电大专科《办公室管理》期末考试复习docx.docx

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电大专科《办公室管理》期末考试复习docx

2018年电大专科《办公室管理》期末考试复习

C.无需领用人员签字

D.发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品

3、办公用品库存管理中的再订货量是指（）

A.办公用品一次采购不足而追加采购的数量

B.办公用品的平均使用量

C.判定需要订购新的办公用品的库存余额

D.新采购办公用品的数量

4、正确选择办公设备和易耗供应商不必考虑的因素是（）

A.价格和费用B.名牌和高档C.质量和交货D.服务和位置

5、有权对政府采购合同进行监督和管理的是（A.国家级或省级财政部门B.地厅级财政部门

）

C.县级财政部门

D.任意级别的财政部门

参考答案：

1.A．2.D

3.C

4.B

5.A

二、判断题

1、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。

（）

2、办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。

（）

3、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。

（）

4、办公用品的库存管理和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。

（）

5、办公设备使用权的获取只能通过购买。

（）

参考答案：

1.×．2.√3.×4.√5.×

三、简答题

1、简述办公室设备使用规范。

参考答案：

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的

（3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限

（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20%至85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。

（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。

2、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

参考答案：

（1）储藏间或者物品柜要上锁，保证安全。

（2）储藏需要的面积取决于单位的大小

（3）合理摆放。

例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。

（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到

（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送人打印机或复印机中。

四、设计题

设计一份A4白文件纸库存记录卡

参考答案：

库存记录卡

库存参考号

B4

项目A4

白文件纸

最大库存量

100令

最小库存量

15令

单位数量（

1令=500页）

再订货量

25令

日期

接受

发放

接受数量

发票号

供应商

发放数量

申请号

个人/部门

余额

第三章政务性工作实务

一、单项选择题

1.办公室人员辅助领导进行决策，意味着（）

A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断

B.只能充当领导的参谋和助手

C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策

D.办公室人员辅助决策不是对领导工作的搭台补台，而是要登台唱戏

2.办公室在做调查研究工作时不能

A.有针对性

B.调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料

C.要尊重客观事实

D.要遵循结论后于调查的原则

3.办公室调查研究的选题原则不包括

A.易出成果原则

B.可行原则

C.价值原则

D.适量原则

4.督查工作部门的基本任务不包括

A.上级决策、本级决策落实的督查

B.领导批交办文件的督查

C.热、难点事件查办

D.在督查中就有关重大问题作出重新决策

5、办公室信息工作的要求不包括

A.及时B.准确C.信息量越大越好D.完整

参考答案：

1.B．2.B3.A4.D5.C

二、判断题

1.我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等都是决策的重要辅助力量。

（）

2.调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生

的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。

（）

3.调查和研究是一回事。

（）

4.决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。

（）

5.办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息。

（）

参考答案：

1.√．2.√3.×4.×5.√

三、简答题

1.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。

参考答案：

（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求

（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理资料，分析材料和综合提炼调研成果。

（3）完成阶段，主要撰写调研报告

2.简述办公室督查工作的方式。

参考答案：

（1）现场督查

（2）会议督查（3）书面督查（4）电话督查

第四章日常事务管理实务

1.在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（

A.熟练掌握寒暄语

B.精心安排合影留念

C.要有诚心

D.高规格接待

）。

2．下列电话礼仪中错误的是（）。

A.与领导通电话，领导先挂

B.与客户通电话，客户先挂

C.与长者通电话，长者先挂

D.与女士通电话，男士先挂

3.介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（）。

A.姓名

B.职位

C.年龄

D.单位

4.行政办公费用中的“三项经费”不包括（）。

A.职工福利费

B.职工教育经费

C.工会会费

D.业务招待费

5.行政事业单位压缩办公经费开支的途径不包括（）。

A.严格控制各种会议、外出考察及公务活动

B.加强对出国、出境的管理，压缩出国、出境活动规模，团组和人员数量，做到负增长

C.专业设备的更新，要严格按照规定审批

D.把事权尽量分给下属机构，单位本身做事越少越好

6.根据1990年9月19日国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》，国家秘密的保密期限，除有特殊规定外，

