物业客服部整改方案共12页.docx

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物业客服部整改方案共12页

物业客服部整改方案

[模版仅供参考，切勿通篇使用]

　　篇一：

物业客服部意见建议（报告情况说明）

　　物业客服部工作中的意见建议20xx0630

　　栋住宅基础建设配套未到位，例如有线网络、道路绿化、停车场、弱电设备监控，垃圾处理房，业主投诉至物业客服中心很多次，客服人员也对业主做了众多诚恳的解释，但是业主已然不接受解释，众多不交物业费的业主拿拒缴物业费以发泄怨气，希望基础建设配套早日到位。

　　2.某些生活配套设施在设计和施工安装上不利于业主日常生活使用，业主投诉多，怨言多，例如厨房排水三通太高、毛坯房地面高低落差太大、弱电盒太小、电梯轿厢小、消防通道墙面腻子大面积刮擦、空调开孔位置偏差大，空调主排水管安装位置偏差大，过道护栏处飘雨，停车场顶棚漏雨，业主要求改变设计与安装的诉求很多，希望公司可以在合理范围内满足业主合理的要求，若不能满足，请知会于物业客服中心，客服人员会向业主传达公司官方的解释说明。

　　3.有工程遗留整改义务的施工方难请，没有整改程序与操作标准或可执行的工程遗留整改制度，外墙防水施工方难请，泥工刮胶工难请，业主投诉多拍桌子多，希望公司领导和项目工程部多与施工方协调。

　　栋住宅已竣工的工程与设施设备经过了承接查验程序的很少，经过验收交付的工程项目少之又少，现在业主入住，却有很多设施设备已过保修期，无法满足业主的更换要求.物业客服中心与项目审算合约部也未有任何在工程资料上的移交接收，所以物业人员对于工程施工安装与竣工情况几乎无知，房屋保修约定更不知，希望公司注重延期交房所产生的一系列工程遗留问题。

　　5.业主对物业和开发商不能概念上区别对待，在业主看来，凡与房子有关的事情和问题，业主不会去区别物业和开发商或施工方，再加上原本很好的物业管理与服务的的操作流程与标准并不被业主、开发商、施工方、物业服务人员接受，工作执行上困难重重，所以物业工作很难做，工作上受委屈很多，主管要对服务人员作心理疏通的工作量很大。

　　篇二：

物业公司客服部运作手册

　　客服部运作手册

　　组织结构及岗位设置

　　客服部是物业公司最重要的部门之一，是物业公司提供对外服务的窗口。

　　一、组织结构:

　　二、岗位设置

（一）经理办公室:

经理1人。

（二）客务主管：

下面分管：

物业代表3人，前台接待2人。

　　（三）内务主管：

下面分管:

清洁公司及其下属员工。

　　管理范围

　　客服部的主要职责是负责处理所有与客户有关的问题包括：

收集并反馈客人的意见，督促相关部门处理客人的投诉，监控相关部门的服务质量,实施物业公司的各项管理方案。

客服部的管理范围包括：

物业办公室、前台接待台、邮件分拣室、话务台、商务中心。

　　下面按各个区域分别介绍相应的管理范围：

　　一、客服部办公室:

（一）保持物业公司同客户的联系，通过与客人接触和定期拜访收集、整理

　　客户信息和需求并及时传达给有关部门作为工作指导和决策依据。

（二）接受处理客人投诉并定期整理、分类和存档投诉记录本。

　　负责下发派工单，并对派工单进行跟进工作。

　　同时把客户的意见和要求传递给有关部门，并督促其迅速解决,将处

　　理意见反馈给客户。

　　（三）委派专人负责对保洁公司的管理工作和制定各项清洁计划。

　　（四）控制和提高保洁公司的服务质量和工作效率。

　　（五）安排新入住公司办理入住手续，办理二次装修申请手续。

　　会同相关部门进行收楼、完善一装、监督二装工作。

　　定期整理大厦入住客户名单并分发给相应的部门。

　　（六）配合财务部对财务应收费用的管理工作及客户欠款的催缴工作。

　　（七）负责公司部分对外联络工作。

　　（八）负责总经理布置的其它工作。

　　二、大堂接待台:

