青岛市物业管理招投标工作指导手册.docx

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青岛市物业管理招投标工作指导手册

青岛市物业管理招投标工作

指

导

手

册

青岛市物业管理办公室

二零一三年四月

前言

为规范青岛市物业管理招投标工作程序，确保招投标过程符合有关法规要求，为招投标企业、评标委员会、政府行业监管部门提供工作指导，由青岛市物业管理办公室组织部分物业评标专家，编制了《青岛市物业管理招投标工作指导手册》，该《手册》系统的描述了招投标工作程序，提供了招标文件范本和招投标工作常用表格式样，供有关企业、专业人士、政府行业主管部门参考。

由于水平有限，错误在所难免，敬请指正。

《手册》的修订、解释权归青岛市物业管理办公室。

参与《手册》编写的单位和人员在此一并致谢！

本手册自2013年月日施行。

本手册自施行之日起，各区市原有的物业招投标管理办法和评标办法一律废止。

青岛市物业管理办公室

二零一三年四月

第一部分青岛市物业管理招投标工作规程………………………4

1.目的…………………………………………………4

2.适用范围…………………………………………………4

3.职责…………………………………………………4

4.法律依据…………………………………………………4

5.工作程序…………………………………………………4

5.1招投标工作流程图…………………………………………………4

5.2招标人招投标手续办理……………………………………………5

5.2.1招标人办理招投标手续时机……………………………………5

5.2.2物业行业主管机关办理招投标手续部门……………………5

5.2.3办理招投标手续向行业主管部门提交备案的

有关证明材料文件……………5

5.3招标人招标公告发布或招标邀请书发出……………………6

5.4投标人领取招标公告或接受招标邀请书……………………6

5.5招标项目现场勘踏…………………………………………………7

5.6评标委员会的组成…………………………………………………7

5.7开标、评标、定标…………………………………………………8

5.8中标文件发出…………………………………………………10

5.9开标、评标、定标有关材料行业主管部门备案………10

5.10中标后物业服务合同签订……………………………………10

5.11评标专家管理…………………………………………………10

第二部分物业管理招标文件……………………………………………12

第三部分招标备案用表格……………………………………………38

第一部分青岛市物业管理招投标工作程序

1．目的

规范物业管理招投标工作，确保招投标工作符合法定程序，维护招投标各方利益，为招标方、投标方、评标委员会、行业监管方提供指导帮助。

2．适用范围

适用于青岛市行政辖区内物业管理招投标工作。

3．职责

3.1招标人负责招标手续办理、组成评标委员会，组织开标、评标、中标备案、合同签订等工作。

3.2投标人负责按照招标文件要求，对招标文件做出实质性影响，履行投标、中标有关承诺。

3.3评标委员会负责按照招标文件和招投标有关法规要求进行评标，提交评标报告、确定中标候选人、废标等工作。

3.4行业监管部门负责招投标手续的批准，开标、评标、中标过程监督，投诉受理，评标专家行为、能力监管等工作。

3.5招标代理负责根据招标方的委托，履行招标方有关职责。

4．法律依据

4.1中华人民共和国招投标法

4.2前期物业管理招标投标管理暂行办法（建住房[2003]130号）

4.3山东省物业管理招标投标管理暂行办法（鲁建房字[2003]56）

4.4青岛市物业管理招投标办法（青城管[2003]91号）

5．工作程序

5.1招投标工作流程图

招标人招标手续办理招标公告发布或招标邀请书发出投

标方领取招标公告或接受招标邀请书招标项目现场踏勘评标专家的确定评标委员会的组成

开标

评标定标中标文件发出行业主管备案中标合同签订行业主管部门备案

5.2招标人招投标手续办理

5.2.1招标人办理招标投标手续时机

（一）通过招标投标方式选择物业管理企业的，招标人应当按照以下规定时限完成物业管理招标投标工作：

（1）新建现售商品房项目应当在现售前30日完成；

（2）预售商品房项目应当在取得《商品房预售许可证》之前完成；

（3）非出售的新建物业项目应当在交付使用前90日完成。

（4）已经实施物业管理的各类型物业项目，应当在物业管理合同期满前30日完成。

（二）招标人应当在发布招标公告或者发出投标邀请书的10日前办理有关招标备案手续。

5.2.2各区市物业行业管理部门办理招投标手续

5.2.3办理招投标手续向行业管理部门提交备案的有关证明材料文件

（1）与物业管理有关的物业项目开发建设的政府批件，主要包括：

①总平面图；②房地产权证；③建设用地规划许可证；④建设工程规划许可证；⑤建筑工程施工许可证；⑥房地产经营权证；⑦车库产权归属证明；⑧配套设施设备清单；⑨相关变更批文；⑩物业管理用房图纸，并符合《山东省物业管理条例》规定的条件和行业主管部门需要审验的其它证明材料和文件；上述材料，需要提交原件，复印件加盖公章留存备案。