绝密事项不超过（）。

A.三十年B.二十年C.十年D.五十年

7.公章的尺寸，地、市、州、县机关的直径为（）。

A.5厘米B.4.5厘米C.4.2厘米D.6厘米

8.在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合柏金森时间底线定律的是

A.他会建议调整组织结构，或要求更多的事来做（）。

B.他会故作忙碌状

C.他会因为工作量不大而很快完成任务

D.他会抓紧时间休息

参考答案：

1.C2.D3.C4.D5.D6.A7.B8.B

二、判断题

1.涉外礼仪中以右为尊。

（）

2.迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入汽车或边寒暄边引导。

（）

3.名片递送应该选择初识之际，而不可选择分别之际。

（）

4.举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的原则。

（）

5.签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。

（）

6.印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。

（）

7.无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，这是对外事工作者的一项基本道德规范要求。

（）

参考答案：

1.√2.×3.×4.×5.√6.√7.√

三、简答题

1.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别

参考答案：

（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境，办公活动职能环境和办公活动工作环境。

2.简述信访工作中网络来信的处理要求

参考答案：

（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件

（2）重要信访，及时报请

（3）转办信访，跟踪督办

（4）网络保密，脱机阅读

3.简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容

参考答案：

第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则

A．重要且紧急——必须立刻做。

这是第一级的优先管理，又称危机管理

B．紧急但不重要（如有人因为打麻将三缺一而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

C．重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有第一类事的压力，就应该讲其当成紧急的事情去做，不要拖延。

D．既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）——有闲功夫再说。

四、设计题

1.设计一份电话记录单

参考答案：

来电人

姓名

单位部门

来电时间

年

月

日

时

分

通话地点

来电人地点

通话要点

1、

2、

3、

结束时间

处理要点

年

1、交由

2、请

月日

进行处理

尽快处理

时

分

记录人

2.设计一个开业典礼的筹备工作流程

参考答案：

开业典礼的筹备工作流程：

开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示）→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作

