文件与资料管制程序适用全面附有流程图.docx
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文件与资料管制程序适用全面附有流程图
东莞市XX光电有限公司
编号
BC-QP-008
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版次
A/1
生效日期
2011/3/23
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核准
审查
制订
东莞市XX光电有限公司
编号
BC-QP-008
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文件名称
文件与资料管制程序
版次
A/1
生效日期
2011/3/23
修订内容摘要
制/修单位
版次
生效日期
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修订章节内容
ISO管理部
A/0
2011/03/12
共10页
新制定
ISO管理部
（修订）
A/1
2011/03/23
5/10
1.新增5.3.2.2技术图面编号方法.
2.新增5.3.5部门别编号.
3.原3.1要求三级文件由总经理核准，现改由管理者代表核准。
东莞X光电有限公司
编号
BC-QP-008
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文件名称
文件与资料管制程序
版次
A/1
生效日期
2011/3/23
1.0目的
制订本程序以确保公司文件制订、修订、发放、回收、废止，保管均得到有效的管制，使过时作废的文件及时撤离各使用场所，并能随时获得有效之最新版本。
2.0范围
凡属本公司与质量系统有关的管理文件和资料的制作与管理均适用之。
（例如：
质量手册、程序文件、作业标准文件、指导书、表格、ISO9001:
2008族标准有关的文件等），对图面与技术资料之管理则另定程序管理之。
3.0权责
3.1内部文件管制权限表
文件阶层
文件名称
制订
会签
审查
核准
管制
单位
1级
质量手册
管理者代表
总经理
总经理
文控中心
2级
程序文件
部门主管
管理代表
总经理
文控中心
3级
工序/仪器操作业指导书
工程部
生产部/品保部
管理代表
文控中心
3级
检验规范
品保部
工程部
管理代表
文控中心
4级
记录表单
制订单位
部门主管/经理
管理代表
文控中心
3.2外来文件管制权限表
文件类别
接收
审查
管制部门
图纸
工程部
工程经理
文控中心
厂商客户规范
工程部
工程经理
文控中心
国家国际标准
管理代表
管理代表
文控中心
法律法规
行政人事部
管理代表
文控中心
东莞市XX光电有限公司
编号
BC-QP-008
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文件名称
文件与资料管制程序
版次
A/1
生效日期
2011/3/23
4.0定义
4.1质量手册（一阶文件）：
是为让客户或公司员工了解公司质量管理系统要项的主要文件。
4.2程序文件（二阶文件）：
就是将如何进行活动的步骤，管制项目及管制结果记录的一种质量文件。
例：
生产过程、合约审查、内部审核等质量手册内所订定的各项程序。
4.3作业标准文件（三阶文件）：
为支持质量程序于执行阶段时重要的依据或指导文件。
例：
作业指导书、检验规范、技术图面等。
4.4表单（四阶文件）：
表单是为显示质量管理结果所使用的单据。
例：
“空白表单”。
4.5管制文件：
受更改控制的文件。
4.6非管制文件：
不受更改控制的文件。
（例如：
在投标时提供给客户的《质量手册》等）。
5.0作业内容
5.1文件与资料管制作业流程图（见11页）。
5.2文件之制定与修订作业：
5.2.1文件制定需求之时机：
A.由于各部门运作上之必要而需制定。
B.由于各部门间为协调之必要而需制定。
C.内部审核或管理审查决议而需制定。
D.由于经营政策上之需要，奉上级批示制定。
5.2.2文件修订：
文件若经稽核单位或制定部门、运作部门认为不合实际需要，需增订修改时，得由提出单位填写<文件制订/修订/废止申请单>，经部门主管、经理审核，管理代表核准后，由制定单位研拟增修之。
注：
文件首次制定可不用<文件制/修/补/废申请单>。
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5.2.3文件之审核、核准与发行：
A.制订或修订之文件，应由制订者召集单位主管及管理代表研讨，依确保文件之适切性与可操作性。
各阶层文件之制订、会签、审查核准依内外部管制权限表执行。
B.对于外来文件，由权责单位进行审核确认。
5.2.4文件之分类：
A.依文件性质，公司文件可分为：
质量手册、程序文件、作业标准文件、记录表单。
B.依文件管制性，公司文件可分为：
管制文件和非管制文件。
5.3文件编号系统
5.3.1质量手册、程序文件之编号原则：
□□-□□-□□□
公司代码,类别流水号（以001开始）
5.3.2三阶文件编号原则
5.3.2.1作业指导书/检验规范/机器、仪器操作指导书/承认书
□□-□□-□□-□□□
公司代码,类别部门别流水号（001）
5.3.2.2技术图面
□□-□□-□□-□□-□□-□□□
公司代码类别部门别型号材料流水号（001）
5.3.3表单编号原则
□□-□□□-□□□
公司代码,类别,流水号（001）
5.3.4文件类别编号
QM-质量手册,QP-程序文件,WI–作业标准/技术图面/其他,ZG-制造规范,SIP-检验规范，FM-表单.
