科技档案管理学复习资料.docx

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科技档案管理学复习资料

科技档案期末复习

1.科技档案定义：

科技档案是直接记述和反映科技活动、归档保存的科技文件。

科技档案内涵：

1揭示了科技档案的产生领域和内容性质②明确了科技档案是科技活动的直接记录

③指出了科技档案是归档保存的科技文件

2.1959年“大连会议”讨论、制定并通过了《技术档案室工作暂行通则》

通则规定：

凡是记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料（包括图纸、照片、报表、文字材料等）都是技术档案（或称科学技术档案）

3.《通则》定义的特点：

[1]突出“本单位”，有助于本单位科技档案与本单位科技资料的区分。

[2]指出“真实的历史记录”有助于进一步区分本单位的科技档案与本单位的科技资料。

[3]强调“保存价值”有助于理解科技档案与现行科技文件的区别。

[4]明确“整理归档”，进一步说明了科技档案与科技文件的区别。

[5]规定“形成领域”，有助于理解科技档案与其他档案的不同。

4.《通则》定义缺点：

[1]过分强调本单位

[2]违反形式逻辑的有关规则

[3]有些称谓不够科学

5.1980年，制定了《科技档案工作条例》。

《条例》指出“科学技术档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。

”

6.《条例》定义的特点：

[1]去掉了“本单位”

[2]规定了“形成领域”

[3]指出了“应当归档保存”

（应当归档保存包括了三方面含义）

7.《条例》定义缺点：

[1]“应当归档保存的科技文件”不一定是科技档案

[2]违反形式逻辑的有关规则

[3]有些称谓仍不科学

8.科技档案特点：

①专业技术性

表现在四方面：

a）科技档案的形成领域具有鲜明的专业性特点

b）科技档案的形成过程具有鲜明的专业性特点

c）科技档案的内容性质具有鲜明的专业性特点

d）科技档案的记录方式具有鲜明的专业性特点

影响：

专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一

2系统成套性

围绕一个独立科技活动的开展而形成的全部科技档案是一个具有有机联系的不可分割的整体

构成成套的条件：

影响：

产生了科技档案管理的成套性原则

3现实适用性

现行科技文件在失去其现行性进入科技档案阶段后，大多数的科技档案在其生命运动过程中能够指导科技活动的开展，再次表现出现行价值，有时甚至还是它们发挥现行效用的活跃期，并将在较长时期内呈现出现行效用。

影响：

a）科技档案的现实性特点，客观地对科技档案的科学管理提出了某些特殊要求

b）科技档案现实性强的特点，使科技档案工作同科技、生产活动紧密联系。

不可分离，促进了科技档案工作的不断发展。

4规范通用性

形成产生于某一具体单位的一项具体科技活动中的科技档案，其发挥作用的范围往往不只限于这一具体单位和这一具体活动，作为一种科技信息源或一项科技成果，其作用远远超过特定的科技项目和它的形成单位，具有广泛的使用价值

⑤种类多样性

9.工业生产技术档案：

工业生产技术档案又称产品档案，是指在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案，是工业产品的设计、研制和生产、制造活动真实的历史记录。

基本特点：

以型号成套

10.科研档案：

科研档案全称自然科学技术研究档案，是指在一切科学技术研究活动中形成的档案。

基本特点：

以课题成套

11.基本建设档案

基本建设档案简称基建档案，是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收和使用、维修等活动中形成的档案

