U8实施工具02需求分析库《需求分析报告》.docx
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U8实施工具02需求分析库《需求分析报告》
_______ERP系统
需求分析报告
建立日期：
2004-12-06
修改日期：
2007-05-22
文控编号:
XXYYMMDDXX_（PMP项目号）_02（阶段序号）_XX（流水号）
客户项目经理：
日期：
用友项目经理：
日期：
文档控制
更改记录
日期
更改人
版本号
备注
审阅
审阅人
职务
日期
分发
份数
姓名
部门及职务
1
2
3
4
5
6
一、调研活动总结
1.1调研目的
了解客户业务流程，规划ERP系统业务流程;
了解客户管理控制点，规划ERP系统功能匹配点;
了解客户运营现状，规划ERP系统运行;
了解客户岗位现状，规划ERP系统岗位流程.
1.2调研时间
1月11－13日，共2.5天
1.3调研方式
提纲调研，顾问提前发放调研提纲、瑞达电源填写提交;
问话调研：
顾问现场与各部门关键用户，单独交流
参观调研：
顾问参观车间生产、仓库物料摆放;
资料收集调研：
顾问收集各业务操作单据及表单.
1.4调研内容
各部门调研时间安排
职能部门
时间
具体调研内容
调研顾问
客户配合人员
销售岗
1.11上午
销售组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据
马高红
朱红卫
1.11上午
销售计划制定、客户管理、采购订单的生成及管理
马高红
朱红卫
1.11上午
销售出库流程、暂估流程、结算流程、付款流程
马高红
朱红卫
1.11上午
特殊需求、统计要求、总结
马高红
朱红卫
开发、计划、生产部
1.11下午
计划、生产组织机构、岗位职责、使用的主要单据
马高红
刘兆勇、刘正勇
1.11下午
物料分类、物料清单、产品层次、采购计划、生产计划、生产订单
马高红
刘兆勇、刘正勇
1.11下午
特殊需求、统计要求、总结
马高红
刘兆勇、刘正勇
采购岗
1.12上午
采购组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据
马高红
陈平
1.12上午
采购计划制定、供应商管理、采购订单的生成及管理
马高红
陈平
1.12上午
采购入库流程、暂估流程、结算流程、付款流程
马高红
陈平
1.12上午
特殊需求、统计要求、总结
马高红
陈平
质检
1.12下午
质检组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据
马高红
龙开乾
1.12下午
质检项目、指标、规则、方案
马高红
龙开乾
1.12下午
质检流程，不良品处理方式
马高红
龙开乾
1.12下午
特殊需求、统计要求、总结
龙开乾
仓库
1.12下午
仓库组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据
马高红
刘正勇
1.12下午
仓库出入库业务、调拨业务、盘点业务
马高红
刘正勇
1.12下午
特殊需求、统计要求、总结
马高红
刘正勇
财务部
1.13上午
财务部组织机构、业务分类、岗位职责、使用的主要单据
马高红
蔡正华、许琼玉
1.13上午
付款流程、收款流程、费用报销流程
马高红
蔡正华、许琼玉
1.13上午
财务报表格式、制作
马高红
蔡正华、许琼玉
1.13下午
特殊需求、统计要求、总结
马高红
蔡正华、许琼玉
注：
上午9：
00-12：
00
下午2：
00-5：
30
因调研时间相对较少，在报告中描述不充分或错误之出敬请指正。
二、公司概况
2.1企业简介
深圳市瑞达电源有限公司是一家民营企业，集研究、开发、生产及经营阀控密闭式铅酸蓄电。
。
。
。
。
。
。
2.2组织机构
2.3部门职能、岗位职责分工：
部门职能：
业务部：
1、公司销售目标的分解。
2、营销网络的建立、策划、实施方案。
3、合同的评审及修订。
4、产品的报价控制、初审，业绩汇总、分析、及改善措施。
