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证照理制度

文书档案管理制度（试行）

第一章文书档案的管理

第一条目的

为了加强公司文书档案的管理工作，确保文书档案的完整、准确、系统和安全。

第二条适用范围

集团公司及各子公司。

第三条术语、定义

文书档案是本公司在各项工作中形成的，具有查考、利用价值并按照一定的立卷归档制度集中保管起来的文件材料。

它是本公司贯彻党的方针政策，组织生产经营活动的真实历史记录和劳动结晶。

第四条部门职责

一、办公室负责文书档案的收集、立卷归档工作。

二、办公室负责文书档案的整理编目、保管、统计和提供利用工作。

第五条管理内容及要求

一、文件材料收集、立卷

1、文件材料的收集归档范围按照公司相关规定执行。

2、文件材料立卷的原则应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，便于保管和提供利用。

3、文书立卷方法

——文书档案按保管期限－年度－问题分类法，划分原则遵循文书档案分类方法规定；

——保管期限分为永久、长期、短期，划分原则遵循文书档案保管期限规定。

——归档文件整理规则按照《甘肃省档案局〈归档文件整理规则〉实施细则》执行。

二、文书档案的整理、保管、统计和提供利用

1、办公室对接收来的文书档案应及时进行分类、编目和加工整理，存档。

2、为保证文书档案的完整与安全，应有防火、防潮、防尘、防盗、防光、防虫、防污染的档案库房、整编室、借阅室，要有足够的档案装具。

3、档案室应健全登记、统计簿，对档案的接收、移出、保管利用等情况进行登记和统计，并将统计情况每年向上级档案部门上报。

4、档案的提供利用按照档案利用制度执行。

三、文书档案的鉴定销毁

1、对超过或已满保管期限的文书档案，定期进行鉴定销毁。

2、鉴定工作应由办公室会同有关专业部门组成鉴定委员会或小组对拟销毁档案逐卷进行鉴定。

3、鉴定工作应从文书档案的现实使用价值、历史价值及有机联系确定保存与销毁。

4、销毁档案要指定专人监销并在销毁清册上签字。

销毁清册一式两份，一份本部门存档，一份报上级主管部门备查。

第六条相关/支持性文件

《甘肃省档案局〈归档文件整理规则〉实施细则》

第二章文件材料的归档管理

第一条目的

为规范公司文件材料的归档、移交工作，完整、系统管理各类档案，确保公司所有具有保存价值的文件材料按归档范围、归档时间、归档要求全部归档。

第二条适用范围

集团公司及各子公司。

第三条术语、定义

归档文件材料是指公司及各子公司自筹建以来在生产、经营、研发和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。

第四条部门职责

一、公司档案管理体制为办公室统一管理，公司档案室和各子公司办公室两级保管。

二、办公室负责全公司归档工作的指导、监督和检查。

三、各子公司应设专（兼）职文件材料管理人员，负责应归档文件材料的收集、整理。

四、凡公司归档范围内文件材料任何人不得据为己有或拒绝归档。

第五条管理内容及要求

一、归档范围

1、公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录均应列入归档范围（见附件《亚特投资集团有限公司文件材料归档范围》）。

2、文件材料的来源

——内部形成的文件材料；

——公司所属子公司应报文件材料；

——引进项目、外购设备等带来的文件材料；

——参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料；

——公司执行、办理的外来文件材料。

3、公司撤销机构的全部档案，应连同目录一并移交集团公司办公室；机构合并时，并入单位的档案按产权变动档案的处置规定办理；机构拆分时，全部档案留原单位保存。

4、各临时机构形成的文件材料，工作结束后，应按本办法所列规定，整理编目，向各自归属部门归档。

5、归档的文件材料包括纸质、光盘、磁带、照片和底片、胶片、实物等各种载体形式。

二、归档时间

1、管理性文件在文件办理完毕后的次年六月之前归档。

2、员工外出参加公务活动形成的有保存价值的文件材料应在活动结束后及时归档。

3、产品生产、科研课题、基建项目形成的文件材料在项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档，周期长的项目可分阶段、单项归档。

4、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收后即时登记，安装调试后归档。

5、会计工作形成的会计核算专业材料隔年六月之前归档。

6、电子文件与纸质文件材料归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料，在工作结束的次年三月之前归档。

8、下列文件材料应在工作结束后随时归档：

——变更、修改、补充的文件材料：

——公司内部机构变动、离岗时在部门或个人手中的文件材料；

——公司产权变动形成的文件材料。

——其他临时活动形成的文件材料。

三、归档要求

1、所归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，符合有关标准、规范的要求。

2、归档的文件材料应为原件，归档后的文件材料不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档，外文材料应与汉译文一并归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、本公司制发的公务文书一式两份，正文与定稿应齐全完整，电子文件随纸质文件一并归档。