（备注：
三级文件除制造规范用ZG/检验规范用SIP表示外，其余三级文件用WI编号表示）.
5.3.5部门别编号：
总经理室-01,管理代表-02,人事行政部-03工程一部-04生产一部-05，
资材部-06，营销部-07，财务部-08，研发部-09生产二部-10
机电-11，工程二-12品保部-13其它……
5.3.6公司代码：
东莞邦臣光电有限公司-BC
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5.3.7版次编号
5.3.7.1质量手册从A/0版本开始，若局部（小范围改）编号,则修改页次按A/1，A/2…….进行修改,若修改至A/9或者有较大改动或重新制作时编号全部改为B/0，C/0…….
5.3.7.2程序文件、三阶文件和表单，用A/0版版本开始，若局部（小范围改）编号：
A/1，A/2…….A9，若有较大改动或重新制作时编号：
每次增修依序编号改为B/0，C/0…….
5.4文件分发作业
5.4.1文管中心依发行部门拟定之分发单位及份数进行复印。
5.4.2对于管制文件，于每页文件的右下角加盖红色“文件发行章”章。
原件正本于每页右上角加盖红色“原版章”章.
5.4.3文管中心依分发单位及份数，将文件分发至各单位，并由接收单位于文件<文件分发签收一览表>上签收。
5.4.4若因客户要求等情况，需求非管制文件，由总经理核准提供并加盖“非管制文件”章。
5.4.5文件修改之申请由申请人填写<文件制订/修订/废止申请单>，其审查核准后，如小部分则在文件修改的地方加盖红色“修改章”进行修改并签名/日期；若修改处较多，则以全新版形式发行并回收旧文件。
5.4.6凡属非管制文件，当失效或作废时，则不予回收或更新。
5.5文件废止与销毁作业
5.5.1文件废止之申请由申请人填写<文件制订/修订/废止申请单>，其审查核准颁布作业同5.2.2条款程序执行。
5.5.2作废之文件则由文控中心依文件<文件分发签收一览表>逐份至各部门收回，副本销毁，原件正本盖红色“文件作废”印章（文管中心需保留原稿文件）。
5.6文件档案建立与管理
5.6.1各文件类别之保管：
经颁布发行之质量手册、程序文件、作业标准及各式表单之原稿等文件，均由文控中心保管，依类别、名称标示，建目录等并依文件种类分别存放。
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5.6.2各单位须于每一档案册内首页建立目录（含文件名称、编号、版次即入档时间）以利寻找与核对，以确保其所用资料为最新版次。
5.6.3文控中心须对历次版本变更之原稿予以保存，并与有效文件分开存档。
5.6.4存档文件应定期作清洁维护，防止受潮污损，如有不适用情形发生，应即申请换新文件。
5.6.5保管年限规定：
根据公司实际情况而定。
5.7文件使用管制
5.7.1现场使用之文件需置于作业场所，非现场使用之文件需由各单位指派专人自行集中管理。
5.7.2凡受分发之文件传送均需列入管制（文件属会签，传阅者不在此限）旧版及文件废止时，文件控制中心及各单位均须登记回收情形，各单位不得保留旧版文件。
5.7.3文件若有制订、修订或废止，文控中心每半年须发行一次其保管所有文件之最新版次<文件颁行总览表>，以确保相关单位使用之文件为最新版本之文件。
5.7.4文件如发现遗失、缺页、破损、字迹模糊等应填<文件补发申请单>经管理代表核准后，方可由文控中心补发。
5.7.5任何人均不得于正式文件上加以标记或书写任何文字，符号。
5.7.6文控中心设有专人管理，其文件之管理纳入内部质量稽核项目中，以确保资料之正确使用。
