电大专科《办公室管理》期末考试复习docx.docx

1、电大专科办公室管理期末考试复习docx2018 年电大专科办公室管理期末考试复习C. 无需领用人员签字D. 发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用品3、办公用品库存管理中的再订货量是指（ ）A. 办公用品一次采购不足而追加采购的数量B. 办公用品的平均使用量C. 判定需要订购新的办公用品的库存余额D. 新采购办公用品的数量4、正确选择办公设备和易耗供应商不必考虑的因素是（ ）A. 价格和费用 B. 名牌和高档 C. 质量和交货 D. 服务和位置5、有权对政府采购合同进行监督和管理的是（ A. 国家级或省级财政部门 B. 地厅级财政部门）C. 县级财政部门D . 任意级别的财政部门参考答案：1.

2、 A2. D3. C4. B5. A二、判断题1、发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。 （ ）2、办公电话应定期检查并核对电话账单以控制开销。 （ ）3、办公用品的最大库存量是指仓库最多能容纳的数量。 （ ）4、办公用品的库存管理和监督中，要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。 （ ）5、办公设备使用权的获取只能通过购买。 （ ）参考答案：1.2. 3. 4. 5.三、简答题1、简述办公室设备使用规范。参考答案：（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的

3、（3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。（5）办公设备的使用环境温度为 5至 35，相对湿度为 20%至 85%，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备 5 米左右有效影响距离。（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。2、 简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。参考答案：（1）储藏间或者物品柜要上锁，保证安全。（2）储藏需要的面积取决于单位的大小（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。（4）储

4、藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送人打印机或复印机中。四、设计题设计一份 A4 白文件纸库存记录卡参考答案：库存记录卡库存参考号B4项目 A4白文件纸最大库存量100 令最小库存量15 令单位数量（1 令 =500 页）再订货量25 令日期接受发放接受数量发票号供应商发放数量申请号个人 /部门余额第三章 政务性工作实务一、单项选择题1. 办公室人员辅助领导进行决策，意味着（ ）A.办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断B.只能充当领导的参谋和助手C.办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策D

5、.办公室人员辅助决策不是对领导工作的搭台补台，而是要登台唱戏2.办公室在做调查研究工作时不能A.有针对性B.调查时，要牢记领导对问题的预判来筛选一手材料C.要尊重客观事实D.要遵循结论后于调查的原则3.办公室调查研究的选题原则不包括A.易出成果原则B.可行原则C.价值原则D.适量原则4.督查工作部门的基本任务不包括A.上级决策、本级决策落实的督查B.领导批交办文件的督查C.热、难点事件查办D.在督查中就有关重大问题作出重新决策5、办公室信息工作的要求不包括A. 及时 B. 准确 C. 信息量越大越好 D.完整参考答案：1.B2.B 3.A 4.D 5.C二、判断题1.我国古代的谋士、谏官和幕僚

6、，以及当今各国的智囊团、思想库等都是决策的重要辅助力量。 （ ）2.调查研究是指通过各种途径，运用科学方法，有计划、有目的地对特定的社会现象进行实地考察，了解其发生的各种原因和相关联系，从而提出解决社会问题对策的活动。 （ ）3.调查和研究是一回事。 （ ）4.决策者督查工作职责主要是指领导班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。 （ ）5.办公室信息整理过程中要把原始信息中的虚假、失效和无效信息进行剔除，挑选出有价值的信息变换成为便于使用的信息。（ ）参考答案：1.2. 3. 4. 5.三、简答题1.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。参考答案：（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成

7、立调研小组、明确调研任务及要求（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理资料，分析材料和综合提炼调研成果。（3）完成阶段，主要撰写调研报告2.简述办公室督查工作的方式。参考答案：（1）现场督查 （ 2）会议督查 （3）书面督查 （ 4）电话督查第四章 日常事务管理实务1.在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（A.熟练掌握寒暄语B.精心安排合影留念C.要有诚心D.高规格接待）。2下列电话礼仪中错误的是（ ）。A.与领导通电话，领导先挂B.与客户通电话，客户先挂C.与长者通电话，长者先挂D.与女士通电话，男士先挂3.介绍礼仪中，一般不说出被介绍者的（ ）。A.姓名B.职

8、位C.年龄D.单位4.行政办公费用中的“三项经费”不包括（ ）。A.职工福利费B.职工教育经费C.工会会费D.业务招待费5.行政事业单位压缩办公经费开支的途径不包括（ ）。A.严格控制各种会议、外出考察及公务活动B.加强对出国、出境的管理，压缩出国、出境活动规模，团组和人员数量，做到负增长C.专业设备的更新，要严格按照规定审批D.把事权尽量分给下属机构，单位本身做事越少越好6.根据 1990 年 9 月 19 日国家保密局发布的 国家秘密保密期限的规定 ，国家秘密的保密期限， 除有特殊规定外，绝密事项不超过（ ）。A.三十年 B.二十年 C.十年 D. 五十年7.公章的尺寸，地、市、州、县机关