7、本公司收到上级机关和其他机关单位的来往文书归档一份。

8、建设项目及技术改造项目（包括电子档案）竣工资料及竣工图按集团公司工程项目档案归档与管理要求执行。

9、科研项目、设备仪器、产品研发所形成的文件材料一式一份。

10、会计工作形成的文件材料一式一份。

11、员工管理形成的文件材料一式一份。

12、文件材料管理人员编制移交清册向档案管理部门移交，交接双方认真核对，档案部门在检查归档文件材料的质量和数量合格无误后，双方履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第三章档案利用

第一条目的

维护档案的完整与安全，及时、准确为利用者提供服务。

第二条适用范围

集团公司及各子公司。

第三条部门职责

档案管理者负责为利用者提供并及时收回所需档案资料。

第四条管理内容及要求

一、公司各部室和各子公司工作人员因公务需要查阅一般业务性档案需持本公司或部门介绍信。

二、借阅公司各类会议记录，须经公司分管领导批准。

三、公司以外机关单位（包括公、检、法）、本厂离退休员工借阅档案，须经公司分管领导批准。

四、借阅会计、主专业档案要有职能主管部室领导签字同意。

五、借阅秘密级以上密级档案须经公司主管领导批准，凡涉及公司商业秘密、技术专利的档案须经公司高层主管领导批准。

六、会计档案、照片档案（底片）、人事档案、会议记录、带有密级的档案，只准在档案室内查阅。

如特殊情况需借出，经办公室或公司高层领导同意，由办公室提供复制件。

七、已经批准借出的档案，科技档案不得超过15天，文书档案不得超过5天，需续借者，须持档案原件到档案室办理续借手续。

八、借阅档案者必须爱护档案，严禁在档案上写字、涂改、勾划、污损、裁剪、折叠、调换；未经同意不得私自复制、描绘、拍照、摄像；不得将档案转借他人；需要复制摘抄档案必须征得档案管理人员同意，摘抄的内容要经档案管理人员核实。