5、参与技术平台的评审。
6、区域市场的分析，有效信息的管理、跟进。
7、重大项目的招标、公关、方案设计，货款的进度控制及回收。
8、配合公司整体营销活动
设计部：
1、全面负责公司设计开发部管理工作。
2、根据客户的方案需求和业务部的下单情况，合理安排工作任务，确保任务完成。
3、收集并充分利用各种同行资源和信息，按公司年度发展目标制定公司的产品创新方案，以保证设计的产品能满足客户的需求，为公司的持续经营创造提供技术支持。
4、为重大项目、其它部门提供必要的数据和技术支持。
5、技术业务机密管理，设计方案、技术资料的档案管理。
采购部：
1、负责公共原材料、半成品、固定资产的供应商询价、比价下达采购单。
2、供应商跟单、收货、应付账款对账
3、外协加工产品的处理。
财务部：
1、资金营运管理。
2、客户、供应商对应的应收\应付账款管理
3、日常经费用报销与管理
4、工资结算、现金管理
5、材料的出入库成本核算、产品成本核算
4、单证审核、会计核算、往来帐、税务申报的处理。
货仓职责：
1.坚持为企业生产服务的方向;
2.合理规划并有效利用各种仓库设施，搞好挖潜、革新、改造、不断扩大仓库储存能力，搞高企业效率;
3.做好仓库物资的验收，发运以及保管工作，保证企业生产获得及时刘备，准备完好的物资供应;
4.合理储备物资
5.减低物资成本
6.重视员工培训、提高员工业务水平
7.确保仓库和物资的安全
生产部：
1、依据公司的年度销售计划，制定生产计划，并对人力设备、工具的需求拟定计划。
依据业务部的订单工期计划按时生产出产品，按照年度销售计划，保证公司生产能够有效的运营。
2、产品的工时、数量、质量、计件价格、工期的分析、制定和控制。
3、物料、人力、设备、车间的运用和控制，监督检查设备、工具、车间线路的检修，保养和清理。
4、售后服务的进度跟进，对售后服务的质量和反馈信息的分析和处理，对售后服务的不良状况处理及纠正，与客户的沟通和配合。
人力资源部：
人事行政：
依据公司的发展战略目标,协作各部门的人力资源工作,为公司的年度经营业务和管理的有序进行提供有力的人力支持和保障。
人力资源：
根据公司的确发展战略、企业经营状况、现有人力资源状况进行人才供需分析,并对现有人力资源市场人才供求情况进行趋势分析,同时结合企业发展速度、规模进行人力需求分析。
根据公司人员编制实际员工数和工资成本预算目标组织编制人力资源规划,实现公司人力资源的需求和人力成本的控制。
工程部：
1、依据工程合同制定工程施工方案并组织实施。
根据工程施工现场实际情况，组织人员、设备、材料进行现场实施。
2、建立完善的安全施工管理体系，制定健全安全管理制度，明确安全岗位责任制，定期检查，及时纠正。
3、保持与甲方、监理方、总包方及各分包单位的良好关系。
妥善处理、协调工作上的各种事务，做好工程进度登记、和进度申报。
全面掌握深圳市建筑、装饰有关法律法规、正确做好工程资料申报入档。
4、主导并及时做好工程项目的验收结算。
品质部：
1.负责公司所以存货质检指标、方案的制定
2.负责来料检、过程检、出货检、在库检验
3.对检验的结果进行判定不良品处理方法
4.对检验的指示进行统计分析
生产计划：
1、安排销售订单的生产、进度、产品质量、物料控制；
2、按销售订单要求以部门所需下生产单，按出货时间排出先后顺序表。
使工厂订单依生产排期表按时出货。
检查、分析生产日报表，制定生产定额表。
汇总相关数据以反映生产状况。
3、生产计划制定并经批准后实施，订单审核、登记与分发。
4、生产负荷统计和产销平衡调度分析。
5、生产计划的检查及生产进度过程控制工作。
岗位职责：
1.财务会计：
负责公司财务会计工作的职能部门，主要岗位有总账会计、应收\应付会计、成本会计：
a.负责企业采购发票录入，付款业务;销售发票录入，收款业务核算;
b.负责企业固定资产的管理，折旧记账;
c.负责企业日常经营费用的报账;
d.负责财务凭证的处理，审核、记账;
e.负责企业经营财务报表的编制;
f.现金支出\收入，日记账的登记，资金日报编制、凭证的处理;
g.银行存款的管理、余额调节表编制、凭证处理.
