WBD程序文件汇编.docx

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WBD程序文件汇编

成都市味XX食品有限公司

程序文件汇编

文件编号：

WBD-CX-A/0

受控状态：

编制：

审核：

批准：

年月日发布年月日实施

目录

WBD-CX-001文件控制程序

WBD-CX-002质量记录控制程序

WBD-CX-003管理评审控制程序

WBD-CX-004与顾客有关的过程控制程序

WBD-CX-005采购过程控制程序

WBD-CX-006监视和测量装置控制程序

WBD-CX-007顾客满意度测量程序

WBD-CX-008内部质量审核控制程序

WBD-CX-009不合格品控制程序

WBD-CX-010纠正和预防措施控制程序

1目的

对企业质量管理体系文件进行控制，确保各有关场所使用文件都是有效版本。

2范围

适用于企业质量管理体系文件和资料控制。

3职责

3.1本程序的主控部门为办公室，负责对文件资料的编目、分发、回收和销毁，对文件的控制结果负责。

3.2厂长负责质量手册的批准和发布。

3.3管理者代表负责质量手册以外的所有质量体系文件的审批和发布。

3.4各部门负责相关文件的编制、使用和管理。

3.5办公室负责对各部门的文件管理情况进行监督检查。

4程序

4.1文件分类

办公室负责编制《质量管理体系受控文件清单》，明确文件控制的范围和现行修订状态。

4.1.1质量手册、程序文件由办公室管理。

4.1.2支持性文件包括

1、管理标准、管理制度、工作标准、岗位职责、技术标准（国家标准、行业标准、地方标准、企业标准）、检验规范、质量记录文件。

由各部门保存并报办公室备案。

2、质量计划、作业文件、操作规程、作业指导书等由使用人保存。

3、与质量管理体系有关的法律、法规文件由办公室保存。

4.2文件编号

4.2.1质量手册

采用：

企业代号-手册代码-手册版本号/修订状态号码的样式构成。

企业代号为企业名称主题词“星好”的汉语拼音的首字母的大写；手册代码采用“质量管理体系”的英文缩写，即QMS；手册版本号采用英文字母表示；反斜线后的修订状态号码用数字来表示。