3.设计一个新闻发布会的筹备流程

参考答案：

主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划

五、案例分析题

1.新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。

陈小姐大专刚毕业，比较单纯，经理鼓励她努力

干。

某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下：

来电者：

“是利达公司吗？

”陈小姐：

“是。

”来电者：

“你们经理在吗？

”陈小姐：

“不在。

”来电者：

“你们是生产塑胶手套的吗？

”陈小姐：

“是。

”来电者：

“你们的塑胶手套多少钱一打？

”陈小姐：

“1.8美元。

”来电者：

“1.6美元一打行不行？

”陈小姐：

“对不起，不行的。

”说完，“啪”挂上了电话。

经理回来后，陈小姐也没有把来电的事告知经理。

过了一星期，经理提起他刚谈成一笔大生意，以1.4美元一打卖出了100万打。

陈小姐突口而出：

“啊呀，上星期有人问1.6美元一打行不行，我知道你的定价是1.8，就说不行的。

”经理当即脸色一变说：

“你被

解雇了”陈小姐哭丧着脸说：

“为什么？

”问题：

陈小姐被解雇，你认为她犯了哪些错？

参考答案：

（1）的没有（指方情况，手套的需要量）；

（2）的没有（方的姓名、公司、号）；

（3）的没有（没有及向上司）；

（4）不的却了（价格上的自作主，不向上司示）；

（5）不懂得保自己（即使自己自作主拒了方，犯了，也没必要告上司，使自己陷入被解雇的境地）；

（6）礼方面，响了没有自家；

（7）不等方完，就“”挂上。

2.达公司的丁秘正埋起草一份文件，响了，拿起，丁秘听着方的声音，辨出又是那位推朱磊打来的。

第一次他来，丁秘听着朱磊的自我介，判断不是理正在等的，也不

是急要事。

于是她：

“很抱歉，理不在。

你留下姓名、地址、回号，我会达理的。

”可方非要找理本人不可。

挂断，丁秘就此事了理。

理听后，告她，曾在一次交易会上此人，印

象不佳，不想和他有生意上的来往。

十天前，朱磊又来了，丁秘：

“不起，理仍然不在。

我已将你

的情况和要求告理，目前他非常繁忙，事以后再吧！

”随即，主挂断了。

在，朱磊第三次来，

丁秘怎么？

：

（1）文秘人接听，首先做些什么？

束后又怎么做？

（2）假如你是丁秘，朱磊第三次来，你怎？

（3）文秘人怎来？

具体做法怎？

（4）文秘人替上司来的度和技巧是怎的？

参考答案：

（1）文秘人接听，首先自家。

挂断遵循“先打出先挂”的原。

丁秘做了。

（2）丁秘在朱磊第二次来，就告知方理不想与他系。

在朱磊第三次来，丁秘：

“你的

事情，我已与理了，你的生意理无意参与，尚未考与你系。

你以后不要来了。

如果

情况有了化，我会主与你系的。

！

”

（3）来方的姓名、位、来事由、回号，然后示上司是否想与方通。

如上司同意通，可打回或方再打来；如上司不想通，想法拒方。

（4）在中怎既做到“”，又不得在言、行上失礼，冒犯方。

3．某国企理公室人小正在看当天准上的表，本公司一位生，从大学管理

的小林走了来，小林公司管理写的文中的某些点和解很得指老，他本人也

公司改革有一定作用，他准找理。

小客气地小林坐下，：

“理外出了，有什么事

跟我吧”。

小林就滔滔不地了起来。

小一听，一看表。

小林言中常“像我的小公司⋯⋯”，

小越听越不高，果没等小林把完，他便怒气地“公司小是否埋没了你的才能?

你是大材小用，

什么不去大公司呢?

’’小的冷嘲，激怒了小林，引起了激烈的争，最后小林气地离开了公室。

小在不，三名被解的工吵吵嚷嚷地来了，他因平工作不遵守律，完不成任被解

，此刻要找理解决他的。

小理不在，想他坐下来慢慢，他不相信，非要找理不可。

正好理走了来，他怒气冲冲地推推，揪住理的衣服不放。

小在一干着急，不知道怎么才好⋯⋯

你小在两件事上做得怎么?

他有什么失，他怎么做才。

参考答案：

（1）不能“理外出了，有什么事跟我吧’’，公室人不能替上司做主；

（2）接待来者心听，不看表听；

（3）提重要建的来者，真，上司；

（4）情，不能来者冷嘲；

（5）言辞激烈的来者有礼有，宣政策；

（6）尽快理解，可以保安或打110。

4.小李受上司委托在浦机接到公司的一位重要客人，“迎、迎”，嘴里着，并不主伸手，等客人伸手

了，小李才与之相握。

小李一把拿客人的行李，放入汽的行李箱，接着引客人到副座位上，：

“坐

在里野好。

”而后，自己坐到汽后排座位上。

一路上，小李非常关心地了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而位客人似乎一切不很意，越来越少。

小李有点摸不着，心想我么殷勤地待他，他怎么

⋯⋯

你小李的止是否合乎礼？

什么？

小李怎么做才是正确的？

参考答案：

（1）主人和客人之，主人先伸手；

（2）在替客人拿行李前征求同意；“我替你拿可以？

”