2.成本会计：
a.负责企业仓库材料及产成品的进出成本核算;
b.负责企业产品成本的核算;
c.负责监督仓库库存台账的建立.
3.采购员
a.负责供应商档案资料录入及维护;
b.负责供应商对应的存货价格的管理;
c.负责采购订单的录入与下达跟踪;
d.负责采购到货单的录入;
e.负责提供采购相关的报告统计工作.
4.货仓主管
4.1主持货仓日常工作，监督检查本部门工作完成情况，并向本部门经理汇报
4.2对本部门人员进行考核，培养所需的各类人才，提高工作能力及素质
4.3全面而恰当地划分下属岗位责任
4.4控制生产物资及成品的入库验收，发放与存储管理，并审核相关手续
4.5组织下属按期盘点
4.6监督下属做好物资及成品仓储过程中的安全保障及保养工作，确保库存物资的质量要求
5.仓管员
5.1直接上司为货仓主管
5.2负责收货，发货，退货工作
5.3负责物料标识、账本整理和位置摆放
5.4实行“5S”实行
6.货仓文员
6.1直接上司为货仓主管
6.2管理本部门文件
6.3负责文件的接收与分发
6.4负责文具和办公用品的管理与申请
7.搬运员组长、搬运工
7.1负责产品\材料出入库和在库搬运工作
8.销售业务员
a.负责客户商档案资料录入及维护;
b.负责客户商对应的存货价格的管理;
c.负责销售订单的录入及跟踪;
d.负责提供销售相关的报表统计工作.
9.检验员
a.负责制定检验项目、指标，制作检方案;
b.负责来料检、成品的检验，并做出判定结果;
c.负责定期对质检的结果进行分析;
d.负责提供品检报告及相关报表.
8.计划员
a.负责收集整理计划需求来源;
b.负责制定出仓库最低、最高、安全库存量，经济批量的设定;
c.负责MRP运算，制作出生产计划、采购计划并下达;
d.负责提供计划相关统计报表.
9.生管员
a.负责根据生产计划，考虑车间产能，分解成生产订单，并下达;
b.负责生产订单的执行跟踪情况;
c.负责提供生产成本统计数据;
d.负责提供生产相关统计及分析报表。
10.工程管理员
a.负责物料档案新增，维护工作;
b.负责产品BOM的制定，维护工作;
c.负责新产品的开发工艺流程制定;
d.负责提供物料管理及产品BOM等相关报表的提供.