如：

《质量手册》文件编号为XH-QMS-A/0，意思表示为星好质量管理体系文件质量手册，第A版，第0次修订，即未修订的初步发布版本。

4.2.2作业文件

采用：

文件代码加空格，加文件编号，加横线，加四位年代号构成。

如CX0011-2006，即CX表示程序类文件，001表示程序类第一个文件，2006表示该文件的发布年代。

（CX代表程序类文件、GL代表管理类文件、JS代表技术类文件）

4.2.3质量记录的标志号

采用：

文件代码加相对应的标准条款号，加横线，加流水号组成。

如JL5.6-01，即JL代表质量记录，5.6代表标准章节号，01代表流水号。

4.3文件的编制、审核、批准

4.3.1文件发布前应得到批准、以确保文件是充分的、适宜的。

4.3.2质量手册和程序文件由办公室负责组织编制，管理者代表负责审核，总经理负责批准、发布。

4.3.3各部门的作业文件、技术文件由各部门编制，分管领导审核，管理者代表批准发布，并报送办公室登记、存档。

4.3.4企业管理性文件由办公室负责编制，由管理者代表批准发布。

4.4文件的分发和管理

4.4.1文件分发由其审批部门确定分发范围，办公室负责登记、发放，领用人在收/发文登记表上签字。

4.4.2分发时，文件应填写分发顺序号作为受控号，并在封面加盖“受控”印章。

4.4.3文件持有人调离原岗位时，原分发部门应及时收回并予登记，企业内部机构调整或变更时，办公室负责协调处理受控文件的交接工作。

4.4.4文件严重破损时，文件持有人到办公室办理更换手续，交回破损文件补发新文件，仍沿用原分发号，破损文件由办公室负责销毁。

4.4.5文件丢失后，原持有人应提出书面申请，管理者代表批准后，重新办理领用手续，并沿用原分发号。

4.4.6“受控”文件不得随意更改其内容和复制。

确需复制的需经文件归口管理部门负责人批准，办公室加盖“受控”印章，否则复印文件无效。

复印件的编号方法：

在原文件发放号后加注-1或-2作为受控号，以便发放登记。

4.4.7作废或超过保管期的文件，办公室负责收回、登记和销毁。

因知识积累确需保存的作废文件，由留用部门提出申请，管理者代表批准，办公室加盖“作废保留”印章，申请部门保管。

4.4.8文件外借应由文件归口管理部门负责人批准，借阅人填写“借阅登记表”并签字。

归口管理部门负责按期索回。

原稿文件一般不得外借。

4.4.9各部门负责本部门文件管理，保持文件清晰完整和整洁。

4.4.10文件审批原稿由办公室负责归档保存，保存期一般为三年。

4.4.11“受控”、“作废保留”等印章由办公室统一管理和使用。

4.4.12办公室每年发布一次现行有效文件总清单，供使用单位核查，以保证在规定场合均能识别文件的现行修订状态和有效版本，

4.5文件的更改

4.5.1文件需修订或更改时，由原审批部门审核、批准。

原审核部门已被取消时，现审批部门须获得原审批所需的背景资料。

4.5.2文件的更改部门填写文件更改通知单，说明更改的原因和内容，注明更改标记和更改生效日期，经批准后，由办公室按发放记录进行追踪更改，更改人签字并在更改处作上更改标记。

4.5.3文件更改办法

1、划改：

部分更改采用“划改”方法，在原文件相应条款出进行修改。

即在需更改的文字上划两道横线，并在原文附近适当位置写出更改后的内容。

2、换页：

为保持文件的严肃性和便于阅读，单页文件累计更改面积不得大于页面有效面积的1/4或单页文件划改不超过四处，否则必须换作页面处理。

3、换版：

文件有重大更改或最新排版时需要换版。

新版文件生效时，旧版文件随即作废。

换版后的作废文件由办公室收回。

4.6企业所有外来质量文件由办公司负责收集、整理和统一控制，识别、制定有效外来文件清单，并将文件下放到各使用部门。

4.7文件的保管

4.7.1文件应分类保存，便于检索、易于识别。

4.7.2质量手册和程序文件，由办公室备案保存。

4.7.3部门工作文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：

包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）；部门质量记录文件等。

由各相关部门自行保存并报办公室备案存档。

4.7.4其他质量文件：

可以是针对特定产品、项目和合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。

由各相应的业务部门保存、使用。

4.8文件的评审

4.8.1文件在下列情况下应进行评审：

1、管理评审；

2、文件的大范围变更（更换版本）；

3、当出现重大质量事故；

4、当组织机构调整后；

5、最高管理者要求评审时。

4.8.2文件经评审后如要求变更或修订的需按4.5条要求执行。

1目的

在规定的过程和场所保持所需的质量记录，并进行控制和管理，为证明产品质量符合规定要求和质量体系有效运行提供证据；为质量改进提供依据。

2范围

适用于与质量管理体系所有相关的记录。

3职责

3.1办公室负责建立并保持有关质量记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理的文件程序，并组织实施。

3.2各职能部门/车间及人员负责本部门/岗位记录的管理，按规定传递和保存。

4程序

4.1记录的范围、类型和采用的方式

4.1.1记录范围：

包括质量管理体系运行记录和产品质量记录等。

4.1.2记录类型：

包括管理记录、操作记录、监事和测量记录及各种报告等。

4.1.3记录一般采用文字填写的方式，必要时可采用磁盘、录像等方式。

4.2记录的填写

4.2.1记录应按设置的项目逐项填写，某些项目不需要填写时，用斜杠“/”明示。

4.2.2记录可用钢笔或圆珠笔填写，字迹应清楚、整齐，易识别。

4.2.3记录的内容应真实、准确、完整，填写人签名须签全名。

4.2.4记录是对当时客观事实的陈述，应及时或现场填写，不得后补、伪造。

4.2.5为确保记录的原始性、可追溯性、真实性，原则上记录填写后不得更改。

若系笔误或经证实原纪录不准确，可在原记录本上采用“划改”的方式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。

4.3记录的编制

4.3.1办公室应根据质量手册和程序文件以及可追溯性的要求，对所需记录进行策划，组织相关部门/车间分别编制与相适应的记录、表、卡，并对表卡间联系性和协调性、表式的统一性和内容的完整性、以及保存的期限的进行会签，作相应修改后，经管理者代表批准，汇编成册发布和执行。

