会议管理流程图.docx

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会议管理流程图

市国资委行政管理内部控制制度

第一章总则

第一条为规范本委机关内部管理，服务国资监管工作，保障行政运转顺畅、高效，依据国家有关法规，制定本制度。

第二条本制度所称行政管理内部控制，是为确保国资委机关内部日常工作正常开展，所采取的规范各项行政管理工作的一系列程序和措施。

第三条行政管理内部控制基本要求

（一）紧紧围绕国资委中心工作，贯彻执行委党组决定，服务保障国资监管工作落实。

（二）规范运行程序。

严格落实管理流程，确保委机关内部相关事项的规范有序运行。

（三）明确职权责任。

根据管理程序要求，落实关键环节的职权责任，提升机关行政管理水平。

第四条本制度包括公文管理、接待管理、会议管理、值班管理、财务管理、资产管理、档案管理、车辆管理、接待管理、人事管理等，适用于委机关内部事务运行的管理与控制。

第二章职责分工

第五条行政管理内部控制职责分工如下：

（一）办公室

协助委领导处理机关运转的日常工作；负责委机关文秘、会议、纪要、保密、信息、档案、文印、安全工作；按照管理权限，负责委机关的人事管理、外事等工作；负责党组会和委主任办公会议决定事项的督办工作；负责委机关财务、后勤服务工作；编制值班计划，督查值班情况；负责登记备案公车使用情况。

（二）其他业务处室

负责发文拟稿、处室审核、会签、反馈收文办理结果；拟定会议方案、经费预算，组织落实好会议；按照值班计划排班，具体落实值班人员；及时上报客情信息，具体组织接待工作；根据建档规范要求，对资料归档整理，每年度移交办公室。

第三章公文管理

第六条公文管理包括公文的拟定、审核、签发、印制和分发，收文登记、批办、承办及内部签报等。

（一）流程图与流程控制

1．流程图

2．流程控制

（1）发文：

①处室根据工作事项进行拟稿；

②处室负责人对文件审核，主办处室商相关处室会签；

③根据文件内容、性质经办人由处室负责人提交，经分管副主任审核后报主任签发；

④办公室根据主任签发提交的稿件编号，拟稿处室校对。

⑤处室经办人印制后到办公室登记后用印、存档（纸质一式二份、属于政府公开信息的三份，附电子档）并分发。

（2）收文：

①综合签收、登记来文，进入书面运转程序；

②办公室提出拟办意见报委领导；

③委领导审阅批示；

④处室按照委领导批示，在办理时限内具体承办，并及时反馈办理结果；

⑤分管副主任审核后，报主任审定签发；

⑥主办处室到办公室用印后对外报送相关修改意见，送审件等文字材料由主办处室存档，并转入档案管理。

（二）风险识别与控制

风险点一：

公文内容是否合规、准确、具有时效。

1．控制标准：

委机关公文处理相关规定。

2．控制措施：

处室依据事项按照公文规范，确保所拟文稿内容准确、真实，文字组织严密。

3．责任部门与岗位：

上述由拟稿处室经办人员和分管副处长负责实施。

风险点二：

公文编制文号是否合理、准确，公章使用是否规范。

1．控制标准：

委机关公文处理相关规定。

2．控制措施：

（1）办公室严格按照委领导签批件规范编制文号、印刷文稿，保证文稿内容与公文印刷质量；

（2）公章使用规范，并明确专人负责管理使用公章；（3）用印必须由处室经办人到办公室登记后使用。

3．责任部门与岗位：

上述控制措施由处室经办人、办公室负责实施。

风险点三：

收文登记是否完整，拟办意见是否规范并及时分办，公文办理情况是否及时向委领导反馈。

1．控制标准：

委机关公文处理相关规定。

2．控制措施：

（1）办公室及时收文登记；

（2）各处室收到的文件及时送办公室办理收文；（3）办公室对文件提出合理的拟办意见，在领导签批后及时转办；（4）承办处室及时将办理情况向委领导反馈；（5）办公室适时对处室办理情况进行督查；（6）办理委外征求意见稿时，处室提出的修改意见应标注修改理由，送审件及相关处室意见由主办处室存档备查。