九、借阅者与档案管理者应认真核实、填写《借阅档案登记表》。

十、借阅者因故离开公司或退休，须提前归还所借档案。

否则档案部门不得在《员工调动通知单》上签字。

借阅者因死亡或下落不明者，其借用档案由所在公司或部门负责查找归还。

十一、档案管理人员要忠于职守，不得私自将档案借出，不得私自口头转达档案记载信息。

第五条本办法自发布之日起执行，由公司办公室负责解释。

附件：

亚特投资集团有限公司文件档案归档范围

附件：

亚特投资集团有限公司文件材料归档范围

一、行政管理工作形成的文件材料

1、公司筹备、批准、改组改制，公司章程。

2、公司高层构成及变更，公司内部机构设置及变更。

3、公司高层的活动。

4、综合性行政事务，公司事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。

5、法律事务，纪检监察，公证工作。

6、审计工作。

7、员工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。

8、公司获得各级奖励。

9、员工教育与培训工作。

10、劳动卫生防护工作。

11、后勤福利，住房管理。

12、治安保卫，综合治理，防范自然灾害。

二、党群工作形成的文件材料

1、党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。

2、党组织建设、党员和党员干部管理，职务任免。

3、党纪监察工作，重要政治活动或事件。

4、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。

5、员工代表大会、工会工作、女工工作。

6、专业学会、协会工作，群众团体活动。

三、经营管理工作形成的文件材料

1、公司改革，经营战略决策。

2、计划管理，责任制管理，各种统计报表，公司综合性统计分析。

3、资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

4、公司所有的知识产权和商业秘密、商标及其管理。

5、公司信用管理，形象宣传。

6、商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

7、财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

8、物资采购、保存、供应和流通。

9、经营业务管理，服务质量管理。

10、招投标项目管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

1、生产准备、生产组织、调度工作。

2、质量管理，质量检测和质量控制工作。

3、能源管理。

4、公司管理现代化和信息化建设，科技管理。

5、生产安全，消防工作，交通管理。

6、环境保护、检测与控制。

7、计量工作。

8、标准化工作。

9、档案、图书、情报工作。

五、科学研究工作形成的文件材料

1、科研项目的调研、申报立项、研究试验。

2、科研项目的总结、鉴定。

3、科研项目的报奖、推广应用。

六、建设项目和技术改造工作形成的文件材料

按集团公司工程项目档案归档与管理要求范围归档。

七、产品生产或业务开发工作形成的文件材料

1、产品的市场调研、立项论证、设计。

2、产品的工艺、工装、试制、加工制造。

3、产品的检验、包装。

4、产品的销售与售后服务。

5、产品鉴定、评优。

6、产品质量事故分析及处理。

八、设备仪器管理形成的文件材料

1、购置设备、仪器的立项审批，购置合同。

2、设备、仪器的开箱验收，安装调试。

3、设备、仪器的使用、维护、改造和报废。

4、事故分析和处理。

九、会计工作形成的文件材料

1、会计凭证（原始凭证、记账凭证和汇总凭证，工资表）。

2、会计帐簿（总账、明细账、现金日记账和银行日记账）。

3、财务报告和年报。

4、其他文件材料（会计档案移交清册、会计档案销毁清册等）。

十、员工个人管理形成的文件材料

1、员工（包括离退休员工、病亡员工）的履历材料。

2、员工的鉴定、考核。

3、员工的专业技术职务评聘。

4、员工的奖励与处分。

5、员工的工资、保险、福利待遇等。

6、员工的培训与岗位技能评定等。

7、其他记载个人重要社会活动的文件材料。

十一、其他对企业有保存价值的文件材料。

六印信使用管理制度（试行）

第一条目的

为规范公司及各子公司各类印章的规格、式样、制发、管理、使用范围，审批权限及印章使用程序，以及介绍信、证明信的使用和管理。

第二条适用范围

适用于集团公司及各子公司。

第三条印章管理使用

一、印章规格、式样和制发

1、公司及各子公司印章一律为圆形，业务专用章的形状依专业系统和部门的要求或实际需要而定。

2、公司行政印章，直径4.2cm，边宽0.1cm,中央刊五角星，五角星直径1.4cm，五角星外刊公司名称，自左而右环行，由上级主管部门或核准登记部门制发。

3、党委印章，直径4.2cm，边宽0.1cm,中央刊党徽，外刊机关名称,自左而右环行,由上级主管党委制发。

4、公司所属各部室印章，直径4.0cm，边宽0.1cm，所刊文字应冠单位全称或规范简称，由公司办公室制发。

5、公司合同专用章，直径4.5cm，边宽0.1cm，所刊内容应包括公司名称、税号、开户银行名称、银行账号、编号，因实际用途所需，也可刊货物到达站、联系方式等内容，由办公室协同法务部制发。

6、公司采购、销售、物料、质检等工作中使用的一般性业务专用章，由办公室制发。

7、公司党委所属各党支部不刻制印章，确需使用印章以支部所在公司印章代替。

二、印章的名称、文字、字体和质料

1、印章的名称应为本公司或部门的法定名称。

印章所刊名称字数过多，不易刻印清晰时，可以采用规范简称。

2、印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体。

3、印章的质料，由制发部门根据实际需要确定。

基本原则是公司行政、党委印章和合同专用章选用防伪性能好、耐用的质料，其他印章可选用一般性质料。

三、印章的刻制、管理和缴销

1、印章制发部门应规范和加强印章制发的管理，严格办理程序和审批手续。

刻制印章应到当地公安机关指定的刻制单位刻制。

2、公司各子公司的印章，如因撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时，应及时送交印章制发部门封存或销毁。

需要刻制新印章时，必须写出申请，由印章管理部门重新制发。

3、办公室及各子公司办公室为印章管理部门，必须建立健全印章管理制度，加强用印管理，严格审批手续。

未经公司分管领导同意，不得擅自使用单位印章。

4、对伪造印章或使用伪造印章，要按照国家有关法规查处。

如发现伪造印章或使用伪造印章者，应及时向印章制发机关举报。

四、印章使用

1、行政印章使用范围

（1）以行政名义上报下发的各种文件、材料、函件、统计报表以及颁发的奖状、证书盖章；

（2）以行政名义同其他机关来往函件及相关事项盖章；

（3）以行政名义外出联系工作、商洽业务的介绍信、证明信盖章。

2、党委印章使用范围

（1）以党委名义上报下发的各种文件、材料、函件以及颁发的奖状、证书盖章；

（2）以党委名义出具的各种政审材料盖章；

（3）以党委名义对外联系的介绍信、证明盖章。

3、印章使用规则

用印要严格履行批准手续。

使用行政印章，须经行政主管领导批准；使用党委印章，须经党委书记批准。

重要文件、材料的用印审批须有书面审批手续。

4、印章保管规则

印章由专人保管和使用。

印章使用要在办公室内，原则上不得将印章携出办公室使用，印章用完要随手锁好。

如遇特殊情况必须携出办理相关公务时，由印章保管人在履行审批程序，经总经理审批后，根据工作实际携出办理，并严格落实责任。

5、严格执行用印制度，重要事项用印必须书面审批，并留存书面审批清单。

重要事项主要指：

（1）涉及人、财、物方面的；

（2）涉外活动方面的；

（3）发生重大事故方面的；

（4）法律事务方面；

（5）为提取发运货物进行担保的；

（6）办理法人授权委托的；

（7）签订各类合同或协议的等。

第四条介绍信、证明信的管理

需要公司行政、党委出具介绍信、证明信，必须由各部室同意后到办公室开具介绍信、证明信。

开具的介绍信内容要明确具体，信文与存根要一致，经检查核对无误后用印。

第五条本办法自发布之日起执行，由公司办公室负责解释。