必要时可规定填写说明。

4.3.2质量记录的编号方法按CX001-2005《文件控制程序》第4.2.3条执行，并进行统一标识。

记录的顺序号用3位数顺序号标识，如：

001,002,003……依次下序。

4.4记录的收集、贮存和管理

4.4.1各部门/岗位及人员应按本程序4.2款的规定填写记录。

4.4.2各部门应指定专职或兼职的记录管理员负责记录的收集、贮存和管理。

4.4.3办公室应编制“质量记录清单”，对记录的标识保护、检索、保存和处置进行控制。

记录管理员应按“质量记录清单”的要求，每月定期对本部门所有记录进行收集、整理、分类、汇总、归档。

4.4.4记录的保存方式应便于存取和查阅，能够在需要时迅速获得。

4.4.5记录的保存场所应保持适宜的环境，以减少变质或损坏并防止丢失。

4.4.6记录管理员有变更时，要做好相应的交接工作。

4.4.7有保密要求的记录，各部门负责记录的管理负责人要做好保密工作。

4.5记录的查阅/借阅

4.5.1公司内人员查阅或借阅记录必须由记录管理员同意后方可查阅。

4.5.2记录外借时需经管理者代表批准并按相关程序进行登记后方可，并限期归还。

4.5.3查阅/借阅人员应保护好记录，不准私自涂改或撕毁，保持纪录的完好。

记录管理员外界记录时应按期索还，归还时应检查是否拆页、更改等情况发生。

出现以上问题时，报告部门负责人处理。

4.5.4当合同有要求时，经厂长批准，保存期限内的记录可提供给顾客查阅，

4.6记录的处理

4.6.1记录应按规定的期限保存。

4.6.2记录的增加按本程序4.3款规定执行。

4.6.3记录的格式修改或作废由使用部门提出申请，管理者代表批准，并报办公室备案后实施。

4.6.4各部门每年第一季度应按“记录清单”的要求，对本部门所有记录进行汇总、归档，并报办公室登记备案，需永久保存的记录移交办公室。

4.6.5对超过保质期限、失去保管价值的记录，有记录保管部门申请，填写“销毁申请表”，经部门负责人和办公室确认，管理者代表批准后，移交办公室统一销毁。

1目的

以确保企业质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，通过不断的改进和完善，使本企业质量体系持续有效运行，保证质量方针的目标的实施。

2范围

适用于管理评审工作的控制。

3职责

3.1厂长主持管理评审活动，由厂长决定其他参加人员。

3.2办公室负责报告质量管理体系运行情况，负责管理评审实施、落实、组织、协调；

3.3管理者代表负责评审计划的制定、收集并提供管理评审所需资料，负责对评审后的纠正、预防和改进措施进行跟踪和验证。

3.4各相关部门负责提供评审所需资料，负责落实纠正和预防措施。

4程序

4.1管理评审的频次和周期

4.1.1每年至少进行一次管理评审，两次管理评审的间隔时间不超过一年。

4.1.2管理评审一般安排在内部质量体系审核结束后，外部质量管理体系审核开始之前。

4.2管理评审输入

4.2.1管理者代表负责收集内、外审核结果，纠正和预防措施跟踪、检查及验证方面的信息；负责收集顾客反馈的信息以及市场、顾客需求及愿望的信息；负责收集人力资源管理方面的信息；负责收集体系运行、有关方针目标方面的信息。

4.2.2品控部负责收集产品质量方面的信息；负责收集有关原辅料方面的信息；同时，负责收集产品、生产设备的信息。

4.2.3各生产车间负责收集生产运行方面的信息。

4.3编制《管理评审计划》

4.3.1上述部门应将收集信息交办公室，办公室负责整理后交厂长审核，作为厂长在管理评审会议上报告质量体系运行情况和编制管理评审计划的依据。

4.3.2管理评审可以有以下内容：

1、组织结构的适合性，包括人员和其他资源配置；

2、产品的符合性和采取的措施，包括对产品质量目标和要求的符合性；

3、顾客意见和申诉的处理，包括顾客满意程度的测量结果；

4、质量管理体系的符合性、运行的有效性，包括内、外审核发现的产品、过程和体系的不合格；

5、质量方针和质量目标与当前顾客需求的相关性；

6、需进行改进、改变的范围；

7、未完成的工作；

8、上一次评审结论的处理情况。

4.3.3办公室负责编制管理评审计划，报厂长审核批准。

4.4管理评审的准备

在管理评审会议召开前一周，办公室将管理评审计划交总经理批准并分发至各部门，执行《文件控制程序》，相关部门就所议内容准备材料。

4.5管理评审的实施

4.5.1厂长主持管理评审会议。

4.5.2管理者代表汇报质量管理体系运行情况和上次会议提出的纠正、预防措施实施情况。

4.5.3相关部门就管理评审的内容进行汇报并提出改进或纠正和预防措施会议讨论。

4.5.4参加会议人员应在《签到簿》上签字，办公室负责做会议记录。

4.6管理评审的输出

4.6.1厂长对会议讨论情况作出结论，就质量方针、质量目标对质量管理体系的适宜性、充分性、有效性作正式评价；分清和落实存在问题的责任部门，确定改进或纠正的预防措施，执行《纠正和预防措施控制程序》。