11.系统管理员
a.负责ERP运行统的，硬件、网络、操作系统的维护工作
b.负责ERP系统备份、权限设定工作
c.负责ERP系统日常运行维护工作
2.4IT建设状况概述
目前瑞达电源公司各相关部门都以配备了电脑办公，办公区分为天安区、工厂区并各自组建立了内部网，但两个办公区网络不通，没有设立服务器。
信息化水平主要是利用电脑收发邮件、运用OFFICE办公软件，制作WORD文档及EXCEL电子表。
各部门都没有运用专门的管理软件。
2.5企业目前管理的现状及期望：
随着瑞达电源公司近年来的迅速发展，尤其是销售订单的增多、规格种类的增加，加上客户需求的不断变化，企业内部原先以手工管理为主的管理模式已不能适应企业进一步发展的要求，各部门相当大的精力放在做计划、做报表的基础上，信息反馈不够及时，生产、采购安排不尽合理，部分产品不能按时发货。
因此，建立完善的企业内部信息化管理体系已是当务之急，上ERP系统是瑞达公司的众望所归。
3.5计划部
三、需求分析
3.1总体业务流程述：
3.1.1企业基本形态：
企业的基本组织形式：
民营
销售市场：
内销、外销
客户分类：
一级市场、二级市场
生产方式：
定单生产、库存生产
生产类型：
连续式
生产环境：
定型产品
工艺特点：
单元式
3.1.2现有总体业务流程：
说明：
1.业务员得到客户需求，进行商务报价、议价，最终签购销售合同,购销合同经过相关部门评审之后，下达《生产单》给工厂，准备生产及交货;
2.生产计划人员，收到《生产单》依据产品BOM清单进行算料，下达《套料单》传给采购人员;
3.采购人员收到《套料单》、货仓依据的最低库存量提交的《物料需求计划》、各部门根据需求提交的《请购单》，下达《采购单》给供应商进行订货;
4.供应商依据《采购单》要求的交货时间进行送货，货仓人员进行点货、收货，开具《来料验收单》填写“交货数量”、“实收数量”并登记“货仓物料收发及库存跟踪表”;
5.质检收到《来料验收单》依据检验方案进行实物检验，填写《来料检验报告》，传递给货仓;
6.生产线依据生产计划的《套料单》到货仓进行领料，仓库依据《套料单》进行发料，并登记货“货仓物料收发及库存跟踪表”;产成品入库时，生产人员填具《入库单》办理入库，货仓登记“货仓物料收发及库存跟踪表”;
7.生产部领料进行加工，加工半成品移交给货仓开具《半成品交接单》，货仓登记“货仓物料收发及库存跟踪表”;
8.业务员依据《生产单》上的客户交货时间，下《出货通知单》传递给货仓，货仓开具《送货单》办理出库，并登记“货仓收发及库存跟踪表”;
9.财务依据《来料验收单》办理挂入库成本、应付账款，付款账;依据市场人员开具的“出货通知单”核算出库成本、应收账款、收款业务;依据财务的发料，半成品交接单、产成品入库单核算产品成本核算。
3.1.3总体的业务流程分析
3.1.4总体需求分析：
1、关于市场部门设置：
现状：
目前公司组织架构只设置了“市场部”
建议：
1.负责日常运营总经理、管理者代表、副总经理等岗位设置归属部门为“总经办”;
2.在现有的市场部分离出“营销中心”、“市场部”;从“销售管理”角度分析，市场部与销售部有何区别呢？
市场部职能：
简单地说，可以分成两大块，一是产品定义，二是市场开发。
销售部职能：
则侧重于潜在用户到用户的转化效率，即说服有需求的潜在用户下订单，特别是那些摇摆不定没有明确偏爱的潜在客户。
明白了市场与销售之间的关系也就为如何衡量这两个部门人员的业绩铺平了道路。
3.在“营销中心”下设“四大区”，大区设置办事处。
“营销中心”、“四大区”是一个营销组织，也可以是一个虚拟的一个部门，可以做销售计划、销售考核、销售业绩统计、考核、分析。
4.外地办事处建议设置部门核算、设置仓库核算，不作为客户核算。
首先外地办事处不是独立法人，不能独立核算、不能成为客户;其次外地办事处虚拟成客户，财务对其应收账款难以核算。