基本特点：

以工程项目成套

12、设备档案

设备档案全称设备、仪器、仪表档案，是指在各种设备、仪器、仪表的整个生命周期活动中形成的科技档案。

基本特点：

以型号成套

13.问题1：

设备档案和工业生产技术档案都以型号成套，这是必然性还是偶然性？

14.问题2：

同一型号的设备档案，在内容上是否相同？

15.问题3：

关于设备档案与基建档案的划分问题？

16.科技档案与文书档案的区分方法：

1内容原则

即根据档案所记载和反映的内容不同来区分科技档案和文书档案。

注意：

[1]不能以“科技内容”作为区分标准

[2]不能以“文件名称”作为区分标准

[3]不能以“文书处理运转程序”和“文书形式”作为区分标准。

2整体原则

又称“完整性原则”，即要求遵循科技档案和文书档案的各自形成规律，维护科技档案和文书档案各自的完整。

3职能原则

又称“倾向性原则”，即根据本单位或本部门的基本职能活动作倾向性判断。

注意：

区分科技档案与文书档案时，上述三个原则必须依次使用，即倾向性原则不得首先使用。

17.科技档案与科技资料的区分方法：

（1）由于科技档案与科技资料同本单位科技、生产活动的关系不同，区分时，首先要分析是否本单位科技、生产生活的直接形成材料，是否直接反映本单位的科技、生产活动的真实面貌。

科技档案材料主要是由本单位自己编制形成的，但与本单位科技、生产活动有直接关系的其它单位提供的、转让的、引进的、移交的科技文件材料，也都应视为科技档案材料。

（2）从科技档案与科技资料的使用价值和作用的不同来分析。

科技档案具有工作查考和历史凭证的作用，而科技资料仅具有一定的参考作用，不能起查考和凭证作用

18.科技档案与科技资料能否相互转化？

能，转化的条件与过程：

A．科技资料需要有保存价值才可转化为科技档案

B.科技档案经常会以复制件的形式被科技、生产所采用，这是科技档案就转化为科技资料

19.科技档案与现行科技文件的区别：

1现行科技文件和科技档案虽然都是科技文件本体在前后两个不同运动阶段的两种不同称谓，但它们之间仍有一定的区别：

2二者发挥的功能与作用不同

3二者数量不同

4二者存在形式不同

5二者存放地点不同

6二者管理方式不同

20.科技档案与现行科技文件区分的方法：

①判断材料是否已经办理完毕

②判断材料是否具有保存价值

21.科技档案的功能与作用：

一、科技知识储备功能、管理功能和认识功能

二、凭证作用、依据作用、参考作用和情报作用

三、提高经济效用

1复用科技档案、节约设计工时，提高经济效益

2发挥科技档案的依据凭证作用，取得经济效益

3进行科技交流，避免重复劳动，取得社会经济效益

4管好用好科技档案，是发展内涵扩大再生产、提高经济效益的重要条件

22．科技档案工作的内容

1科技档案的宏观管理（业务管理/微观工作）

2科技档案的微观管理（事业管理/宏观工作）

23.科技档案工作的性质：

一、专业技术性（重要）

a）科技档案工作有自己独立的工作对象。

b）科技档案工作有特定的工作内容、工作方法和完整的专业体系。

c）科技档案工作有自己比较完整的学科理论和专业知识体系。

d）不同科技专业系统的科技档案工作之间存在着差别。

二、科技管理的基础性（重要）

首先说明其具有科技管理性：

1科技管理是对有关科学技术和生产的人财物等进行计划、组织、指挥控制和协调的行为。

2科技档案是伴随科技活动产生的一种信息资源，是继续进行科技、生产活动的必要条件。

3在现代组织管理中，科技档案管理已经成为科技管理的不可分割的一部分，通过对科技档案信息的控制并嵌入业务流程，可以优化科技管理，提高科技、生产活动的质量。

其次说明其具有基础性：

1科技档案工作为企事业单位的各种职能性管理工作提供依据和前提条件。

2科技档案工作是信息管理工作的重要内容。

3科技档案工作为企事业单位的其他基础性管理工作提供依据、创造条件。

三、条件性

四、机密性

结论：

科技档案工作是一项以科技管理为中心内容的专业性和服务性的工作

24.科技档案工作的基本原则

一、集中统一地管理科技档案

二、维护科技档案的完整、准确、系统、安全

完整：

科技档案齐全成套

准确：

科技档案同它所记录和反映的客观对象真实情况与科技活动过程之间的一致性

系统：

科技档案之间的有机联系

安全：

科技档案的保密和延长科技档案的自然寿命

三、实现科技档案的有效利用

25.科技档案工作与档案工作基本原则的差别：

科技档案工作的基本原则是在档案工作基本原则的前提下，结合科技档案工作的特点而产生的，因此，它继承了档案工作的基本原则：

1统一领导、分级管理

2维护档案的完整与安全

3便于社会各方面对档案的利用

同时它又在其原则上进行了发展：

1由于其科技档案的现实适用性，科技档案工作需要具有准确性

2科技档案的系统成套性，导致科技档案工作需要具有系统性

3由于科技档案的现实适用性，导致科技档案需要着重“有效利用”

