核出差事实和准确的出差时间（何日出差、何日回公司）；行政管理部主要核准报销费用标准。

G、对于已实行综合津贴的总公司编制的员工，如公司安排到其它地方不再享受该补贴。

2、外派来京工作人员相关费用的报销：

　A、外派来京的工作人员界定：

指由上海总公司派出的，人事关系及工资发放均在上海总公司的员工。

　B、北京公司发放的津贴标准：

北京公司对外派来京工作人员发放当地津贴，标准为3000.00元/月.人。

津贴的报销原则上以各种报销凭证填补，当地各人所得税由本人承担。

　C、外派来京工作人员返回原籍费用报销的相关规定：

a\对外派来京工作人员，公司准予每人每月一次返回原籍，并报销往来的交通费。

b\原则上回原籍时间安排为双休日。

c\公司每月只报销一次回原籍人员往返的交通费，若因工

作需要当月未能回原籍者，可报销其亲属来京的往返交通费（限1人次）。

该费用报销不累计，凡未当月报销者逾期作废。

d\工作需要，安排外派人员回原籍时，若该人员利用该机会探亲（另行休假两天），那么公司不再报销当月回原籍所需交通费。

e\利用出差或工作调动之便，事先经单位领导批准就近回家省亲办事，其绕道而增加的各项费用，视情况经总经理批准后酌情处理；

对派驻除北京外异地工作所实际发生的各项费用均由业务所在地公司（邀请方公司）负担，并实行内部结算制

七、各项费用报销付款细则

1、填写付款申请/报销单

[1]、首先要选择不同类型的付款申请/报销单

A、请款单

B、现金报销单

C、备用金请款单

D、支票付款凭单

[2]、为符合法律和档案保存的要求，有效的付款申请/报销单须严格遵守下述的填写要求和附件（原始凭证）粘贴规定：

A、请用蓝色或黑色钢笔、墨水笔、圆珠笔填写

B、请勿涂改（包括用涂改液）

C、用中文填写，字迹清楚

D、附件必须整齐粘贴在费用报销凭证纸上

E、然后将请款单和报销凭证纸粘贴在付款申请/报销单后

[3]、结合公司实际，以下是必须由申请人填写的要素

A、日期。

应与实际申请日期相符。

B、金额。

须注明币别：

人民币-RMB。

C、金额合计数。

大小写必须一致。

D、费用说明。

E、收款人资料。

需写明收款人全称。

F、费用所属部门。

G、付款方式。

现金、贷汇凭证及支票等。

H、申请人签名。

申请人必须是费用发生的直接使用人或直接相关人，不得由其他员工代签。

2、费用报销程序：

[1]、报销人须在发票上注明经办人，若是招待费须注明何业务、单位、人数及时间。

[2]、填写费用报销单，交部门经理签字。

[3]、按金额交相关领导审核签字。

[4]、到财务部请款。

3、付款细则

[1]、发票规定

A、所有发票应为正本，有收款单位及税务监制章。

B、发票的抬头一般为公司的全称。

C、发票开票人必须与收款人一致。

D、发票内容必须清楚列明项目、单价和数量等。

E、车费发票背后需注明日期、起止点和事由。

F、业务招待费发票需写明费用的日期、目的和参与者。

G、住宿发票要附酒店打印的房费清单

[2]、收据

收据一般不得作为正式报销凭证。

唯以下收据视同普通发票：

A、国家财政部门以及公共事业部门的托收单据或行政事业单位盖有财政监制章的专有正式收据。

B、国外取得的收据（帐单）。

[3]、差旅费申请表

公司人员出差须征得副总裁的书面批准。

申请费用时须填写差旅费申请表。

A、应注明出差地点、目的、日期和每天费用预算。

B、费用预算应根据公司的出差标准而定。

C、此表经批准后作为申请付款的正式原始数据。

D、出差人员须在出差结束后五个工作日内报销实际费用，如实际费用与预算相差超过10%时由副总裁追加签字确认。

[4]、业务招待申请表

公司人员招待客户须征得总经理的书面批准。

申请费用时须填写业务招待费申请表。

A、应注明业务招待目的、日期和费用预算。

B、此表经批准后作为申请付款的正式原始数据。

C、业务招待经办人员须在招待发生后三个工作日内报销实际费用，如实际费用与预算相差超过10%时由执行总裁追加签字确认。

4、费用入账

费用发生后应及时交财务部入账,当月发票当月报销，超额度部分不予报销。

年末,各部门应将尚未付款的发票交财务部以准确记录公司当期费用及负债;在年度结束之前,各部门还应总结当期费用已发生但尚未收到正式发票的项目,将相关单据,如合同,供应商付款通知,交财务部入账。