（2）招标公告或者招标邀请书；

（3）招标文件；

（4）法律、法规规定的其他材料。

5.3招标方招标公告或招标邀请书发出

5.3.1招标公告或招标邀请书发出时机

招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。

公开招标的物业管理项目，自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不得少于30日。

邀请招标的邀请书发出之日,可参照公开招标确定。

5.3.2招标公告或招标邀请书发布形式及主要内容

招标人采取公开招标方式的，应当在公共媒介上发布招标公告，并同时在青岛市住宅与房地产信息网和区市物业行政管理部门网上发布免费招标公告。

招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的基本情况以及获取招标文件的办法等事项。

招标人要求缴纳投标保证金的，应当在招标公告中载明。

（具体内容可参考本手册第二部分招标公告和招标文件范本）

招标人采取邀请招标方式的，应当向3个以上物业管理企业发出投标邀请书，投标邀请书应当包含前款规定的事项。

当招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改时，应当在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15日前，以书面形式通知所有的招标文件收受人。

并同时报物业项目所在地的县级以上地方人民政府房地产行政主管部门备案。

该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。

5.4投标人领取招标公告或接受招标邀请书及资格预审

5.4.1投标人在招标文件规定领取招标文件时日内领取招标文件。

5.4.2当公开招标的招标人在招标文件中规定，对投标申请人进行资格预审时，投标人应接受。

5.4.3实行投标资格预审的物业管理项目，招标人应当在招标公告或者投标邀请书中载明资格预审的条件和获取资格预审文件的方法。

资格预审文件一般应当包括资格预审申请书格式、申请人须知，以及需要投标申请人提供的企业资格文件、业绩、技术装备、财务状况和拟派出的项目负责人与主要管理人员的简历、业绩等证明材料。

5.4.4经资格预审后，公开招标的招标人应当向资格预审合格的投标申请人发出资格预审合格通知书，告知获取招标文件的时间、地点和方法，并同时向资格不合格的投标申请人告知资格预审结果。

在资格预审合格的投标申请人过多时，可以由招标人从中选择不少于5家资格预审合格的投标申请人。

5.5招标项目现场踏勘及答疑

招标人根据物业管理项目的具体情况，可以组织潜在的投标申请人踏勘物业项目现场，并提供隐蔽工程图纸等详细资料。

对投标申请人提出的疑问应当予以澄清并以书面形式发送给所有的招标文件收受人。

5.6评标委员会的组成

5.6.1评标由招标人依法组建的评标委员会负责。

5.6.2评标委员会由招标人代表和物业管理方面的专家组成，成员为5人以上单数，其中招标人代表以外的物业管理方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

5.6.3评标委员会的专家成员，由招标人于开标的前一天携带由物业项目所在地区市物业行政管理部门开具的抽取专家证明，从青岛市房地产行政主管部门（青岛市物业管理办公室）建立的专家名册中采取随机抽取的方式确定。

5.6.4与投标人有利害关系的人不得进入相关项目的评标委员会。

5.7开标、评标、定标

5.7.1开标

（1）开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

（2）开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。

（3）招标人、投标人、评标委员会成员、监标人签到。

（4）招标人介绍参加开标、投标单位、监标人、招标物业项目基本情况。

（5）投标人在开标现场应提供所有有效证件原件（外地企业可提供电子版）。

（6）投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，可由招标人委托的公证机构进行检查并公证。

经确认无误后，由招标人工作人员当众拆封。

招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封。

（7）当招标文件没有规定投标书商务部分和技术部分分别密封，且技术部分不得出现任何与投标人有关的标记时，工作人员当众拆封后可宣读投标人名称、投标价格和招标文件规定需要宣读的投标文件的其他主要内容。

（8）当招标文件规定投标书商务部分和技术部分分别密封，且技术部分不得出现任何与投标人有关的标记时，监标人应当众拆封前应首先对技术标书进行编号，以便于识别，之后宣读投标价格和招标文件规定需要宣读的投标文件的其他主要内容。