26.科技档案工作的管理体制：

一、由国家档案局统一掌管

二、科技档案工作按专业实行统一管理（条）

三、地方各级档案业务管理机关的指导监督和检查（块）

27.科技档案管理体制的发展和探索（变化趋势）p66

①城市和地方档案行政管理部门的监管权力加大

②投资主管部门和专业（行业）主管部门扔承担着较繁重的监管职责

（以前：

以条为主、条块结合。

现在：

以块为主、条块结合。

）

28.基层科技档案管理机构的性质

基层科技档案管理机构的性质具有双重性，既是企事业单位内的科技管理部门之一，又是国家科技档案管理工作基层业务机构。

29.基层科技档案管理机构的形式和设置

形式：

1科技档案与其他档案合一的机构

2单独的基层科技档案管理机构

3科技档案同其他档案、科技资料、科技情报、科技图书等统一管理的机构

4企业或事业档案馆

设置：

1集中管理的形式（企事业单位规模小情况下）

2集中领导分级管理的形式（企事业单位规模大的情况下）

30.《科技档案工作条例》规定：

科技专业档案馆的性质是科学技术事业单位。

31.科技专业档案馆的类型（他们的接收范围）

1.中央级科技专业档案馆

由国务院所属各经济、科技主管部门建立的保管本系统或本行业重要档案的机构。

2.省、市级科技专业档案馆

由省市级专业主管部门按行政区域建立的科技专业档案馆

3.流域档案馆

我国疆域辽阔，自然条件和地理环境对某一区域内科学技术和经济发展有较大的影响。

按照自然区域建立科技专业档案馆，适应了同一地区科技发展及科技档案管理的需要。

4.城市建设档案馆

城市建设档案馆保存城市范围内，与城市规划、建设、管理有关的活动中形成的有重要价值的档案。

特点：

集地域特征与专业特征于一身的科技专业档案馆

32.保管单位定义及其特征

保管单位，是一组具有有机联系、有保存价值的科技文件集合体。

四个特征（详细描述，不知道在哪里）：

1有机联系（本质的）为什么？

2数量的限制（组合度要求）为什么？

具体怎么样？

3保存时间与机密等级的大体相同（要求但不强求）为什么？

是不是每个单位都能做到

④表现形式

33.组织保管单位的方法：

（每种方法的适用范围，未找到）

结构、子项、工序或阶段、专业、问题、文件名称或材料性质、地区、时间、作者

34.保管单位内科技文件的排列

原则：

依据保管单位内科技文件之间的有机联系，使排列的结果体现和反映这种有机联系以满足管理和查找利用的规律与要求。

方法：

图样排列、文字材料的排列、图文混合排列

35.保管单位编目

1编张号

2填制保管单位内科技文件目录

3填写备考表

4填制保管单位封面：

{

案卷题名在结构上由三部分组成：

一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称。

二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分的科技文件，其内容特征即该机械产品的结构特征。

三是科技文件名称特征，如图样、说明书、计算书、实验记录、成果报告等。

}

36.确定归档范围的方法（四点，老师补充的，PPT书上都没有）

37.归档时间

[1]按科技项目结束时间归档（形成周期不太长的科技文件，采用这种方式归档）

[2]按阶段归档（对周期较长的科技文件，采用这种方式归档）

[3]按子项结束时间归档

（大型项目或研究课题，不仅设计、施工研制的周期较长，且由若干子项构成）

[4]按年度归档{

①活动和形成周期较长、依年度比按阶段归档更合适的科技项目形成的文件；

②某些自然观察或观测活动中形成的科技文件；

③应该作为科技档案保存备查的科技管理性文件；）

[5]随时归档{

①科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位的施工图；

②机密性强的特殊科技文件；

③外来文件；}

思考题：

前四种方法与第五种的区别：

前四种是遵循了文件形成使命完成后归档，第五种本质上是现行科技文件的归档方式