9、的直径为（ ）。A. 5 厘米 B.4.5 厘米 C.4.2 厘米 D.6 厘米8.在组织中当一个人工作量不多的时候，个体行为符合柏金森时间底线定律的是A.他会建议调整组织结构，或要求更多的事来做（ ）。B.他会故作忙碌状C.他会因为工作量不大而很快完成任务D.他会抓紧时间休息参考答案： 1.C 2.D 3.C 4. D 5.D 6. A 7. B 8.B二、判断题1.涉外礼仪中以右为尊。 （ ）2.迎宾时应在门口或机场（车站）出口处停留寒暄，不应立即引导客人进入汽车或边寒暄边引导。 （ ）3.名片递送应该选择初识之际，而不可选择分别之际。 （ ）4.举行开业典礼，要遵循热烈、隆重、不计费用的

10、原则。 （ ）5.签字仪式中应使用签字笔，不能使用圆珠笔。 （ ）6.印章必须有专人负责保管和使用，保管者就是使用者。 （ ）7.无限忠于祖国、忠于人民，把祖国的利益看得高于一切，自觉维护祖国的荣誉、民族的尊严和人民的利益，这是对外事工作者的一项基本道德规范要求。 （ ）参考答案：1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.三、简答题1.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别参考答案：（ 1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（ 2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境，办公活动职能环境和办公活动工作环境。2.简述信访工作中网络来信的

11、处理要求参考答案：（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件（2）重要信访，及时报请（3）转办信访，跟踪督办（4）网络保密，脱机阅读3.简述第三代时间管理的 ABCD 法则及其内容参考答案：第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫 ABCD 法则A重要且紧急必须立刻做。这是第一级的优先管理，又称危机管理B紧急但不重要（如有人因为打麻将三缺一而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。C重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）只要是没有第一类事的压力，就应该讲其当成紧急的事情去做，不要拖延。D既不紧急也不重要（如娱乐、消

12、遣等）有闲功夫再说。四、设计题1.设计一份电话记录单参考答案：来电人姓名单位部门来电时间年月日时分通话地点来电人地点通话要点1、2、3、结束时间处理要点年1、交由2、请月 日进行处理尽快处理时分记录人2.设计一个开业典礼的筹备工作流程参考答案：开业典礼的筹备工作流程：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示）要做好来宾邀请工作发放请柬现场的布置准备开幕词、致答词要做好接待服务工作要做好礼品馈赠工作拟定典礼程序做好各种物质的准备工作3.设计一个新闻发布会的筹备流程参考答案：主题的确定时间的选择地点的确定人员的安排材料的准备发送请柬准备胸卡和名

13、签准备好视听设备制定预算计划五、案例分析题1.新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐，试用期三个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，经理鼓励她努力干。 某一天，经理外出了，陈小姐正在公司打字，电话铃响了，陈小姐与来电者的对话如下： 来电者：“是利达公司吗？” 陈小姐：“是。” 来电者：“你们经理在吗？” 陈小姐：“不在。” 来电者：“你们是生产塑胶手套的吗？” 陈小姐：“是。” 来电者：“你们的塑胶手套多少钱一打？” 陈小姐：“ 1.8 美元。” 来电者：“ 1.6 美元一打行不行？” 陈小姐：“对不起，不行的。 ”说完，“啪”挂上了电话。 经理回来后，陈小姐也没有把来电的事告知经理。过了一星期，

14、经理提起他刚谈成一笔大生意，以 1.4 美元一打卖出了 100 万打。陈小姐突口而出：“啊呀，上星期有人问 1.6 美元一打行不行，我知道你的定价是 1.8，就说不行的。 ”经理当即脸色一变说： “你被解雇了”陈小姐哭丧着脸说： “为什么？” 问题：陈小姐被解雇，你认为她犯了哪些错？参考答案：(1) 的没有 ( 指 方情况，手套的需要量 ) ；(2) 的没有 ( 方的姓名、公司、 号 ) ；(3) 的没有 ( 没有及 向上司 ) ；(4)不 的却 了 ( 价格上的自作主 ，不向上司 示 ) ；(5) 不懂得保 自己 ( 即使自己自作主 拒 了 方，犯了 ，也没必要告 上司，使自己陷入被解雇的境