（9）招标人设有标底的，在开标前标底必须保密。

开标时，当工作人员宣读各投标人投标报价后宣读标底。

（10）招标文件规定进行现场答辩的，由工作人员组织所有投标人现场抽签，确定答辩顺序。

（11）在开标工作进行完毕后，投标人退场，进入评标过程。

（12）招标人建立《开标过程记录表》，记录开标过程，《开标过程记录表》由招标人存档备查，并报区市物业行业主管部门备案。

5.7.2评标

（1）评标由招标人依法组建的评标委员会负责。

（2）评标委员会由招标人代表和物业管理方面的专家组成，成员为5人以上单数，其中招标人代表以外的物业管理方面的专家不得少于成员总数的三分之二。

（3）评标委员会可推举一人负责评标过程中有关问题或事项的对外沟通和协调。

（4）除了现场答辩部分外，评标应当在保密的情况下进行。

（5）评标委员会可以用书面形式要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明。

投标人应当采用书面形式进行澄清或者说明，其澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

（6）评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。

（7）对有现场答辩的，根据标书评分、现场答辩等情况进行综合评标。

5.7.3定标

（1）废标

评标委员会经评审，认为所有投标文件都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。

依法必须进行招标的物业管理项目的所有投标被否决的，招标人应当重新招标。

（2）中标候选人的推荐

评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，阐明评标委员会对各投标文件的评审和比较意见，并按照招标文件规定的评标标准和评标方法，推荐不超过3名有排序的合格的中标候选人。

（3）中标人的确定

招标人应当按照中标候选人的排序确定中标人。

当确定中标的中标候选人放弃中标或者因不可抗力提出不能履行合同的，招标人可以依序确定其他中标候选人为中标人。

（4）评标委员会对评标结果签字确认。

5.8中标文件发出

5.8.1招标人应当在投标有效期截止时限30日前确定中标人。

投标有效期应当在招标文件中载明。

5.8.2招标人应当向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人，并应当返还其投标书。

5.9开标、评标、中标、废标有关材料行业主管部门备案

5.9.1招标人应当自确定中标人之日起15日内，向物业项目所在地的区市房地产行政主管部门备案。

5.9.2备案资料应当包括开标评标过程、确定中标人的方式及理由、评标委员会的评标报告、中标人的投标文件、废标理由等资料。

委托代理招标的，还应当附招标代理委托合同。

5.10中标后物业服务合同签订

5.10.1招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同；招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。

5.10.2招标人无正当理由不与中标人签订合同，给中标人造成损失的，招标人应当给予赔偿。

5.11评标专家管理

5.11.1青岛市物业管理办公室负责青岛市物业评标专家的业务、能力、职业道德管理。

5.11.2青岛市物业管理办公室应当对进入专家名册的专家进行有关法律和业务培训，对其评标能力、廉洁公正等进行综合考评，及时取消不称职或者违法违规人员的评标专家资格。

5.11.3被取消评标专家资格的人员，不得再参加任何评标活动。

第二部分物业管理招标文件

招标公告和招标文件范本

（公开/邀请通用）

青岛XX项目物业管理

（招标编号：

）

招标人：

青岛XX有限公司

招标代理：

青岛XX代理公司

编制日期：

年月日

一、招标公告/邀请函

二、投标人须知

三、开标、评标、废标

四、定标、中标、备案、合同签订

五、评标标准

六、招标项目说明

七、物业服务内容

八、物业服务标准和物业费测算依据

一、招标公告/邀请函

依据《中华人民共和国招标投标法》、国务院、山东省、青岛市《物业管理条例》、建设部《前期物业管理招标投标管理暂行办法》和山东省、青岛市《物业管理招标投标管理办法》之相关规定，青岛XX公司对XX项目物业管理服务进行公开/邀请招标，现将有关事宜公告如下：

1、招标项目名称：

2、招标项目概况：

2.1项目地点：

2.2建筑面积：

（招标项目经济技术指标）

2.3使用性质：

2.4项目配套设备、设施：

三、投标企业资格要求：

1、具有独立法人资格，经营范围有效（在青岛市设有分支机构的，应有在青岛市工商注册的营业执照和在本市物业主管部门备案证明）

2、具有物业管理企业级以上资质（含级资质）

四、报名时须提供以下资料：

1、法定代表人身份证明书或法定代表人授权委托书

2、营业执照副本（核原件、加盖公章的复印件）

3、物业资质证书副本（核原件、加盖公章的复印件）

五、报名时间、地点和招标文件的申领：

1、报名时间：

年月日-年月日时前（上午X时-下午X时，北京时间，节假日除外）报名申领或购买招标文件。

2、报名地点：

六、招标项目实地勘踏时间：

年月日时

七、递交投标文件的截止日期：

年月日时前（北京时间）

八、递交投标文件的地点：

九、开标时间：

年月日时

十、开标、评标地点；

招标联系人：

招标人联系电话：

二、投标人须知

（一）说明

1.招标方式

1.1公开招标/邀请

2.合格的投标人

2.1具有独立承担民事责任的能力、具有合法有效的工商营业执照、具备有效的物业管理资质、良好的商业信誉及财会制度、能提供符合招标文件要求和服务的投标人均为合格的投标人。