4.6.2管理评审报告

办公室负责根据管理评审记录编写《管理评审报告》，经厂长审核批准后发放到相关部门。

4.7纠正和预防措施的跟踪、检查、验证

4.7.1责任部门根据《管理评审报告》上的要求负责实施改进和纠正、预防措施。

4.7.2品控部对改进、纠正和预防措施的实施情况跟踪、检查、激励，并负责向厂长报告。

4.7.3所有与管理评审有关的记录均由办公室执行《质量记录控制程序》。

1目的

对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程作出规定，并加以实施和保持。

2范围

适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。

3职责

3.1销售部负责识别顾客的需求和期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客沟通。

3.2品控部负责评审对新产品质量要求的检测能力，负责评审产品的生产能力。

3.3生产部负责评审新合同的生产交付能力等。

4程序

4.1顾客需求的识别

销售部负责识别顾客对产品的需求与愿望，根据顾客规定的订货要求，明确如下相关事项。

4.1.1顾客规定产品的要求，包括山品的种类、价格、数量、交货期、服务标准（当客户不提供时，以公司标准为准）、纠纷处理、售后服务等。

4.1.2顾客规定的，但是预期的和已知预期用途所必须的活动。

如当客户提供的要求不全时，由销售部负责人在订单上按企业技术参数标明客户的要求。

4.1.3涉及产品的责任，包括法律和法规的要求。

4.1.4企业确定的任何附加的要求，包括包装形式，技术支援等。

4.2对产品要求的评审

4.2.1在投标、接受合同或订单之前，销售部应已识别的顾客要求及本企业确定的附加要求组织相关部门对标准、合同的产品要求实施评审。

4.2.2评审

1、产品要求的评审应在投标、合同签订之前进行，应确保：

（1）产品要求（包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定；

（2）顾客没有以文件形式提供要求时（如口头订单），顾客要求在接受前得到确认；

（3）与以前表述不一致的合同或订单要求（如投标或报价单）已经解决；

（4）企业有能力满足的要求。

2、合同的分类

（1）常规合同：

对企业定型产品所定的合同。

（2）特殊合同：

常规合同以外的所有销售合同，或有定型产品改进要求的合同。

3、销售部负责将《产品要求评审表》交相关部门进行评审。

4、对于有现货的常规合同，由销售部销售员将产品名称、型号规格和数量等填写在出库上并签字，经仓库管理员确认无误并签字即完成产品要求的评审。

5、对于无现货的常规合同，生产部、采购部分别对生产能力、交货日期及物料采购能力进行评审，有相应负责人填写《产品要求评审表》并签字确认；然后销售部综合各部门意见，并对合同条款的实用性、完整性、明确性等进行评审，并填写《产品要求评定表》的相关栏目，销售部经理签名确认即完成评审。

6、对于特殊合同，除生产部、采购部、销售部进行评审外，品控部应评审产品的改进能力（包括对顾客潜在要求及产品有关的法律法规要求的评审）、对确保产品质量要求的检测能力进行评审，并在《产品要求评审表》中签名确认。

《产品要求评审表》报总经理批准。

7、对于口头订单（如电话订货），销售部销售员负责将相关内容填入《订单确认表》中，经双方确认（可用传真件、电话记录等方式确认），并执行4.2.2中5～7相应条款的规定。

8、在评审过程中，评审人员对产品要求有关内容提出问题或修改建议时，由销售部负责与顾客联系，征求其书面意见。

9、销售部负责保存《产品要求评审表》、合同及其他相关文件，包括对于评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施记录。