5.7.7使用单位需增加或需求资料时，由单位主管与管理代表协调，填写填<文件补发申请单>经管理代表核准后，文件管制中心依申请份数进行文件资料补发。
5.7.8文件管制中心发行之正式文件，不得私自复印使用。
5.8外来文件之管理
5.8.1接收部门收到外来文件时，应依外部文件管制权限表进行审查。
5.8.2外来文件经审查确认后，由文控登录于<外来文件一览表>进行管制，
并依实际情况，如需发行作为生产或检验所需时，由文控复印后盖上“文件发行章”并以<文件分发签收一览表>进行分发登记。
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5.8.3当外来文件失效、过期或作废时，由文控部门依<文件分发签收一览表>逐份收回，并记录于<文件分发签收一览表>上。
5.8.4外来文件之最新版本由各对外接洽部门负责获得。
5.8.5对于最新法律、法规等资料，由行政部负责向外界获得。
5.8.6对于最新国家或国际标准，由工程或品保部负责向外界获得。
5.9.文件资料借阅、利用工作：
5.9.1公司人员需借阅文控存档文件资料时，须填写<文件借阅申请表>,经部门经理审批，管代核准方可。
5.9.2文件资料只能在文控中心和办公区阅览，不准转借和带离办公区，并应在约定归还时间归还。
5.9.3公司人员需借阅存档文件资料时，须填写<文件借阅申请表>，经部门经理审批，管代核准方能调阅，因工作需要，须带回工作岗位阅读的，由文控中心提供复印件，加盖“再复印无效章”和“归还日期章”并登记，使用完后及时归还。
5.9.4阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导、并承担相应的补救责任
59.5公司内文件资料利用的方式有：
1）提供文件资料原件；2）提供文件资料复印件；3）提供文献索引、目录资料；4）提供相关的电子文档。
5.9.6使用涉密电子文档时，在使用结束时应及时彻底删除，不在电脑上保留备份。
5.10电子文档管理
5.10.1文控中心积极采用电脑信息系统对电子文档资料进行管理，提高管理效率。
5.10.2文档要分类管理并建目录。
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5.10.3文档电脑要专人专用管理.
5.10.4文控人员不能私自更改电子文档内容.
5.10.5电子文档的使用审批同5.9.
6.0相关文件
（无）
7.0使用表单
7.1《文件制修补废申请表》
7.2《文件分发签收一览表》
7.3《文件颁行总览表》
7.4《外来文件一览表》
7.5《文件借阅申请表》
7.6《文件借阅登记表》
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流程图
流程图示
权责单位
说明
文件制订/修订
OK
会签与审查
NG
OK
核准
NG
OK
编号
复印发行
回收旧资源
销毁
记录管制
制订部门（提出部门）
部门主管及管理代表
总经理/管理代表
文件管制中心
文件管制中心
文件管制中心
相关单位
一二阶文件由相关单位主管会签及管理代表审查,总经理核准
三阶文件由部门主管确认。
管理代表审查，总经理核准
文管中心依本程序5.3之编号系统进行编号。
由文管中心依据管理代表拟定的分发对象及份数进行复印分发，并须加盖“管制文件章”
文件若有修订或废止，文管中心需依文件分发签收一览表之分发数量，逐份从各部门收回旧版文件。
副本销毁、原件正本盖“作废章
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