行政制度文件管理办法.docx
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行政制度文件管理办法
行政文件管理规定
一、目的
为加强公司文件体系管理，维护其规范性、科学性、稳定性、连续性、强制性、可追述性和普遍适用性，确保公司有效、高速运转，特制定本制度。
行政文件管理规定与质量管理体系文件控制程序、公司公文管理办法互相补充，完善文件管理体系，确保公司文件得到有效执行。
二、适用范围
本管理办法适用于除质量管理体系文件和公司公文之外的公司文件管理。
三、文件体系与分类
公文文件技术标准
标准文件管理标准
工作标准
营销管理制度
物流管理制度
财务管理制度
文件体系规范技术管理制度
生产管理制度
行政文件人事管理制度
办公总务管理制度
信息管理制度
固定资产管理制度
其他专业管理制度
文件体系及分类图
3.1本规定中所称的公文指公司在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，主要包括决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
3.2本规定中所称的规范是指用文字、图表形式规定管理活动的内容、流程和方法，包括企业标准和管理流程。
3.2.1企业标准是对企业内部与生产技术直接相关的、需要统一的重复性活动所作的详细规定，包括技术标准、管理标准和工作标准。
3.2.2企业制度是对公司各个管理层、管理部门及各项专业管理的职能范围、责任权限、业务活动和协调办法所作的规定。
一般而言，一份制度对应一份流程说明书。
3.3文件分为公司级文件和部门级文件。
公司级文件是指由某个部门起草，涉及其他部门的业务，需公司其他部门执行的文件；部门级文件是指由某个部门起草，只涉及本部门的业务，供本部门执行的文件。
公司级文件需总经理审核签发，部门级文件需本中心总监审核签发。
四、管理职责
4.1公文文件的起草、修订、审批、发布、归档、维护和监督，由总经办统一归口管理。
其相关规定参见《公司公文管理办法》。
4.2企业标准的起草、修订、审批、发布、归档、维护和监督，由技术中心统一归口管理。
其具体规定参见相关企业标准（文件控制程序）。
4.3企业制度的起草由职能部门负责，相关部门会签，总经办负责复核及具体发布工作。
4.4管理流程的审批、发布、归档、维护和监督，由总经办统一归口管理。
4.5凡遇到难以确定其是企业标准还是管理流程的文件，由总经办确定该文件的类型及归口管理部门。
五、工作程序
5.1制度的起草
由主要责任部门牵头，和相关部门一起在流程优化和设计的基础上，完成制度的起草。
一份制度的基本要求如下。
5.1.1应包含的基本要点
地位、作用和意义；
指导思想、基本原则和实施范围；
制定的依据；
具体活动内容及实施的步骤、方法和手段；
执行、监督、检查、解释、修订该项制度的部门及其相互关系；
该项制度与其他制度之间的关系；
违反该项制度的处罚办法。
5.1.2制度起草的基本要求
符合国家方针、政策、法律、法规；
符合公司文化和实际，与公司业已生效的管理制度不相冲突；
具有针对性、适用性、可操作性、可检查性；
重点突出，结构严谨，条理清楚，言简意赅，用语、引文准确，标点符号使用恰当；
以流程图方式表示相关活动，在流程图中注明主要控制点、责任部门及所需工作时间等。
5.2文件的审批
5.2.1初审
凡需正式发布的制度，在送有关部门会签之前，须经主要起草部门的负责人进行初审。
初审的重点是：
把握制度文件是否符合国家的方针、政策、法律、法规；是否符合公司的文化；是否同已出台的有关制度文件重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致。
另外还要审查概念是否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规范。
5.2.2起草制度的部门必须按要求填写《制度呈批表》，《制度呈批表》格式见附件2。
5.2.3会签。
起草部门负责组织相关单位的会签。
会签部门由制度内容所涉及的相关部门组成。
起草部门负责将制度文件文档并附上拟稿纸发放至各会签部门。
拟稿纸详见附件3。
会签部门完成拟稿纸后，需在《制度呈批表》上签字确认。
5.2.4复核。
制度会签后由起草部门送总经办（纸介质和电子文档各一份）进行复核。
复核的重点是：
制度内容是否正确全面、审核会签手续是否齐全规范、格式是否符合标准、发布范围标准是否合理。
凡经复核不合格的，总经办有权要求起草部门按规定标准进行修订、补充、完备。
5.2.5审批和签发。
所有制度由总经办统一呈送公司相关的总监和总经理审批和签发。
公司级文件制度需总经理签发，部门级文件制度由所属中心总监签发。
5.3接收并执行