未被采纳的不同意见单独附后，供委领导审阅。

3．责任部门与岗位：

上述控制措施中第

（1）、（3）、（5）项由办公室秘书、分管副主任、主任负责实施；第

（2）、（4）、（6）项由各相关处室经办人和分管副处长、处长负责实施。

第四章会议管理

第七条会议管理包括会议方案、经费预算的拟定、会议申请及会议的具体落实。

（一）流程图与流程控制

1．流程图

2、流程控制

（1）委内会议

①处室根据工作需要，拟定会议方案及经费预算并上报；

②委领导审核确定

③办公室对会议情况登记备案，配合做好有关工作；

④办公室按照相关规定办理经费支出手续。

（2）委外会议：

①办公室提出拟办意见；

②拟请处室参加的会议，由处室确定参会人员后报名，并派员参加会议；

③拟请委领导参加的会议，报相关委领导签批后，办公室报参会委领导名单，并将领导参会行程登记上网。

（二）风险识别与控制

风险点：

拟定会议方案是否符合有关规定、是否必须、经费安排是否符合财经纪律规定。

1、控制标准：

委机关关于会议与公务接待财务管理相关规定。

2、控制措施：

（1）会议筹办处室按照工作需要拟定完整的会议方案，具体包括会议议程、参会人员等信息；

（2）会议筹办处室对会议经费进行合理预算；（3）会议筹办处室将会议方案及经费预算报分管委领导审批；（4）办公室按照委领导审批后的会议方案对会议文件进行核稿，办公室根据会议经费预算方案办理相关财务支出手续。

3、负责部门与岗位：

上述控制措施中第

（1）、

（2）、（3）项由会议筹办处室经办人员和分管副主任、主任负责实施；第（4）项由办公室分管副主任、主任负责实施。

第五章值班管理

第八条值班管理包括值班计划编制部署与落实督查，具体值班人员按计划到岗值班，履行值班职责，填报值班记录。

（一）流程图与流程控制

1、流程图

2、流程控制

（1）办公室根据委机关值班制度制发值班计划；

（2）值班人员按照值班计划，遵守值班制度完成值班任务；

（3）办公室负责值班督查工作。

（二）风险识别与控制

风险点：

值班是否做到全覆盖。

1、控制标准：

工作日下午下班后至次日晨8：

30、节假日全天确保由正式国家工作人员在值班室值班。

2、控制措施：

（1）办公室制定委机关值班制度，合理编制日常值班和重大节假日值班计划；

（2）各处室根据值班计划按时安排人员值班；（3）值班人员值班期间不脱岗，规范处理各类公务，并填写值班记录，遇有紧急情况或会议通知等及时报告办公室主任；（4）办公室负责值班督查工作，防止因人员脱岗影响值班全覆盖，每周一提供上一周值班情况。

3、责任部门与岗位：

上述控制措施中第

（1）、（4）项由办公室分管副主任、主任负责实施；第

（2）、（3）项由各处室值班人员和分管副处长、处长负责实施。

第六章财务管理

第九条财务管理包括编制预算，统筹安排使用资金，加强会计审核，严格收支管理等。

（一）流程图与流程控制

1、流程图（见下页）

2、流程控制

（1）金额较大（3000元以上）或专项支出（大型会议、设备采购等）由各处室负责人对经费列支情况进行审核后提出经费预算，办公室对各专项支出预算合理性进行审核；报分管副主任签批后由主任审批。

（2）经办人员持合法的原始凭证及相关资料（如会议通知、合同协议等），按照财务报销程序到办公室办理报销手续。

（3）小额报销（如差旅费等）由经办人持合法的原始凭证，经处室负责人审批后，经办公室审核后报分管副主任审批。

（二）风险识别与控制

风险点一：

处室申请使用经费是否合规。

1.控制标准：

委机关财务管理相关规定。

2.控制措施：

（1）经费申请处室准确测算，提出真实、合理、完整的经费预算申请；

（2）处室领导对经费申请严格审核；（3）办公室按照相关规定办理财务手续。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施中第