15、地 ) ；(6) 礼 方面， 响了没有自 家 ；(7)不等 方 完，就“ ”挂上 。2. 达公司的丁秘 正埋 起草一份文件， 响了，拿起 ，丁秘 听着 方的声音，辨 出又是那位推 朱磊打来的 。第一次他来 ，丁秘 听着朱磊的自我介 ，判断 不是 理正在等的 ，也不是 急要事。于是她 ： “很抱歉， 理不在。 你留下姓名、地址、回 号 ，我会 达 理的。 ”可 方非要找 理本人不可。挂断 ，丁秘 就此事 了 理。 理听后，告 她，曾在一次交易会上 此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来了 ，丁秘 ： “ 不起， 理仍然不在。我已将你的情况和要求 告 理， 目前他非常繁忙， 事以

16、后再 吧！ ”随即，主 挂断了 。 在，朱磊第三次来 ，丁秘 怎么 ？ ：（1） 文秘人 接听 ，首先 做些什么？ 束后又 怎么做？（2） 假如你是丁秘 ， 朱磊第三次来 ，你怎 ？（3） 文秘人 怎 来 ？具体做法怎 ？（4） 文秘人 替上司 来 的 度和技巧是怎 的？参考答案：(1)文秘人 接听 ，首先 自 家 。挂断 遵循“ 先打出 先挂”的原 。丁秘 做 了。(2)丁秘 在朱磊第二次来 ，就 告知 方 理不想与他 系。在朱磊第三次来 ，丁秘 ： “你的事情，我已 与 理 了， 你 的生意 理无意参与，尚未考 与你 系。 你以后不要来 了。如果情况有了 化，我会主 与你 系的。 ！ ”(

17、3) 来 方的姓名、 位、来 事由、回 号 ，然后 示上司是否想与 方通 。如上司同意通 ，可打回 或 方再打 来；如上司不想通 ， 想 法拒 方。(4)在 中 怎 既做到 “ ” ，又不得在言 、行 上失礼，冒犯 方。3某国 企 理 公室人 小 正在看当天准 上 的 表，本公司一位 生， 从大学 管理 的小林走了 来，小林 公司管理写的 文中的某些 点和 解很得指 老 ，他本人也 公司改革有一定作用，他准 找 理 。小 客气地 小林坐下， ： “ 理外出了，有什么事 跟我 吧”。小林就滔滔不 地 了起来。 小 一 听， 一 看 表。 小林言 中常 “像我 的小公司” ，小 越听越不高 ， 果

18、没等小林把 完，他便 怒气地 “公司小是否埋没了你的才能 ?你是大材小用， 什么不去大公司呢 ?小 的冷嘲 ，激怒了小林，引起了激烈的争 ，最后小林气 地离开了 公室。小 在 不 ，三名被解 的 工吵吵嚷嚷地 来了，他 因平 工作不遵守 律，完不成任 被解 ，此刻要找 理解决他 的 。小 理不在，想 他 坐下来慢慢 ，他 不相信，非要找 理不可。正好 理走了 来，他 怒气冲冲地推推 ，揪住 理的衣服不放。小 在一 干着急，不知道怎么 才好你 小 在 两件事上做得怎么 ?他有什么失 ，他 怎么做才 。参考答案：(1) 不能 “ 理外出了，有什么事 跟我 吧 ， 公室人 不能替上司做主；(2)接待

19、来 者 心 听，不 看 表 听；(3) 提重要建 的来 者， 真 ， 上司；(4) 情，不能 来 者冷嘲 ；(5) 言辞激烈的来 者 有礼有 ，宣 政策；(6) 尽快 理解 ，可以 保安或打110。4. 小李受上司委托在浦 机 接到公司的一位重要客人， “ 迎、 迎” ，嘴里 着，并不主 伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿 客人的行李，放入汽 的行李箱，接着引 客人到副 座位上， ： “坐在 里 野好。 ”而后，自己坐到汽 后排座位上。一路上，小李非常关心地 了客人所在公司的情况，打听客人的收入，福利和家庭情况，而 位客人似乎 一切不很 意， 越来越少。小李有点摸不着 ，心想我 么

20、殷勤地 待他，他怎么你 小李的 止是否合乎礼 ？ 什么？小李 怎么做才是正确的？参考答案：（1）主人和客人之 ， 主人先伸手；（2）在替客人拿行李前 征求同意； “我替你拿可以 ？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司机开 ，汽 的位次礼 是“右 上，左 下；后 上，前 下”；（5）客人 坐后排，小李 坐副 座；（6）客人公司的一些内容情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的 ；（7） 与客人 一些合适的 ，如天气、 土人情、新 等。第五章 文 写作 一、 1、下面属于文 的是。 （ ）A 信 B 影片段 C 音 磁 D 表演2、在公文行文中，下 想上 行文 ， 的是。 （

