电子化办公业务管理办法.docx
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电子化办公业务管理办法
贵州移动电子化办公
业务管理办法
（1.0版）
贵州移动通信公司
二0一二年三月
第一章总则3
第二章业务描述4
第三章组织管理8
第四章业务及业务平台管理9
第五章业务受理流程10
第一节业务办理10
第六章计费与结算13
第一节业务资费13
第二节结算原则13
第七章客户服务13
第八章帐务统计14
第一章总则
第1条为促进电子化办公业务的发展，规范电子化办公业务的组织管理，特制定本管理办法。
第2条本管理办法对电子化办公业务在组织管理、业务描述、业务流程、业务资费、业务结算等方面做出规定，作为各地市公司开展电子化办公业务的依据。
第3条本管理办法将根据电子化办公业务发展需要适时进行修改，其修改权和解释权属中国移动通信集团贵州有限公司。
第二章业务描述
贵州移动所提供的《电子化办公系统》将集团客户带进完善、全面的协同办公理念及模式当中，帮助集团企业从传统的纸质办公模式转型为电子办公模式，不但帮助集团企业提高工作各环节中的办公效率，提高了集团企业核心竞争力，同时也帮助集团企业节省了在传统办公环节中产生的纸张、车辆、通讯等各类成本费用。
业务平台搭建在移动公司IDC机房，客户通过互联网、SSLVPN、MPLSVPN、专线方式接入电子化办公业务平台，通过网络远程访问使用电子化办公业务。
实现电脑与电子化办公业务平台的数据交互，从而实现协同办公，实现集团内的公文流转的数据共享和应用业务的统一管理。
第1条电子化办公的主要业务功能如下：
（1）首页空间：
电子化办公系统的首页空间是实现将最新的、最为关注的信息进行集中展现的窗口。
根据所处视角不同，电子化办公系统的首页空间分成了【个人空间】/【领导空间】、【团队空间】、【单位空间】、【自定义空间】。
（2）协同办公：
电子化办公中的协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。
从而规范管理流程，执行组织制度，充分发挥制度优势沉淀管理过程与结果，形成组织知识。
（3）表单应用：
电子化办公智能表单系统基于以人为本的思想和XML技术，
通过支持单据定义、流程配置、人员和资源的直观描述等多种手段，以图形化、透明化、可视化而完成制度的控制执行，保证制度执行的准确、高效、可跟踪和追溯，并将执行结果全息集中存储，保证了制度的有效执行。
电子化办公提供表单应用设置、表单流水号管理、表单制作、调用表单、表单统计查询等功能。
（4）公文管理：
电子化办公公文管理系统提供完备的电子公文管理功能，包括：
公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案。
电子化办公公文管理遵循规范的收发文、交换和文档管理一体化等制度，并针对电子公文特点，提相应的电子用印、加密控制、流程控制、权限控制和备份等应用，使得发文、收文、交换和公文档案库管理环环相扣；系统控制、安全防范和电子印章紧密相连。
在整个公文流转过程中，都提供公文督办的功能。
电子化办公公文管理还提供签报管理功能，实现公文流转，无需进行公文交换。
可以根据实际工作需要，使用签报功能进行请假、报销、工作报告等工作处理。
（5）知识管理：
在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的组织智慧的循环，成为管理与应用的智慧资本。
（6）电子邮件：
电子邮件已成为人们信息沟通的重要工具，将集团客户的139手机邮箱集成到内部办公系统中，直接在内部办公系统中接收与发送邮件，参于内部信息流转，如将来自邮件的外部信息转化成协同发送给系统内部人员；将协同转换成邮件发送给系统外部人员，可以有效地加强内外联系，
提高办事效率，实现更大范围的协同与沟通。
（7）日程计划会议任务：
电子化办公中计划/会议/日程用于制定工作计划、召开工作会议、规划分解工作任务、安排工作日程。
计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。
而会议的发起、回执、召开，会议结束后的纪要书写与信息归档是会议管理的重要组成部分。
工作任务可对复杂任务、团队协作任务逐层分解和细化，多个工作同时安排，使工作更清晰化。
日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。
（8）公共信息：
任何组织都希望传递自己的价值主张和企业文化，需要将组织内的发展动态、重大事记、规章制度、行政公告、通知等及时传达给每一位成员或某一特定群体；需要通过调查向每位员工或特定群体征集意见，以帮助各项政策的制定修改；需要给员工一个宽松和谐的技术交流、思想交流、经验交流的场所，同时又让领导方便了解员工的思想动态。