（1）、

（2）项由申请经费处室经办人员和分管处长、处长负责实施；第（3）项由办公室和分管副主任、主任负责实施。

第七章资产管理

第十条资产管理包括委机关各类资产的添置、更新、处置、移交、核查及日常管理。

（一）流程图与流程控制

1.流程图（见下页）

2.流程控制

（1）添置、更新固定资产：

①处室提出书面申请，经处长审核后报办公室；

②办公室会同有关处室核实；

③专项资产、一般资产报分管财务的委领导，再报主任审批；

④机关统一按照政府采购规定办理采购；

⑤办公室验收，登记固定资产实物明细账；

⑥办公室凭登记印章办理报销入账并登记固定资产总账和明细账；

⑦使用单位办理领用手续，登记单位固定资产台帐。

（2）处置固定资产：

①资产所在处室提出书面申请，经处长审核后报办公室；

②办公室进行核实；

③专项资产处置报主任审批，一般资产处置报分管委领导；

④更新后的旧设备或处置的固定资产，由办公室统一回收，分类登记并集中保管；

⑤回收固定资产的处理由办公室提出办理意见报委领导审核后实施。

（3）资产移交：

①工作人员委内调动的，由所在处室负责人监督并办理固定资产移交手续，报办公室备案；

②工作人员调出本单位的，办公室通知资产管理员和相关处室办理移交手续。

（4）资产核查：

①各处室按规定每年向办公室报送固定资产统计表；

②办公室每年对全委固定资产进行定期核查和盘点，针对存在问题，及时提出处理意见，重要事项报告委领导。

（二）风险识别与控制

风险点一：

添置、更新、处置资产设备是否合理。

1.控制标准：

委机关固定资产管理有关规定。

2.控制措施：

（1）各处室按照全年工作安排，提出添置、更新、处置资产设备的申请，科学合理编制添置、更新资产设备经费预算，处室负责人认真审核把关；

（2）办公室对处室提出的申请及经费预算进行审核；（3）各处室定期真实、完整统计资产情况；（4）办公室定期对全委资产情况认真核查、盘点。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施中第

（1）、（3）项由各处室经办人员和分管处长、处长负责实施；第

（2）、（4）项由办公室分管主任、主任负责实施。

风险点二：

设备采购及处置是否按照相关规定执行。

1.控制标准：

委机关固定资产管理有关规定。

2.控制措施：

（1）相关处室严格按照政府采购相关规定办理设备采购，办公室对添置的资产及时进行验收登记；

（2）资产处置后及时由办公室回收处理，回收固定资产的处理由办公室提出办理意见报委领导审核后实施。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施由各处室经办人员和分管处长、处长，办公室分管主任、主任负责实施。

风险点三：

使用者是否合理使用、安全保管固定资产。

1.控制标准：

委机关固定资产管理有关规定。

2.控制措施：

（1）明确资产管理责任，设备使用着履行好保管公有资产的职责；

（2）人员调动及时办理移交手续，并报办公室登记备案。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施由各处室经办人员和分管处长、处长，办公室分管主任、主任负责实施。

第八章车辆管理

第十一条车辆管理包括使用公务车辆的加油、用车及维修。

（一）流程图与流程控制

1.流程图

2.流程控制

（1）用车：

①提出车辆使用申请；

②办公室主任根据工作安排进行审批；

③节假日用车或长途用车（离开连云港市区）经办公室审批后报分管领导批准。

（2）维修

①办公室根据政府采购目录每年核定维修点；

②正常维修经车辆技术状况鉴定小组现场鉴定后，办公室批准后送修；

③车辆维修完毕，由鉴定小组与驾驶员验收合格后，发票报办公室主任审核报分管领导审批；

④车辆在外地应急维修，费用500元以下由驾驶员自行联系修理，费用在500元以上的须经办公室主任同意后修理。

（3）加油：

①办公室根据政府采购目录确定定点加油站；

②公车在市区加油一律在定点加油站凭单加油；

③车辆的加油记录由办公室按月汇总。

（二）风险识别与控制

风险点：

公车使用是否有效服务机关工作并保障安全。

1.控制标准：

委机关车辆管理有关规定。

2.控制措施：

（1）下班后和节假日，无出车任务公车应停放在机关大楼院内；

（2）公务车辆使用过程中要确保安全，严禁非专职驾驶人员驾驶单位公务车辆；（3）专职驾驶员要保持车况良好，安全完成出车任务。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施由办公室驾驶员和办公室主任负责实施。