从公司销售给外地办事处，办事处销售给他的客户，但最终收款是办事处的客户，最终形成的“三角债”;再次虚增公司库存，办事处是先拿货，销售后结款，为了防止脱销，办事处会不断“虚高”办事处库存，“虚高”生产。
2、关于系统运行环境：
现状：
A.没有服务器;
B.工作站上电脑内存256M内存;
C.天安办公区与工厂办公区网络没互通;
建议：
A.ERP系统需要独立的服务器存储;
B.按照ERP系统最低标准配置需要配置到256M，ERP运行效率与电脑内存有很大的关系，建MRP运算的电脑内存最低配置到512M;
C.硬件环境建设到位的日期：
2007年2月2日;
D.天安办公区与工厂办公区通过VPN进行联接，设立内部网;
E.详细环境请见《U8系统环境建议》;
3、关于设立存货管理：
存货主要用于设置企业在生产经营中使用到的各种存货信息，以便于对这些存货进行资料管理、实物管理和业务数据的统计、分析。
现状：
A.目前技术部编制一套货物编码体系，但因手工运作方式不能推广;
B．目前出入库单据只是手写货物、物料名称、型号，没有编码;
C.旧编码体系有些原材料是有供应商码、产成品电池不同的颜色设置不同的编码;
D.物料清单里某些物料，但在做采购计划、生产发料并不是依据物料清单标准用量采购、发料
建议：
A.存货档案：
包括原材料、半成品、产成品
B.手工模式：
原材料流转要经过不同岗位人员，名称、型号很难写成一致的，大大提高了登错账的几率。
ERP系统模式，建立存货档案库，由设计部统一命名、编码、型号、计量单位等，供各部门共享
C.针对原材料编码带供应商编码去掉，启用出库跟踪入库功能，在原材料档案不分供应商，只在材料出库时指定供应商。
产成品电池启用自由项“颜色”，简化产成品档案与物料清单。
D.在物料清单去掉环氧XXX剂及包材，因为他们是依据库存量进行采购的，不是依据销售订单计划采购，在发料时是因包装问题，也不是按物料清单发。
E.没有丝印电池做半成品，经过丝印、包装过的电池做产成品。
分别设立仓库;分别设置存货档案编码，办理出入库业务。
委外半成品也需要设立单独的仓库、存货档案。
F.存货分类：
存货分类编码
存货分类名称
01
原材料
0101
正极板类
0102
负极板类
0103
隔板类
0104
极柱
0105
电池槽
02
半成品
0201
高倍率
0202
AGM深循环
0203
电动车电池
0204
AGM普通小密
0205
AGM普通中密
03
产成品
0301
高倍率
0302
AGM深循环
0303
电动车电池
0304
AGM普通小密
0305
AGM普通中密
注：
办公用品、工量具不进行仓库管理，走财务费用报销流程
H.存货档案编码：
建议分类码+流水码（3位）
J.存货档案可以关联图片：
jpg、gif、bmp格式，最大不超过100K
注：
在ERP系统里，存货档案注意事项：
存货编码项目：
输入最新的编码，可以最多可以输入20个数字或字符，可以用数字0—9或字符A—Z表示，但&、“、’；—禁止使用。
存货代码项目：
可以输入旧系统的编码，可以最多可以输入20个数字或字符，可以用数字0—9或字符A—Z表示，但&、“、’；—禁止使用。
存货名称项目：
最多可以输入30个汉字或60个字符，可以用数字0—9或字符A—Z表示，但&、“、’；—禁止使用。
规格型号项目：
最多可以输入60个数字或字符
4、关于仓库设置
现状：
货仓实物管理是划分了区，但仓库并没有设立库存账。
建议：
根据业务需要虚拟设立以下仓库
001原材料仓存放购入的原材料
OO2半成品仓存放生产完工的半成品
003产成品仓存放生产完工的产成品
004不良品仓存放原材料不良、生产不良、销售退货不良物料
005委外仓依据委外商分别设立委外仓库
仓库存货出库原则及计价方式为：
按仓库设立先进先出
5.启用货位管理
现状：
目前设有新厂房、旧厂房，每个厂房一档存放原材料、二楼、三楼存放半成品、产成品，