八、现金报销规定

1、原则上公司以每周五为固定报销费用时间。

2、其它情况视时处理。

九、借支管理：

1、现金借支管理：

[1]、公司员工因公借用公司现金，需填写借款申请单，经部门主任审核报总经理签字同意后方可借支。

[2]、公司总经理因公在外，不能及时签署意见时，以电话的形式报总经理同意方可借支，但事后应及时办好补签手续。

原则上超过3000元以上不予以借支现金。

　　　　　　　　　[3]、专款专用，不得挪为他用，借款只能用于办理公事。

　　　　[4]、对于借出的现金，财务人员必须及时清理，原则上执行前款未清后款不借的借款原则。

[5]、因公借款，时间最多不得超出2周，有特殊情况，应书面说明，报总经理同意。

2、支票借支管理：

[1]、超过3000元以上费用一般以支票方式支付。

[2]、公司员工因公借用公司支票，需填写借款申请单，并注明借支票，经部门经理审核报总经理签字同意后方可借支。

[3]、公司员工需向财务人员提供进账单位的名称及大致所需金额，否则财务人员可以予以拒付，特殊情况特别处理。

[4]、借用支票后须及时将支票存根交与财务部，并在一周内完结费用报销手续。

总经理拥有对该制度的解释修改权，该制度于总经理批准之日起实施。

下午13：

00—17：

00

B．实行不定时工作制的员工，在保证完成甲方工作任务情况下，经公司同意,可自行安排工作和休息时间。

3．1．2打卡制度

3.1.2.1公司实行上、下班指纹录入打卡制度。

全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。

3.1.2.2打卡次数：

一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。

3.1.2.3打卡时间：

打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；

3.1.2.4因公外出不能打卡：

因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。

因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。

因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。

上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。

3.1.2.5手工考勤制度

3.1.2.6手工考勤制申请：

由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。

3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员（文员）或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。

3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。

3.1.2.9外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;

3.2加班管理

3.2.1定义

加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。

A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。

部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。

凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。

B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。

因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。

对主管（含）以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。

3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。

《加班申请表》经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。

《加班申请表》必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。

如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。

3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。

3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。

3.2.2.5加班工资的补偿：

员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。

原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。

加班可按1：

1的比例冲抵病、事假。

3.2.3加班的申请、审批、确认流程

3.2.3.1《加班申请表》在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。

3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。

各部门的考勤员（文员）负责《加班申请表》的保管及加班申报。

员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》加班前到部门考勤员（文员）处领取《加班申请表》，《加班申请表》经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。

填写并履行完审批手续后交由部门考勤员（文员）保管。

3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。

下午13：

00—17：

00

度。

全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。

3.1.2.2打卡次数：

一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。

3.1.2.3打卡时间：

打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；

3.1.2.4因公外出不能打卡：

因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。

因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。

因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。

上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。

3.1.2.5手工考勤制度

3.1.2.6手工考勤制申请：

由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。

3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员（文员）或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。

3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。

3.1.2.9外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;

3.2加班管理

3.2.1定义

加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。

A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。

部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。

凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。

B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。

因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。

对主管（含）以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。

3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。

《加班申请表》经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。

《加班申请表》必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。

如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。

3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。

3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。

3.2.2.5加班工资的补偿：

员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。

原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。

加班可按1：

1的比例冲抵病、事假。

3.2.3加班的申请、审批、确认流程

3.2.3.1《加班申请表》在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。

3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。

各部门的考勤员（文员）负责《加班申请表》的保管及加班申报。

员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》加班前到部门考勤员（文员）处领取《加班申请表》，《加班申请表》经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。

填写并履行完审批手续后交由部门考勤员（文员）保管。

3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。

下午13：

00—17：

00

度。

全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。

3.1.2.2打卡次数：

一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。

3.1.2.3打卡时间：

打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；

3.1.2.4因公外出不能打卡：

因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。

因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。

因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。

上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。

3.1.2.5手工考勤制度

3.1.2.6手工考勤制申请：

由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。

3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员（文员）或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。

3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。

3.1.2.9外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;

3.2加班管理

3.2.1定义

加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。

A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。

部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。

凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。

B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。

因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。

对主管（含）以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。

3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。

《加班申请表》经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。

《加班申请表》必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。

如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。

3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。

3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。

3.2.2.5加班工资的补偿：

员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。

原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。

加班可按1：

1的比例冲抵病、事假。

3.2.3加班的申请、审批、确认流程

3.2.3.1《加班申请表》在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。

3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。

各部门的考勤员（文员）负责《加班申请表》的保管及加班申报。

员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》加班前到部门考勤员（文员）处领取《加班申请表》，《加班申请表》经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。

填写并履行完审批手续后交由部门考勤员（文员）保管。

3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。

下午13：

00—17：

00

度。

全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。

3.1.2.2打卡次数：

一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。

3.1.2.3打卡时间：

打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；

3.1.2.4因公外出不能打卡：

因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。

因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。

因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。

上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。

3.1.2.5手工考勤制度

3.1.2.6手工考勤制申请：

由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。

3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员（文员）或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。

3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。

3.1.2.9外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;

3.2加班管理

3.2.1定义

加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。

A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。

部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。

凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。

B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。

因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。

对主管（含）以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。

3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。

《加班申请表》经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。

《加班申请表》必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。

如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。

3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。

3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。