技术标项目合同信息与档案管理.docx
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技术标项目合同信息与档案管理
项目合同、信息与档案管理
第1节项目合同管理
1合同总体规划
1.1合同管理原则
1.为加强项目合同管理，保障项目实施有据可依，避免因合同管理不当造成的损失，特制定本规定。
2.本规定所指的合同为项目部签订的所有合同。
3.项目部各级主管及其他有关人员在贯彻国家有关法律法规的前提下，都必须严格遵守、切实执行本制度。
各有关部门应相互配合，共同努力，做好以“重合同、守信用”为核心的合同管理工作。
4.必须遵守国家法律、法规、政策，任何单位和个人不得利用合同进行违法活动。
5.必须符合国家政策和计划的要求，严禁签订损害国家利益和社会公共利益的合同。
6.必须坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
1.2分供合同总体规划
针对本工程分供方合同总体规划，工作划分的管理重难点，项目部在工程建设初期提前规划项目需要采购的合同项，划分所有需要签约的内容，明确各合同项之间的关联关系及工作界面，再通过制订相应的采购策略及采购计划保障采购工作高效展开。
1.3合同管理组织框架
合同框架编制
包含编制合同框架表及合同界面划分表。
项目合约招采部全程牵头组织，项目各相关部门参与，公司相关部门参与评审，公司分管领导审批后形成项目正式合同框架。
合同管理组织流程
图4.1.1-1合同框架编制流程图表4.1.1-1流程释义及时限要求
序号
主要内容
时限要求
1
合约招采部根据业主提供施工图纸、招标文件、产品说明书等资料，结合本工程总承包范围及特点，考虑本工程施工过程中工作包划分的合理性，调整分项工程组成，将整个项目所涉及的分部分项工程细分到不同的合同包中，编制形成项目初步合同框架。
收到中标通知后4天内
2
合约招采部组织各部门参与初步合同框架评审，从各部门角度提出建议，合约招采部合约部根据各部门建议进行调整。
1天
3
合约招采部组织编制合同界面划分表，项目部相关部门参与编制，设计技术部提供功能区划分情况，梳理功能区各专业交接界面；建造部对各交叉位置、前后工作的依赖程度提出划分建议；合约招采部根据功能区划分情况及各专业交接界面，结合各专业施工队伍以往的施工经验，考虑施工难度划分工作界面。
6天
4
合约招采部组织对合同框架及界面划分进行评审，项目部相关部门、项目经理、公司相关部门参与评审，合同框架表审批后，报技术部备案，同时发放给项目各部门。
3天
表4.1.1-2流程输入及输出清单
序号
阶段
表单名称
1
输入
施工图纸
2
招标文件
3
过程
合同框架合同界面划分评审表
4
输出
合同框架表
5
合同界面划分表
本工程合同框架
本工程各类分供合同分一级、二级两类合同进行管理。
其中一级合同框架对应总承包管理层，为业主方或总承包方主控负责的合同，由业主方或总承包方与一级合约包专业施工队伍（如土建、机电等专业施工队伍）签订。
业主方或总承包方需对该类合同的可行性研究、勘察、设计、采购（从考察准入到定标、合同签订全过程）、施工、试运行（竣工验收）等实行全过程管理。
二级合同框架对应专业施工队伍管理层，由一级合约包专业施工队伍与其专业施工队伍（如土建工程的土石方工程专业施工队伍、防水工程专业施工队伍等）签订。
总承包方对其中影响关键工序的采购项进行监控，并且监测其开始招标、品牌要求、进场时间等关键过程。
根据本工程招标文件合同文本及方案设计，按照同类型类似工程初步划分项目合同框架，后期按照施工图纸据实调整。
其中采购类型根据发包人、总承包人承担的职责范围暂时进行划分，后期根据业主需求在项目合约规划编制阶段予以明确。
1.4合同管理制度及流程
1.合同管理制度
表4.1.1-3合同管理制度清单
序号
制度条例
制度内容
1
合同管理体系建立制度
（1）总承包项目部作为项目合同管理的主体，成立以总承包项目部项目经理为组长，总承包项目部设计总监、总承包项目部商务总监为副组长，各专业项目部负责人为组员的项目部合同管理小组。
（2）各专业项目部成立以各自专业负责人、商务负责人、造价管理部负责人组成的合同管理实施小组。
（3）总承包项目部负责制定各类合同管理制度以及工作流程，各专业负责落实执行总承包项目部合同管理制度及工作流程。
2