（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；

（4）司机开，汽的位次礼是“右上，左下；后上，前下”；

（5）客人坐后排，小李坐副座；

（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的；

（7）与客人一些合适的，如天气、土人情、新等。

第五章文写作

一、

1、下面属于文的是。

（）

A信B影片段C音磁D表演

2、在公文行文中，下想上行文，的是。

（）

A原上主送一个上机关

B根据需要同抄送相关上机关和同机关

C抄送下机关

D属于部范内的事当直接送上主管部

3、公文写作的范要求。

（）

A生地反映事，鼓励文学手法

B管理服，提倡个性化写作

C具有范体式，符合公文格式准

D采用生活言，拒公文式准

4、向上做示，下面哪个做法不妥。

（）

A严格执行一文一事制度

B请示必须事前行文，切忌先斩后奏

C地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示

D请示理由要充分，要求和建议具体

5、意向书的特点不包括。

（A严谨性B灵活性C约束性

）

D协调性

参考答案：

1.A

2.C

3.C

4.C

5.C

二、判断题

1、狭义的文件即指公文。

（

）

2、公文行文时越级行文是普遍现象。

（）

3、办文能力就是指写文能力。

（）

4、意向书简单而言就是传递意向的文书。

（）

5、协议书本身与合同的法律效力是一样的。

（）

参考答案：

1.√2.×3.×4.√5.×

三、简答题

1、简要回答公文写作的五部曲。

参考答案：

第一步，领悟领导意图。

要求：

准确、全面、提炼、增加贴近度；

第二步，站在领导角度考虑问题

第三步，把握常用思维方法：

模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存异思维。

第四步，牢记拟写公文要素及要求

第五步，符合国家公文格式标准

2、简要回答起草请示的“五步棋”。

参考答案：

因为什么请示——对于原因、目的的说明

请示什么问题——提出请示的主题内容

怎样解决问题——提出解决问题的建议与方案

请求上级回复——结尾用语的使用

有无附加需要说明——根据需要确定附件的使用与否

四、案例分析题

公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：

00到11：

00召开销售员会议，要求小刘通知有关人

员。

小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到

销售员。

接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：

“兹定于星期

四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。

”

星期四上午8：

30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会

就走了。

9：

00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：

00见面。

到了

10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。

公司一共有12位销售员，事

后去问另外

4位，他们说，根本没有看到通知。

经理对小刘非常不满。

问题：

你认为小刘究竟错在哪些地方？

正确的做法应该是怎样的？

参考答案：

（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；

（2）打印好书面通知；

（3）在三天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每一个人；

（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；

（5）通知上应会议的时间（开始到结束时间）、地点；

（6）应详细写清会议内容，应做好那些准备；

（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作。

会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话，询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。

参考答案：

⑴.会议通知缺少主题（议题））；

⑵.时间上缺少从几点到几点；

⑶.请哪些人出席不明确；

⑷.发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释；

⑸.如本人不在，应请代收人（或秘书）签字，打电话确认是否出席。

第六章文书管理实务

一、单项选择题

1、在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该。

（）

A办公室人员帮其纠正后发出

B退交起草部门补充或修正

C即使文稿做了实质性修改，也无需原签发人重新签发

D修改回来的文稿不再重新复核

2、在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是。

（）

A信封上写有领导亲启的信件

B有密级的信件

C没有写名字的信件

D公开出版的杂志的赠阅信件

3、四分四注意立卷方法不包括。

（）

A分年度B分级别C分问题D分纸型

4、电子公文的属性是。

（）

A不是真正意义上的公文

B通常属于涉密公文

C具有规范格式

D权威性远低于纸质公文

5、电子公文的处理。

（）

A只能在网上办理

B在网上分发流转时，无需做登记、管理等

C可以印制成纸质文件分发处理

D不能网上处理与纸质处理相结合

参考答案：

1.B2.D3.D4.C5.C

二、判断题

1、上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。

（）

2、收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。

（）

3、档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小无关。

（）

4、档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。

（）

5、电子文档不存在销毁问题。

（）

参考答案：

1.√2.√3.×4.√5.×

三、简答题

1、简述公文校对工作要求。

参考答案：

（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；

（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；

（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理；

（4）需要使用标准校对符号；

（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错

2、简答电子公文处理过程的五个环节。

参考答案：

创建：

根据一定的规则建立电子公文的过程

办理：

通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作

交换：

按始发者意图进行跨系统的公文传递

归档：

依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储销毁：

依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除

四、设计题

设计一份归档文件目录

参考答案：

件号责任者文号题名日期页数备注

第七章办公室公共关系

一、单项选择题

1.公共关系工作的特点不包括

A.以公众为对象

B.以美誉没目的

C.以惠己为原则

B.以长远为方针

2.危机的特点不包括

A.意外性

B.严重性

C.危害性

B.经常性

3.危机管理的原则不包括

A.转移焦点原则

B.快速反应原则

C.维护