这些新闻、公告、调查和讨论即构成了所谓公共信息。
公共信息模块是单位内公共信息的发布平台，也是企业员工交流沟通的平台。
如企业发布公告、调查，员工回复调查，员工发起讨论题目、参与讨论或者发布新闻等。
（9）个人事务：
用于对个人信息、日常事务进行管理。
包括关联应用设置、代理人设置、工资查看、个人考勤、个人模板管理、消息提示设置、个人设置、印章密码管理。
（10）常用工具：
提供常用的工具，包括：
综合查询、便签、通讯录、计算器、万年历、常用链接、系统帮助七大常用工具。
（11）WebIM：
沟通是一切组织行为的基础，本期提供了无需安装客户端，无需独立部署的内嵌IM应用，实现了组织内单人、多人的自由沟通。
WEBIM完善了在线消息，体现了新的协同沟通方式，增强企业内部交流的安全性、快捷性。
可根据办公需要建立临时、固定会话讨论，突出以工作为中心的协作交流。
极大丰富了在线交流，增强了交流互动性，使得以前需要借助即时通讯工具完成的交流可以在协同内部实现了。
（12）协同精灵：
日常工作中，电子化办公协同会您是每天必登的系统，同时您也经常会在其它软件系统下工作，当有协同中有系统消息来时，您会希望第一时间收到。
为此，电子化办公协同管理软件专门设计了电子化办公精灵这一托盘软件，作为一个桌面的通信哨兵，可以实现开机自动登录协同，无需打开IE窗口即可收到和处理待办事项。
并作为一个嵌入式整合工具，电子化办公精灵可以将您在Office件中的工作结果直接发送成协同给同事，或上传到电子化办公个人文档库中，也可以将您在outlook中的邮件（收件或发件）直接发送成协同或上传到个人文档库中，实现外部邮件系统与协同工作的有效整合。
此外，电子化办公精灵所提供的批量上传功能，可以使您在加载协同附件或上传任意文档时，批量选择，一键完成。
（13）全文检索：
支持对协同、新闻、公告、调查、讨论、事件、会议、文档、表单单元格、公文、计划、工作任务、人员信息模块的全文检索；全文检索插件支持对以下常用文件格式的内容检索：
Office97-2007中的Word、Excel、PowerPoint文件，PDF文件，HTML文件，RTF文件，TXT文件和
RedOffice文件，可扩展支持其他文件格式。
第三章组织管理
第1条：
电子化办公业务组织管理：
省集团客户部、数据部、各地州市公司。
第2条：
省集团客户部职责：
1.负责制定电子化办公业务名称、业务标识、归口管理业务资费。
2.负责制定电子化办公业务营销发展工作目标和营销指导意见，负责电子化办公业务整体发展规划，制定传播策略，以及营销工作规划，部署营销活动，指导各地市公司电子化办公业务营销和传播工作。
3.负责制定、修订电子化办公业务管理办法，规范业务使用流程。
4.负责制定业务办理流程，指导各地市公司开展电子化办公业务工作。
5.负责对地、市、县产品经理进行电子化办公产品培训。
第3条：
数据部职责：
1.负责电子化办公平台管理和运营，持续推进产品优化。
2.负责业务开通流程梳理，协助各地市公司集团客户部电子化办公业务支撑工作。
3.负责制定电子化办公产品相关规范：
业务规范、总体技术要求等。
4.负责业务平台信息安全及平台上用户数据安全。
5.根据需求工作单制作业务数据，制作产品使用手册。
第4条：
业务支撑系统部职责：
负责制定电子化办公业务相关业务支撑方案，支撑电子化办公业务资费配置，制定相关业务办理操作手册，指导各地市公司业务办理。
第5条：
各地市公司职责：
1.指定到县级单位产品负责人，负责对各地、市、县级集团客户需求支撑工作，协助客户经理需求调研，基础数据填写，工单发起及产品开通之后的客户培训和后续支撑工作。
2.组织落实电子化办公业务在本地的营销策划、宣传推广和客户服务工作。
3.负责支撑地市集团客户需求调研、数据收集、业务开通受理及客户培训工作等相关工作。
4.做好市场调研、用户需求收集、经营分析和业务预测，分析用户使用行为和业务发展情况，及时向省公司反馈业务信息，为业务的优化和提升提供建议。
第四章业务及业务平台管理
第一节账号管理
第1条单位账号及密码由电子化办公平台管理员统一根据客户需求配置和提供。
第2条为规范登陆用户名管理，规避账户名重复、普通用户账号统一由用户手机号码组成，默认密码由单位管理员建立。
第3条建立新单位至电子化办公平台流程：
（1）地市客户经理根据客户需求整理数据信息并提交至地市产品经理；
（2）地市产品经理确认需求并通过协同提交需求工单；
（3）省集团客户部进行需求确认，需求审核通过后提交至数据部；
（4）省公司数据部根据需求单及提交的资料表格进行数据制作；
（5）数据部完成数据制作并通过系统测试后，将用户相关帐号信息反馈至各地市公司；
