办公用品管理制度.docx
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办公用品管理制度
办公用品管理制度
《中蒜集团办公用品管理制度》
第一章总则
第二章办公用品管理范围
第三章办公用品采购
第四章办公用品入库
第五章办公用品领用
第六章办公用品日常管理
第七章办公用品费用成本控制
第八章附则
附件一：
办公用品领用登记表（易耗品）
附件二：
办公用品领用登记表（耐用品）
附件三：
办公用品交接清单
附件四：
办公设备报修登记表
第一章总则
为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成本、合理节约开支减少浪费，从而使行政部工作系统化，提高工作效率，特制定本制度。
第二章办公用品管理范围
根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：
2.1耐用品：
2.1.1办公家具，如：
各类办公桌、空调、电视机、椅子、档案柜、沙发、茶几、保险柜等;
2.1.2办公设备，如：
电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。
2.2易耗品：
2.2.1文具类办公用品，如：
中性笔、圆珠笔、铅笔、橡皮擦、笔记本、档案袋、档案盒、订书机、起钉器、订书钉、计算器、直尺、胶水、胶棒、透明胶带、双面胶、图钉、回形针、大头针、信封、便笺、裁纸刀、剪刀、印泥、电池、插线板、打印纸、打印硒鼓、打印碳粉、复写纸等。
2.2.2生活类办公用品，如：
卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。
第三章办公用品采购
3.1申请范围：
（1）办公用品申请以部门为最小单位，各部门每月25日提交次月的采购申请计划到办公室，便于办公室根据申请计划统一安排采购，预期不报视为无需求，届时库房管理专员有权拒发；
（2）部门采购申请内容主要为耐用品。
3.2审核及审批：
（1）由申请部门填写《采购申请单》报办公室主任审核签字后，提交总经理批准后方可购买。
3.3采购安排：
（1）各部门所需办公用品，需经采购部统一购买，其它部门不得擅自购买。
办公用品购买实行两人以上共同负责制。
（2）采购分为定期采购和临时应急采购。
办公室根据批示意见，在规定时间内完成采购。
（3）临时急需办公用品，由部门负责人提出申请，由办公室主任批准，总经理同意后购置。
第四章办公用品入库
4.1入库登记
办公用品采购到位后，由库房管理专员核对、入库。
库房管理专员办理入库后，建立办公用品采购台账，对年度办公用品采购情况进行整体统计。
4.2入库物品明细单
每次采购入库后，库房管理人员制作入库明细单，库房主任签字确认，明细单备案存档。
第五章办公用品领用
5.1耐用品于每月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购的物品。
部门办公用品由部门指定人员签字领用。
5.2耐用品的领用、管理实行部门负责制。
耐用品由部门负责人指定专人或使用人领取，部门负责人需签字确认，库房存根备案。
5.3新员工入职后，每人按标准配置签字笔一支、圆珠笔一支、笔记本一本，行政部统一为其配备办公用品，耐用品由本人签字领取，部门负责人签字确认，库房存根备案。
5.4剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、大头针、图钉、直尺、订书器、裁纸刀，标签、由部门按需分配。
计算器除财务部门由部门按需分配。
第六章办公用品日常管理
6.1易耗品统一由库房负责申请、发放。
仓库会定期进行盘点、整理、成本核算，做出后期调整计划。
6.2耐用品的管理，主要是指办公用品/设备的报修：
（1）耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络设备、通讯设备等，报修人到办公室详细描述并登记故障现象，办公专员统筹安排，由维修人员排查并解决问题，故障解决后填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后办公室归档保存，作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保养费预算内。
（2）各部门耐用办公用品的保养，主要由各部门专人进行维修保养登记并跟踪维护情况，行政部将不定期检查。
公共设施或设备，由行政部统一管理。
（3）其他办公设备（办公桌、沙发等）出现故障，各部门应及时与行政部联系，由行政部负责协调厂家维修解决。
在保修期内不能维修解决的，凭购买发票、保修单退、换给厂家。
6.3办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。
6.4各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非正式或非对外文件可使用背面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。
6.5礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同易耗品，由办公室统一办理。
第七章办公用品费用成本控制
7.1行政部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。
7.2各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗材及维修费用，由办公室统一管理，年终计入各部门办公用品总费用当中。
7.3凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。
有缺失的应照价或折价赔偿，否则不予办理有关手续。
7.4公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣除。
员工应自觉爱护各类办公用品，如因不正当或不合理使用而损坏物品应照价赔付。
本制度自公布之日起实施。
第八章附则
1、本制度由办公室负责修订并解释。
2、本制度自颁布之日起执行。
附件一：
办公用品领用登记表（易耗品）
附件二：
办公用品领用登记表（耐用品）
附件三：
办公用品交接清单
附件四：
办公设备报修登记表
附件一：
办公用品领用登记表（易耗品）
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
备注
1
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22
1、办公用品领用时，请把低值易耗品和耐用设备分开登记，便于清还查账和管理。
1、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。
附件二：
办公用品领用登记表（耐用品）
序号
物品名称
规格型号
数量
领用部门
领用人签名
领用时间
部门经理签字
备注
1
2
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5
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9
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19
20
21
22
1、耐用品领用，部门负责人必须签字确认，便于清还查账和管理。
2、物品领用一律要登记，物品名称和规格型号一定要写清楚，行政部负责存档保管。
附件三：
办公用品交接清单
办理
日期
移交
部门
物品名称
规格及
说明
数量
单位
交接人
签字
接管人
签字
部门经理签字
备
注
注：
员工离职时填写《办公用品交接清单》，并复印一份附在《员工辞退、辞职结算汇总表》后，一并交人力资源负责人存档保存。
附件四：
办公设备报修登记表
序号
名称及型号
故障说明
报修部门
报修人
报修时间
维修时间
报修人确认（公司/人员）
维修人签字
维修结果
经办人
备注
1
2
3
4
5
6
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10
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