4.3合同的签订和实施

4.3.1对产品要求评审后，由销售部经理代表公司与顾客签订合同；对老顾客的口头订单，双方对《订单确认表》的内容确认后，即视同签订合同。

对于新顾客则必须签订正式合同。

4.3.2合同签订后，销售部负责将相关的文件，根据各部门的需要发到相关部门，作为生产、采购、检验和出货等的依据。

4.3.3销售部负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。

4.4销售部负责与顾客的沟通

当产品要求由于某种原因需要变更时，相应文件（如合同、订单确认表等）应得到修改，应把变更的要求与顾客协商一致，并通知相关部门，执行《文件控制程序》的有关规定。

必要情况下，对更改的内容还需在评审。

4.5销售部与顾客的沟通

4.5.1在产品售出前及销售过程中，销售部应通过多种渠道（如广告宣传、产品服务月、顾客订货会等）向顾客介绍产品，回答顾客的咨询，并予以记录。

4.5.2根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，包括产品要求方面的更改，要与组织内部相关部门及顾客协调一致。

4.5.3产品售出后，要搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客的持续满意。

1目的

对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求。

2范围

适用于对生产所需的原材料采购、外协加工及供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。

3职责

3.1采购部

1、负责按企业的要求组织对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；

2、负责制定采购计划，执行采购作业。

3.2品控部

1、负责编制采购物资技术标准及采购物资分类；

2、负责对采购物资的进货验证。

3.3厂长批准采购计划。

4程序

4.1采购物资分类

品控部负责制定采购物资技术标准及采购物资分类，根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类：

1、重要物资：

构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客严重投诉的物资；

2、一般物资：

构成最终产品非关键部位的批量物资，直接影响最终产品的质量或即使略有影响，但可采取措施予以纠正的物资；

3、辅助物资：

非直接用于产品本身的起辅助作用的物资，如一般包装材料等。

4.2对功放的评价

4.2.1采购部根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格的供方，填写“供方评定记录表”。

对同类的重要物资和一般物资，应同时选择几家合格的供方。

采购部负责建立并保存合格供方的质量记录。

根据采购物资分类规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。

4.2.2对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证明其质量保证能力：

1、体系认证证书；

2、本组织对供方质量管理体系进行审核结果；

3、本组织对供方其他顾客的满意程序调查；

4、供方产品的质量、价格、交货能力等情况；

5、供方的财务状况及服务和支持能力等。

4.2.3第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及批量使用，测试合格才能供货：

1、新供方根据提供的技术要求提供少量样品；

2、品控部对样品检验，出具相应的验证报告，并填写《供方评定记录表》中相应栏目，反馈给采购部；

3、样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；

4、样品验证合格后，采购部通知供方小批量供货；经品控部进货验证合格后，交生产部试用，并由品控部出具相应试用后的验证报告，填写《供方评定记录表》中相关栏目，反馈给采购部；

5、小批量进货验证或试用不合格则取消供货资格。

样品验证、小批量试用均合格的供方经管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。

4.2.4对于一般物资供方，需要经过样品验证和小批量试用合格，各相关部门提供评价意见，管理者代表批准后，可列入《合格供方名录》。

4.2.5对于批量供货的辅助物资，品控部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者由管理者代表批准后，即可列入《合格供方名录》。

对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.2.6供方产品如出现严重质量问题，采购部向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的应取消供货资格。

4.2.7采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方业绩评定表》，评价不合格的供方，应取消合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行4.2.6条款。

连续第二次评分不合格，应取消其供货资格。

4.3采购

4.3.1采购计划

采购部根据生产部的《生产计划》及库存情况编制《采购计划》，经总经理批准后实施。

对于临时采购的物资，相关部门填写《临时采购要求单》，报总经理品准，交采购部实施。

4.3.2采购的实施

1、采购部根据批准的《采购计划》、《临时采购要求单》，按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购；

2、第一次向合格供方采购重要和一般物资时，应签订《采购合同》，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约及供货期限等；

3、采购部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；

4、采购前采购员应核实提供技术的要求是否有效，将《采购单》交采购部经理确认后实施采购。

4.4采购信息

4.4.1采购文件

1、应包括拟采购产品信息：

（1）对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；

（2）对产品的验收要求；

（3）其他要求，如价格、数量、交付等。

2、适当时还包括：

（1）对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关标准或资格鉴定的要求，如供方产品的安全认证要求，对加工过程、设备及人员要求、委托检验服务要求等；

（2）适用的质量管理体系要求。

4.4.2本企业的采购文件包括《采购计划》、《临时采购要求单》、《采购单》、《采购合同》及附件等由采购部保管，采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。

4.5采购的产品可以有如