2.2经预审不合格的投标人，招标人有权拒其绝参加本项目投标。

3.投标费用

3.1投标人应承担与准备和参加投标有关的全部费用。

不论招标过程和投标结果如何，招标人均无义务和责任承担上述费用。

4.其他

4.1投标人领取招标文件，认可并履行招标文件中的各项规定要求。

4.2在中标人没有与招标人签订物业服务合同之前，所有投标人的投标文件不予退还；中标人与招标人签订物业服务合同后，退还未中标的投标人的投标文件。

4.3参与投标的投标人，对已领取的招标文件负有保密责任。

（二）招标文件的构成

5.招标文件

5.1招标文件是指用以阐述招标项目服务、招标程序的规范性文件。

招标文件由以下部分组成：

（1）招标公告/邀请函

（2）投标人须知

（3）工商营业执照、物业资质证明

（4）物业管理要求及说明

（5）招标备案用表格（附件）

5.2招标文件以中文编印，且以中文为准。

5.3投标人应认真阅读招标文件中所有的事项、条款和服务要求等。

按照招标文件的要求提交全部资料，并对招标文件在各方面都作出实质性响应。

5.4投标人可对招标的物业服务地点、范围的周边环境进行勘踏，以获取有关编制投标文件和签署实施合同所需的各项资料。

5.5投标人应严格按照招标文件的各项要求编制投标文件。

6.招标文件的澄清

6.1任何要求对招标文件进行澄清的投标人，应以书面形式（包括信函或传真，下同）按投标函载明的地址通知招标人（不接受其它任何方式）。

对投标截止日期3日前收到的对招标文件的澄清要求，招标人将视情况采用适当方式予以澄清。

同时将不标明查询来源的书面答复发给已购买招标文件的各投标人。

该书面答复将成为招标文件中的组成部分。

其它任何方式的询问与回复，在评标定标过程中均不接受。

6.2如在规定时间内，投标人对招标文件中的各项条款未提出异议，即认为同意和接受。

7.招标文件的修改

7.1在投标截止日期3日前，无论出于何种原因，招标人可主动地或在解答投标人提出的澄清问题时修改招标文件，并以书面形式通知所有购买招标文件的投标人。

投标人在收到该通知后应立即向招标人回函确认。

否则，即认为同意和接受。

7.2为使投标人在准备投标文件时有合理的时间考虑其投标文件的修改，招标人可酌情推迟投标截止时间和开标时间，并以书面形式通知已领取招标文件的投标人。

7.3招标文件的修改均以招标人书面依据为准，且作为招标文件的组成部分并具有法律效力，对投标人具有约束力。

8.招标原则

按照公开、公平、公正、诚实信用的原则。

8.1招标有效期

8.1.1招标人因客观因素在原定的开标时间需要延期开标的，应当写出书面延期开标报告，并向招标项目所在地、区（县级市）物业主管部门报告备案，经区（县级市）物业主管部门同意可以延期开标。