第九章接待管理

第十二条接待管理包括客情的收集、上报，接待工作的安排和具体落实。

（一）流程图与流程控制

1.流程图

2.流程控制

（1）接待处级以上领导：

①处室上报客情报告，提出初步接待方案，其中接待国资委处级以上及外省市正处级以上领导须报告主任，接待其他处级以上领导报告分管副主任；

②办公室研究接待方案，填报公务接待审批单，根据第①条要求报主任审定；

③办公室安排接待相关事宜，并与相关处室配合做好接待工作。

（2）处室接待：

①经办人填报公务接待审批单；

②按照财务管理规定报分管副主任审批；

③处室具体安排接待事宜。

（二）风险识别与控制

风险点：

是否及时、有效、按标准做好接待安排及具体落实接待工作。

1.控制标准：

委机关会议与公务接待财务管理相关规定。

2.控制措施：

（1）处室及时提交客情报告（接待处级以上领导）；

（2）合理制定接待方案和安排接待标准，填报《公务接待审批单》，并报委领导审批；（3）在接待过程中，各环节的执行者必须严格对照相关规定要求，严格审核，严格把关，保障资金使用科学合理。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施由各处室经办人员和分管处长、处长，办公室分管主任、主任负责实施。

第十章档案管理

第十三条档案管理包括档案资料的收集、归档保管、借阅、档案资料定期移存档案馆等。

（一）流程图与流程控制

1.流程图（见下页）

2、流程控制

（1）整理归档：

①处室收集需归档收文材料，进行整理并制作归档目录，每年度转入档案管理，档案管理办公室设在办公室；

②办公室对各处室移存的档案审核；

③办公室分类归档，安全保管档案材料；

④办公室根据相关要求定期将档案移存档案馆。

（2）档案借阅：

①借阅单位向办公室提交档案借阅申请；

②办公室按照档案管理相关规定对借阅申请审核，允许借阅的进行借阅登记；

③借阅处室（个人）按时归还档案。

（二）风险识别与控制

风险点：

档案资料管理是否完整、准确，保管是否安全。

1．控制标准：

委机关文件归档整理相关规定。

2．控制措施：

（1）档案管理业务必须按照规定的程序运行。

办公室接收处室移存的档案资料时，需审核档案目录的正确性，档案资料的完整性，如未达到要求，由归档处室重新整理完善。

处室归还借阅的档案时，办公室应进行核对并放回相应位置；

（2）在资料归档、档案保管、借阅、档案移存等过程中的执行者必须按照自身职能把握档案资料的准确、真实，严格对照相关保密规定要求，防止出现泄密事件。

3．责任部门与岗位：

上述控制措施由各处室经办人员和分管处长、处长，办公室和分管副主任、主任实施。

第十一章人事管理

第十四条职务任免

（一）流程图与流程控制

1.流程图（见下页）

2.流程控制

（1）根据市委市政府和委党组的工作部署，围绕干部队伍建设和中心工作需要，办公室拟定工作方案提交委党组研究；

（2）委党组在规定范围公布工作方案并动员部署；

（3）按工作方案要求，办公室将符合条件的人员名单在适当范围履行民主测评，听取群众意见；

（4）办公室参考民主测评或民主推荐情况提出考察建议名单报委党组同意后履行考察程序；

（5）委党组听取考察情况汇报后，在充分酝酿的基础上召开委党组会议决定拟任人选；

（6）对拟任免对象及拟任职务予以公示，对公示期间反映的情况须予以核实并报告委党组；

（7）在办理必要的备案和审批手续后，签发任免文件；

（8）履行任职和廉政谈话程序；

（9）办理工资变动审批，做好干部任免审批表、考察材料等任免材料的填制、归档工作；

（二）风险识别与控制

风险点一：

是否经委党组集体研究决定工作方案。

1.控制标准：

工作方案经委党组具体研究决定。

2.控制措施：

工作方案由办公室提交委党组研究，须有委党组会议记录。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施由办公室负责实施。