（一）准确掌握有关大厦的结构、布局及方位。

（二）准确掌握有关大厦客户的中英文名称、单元号、联系人、联系电话、

　　紧急联系人、联系电话等。

　　（三）接待来往的客人，回答客人提出的问询。

　　（四）规范接听服务电话，给客人留言准确无误并作好记录。

　　（五）以电话、信函、拜访和张贴通知等形式将物业公司的信息通知客户并

　　给予解释。

　　（六）提供必要的服务信息。

　　（七）处理大堂内发生的一切紧急事件并通知客服部及相关部门。

　　（八）随时接收客户投诉，将投诉内容准确无误的知会客服部及相关部门。

三、邮件分捡室：

（一）负责邮件的分拣、投递及管理工作。

（二）设立专用信件登记薄，严格执行签收制度。

　　四、话务台：

（一）接听并迅速准确地转接所有进大厦的电话。

（二）负责解释并回答客人提出的电话问讯。

　　五、商务中心:

　　为大厦客户提供商务秘书服务。

　　日常管理

　　一、计划管理

　　根据大厦的住户情况和公司的经营管理的总体目标,客服部要制定出各种配套计划,以使工作更加主动、有效和协调。

主要计划有：

（一）编制和控制部门年度的各项预算；

（二）根据大厦租户情况制定每月工作计划；召开每周业务工作会议，确保

　　工作区域处于良好状态。

　　（三）制订每月培训计划并监督实施。

　　（四）制定好物资设备的管理计划。

　　二、组织管理

　　根据大厦的规模及管理体制,设置、调整和完善客服部的各种机构和岗位，明确各种岗位的职责和任职要求，并制定各项工作的操作程序和业务流程，以及各项规章制度。

　　三、人员管理

　　根据各岗位的任职要求和待遇,聘用合适人员,通过培训使他们掌握客服部工作的职业态度、职业知识、职业技术和养成职业习惯。

同时，通过有效的奖惩与激励管理，使员工能始终积极、主动地进行工作。

　　四、物资设备管理

　　制定好客服部物资设备的管理计划。

与采购部、仓库、工程部等部门分工合作，做好客服部物资设备的采购、领用、安装、维修、保养、更新等各项工作，以减少资金的耗费与占用。

　　五、质量管理

　　培训员工树立质量意识，实行全面质量管理。

通过对客服部各项工作质量标准的制定、实施、检查、改进这样一个不断循环往复的过程，不断保持和提高客服部的服务质量和工作质量水平。

　　六、预算管理

　　按照责任会计制度的要求，编制和控制客服部月、年度的各项预算。

通过向总经理提出各种有利于单元的出售出租的建议，来不断增加收入。

同时，在审批部门领用的物资时，努力在不降低规格的前提下，尽可能降低成本。

　　七、协调管理

　　协调好客服部与大厦内及大厦外各部门的关系。

前者如与发展商、销售部、秩序维护部、工程部、财务部、综合部、保洁公司及财务采购人员的关系，后者如与街道办事处、公安局、航空公司、快递公司、邮局等的关系，以取得它们对客服部工作与管理工作的支持和合作。

　　岗位职责

　　一、客服部经理岗位职责

　　职务名称：

客服部经理

　　直接上级：

总经理

　　督导下级：

客务主管内务主管前台接待员客务代表

　　职责范围：

　　1．贯彻执行总经理及分管领导下达的各项指令，负责大厦有关客户服务，清洁，外委公司管理等日常事务的领导组织工作，及相关部门的协调工作；

　　2．负责制定部门工作程序，规章制度，服务规范等条例，并监督贯彻实施；

　　3．全面负责大厦用户的投诉工作，审定紧急情况的应急处理程序，对紧急发事件及时做出决策，正确处理，尽可能将大厦及商户（使用人）的损失降到最小限度；4．负责与部门工作相关的政府机构及地方单位的外联工作；

　　5．参加大厦内各种协调会，针对相应问题找相关人员及时予以解决；

　　1．随时对部门内员工进行培训，了解掌握部门员工的思想状况，提高员工的团队精神，敬业精神，服务意识，职业道德及对公司的责任感；

　　2．负责制定部门年度工作计划部门年终总结及年度财务预算；

　　8．负责签订部门内的外委合同；

　　9．安排、协调部门内的日常工作，对员工作进行考核评定；

　　10．每周对大厦进行巡视，检查卫生，租摆，杀虫，设备，设施等存在的

　　问题，及时予以解决；

　　11．每日审核员工的巡视记录表，每周对工作单完成情况进行检查；

　　12．审核每月《物业管理费应收表》，并跟进收费情况，对欠费现象制定出

　　相应措施；

　　13．审核财务单据及各种上报文件；

　　14．制定、审定月度及每周部门工作计划。

　　二、客务主管岗位职责

　　职务名称：

客务主管

　　报告上级：

客服部经理

　　督导下级：

前台接待员客务代表

　　职责范围：

　　1．定期对大厦用户进走访，对用户提出的合理要求及时予以解决，确保物业公司与用户之间良好的沟通关系，通过与客人接触和定期拜访，收集，整理用户信息和需求，及时传达给相关部门；