合同签订制度
（1）总承包项目部全面管理本项目合同签订工作，各专业对外签订经济合同参考总承包项目部编制下发的合同范本为准，可根据工程项目实际情况进行适当调整。
（2）订立合同符合相关法律法规，做到条款清楚，责任明确，特别是计量计价、付款方式、质量验收标准、权利义务、违约责任、纠纷解决等条款要清楚、规范。
（3）签订经济合同时，合同文本、订立方式经合同会审通过后，由总承包商务合约部门负责办理。
总承包所属各专业相应成立商务合约部，负责对外经济合同管理，严格执行合同评审程序，归档管理，接受总承包项目部商务合约部定期或不定期审查。
（4）各类经济合同由商务合约部负责办理。
各业务部门必须及时收集整理与合同有关的协议、会议纪要、签证、证明材料、单据、信函、电报、电话记录、录音、录像、照片等资料，并妥善保存，为清算、索赔补差、合同纠纷处理提供原始凭据。
5
合同交底制度
由总承包项目部及专业商务合约部组织，内容包括：
（1）项目背景
（2）签约双方合同负责人、参与人职权范围
（3）合同造价条款缺陷
（4）工程目标的约定
（5）合同变更方式约定
（6）竣工验收与移交约定
（7）合同结算期限与结算工程款支付约定
（8）合同保修金以及保修金返还约定
（9）争议解决约定
（10）其他合同缺陷约定
6
合同履行制度
（1）各专业都要严格履行合同，及时掌握合同履行情况。
（2）各类购销合同严格按程序文件验货，如发现对方违约，及时将处理意见通知商务合约部以便按期办理部分拒付或全部拒付业务，同时在合同规定检验期内通知对方。
需要索赔的在合同规定索赔期内提出，逾期将追究有关人员责任。
2.合同管理流程
图4.1.1-1合同管理流程
3.本工程合同框架表
本工程各类分供合同分一级、二级两类合同进行管理。
其中一级合同框架对应总承包管理层，为业主方或总承包方主控负责的合同，由业主方或总承包方与一级合约包专业施工队伍（如土建、机电、幕墙等专业施工队伍）签订。
业主方或总承包方需对该类合同的可行性研究、勘察、设计、采购（从考察准入到定标、合同签订全过程）、施工、试运行（竣工验收）等实行全过程管理。
二级合同框架对应专业施工队伍管理层，由一级合约包专业施工队伍与其专业施工队伍（如土建工程的土石方工程专业施工队伍、防水工程专业施工队伍等）签订。
总承包方对其中影响关键工序的采购项进行监控，并且监测其开始招标、品牌要求、进场时间等关键过程。
根据本工程招标文件合同文本及方案设计，按照同类型类似工程初步划分项目合同框架，后期按照施工图纸据实调整。
其中采购类型根据发包人、总承包人承担的职责范围暂时进行划分，后期根据业主需求在项目合约规划编制阶段予以明确。
1.5合同文件的优先顺序
组成合同的各项文件应互相解释，互为说明。
除专用合同条款另有约定外，解释合同文件的优先顺序如下：
1.合同协议书；
2.中标通知书；
3.投标函及投标函附录；
4.专用合同条款；
5.通用合同条款；
6.发包人要求；
7.承包人建议书；
8.价格清单；
9.其他合同文件。
1.6合同文件及信息的保密
未经对方同意，任何一方当事人不得将有关文件、技术秘密、需要保密的资料和信息泄露给他人或公开发表与引用。
1.7合同协议书
承包人按中标通知书规定的时间与发包人签订合同协议书。
除法律另有规定或合同另有约定外，发包人和承包人的法定代表人或其委托代理人在合同协议书上签字并盖单位章后，合同生效。
1.8项目合同的变更与解除
1.项目部应全力克服在合同履行过程中遇到的困难，确保合同正常履行。
因无法克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人协商解决。
2.对方当事人提出变更、解除合同的，应以维护公司合法权益为出发点，在确保公司合法权益不受侵犯或得到损失补偿的前提下慎重研究，从严控制、妥善处理。
3.变更、解除合同的程序必须符合《合同法》的规定，并按本制度规定的审批权限办理有关手续。
4.变更、解除合同的通知或协议必须采用书面形式（信件、函电、电传等），口头形式无效。
5.变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。
但特殊情况经双方一致同意的除外。
6.因变更、解除合同使对方当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，变更、解除合同的一方应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