21、）A原 上主送一个上 机关B根据需要同 抄送相关上 机关和同 机关C抄送下 机关D属于部 范 内的事 当直接 送上 主管部 3、公文写作的 范要求。 （ ）A生 地反映事 ，鼓励文学手法B 管理服 ，提倡个性化写作C具有 范体式，符合公文格式 准D采用生活 言，拒 公文式 准4、向上 做 示 ，下面哪个做法不妥。 （ ）A严格执行一文一事制度B请示必须事前行文，切忌先斩后奏C地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示D请示理由要充分，要求和建议具体5、意向书的特点不包括。 （ A 严谨性 B 灵活性 C 约束性）D 协调性参考答案：1. A2.C3. C4. C5. C二、判断题1、狭义的文件即

22、指公文。 （）2、公文行文时越级行文是普遍现象。 （ ）3、办文能力就是指写文能力。 （ ）4、意向书简单而言就是传递意向的文书。 （ ）5、协议书本身与合同的法律效力是一样的。 （ ）参考答案：1. 2. 3. 4. 5.三、简答题1、简要回答公文写作的五部曲。参考答案：第一步，领悟领导意图。要求：准确、全面、提炼、增加贴近度；第二步，站在领导角度考虑问题第三步，把握常用思维方法：模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存异思维。第四步，牢记拟写公文要素及要求第五步，符合国家公文格式标准2、简要回答起草请示的“五步棋” 。参考答案：因为什么请示对于原因、目的的说明请示什么问题提出请示

23、的主题内容怎样解决问题提出解决问题的建议与方案请求上级回复结尾用语的使用有无附加需要说明根据需要确定附件的使用与否四、案例分析题公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午 9： 00 到 11： 00 召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知： “兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。 ”星期四上午 8： 30 左右，有 2 个销售员到了会议室，

24、但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。 9：00 左右有 6 个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在 10：00 见面。到了10 点，只剩下 4 位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。公司一共有 12 位销售员，事后去问另外4 位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。问题：你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？参考答案：（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；（2）打印好书面通知；（3）在三天内，当面发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的每一个人；（4）通知不能写在布告栏里，

25、可能不被人注意；（5）通知上应会议的时间（开始到结束时间） 、地点；（6）应详细写清会议内容，应做好那些准备；（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作。会议通知经局领导决定，兹定于 4 月 2 日上午 9 时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话，询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。参考答案：. 会议通知缺少主题 (议题 )；. 时间上缺少从几点到几点；. 请哪些人出席不明确；. 发放会议通知要交到会议出席者手上，可进行说明解释； .如本人不在，应请代收人 (或秘书 )签字，打电话确认是否出席。第六章 文书管理实务一、单

26、项选择题1、在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该。 （ ）A办公室人员帮其纠正后发出B退交起草部门补充或修正C即使文稿做了实质性修改，也无需原签发人重新签发D修改回来的文稿不再重新复核2、在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是。 （ ）A信封上写有领导亲启的信件B有密级的信件C没有写名字的信件D公开出版的杂志的赠阅信件3、四分四注意立卷方法不包括。 （ ）A 分年度 B 分级别 C 分问题 D 分纸型4、电子公文的属性是。 （ ）A不是真正意义上的公文B通常属于涉密公文C具有规范格式D权威性远低于纸质公文5、电子公文的处理。 （ ）A只能在网上办理B在网上分发流转时，无需做登记、

27、管理等C可以印制成纸质文件分发处理D不能网上处理与纸质处理相结合参考答案： 1.B 2.D 3.D 4.C 5.C二、判断题1、上行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。 （ ）2、收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。 （ ）3、档案保管期限就是对档案划定的存留年限，它与档案本身的价值大小无关。 （ ）4、档案库房要坚固、安全、专用，适宜保管档案，和阅览室、办公室实行三分开。 （ ）5、电子文档不存在销毁问题。 （ ）参考答案：1. 2. 3. 4. 5.三、简答题1、简述公文校对工作要求。参考答案：（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；（2）解决统

28、行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理；（4）需要使用标准校对符号；（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错2、 简答电子公文处理过程的五个环节。参考答案：创建：根据一定的规则建立电子公文的过程办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作交换：按始发者意图进行跨系统的公文传递归档：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储销毁：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除四、设计题设计一份归档文件目录参考答案：件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注第七章 办公室公共关系一、单项选择题1.公共关系工作的特点不包括A.以公众为对象B.以美誉没目的C.以惠己为原则B.以长远为方针2.危机的特点不包括A.意外性B.严重性C.危害性B.经常性3.危机管理的原则不包括A.转移焦点原则B.快速反应原则C.维护