每层楼都划分区域存放物品。
建议：
针对目前厂房分布情况，启用仓库货位管理。
货位档案：
货位编码方案：
2-2-2-4
例：
01旧厂房
0101旧厂房一楼
01010001负极板
01010002正极板
01010003隔板
0102旧厂房二楼
0103旧厂房三楼
02新厂房
0201新厂房一楼
0202新厂房二楼
0203新厂房三楼
设置货位档案之后，录入存货货位对照表，在出入库时检查存货货位对应关系。
注意：
本功能用于设置企业各仓库所使用的货位。
对存货进行货位管理的企业，在使用本系统提供的录入期初结存或进行日常业务处理之前，首先应对本企业各仓库所使用的货位进行定义，以便在实物出入库时确定存货的货位。
实物转移了，就需要制作《货位调拨单》也可以按货位盘点。
6、关于存货计量单位
现状：
某些物料是单计量单位，某些物料是多重计量单位，有的是固定换算率
例：
采购是以张定价，入库存放是已张，生产发料平方米，物料清单耗用量也是平方米
建议：
1.本次上ERP主要设及到采购、销售、仓库、生产系统。
计量单位必顺设立，一经使用将不能修改;
2.针对存货在流转当中发生多种计量单位的，使用多计量单位，并分主计量单位及采
购计量单位、生产发料计量单位、销售出库计量单位等。
（尽量统一，便于管理）.
7.仓库出入库类别
现状：
目前出现出入库行为，没有单据体现，货仓就直接登记《货物料仓收发及跟踪表》没有单据就没有走管理流。
建议：
仓库所有出入库都应设立单据，每个出入库类型都会影响财务账。
收发类别：
1-2
1收
101采购入库用于原材料采购入库存
102半成品入库用于半成品加工过程中的入库
103产成品入库用于最终产品加工完毕的入库
104委外入库用于外发给委外商回货时的入库
105赠品入库用于供应商赠送时的入库，不需要付款的
106样品入库用于研发产品试样时的入库
107调拨入库用于仓库、货位调拨时的入库
109盘盈入库用于仓库、货位盘点时盘盈的入库
2发
201生产领料用于车间生产领料时的出库
202半成品出库用于半成品在加工过程当中的出库
203销售出库用于产成品销售发货时的出库
204委外出库用于外发加工时发料的出库
204调拨出库用于仓库、货位调拨时的出库
205样品出库用于为客户试样时的出库
206赠品出库用于赠送给客户时的出库存，不收款
206盘亏出库用于仓库、货位盘点时盘亏时的出库
8、启用地区分类管理
现状：
目前我们的客户有外贸，内贸。
内贸到各个省、市、县级单位
建议：
针对客户、供应商分布在全世界、全中国。
为了做好地区销售、采购分析统计。
建议在客户商、供应商启用地区归属。
地区档案：
2-2-2
01国内
0101广东省
010101深圳市
010102广州市
010103东莞市
0102江西省
0103河南省
02国外
0201亚洲
0202非洲
9、关于客户档案的管理：
现状：
没有对客户进行分类，也没有进行编码
建议：
A.对客户进行分类管理，有利于做销售分析，可以分析哪类客户占公司业务的比率，那些是重点客户
B.按客户类型分：
01一级市场
02二级市场
C.客户编号：
依据唯一性、方便、快捷定位统计
客户分类+流水号（序号3位）
D.客户档案启用地区分类，以便按地区进行分类统计。
10、关于客户信用管理
现状：
确认客户的结款期有月结30天、60天、90天等
建议：
客户信用分为信用期间、信用额度
信用期间：
就需要确认每个客户商的信用天数，启用收付款协议
信用额度：
应需要确认每个客户商的赊账金额
11、关于供应商档案的管理
现状：
目前没有对供应商进行分类，也没有进行编吗
建议：
可以按照供应商供应原材料类别时行分类，还可以启用地区分类进行统计分析
供应商分类：
3位
001正极板
002负极板
003隔板
供应商编码：
分类码+流水码（3位）
112关于业务单据
现状：
一种单据多个用途。
例：
出库单一作为
升级会员 