7.合同管理人员接到合同变更或解除的通知后，应及时修改登记台账，并注明变更、解除的内容及原因等。
1.9工程项目竣工后的合同管理
1.竣工后项目部及时向业主、监理单位提交竣丄验收报告等资料，组织相关单位进行初验，并将验收相关资料整理归档。
2.竣工后向业主方移交时，做好交接工作，履行交接手续，形成书面记录并整理归档。
3.竣工验收后，项目部应及时将合同履行过程中的相关资料报送公司，由公司合同部归档管理。
第2节项目信息及档案管理
1项目信息管理
1.1项目信息管理的任务
项目部的信息管理任务，主要包括：
建立信息管理部门、编制信息管理手册、建立信息处理平台、制定工作流程及相关管理制度、开展日常管理工作等。
1.2信息管理的原则
1.及时、准确和全面提供信息。
2.用定量的方法分析数据和定性的方法归纳知识。
3.适应不同管理层次的不同要求。
4.尽可能高效、低耗地处理信从。
1.3信息管理一般规定
1.项目信息管理是利用信息系统的处理功能，以工程项目为中心，将工程管理过程中（经营管理和技术管理）所发生的主要信息有序的、及时的、成批存储，以部门间信息交流为中心，以业务工作标准为切入点，采用工作流程和数据后处理技术，解决工程项目从数据采集、数据存储、数据传递、信息处理与共享到决策目标生成等环节的信息化，及时准确地以量化指标，为各级管理者提供决策依据，提高管理水平。
2.项目信息应包括项目经理部在项目管理过程中形成的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。
3.项目经理部应当负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。
实行总分包的项目，项目分包人应负责分包范围的信息收集整理，承包人负责汇总、整理各分包人的全部信息。
4.项目经理部应当设项目信息管理员，使用和维护项目管理信息系统，项目信息管理员必须经具备相应资质的培训单位培训和考核合格。
5.项目经理部要配备必要的计算机硬件和软件，建立计算机网络，运行项目管理信息系统，利用信息技术优化信息结构、存储媒介和流程，实现项目管理信息化。
6.项目信息的录入应当按项目管理信息系统的要求随工程的进展及时整理、录入，录入的信息必须真实可靠。
7.项目经理部应接入企业的计算机虚拟专用网络，实现施工现场远程监控、网络视频会议以及项目施工信息的自动上报。
8.公司和分公司机关应设立有关机构并配备专业人员对施工项目的信息管理工作进行指导和管理。
1.4项目信息管理对象
表4.2.1-1项目信息管理对象表
序号
信息类别
主要管理信息对象
1
公共信息
（1）法律、法规与部门规章信息
（2）市场信息
（3）自然条件信息
2
工程概况信息
（1）工程实体概况
（2）场地与环境概况
（3）参与建设的各单位概况
（4）施工合同
（5）工程造价计算书
3
施工信息
（1）施工记录信息
（2）施工技术资料信息
4
项目管理信息
（1）项目管理实施规划信息
（2）项目进度控制信息
（3）项目质量控制信息
（4）项目安全控制信息
（5）项目成本控制信息
（6）项目现场管理信息
（7）项目合同管理信息
（8）项目材料管理信息
（9）项目人力资源管理信息
（10）项目机械设备管理信息
（11）项目资金管理信息
（12）项目技术管理信息
（13）项目组织协调信息
（14）项目竣工验收信息
（15）项目考核评价信息
1.5项目信息编码
1.编码的原则
（1）编码应与项目分解的原则和体系相一致。
（2）便于识别和记忆，方便查询、检索、汇总和使用。
（3）反映项目的特点和需要。
（4）代码与所代表的实体具有唯一性。
（5）代码应尽量短小、等长，较好地适应项目、环境的变化，长时间无须修改。
2.项目信息编码的内容与要求
项目信息编码的内容包括：
项目的结构编码；项目管理组织结构编码；项目的政府主管部和各参与单位编码；项目实施的工作项编码；项目投资项编码或成本项编码；项目进度项编码；项目进展报告和各类报表编码；合同编码；函件编码；工资档案编码等。
3.编码要求
（1）项目的结构编码应依据项□结构图，对每一层的每个组成部分均进行编码。
（2）项目管理组织结构编码应依据项目管理组织结构图，对每一个工作部门进行编码。
