办公用品管理制度.docx

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办公用品管理制度

北京前沿同创科技有限公司

办

公

用

品

管

理

制

度

编写日期2011/4/20

编写：

邓雄

版本号：

20110001

修订日期2011/5/20

审核：

谢洪武

第一章目的

为了加强办公用品的管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与领用，本着节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制定本制度。

第二章办公用品的分类

按使用的性质分为一般消耗品和耐用消耗品两类：

第一条一般消耗品包括：

笔芯、铅笔、笔记本、记事本、固体胶、液体胶、胶带、回形针、大头针、订书针、复印纸、复写纸、便条纸、稿纸、封皮纸、易事贴、档案袋、透明袋、档案盒、印油、印泥、工具刀、拉杆夹、文件夹、文件框、装订夹、装订签、装订胶片、记号笔墨水、白板笔墨水、橡皮、双面胶、口取纸、创可贴

第二条耐用消耗品包括：

圆珠笔、中性笔、记号笔、白板笔、荧光笔、卷笔刀、笔筒、修正液、计算器、订书机、打孔器、起钉器、直尺、长尾票夹、票据夹、山形票夹、剪刀、电池、印台、黑板擦、名片夹、U盘

第三章办公用品管理部门

第一条公司办公用品统一归口管理部门为行政部。

行政部于每月月末的25号-30号完成公司下月办公用品购置计划，上交公司总经理审批后采购。

第二条行政部负责公司办公用品的采购计划、验收入库、保管、发放与统计等管理工作，同时各部门设立专门的办公用品管理员负责本部门办公用品的领用及保管，各部门对本部门的办公用品使用情况进行监督和管理。

第四章办公用品管理流程

第一条行政部根据办公用品购置计划明细、规格以及数量购买，报总经理审批，在每月5日前将办公用品采购入库。

办公用品入库时，行政部查看是有否有遗漏或与购置计划规格、数量不符时，行政部应及时联系更换或补充。

第二条临时急需办公用品（价值大于200元），由所需部门填写申请单

第三条各部门办公用品管理员据表单如实发放所领取的办公用品，并将使用情况登记在册，行政部将进行不定期检查办公用品使用记录。

第五章办公用品的发放及领用

第一条个人办公用品的领用和发放

（一）新员工入职每人按岗位工作需要由行政部填写《个人办公用品领取登记表》，经登记后发放。

（二）公司副总级别以上人员办公用品，由行政部填写《个人办公用品领取登记表》，经登记后发放。

（三）除以上情况以外，其他人员不得以个人名义领用办公用品。

第二条办公用品的领用规定

（一）耐用消耗品，重新领用时以旧换新，需携带原物品方可领取新办公用品，以旧换新的办公用品交各部门办公用品管理员处汇总，在新领取时统一交行政部。

（二）一般消耗品则不用依旧换新，可直接领取。

（三）按岗位工作需要需配备办公用品的新员工，每人限领签字笔一支、笔记本一本等必备办公用品。

第六章办公用品的使用及保管

第一条办公用品保管

（一）办公用品的保养，主要由各部门自行负责，行政部将进行不定期检查，不得故意破坏办公用品。

个人领用的办公品必须认真保管，因人为保管不当造成办公用品损坏需自行购买。

（二）凡离职人员在办理离职交接手续，填写离职交接单时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还，行政专员负责登记入库，如有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

备用办公用品由人事行政部统一管理，实行定期盘存制。

盘存频率为每月一次，行政部每月10前抽出时间进行备用办公品的盘存。

要求月初库存与期间采购、领用、月尾结余在数量上一致。

行政部应定期检查办公用品的库存量，对日常必需品、不易采购品或用量大的用品应酌量库存，以备不时之需。

第二条复印纸管理

（一）凡需复印/打印的各种文件、资料，一次性复印/打印超过10页的，在人事行政部登记后方可复印/打印。

（登记的内容有：

复印/打印日期、复印/打印内容、张数、经办人、使用用途等。

）

（二）若复印数量较多时，应先复印一份，确认复印效果合格再输入余数，以免浪费。

如非特殊要求，尽可能使用二次纸，节约用纸，降低成本。

（三）行政部对复印纸进行统一管理，个人不得复印/打印与公司公务无关的私人资料，违者一经发现罚款50元/次。

第三条传真机的管理

（一）公司保留一台传真机，由行政部统一管理，其他无关部门不得私自保留传真机。

（二）传真统一由行政部存放的传真机接收。

所有传真由行政专员填写收件登记簿，并将接收到的传真及时分发给收件部门和人员。

（三）重要传真接收可通知行政专员加急处理，无明确收件人和垃圾传真件，不予接收。

涉及公司事务的原件在行政部留存，接受部门留复印件。

第七章本制度自公司公布之日起执行。

第八章本制度解释权归行政部。

表1：

办公用品购置入库单

日期：

年月日

申请部门

预计购置时间

编号

品名

规格

单位

数量

预算

额度

实际

金额

备注

行政部签字

申请人

总经理签字

采购人

注：

行政部编制购买清单→总经理审核签字→行政采购

表2：

个人办公用品领取登记表

所在部门

登记人

领取时间

物品名称

规格

单位

数量

领取人

备注

注：

此表由行政部负责登记、建档