8.1.2招标人延期开标应向所有投标人送达书面延期开标通知书，投标人应对延期开标通知书确认并加盖公章。

8.1.3招标人延期开标时限，按原定开标时间最长不得超过30天，延期开标地点、投标人、评标人不得变更，否则，应按规定重新办理招标手续。

（三）投标文件的编制

9.编制要求

9.1投标人应仔细阅读招标文件的所有内容，按照招标文件的要求及格式编制投标文件，并保证其真实性。

10.投标语言及计量单位

10.1投标文件及投标人和招标人就投标而相互交换的资料和来往信件，应以中文书写。

如投标人提交的支持文件和印刷的文献使用另一种语言，应附有相应内容的中文翻译本，在解释投标文件时以中文翻译本为准。

10.2计量单位应使用中华人民共和国法定计量单位。

11.投标文件的编制组成

11.1投标人提交的投标文件应按以下内容编制。

A;商务标书包括但不限于以下内容：

（1）投标单位企业简介

（2）投标单位工商执照副本

（3）投标单位物业资质副本

（4）投标函（附件一）

（5）授权委托书（附件二）

（6）承诺书（附件三）

（7）投标报价（附件四）

（8）投标回执函（附件六/邀请）

（9）企业诚信证明

（10）企业荣誉证明

（11）物业管理服务质量、环境、职业健康安全管理体系认证证明

（12）项目经理物业管理师资格证书、执业资格注册证书、身份证、工作简介

（13）相关管理、工程技术人员人员资格证书、身份证、简介

（14）企业市场业绩

（15）项目认识和定位

（16）企业综合评价

（17）招标人认为需要提交的其他证明材料。

B：

技术标书包括但不限于以下内容：

（1）服务内容

（2）组织架构、岗位设置、人员配置及分工

（3）岗位职责

（4）管理和服务目标、指标

（5）服务标准

（6）规章制度

（7）员工培训

（8）物业承接查验

（9）业主入住和装修管理

（10）服务规范和服务流程

（11）服务质量监控

（12）投诉处理

（13）特色服务

（14）精神文明建设

（15）突发事件处置预案

（16）档案管理

（17）物资器材工具设备等配置

（18）费用测算

（19）优惠条件

（20）其它事项说明

12.投标文件格式

12.1技术标书封面使用统一颜色规格的封面。

目录及正文使用4号宋体，A4复印纸打印，页码从正文页编起，技术标书内容不得出现投标单位名称和有关的提示性的图片和文字。

（公开招标）

12.2商务标书封面不确定统一颜色、规格。

目录及正文使用4号宋体，A4复印纸打印，页码从正文页编起，标书内容不限制出现投标单位名称和有关的提示性的图片和文字。

12.3投标人应按第11条投标文件的组成编制目录，并对商务投标书和投标书分别装订成册、分别进行密封。

（邀请招标可合二为一）

13.投标报价

13.1投标范围：

青岛XX项目前期物业管理服务。

13.2物业服务期限：

年，年总报价，每月每建筑平方米元。

13.3招标人设置标底价（由招标人确定）

13.4投标人应按投标函（统一格式）的内容填写报价，并由法人授权代表签署。

此投标函为唱标的依据。

13.5投标人须按附件格式表中的各单项明细逐项填写，以方便评标委员会委员对各投标文件进行比较、鉴别。

若对招标文件的各项条款在规定时间内未提出异议，视为投标人同意和接受。

14.投标货币

14.1投标人提供的报价一律使用人民币报价。

15.合格投标人的资格证明

15.1投标人提交的资格证明应符合本招标公告的规定。

15.2投标人须对提交的资格证明文件的真实性、有效性、完整性负责。

15.3资格证明文件的字迹、印章必须完整、清晰。

16.证明物业企业服务保障能力且符合招标文件规定的技术资料

16.1投标人应提交证明其服务保障能力且符合招标文件规定的有效技术资料，并作为投标文件的一部分。

16.2证明物业管理服务与招标文件要求相一致的文件可以是文字资料、图纸、证明原件。

17.投标文件的签署及规定

17.1投标文件用A4幅面纸打印。

投标人应提交投标文件一式份。

其中；商务标（正本）壹份、（副本）份；（邀请招标一式份）在每一份投标文件上应明确注明“正本”或“副本”字样。

若正本和副本不符则以正本为准。

17.2以正本投标书备案。

17.3投标文件均需打印成册（商务投标文件）经法定代表人或由法定代表人正式授权的代理人在规定的签章处逐一签名并加盖公章。

（四）投标文件的递交

18.投标文件的密封和标记

18.1邀请招标，投标人可将商务标书和技术标书合并密封（商务标书的正本和副本可密封在一个密封袋里），并标明招标文件项目名称、投标人名称等字样。

18.2公开招标，投标人应将商务标书和技术标书分别密封，技术标书不得标明招标文件项目名称、投标人名称，不得出现带有企业提示的语言、图片等字样。

18.3投标人将投标文件（商务标书）装入信袋内加以密封后，并在封签处加盖公章，如无公章，投标文件将会被拒绝。

18.4技术标书密封及内容不需盖章。

如盖公章，投标文件将会被拒绝。

19.投标截止日期和投标文件的递交

19.1投标文件必须在投标截止时间前，由投标人代表亲自递交给招标单位。

本次招标不接受其它任何形式递交的投标文件。

19.