风险点二：

是否在一定范围履行民主测评（推荐）程序。

1.控制标准：

在一定范围进行民主测评或民主推荐。

2.控制措施：

在提交党组会议研究时须附有民主测评（推荐）的结果。

3.责任部门：

上述控制措施由办公室负责实施。

风险点三：

是否经委党组会议集体研究决定考察对象。

1.控制标准：

考察对象由委党组会议集体研究决定。

2.控制措施：

履行考察程序前须有委党组会议记录。

3.责任部门：

上述控制措施由办公室负责实施。

风险点四：

是否履行考察程序。

1.控制标准：

在一定范围进行组织考察。

2.控制措施：

在提交党组会议研究时须附有考察情况报告。

3.责任部门：

上述控制措施由办公室负责实施。

风险点五：

是否征求委纪检组、监察室和委机关党支部意见。

1.控制标准：

征求委纪检组、监察室和委机关党支部意见。

2.控制措施：

在有关材料上须有委纪检组、监察室和委机关党支部书面意见并盖章。

3.责任部门：

上述控制措施由办公室负责实施。

风险点六：

是否经委党组会议集体研究决定拟任人选。

1.控制标准：

委党组召开会议决定任免名单。

2.控制措施：

签发任免文件前须有党组会议记录。

3.责任部门：

上述控制措施由办公室负责实施。

风险点七：

是否公示拟任人选。

1.控制标准：

在规定范围公示拟任人选及拟任职务。

2.控制措施：

任免文件须在公示结束后签发。

3.责任部门：

上述控制措施由办公室负责实施。

第十五条轮岗交流

（一）流程图与流程控制

1.流程图（见下页）

2.流程控制

（1）办公室根据委党组的统一部署，提出工作方案报委党组同意后予以实施；

（2）办公室对符合轮岗交流条件的人员广泛征求本人及所在处室领导、分管副主任、主任意见；

（3）办公室沟通协调各方意见后区别情况提出建议名单；

（4）对拟交流人员由办公室制定交流方案提交委党组研究；

（5）印发任免文件并填制任免表，归档。

（二）风险识别与控制

风险点一：

处室推荐名单是否集体研究。

1.控制标准：

处室推荐名单经处室领导集体研究。

2.控制措施：

提交的建议人选名单须有处室领导签名。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施由各处室领导负责实施。

风险点二：

是否征求分管副主任、主任意见。

1.控制标准：

征求分管副主任、主任意见。

2.控制措施：

对不涉及委党组会议研究的事项须有工作记录，对涉及委党组会议研究的事项须有会议记录。

3.责任部门：

上述控制措施由办公室负责实施。

第十六条请假及休假管理

（一）流程图与流程控制

1.流程图（见下页）

2.流程控制

（1）由个人按相关规定提出申请；

（2）处室研究提出审核意见；

（3）科员以下干部报办公室备案，非领导干部和副科级领导干部需报分管副主任、正科领导干部需报主任同意后交办公室备案；

（4）因事请假超过1天需报分管副主任审批，超过5天和正科领导干部需报主任审批，同意后交办公室备案；

（5）因严重疾病，不能参加正常工作，需长期（6个月以上）休养治疗者，需委党组会或主任办公会研究。

（二）风险识别与控制

风险点一：

本人所在处室是否审核。

1.控制标准：

本人所在处室研究提出审核意见。

2.控制措施：

本人所在处室主要负责人签署明确意见。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施由各处室相关人员和领导负责实施。

风险点二：

办公室是否履行审批手续。

1.控制标准：

办公室按类别审核假期期限与待遇。

2.控制措施：

办公室有关请（休）假人员申请表的登记材料。

3.责任部门与岗位：

上述控制措施由办公室副主任、主任负责实施。

第十二章政策与制度依据

第十八条行政管理内部控制应遵循如下政策制度规定：

1.《政府采购法》

2.《保密法》

3.《关于加强厅机关会议与公务接待财务管理的通知》

4.《中华人民共和国档案法》

5.江苏省《归档文件整理规则》实施办法（苏档【2003】14号）

6.《中华人民共和国公务员法》

7.《行政机关公务员处分条例》

8.《江苏省公务员考核实施办法》（苏组通【2007】68号）

9.《党政领导干部选拔任用工作条例》（中发【2002】7号）

10.《关于加强因公出国（境）团组纪律的通知（苏外出【2007】889号）

11.《江苏省人事厅关于我省机关、事业单位工作人员病假待遇的通知》（苏人通【1998】130号）