（6）地市客户经理对客户进行使用指导，并将使用过程中的问题反馈产品经理，由产品经理发需求至省集团客户部与数据部进行优化处理；
（7）项目启动至结束后提交整个项目文档；
（8）持续服务及反馈；
第二节平台管理
第4条业务平台硬件维护按照IDC相关管理办法执行，集团客户不进行硬件平台的维护等相关工作。
第5条业务平台优化由需求部门提出功能优化需求，数据中心负责业务开发及落地。
第五章业务受理流程
第一节业务办理
第1条电子化办公面向集团客户市场开放，面向的政府部门的各级行政机构；对办公OA有确切需求的成长型企业（中小型）。
第2条第2条集团客户可通过集团客户经理进行业务咨询和业务资料获取、业务受理。
第3条第3条首次以法人和产业活动单位等组织名义申请使用电子化办公业务的集团客户，需要进行开户登记，包括：
填写信息表、提交材料、签订使用服务协议、系统开户四个步骤，详见《集团客户业务办理规范》。
第4条业务办理流程包括四方面内容：
需求调研、签订协议、业务开通、交付使用。
1、电子化办公业务需求调研：
客户经理根据集团客户业务需求整理业务需求表单（见附件一）。
根据整理的需求表，由产品经理客协同数据中心业务平台负责人进行需求确认，并将可行性结果反馈至客户经理告知客户。
按照客户的网络环境，若客户选择移动公司专线业务，需客户经理发起专线现场环境勘测及部署工单至网络部，由网络部协助开通客户专线业务。
2、签订协议：
客户具备网络环境，根据客户的实际业务需求签订使用协议。
3、业务开通：
提交需求工单至数据中心，由数据中心进行业务平台的数据配置，及集团客户帐号权限分配，同时客户经理在PRM大客户系统进行业务订购并选择相应的业务资费。
4、交付使用：
客户业务开通之后，产品经理协助客户经理对客户进行系统培训，客户业务试用，再试用过程中对客户提出的系统功能完善和业务流程优化，需提交至数据中心进行业务后续优化至客户认可，最终交付客户使用。
注：
平台数据配置前需要各分公司在内部使用的电子化办公系统内提交数据配置申请工单，由省集客部审批工单后提交到数据部进行配置。
系统地址为：
http:
//218.201.202.225/seeyon/index.jsp
第六章计费与结算
第一节业务资费
第1条电子化办公业务标准资费如下。
套餐
电子化办公系统资费套餐
套餐一
套餐二
套餐三
套餐四
月资费（元）
4500
6500
8800
10000
包含OA用户数
30个
50个
80个
100个
短信套餐
网内短信500条，超出0.08元/条
网内短信1000条，超出0.08元/条
网内短信2000条，超出0.08元/条
网内短信3000条，超出0.08元/条
IMS语音/视频
可开通，按实际使用计费
增加用户数
每增加1个用户：
150元/月
每增加1个用户：
130元/月
每增加1个用户：
110元/月
每增加1个用户：
100元/月
第2条电子化办公业务按年统付资费如下。
客户统一以人数按年支付该集团的电子化办公系统费，即赠送相应比例的话费给集团个人成员。
电子化办公系统费（元/月）
话费（元/月）
备注
80
100
主要针对县级集团客户
100
130
主要针对地市级集团客户
130
150
主要针对省级集团客户
150
200
/
第二节结算原则
第3条“电子化办公”业务功能费由用户归属省公司收取，不涉及到省间结算问题。
通信费按现有业务结算原则进行。
第4条电子化办公业务以BOSS系统数据作为结算依据
第七章客户服务
第1条省公司统一制定电子化办公客服手册模版，各地市公司应参照模版制作客服手册，供客户使用，客服手册应包括业务的定义、功能、资费、使用方法、业务受理方式、客户服务流程等内容。
第2条各公司应明确本公司电子化办公业务的内部客户服务流程、故障解决时限、故障责任部门等服务细则。
第3条各公司应对本地市集团客户经理、10086客服热线、营业厅等前台服务人员、SI及网络维护人员进行培训，使其能够掌握电子化办公业务的相关知识。
第4条电子化办公业务平台合作伙伴应建立7*24小时专家客服热线，负责解决集团客户及移动公司前台服务人员的咨询和报障。
第5条集团客户联系人、IT管理员和成员均可以通过集团客户经理、10086-95的客服热线进行业务咨询和故障申告等。
第八章帐务统计
第1条电子化办公业务帐单科目见下表，各地市应据此设置本地市集团账单。
费用项目
一级帐目
二级帐目
对应经分费项
说明
电子化办公业务
功能费
功能费
集团侧收费项目
通信费
通信费
集团侧收费项目
第2条业务统计要求已列入集团业务经分统计范围，各地市公司按照要求进行业务数据统计。
（注：
本资料素材和资料部分来自网络，仅供参考。
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