5.3.1公司各部门接收总经办发布的文件制度，在《文件发放、回收记录表》上签字确认。
《文件发放、回收记录表》详见附件5。
5.3.2公司各部门按照总经办的要求，汇报文件制度执行情况。
六、发文规范
6.1企业制度的发布范围由起草部门根据实际需要确定，并在《制度呈批表》上详细填写。
发布形式有两种：
纸介质及网络电子介质。
传阅权限由制度起草部门提出，总经办确认。
6.2所有制度均由总经办进行分类编号，编号办法见附件4。
6.3企业制度的格式为：
正式制度包括编号、类别、标题、正文、印制机关、成文日期、生效日期、适应范围等；纸介质的统一用A4复印纸印刷，同事保留同样格式电子文档；标题为三号黑体并加粗。
正文为小四号宋体；边距为上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右3.17厘米；字间距为标准距离，行距为1.5倍。
6.4企业制度的校对由起草部门负责。
6.5企业制度的印刷由总经办负责。
6.6企业制度的分发由总经办负责。
七、本规定的解释权和修订权属于总经办，自发布之日起实施。
八、附件
附件1：
行政文件制度出台流程图及说明
附件2：
制度呈批表
附件3：
拟稿纸
附件4：
制度编号说明
附件5：
文件发放、回收记录表
附件1：
行政文件制度出台流程
步骤
任务名称
岗位
工作内容简要描述
输入内容
输出内容
相关表单或文档
时限
备注
1
起草制度
起草部门员工
根据本部门的文件制度需求，起草文件制度。
本部门的文件制度需求
文件制度草案
制度文档
《制度呈批表》
2
制度初审
起草部门领导
根据文件制度初稿，对内容进行初步审核。
文件制度草案
文件制度初稿
制度文档
《制度呈批表》
3
会签判断
起草部门领导
根据文件制度涉及到的部门情况，判断该文件制度是否需要进行会签。
文件制度初稿，会签需求
会签的部门
制度文档
《制度呈批表》
4
会签处理
相关部门领导
对文件制度进行内容审核，在《制度呈批表》填写本部门的意见，并签名确认。
文件制度内容
各部门对文件制度的意见
制度文档
《制度呈批表》
5
制度复核
总经办综合管理员
对文件制度进行内容复核，并检查手续是否齐全。
文件制度内容
各部门的会签意见
文件制度内容、形式、程序审核
制度文档
《制度呈批表》
6
审定
分管总监
审核文件制度内容，签发部门级文件。
文件制度内容
文件制度内容审核意见
制度文档
《制度呈批表》
7
签发
总经理
审核文件制度内容，签发公司级文件。
文件制度内容
文件制度内容审核意见
制度文档
《制度呈批表》
8
发布制度
总经办
对签发过的文件进行发布。
签发过的文件制度
文件制度的网上发布和纸制交接。
发布后的制度文档
9
接收执行
各相关部门内勤
接收文件制度，并执行。
文件制度
交接手续，执行情况说明
发布后的制度文档
附件2：
杭州通灵自动化股份邮箱公司
×××制度呈批表
公司领导签发：
公司领导审批：
标题：
附件：
制度类别：
□公司级文件□部门级文件
秘密等级要求
紧急程度要求
起草单位：
部门审核
中心审核
起草人：
联系电话：
起草时间：
会签单位
会签意见（可另附页）
签名
总经办复核
发布范围
发
送
份数
由总经办填写
编号
校对
打字
附件3：
杭州通灵自动化股份有限公司
文件制度拟稿纸
公司已准备制定_________________________文件，由于涉及到贵部门，所以请签署贵部门的意见。
签署完毕后，请交还给总经办综合管理员。
谢谢！
部门：
拟稿人：
时间：
年月日
主题
附件
会签部门
会签意见：
部门：
签署人：
时间：
年月日
附件4：
行政制度编号规则
标准格式
出台年份
版本号
制度编号
制度类别
公司代号
制度代号
1、制度代号：
ZD
2、公司代号：
HTL
3、制度类别：
营销管理制度：
YX
物流管理制度：
WL
财务管理制度：
CW
技术管理制度：
JS
生产管理制度：
SC
人事管理制度：
RS
办公总务管理制度：
ZW
信息管理制度：
XX
固定资产管理制度：
ZC
其他专业管理制度：
QT
4、制度编号
文件类别代号＋数字
P：
程序文件；S：
管理制度或办法；R：
检验规范类；Z：
作业指导书类。
5、版本号
A：
第一版；B：
第二版；C：
第三版；······
6、出台年份
附件5：
杭州通灵自动化股份有限公司
文件发放、回收记录表
编号：
QC-P01-02
序号
文件名称
编号
分发号
版本
发放记录
回收记录
备注
部门
签收
日期
数量
签回
日期
数量
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
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