　　2．接待客户的投诉，确定投诉性质，解决处理或呈报相关部门，并负责跟进处理结果；

　　3．对写字楼、公寓内公共区域的设备，设施进行巡视检查，发现问题及时报修，并跟进处理结果；

　　4．每日结清工程报修单，将巡视记录交至经理审阅并存档；

　　5．协助相关部门办理用户入住退租等各项手续；

　　6．按时核查收缴物业管理费，定期向财务部索要缴费实收表欠收表，对欠费现象及时解决；

　　篇三：

物业客服部筹备方案

　　客户服务部筹备工作计划

　　一、客服部筹备方案

　　为确保业主入伙各项手续有序的进行，各项工作能够稳妥有序的开展，达到《前期服务协议》约定的服务标准，客服部筹备应根据物业公司与业主签订的服务协议和物业行业规范为基础，具体从以下几个方面开展：

　　一、办公物品筹备工作

　　基本筹备工作主要指客户部开办计划，通过购买、调配客服部日常运作所需的设备、用具等，使客服部具备办公和为业户提供服务的硬件环境。

具体包括以下内容：

（1）办公设备的配置（办公桌、椅、电脑、打印机、复印机、传真机、文件柜、空调、过塑机等）；

（2）日常办公用具的准备（办公用品采购、公章雕刻等）

　　（3）收楼手续各项文本起草和制定申购（前期服务协议、临时业主规约、房屋质保书、使用说明书、装修管理规约和注意事项、入住登记表、等业主收楼需要签署的文本）。

　　（4）收集当地相关物业管理法律法规（对房屋工程质量、服务费收取、管理规范的支持法规，为各项工作有序开展）。

　　说明：

客户部的筹备应结合物业的服务要求及管理用房自身的实际情况，对以上计划进行合理调整。

　　二、制度建立工作

　　健全的制度是客户服务部规范运作的基础。

客户部在向业户提供各项服务时应高度重视各项制度的健全工作，以公司制定的相关制度文本为指导，尽快完各项规章制度和操作规程。

在制度和业务操作流程未出台之前，客服部会采取召开专题会议、形成会议纪要的方法来临时规范各项工作，一旦时机成熟，就应形成制度。

具体实施包括以下几个方面：

　　1、客服部各岗位的岗位职责，包括：

客服部主管岗位职责、领班岗位职责、部门客户助理负责各岗位职责。

　　2、客户部日常管理制度。

包括：

各文件管理、印章管理、办公物品管理、钥匙管理制度、业主资料档案管理制度、部门培训制度、考勤管理、值班管理、投诉管理、特发事件处理预案、员工请休假管理、员工仪表仪容及行为规范管理、员工考核管理、奖惩制度等。

　　三、业主入伙前培训

　　1、客户部全体员工：

物业公司发展史、质量方针、质量目标、小区基本情况、小区内设备（供水、供电、排水、消防、运载、弱电等）情况、甲方基本情况、物业管理各综合服务的标准及要求、常用礼仪礼节、常用礼貌用语、日常业务操作规程等；

　　2、整改和收集完善小区的建议。

对建筑主体及附属设备存在的缺陷或不完善的地方，向各部门提出整改建议，另外在工作中注意收集日常管理的信息方便日后管理。

　　四、加强公司内部沟通和外部单位的沟通工作

　　1、加强与公司内部工程部、水电维修部、保安部、绿化部、售楼部等部门的沟通协调工作，理顺各业务交接流程，配合做好小区日常管理工作。

　　2、同时做好与相关单位的工作协调工作，如银行、水厂、电厂、电视站、煤气公司、电信单位的相关业务的协调，方便和让业主办理相关业务的办理。

确保业主顺利入伙。

　　林汉杉

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