（3）项目的政府主管部门和各参与单位编码应包括：
政府主管部门、业主上级部门、金融机构、工程咨询单位、设计单位、施工单位、物资供应单位、物业管理单位等。
（4）项目实施的工作项编码应覆盖项目实施的工作任务目录中的全部内容。
项目投资项编码应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款支付等因素，建立统一编码，服务于投资目标的动态控制。
（5）项目成本项编码应综合考虑预算、投标价估算、合同价和施工成本分析和工程款支付等因素，建立统一编码，服务于项目成本目标的动态控制。
（6）项目进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计划的需要，建立统一编码，服务于项目进度目标的动态控制。
（7）项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报表的编码。
（8）合同编码应考虑项目合同结构和合同分类，应反映合同类型、相应的项目结构和合同签订的时间特征等。
（9）函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等，以便函件的查询和整理。
工资档案编码应根据有关工程档案的规定，项目特点和项目实施单位的需求而建立。
4.编码方法
常用编码方法采用顺序编码。
1.6项目信息处理
1.信息处理的工作内容
信息处理主要包括信息的收集、加工、存储、检索和输出等工作。
2.工程项目信息处理的方法
（1）信息处理平台
基于网络的信息处理平台由数据处理设备（计算机、打印机、扫描仪、绘图仪等）、数据通讯网络（含形成网络的硬件设备和软件）、软件系统（操作系统和信息处理软件）等一系列硬件和软件构成。
（2）数据通讯网络
局域网（LAN）。
（3）工程项目数据通讯方式
通过电子邮件收集信息和发布信息：
召开网络会议；基于互联网的远程教育和培训；基于互联网的项目专用网站实现各方信息交流、协同工和文档管理；通过互联网的项目信息门户为众多项目服务的公用信息平台。
（4）项目管理信息系统
（5）项目管理信息系统的意义
1）实现项目管理数据的集中存储；
2）有利于项目管理数据的检索和存储；
3）提高项目管理数据处理的效率；
4）确保项目管理数据处理的准确性：
5）可方便地形成各种项目管理需要的报表；
6）实现项目运行中的动态控制，利于项目目标的实现。
（6）项目管理信息系统的作用
1）为各层次、各部门的项目管理人员收集、传递、处理、存储和开发各类数据和提供信息服务；
2）为高层次的项目FI管理人员提供决策所需的信息、手段、模型和决策支持；
3）为中层的项目管理人员提供必要的办公自动化手段，以摆脱繁琐的简单性事物作业；
4）为项目计划编制人员提供人、财、物等诸要素的综合性数据，为合理编制和修改计划、实现有效调控提供科学手段。
（7）建立项目管理信息系统的内部前提
建立起科学、合理的项目管理组织，建立科学的管理制度，是建立项目管理信息系统的根本前提之一。
（8）对施工项目管理信息系统的要求
1）项目管理信息系统的设计，应考虑项目组织和项目启动的需要，包括信息的准备、收集、标识、分类、奋发、编目、更新、归档和检索等。
2）应目录完整、层次清晰、结构严密，能够自动生成表格。
3）应方便目录信息输入、整理与存储，并利于用户随时提取信息。
4）应能及时调整数据、表格与文档，能灵活补充、修改与删除数据。
5）系统内含信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。
6）应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息。
2项目档案管理
2.1档案管理的重点
1.保证专业施工队伍档案提交的及时性
建立档案运行管理制度，规范专业施工队伍档案提交流程。
制定合同条款进行责任划分，与各专业施工队伍签订关于工程档案按施工节点完成移交的各项条款，从而保证专业施工队伍的工程资料随工程进度同步形成并完整移交。
条款内注明：
（1）每个验收批验收前均应形成对应验收批合格的自检资料方可组织验收，否则不予验收。
（2）专业施工队伍每个验收批验收前（包括材料进场）均应将工程资料先报施工总承包项目部资料组，经施工总承包项目部签字认可后方可报监理验收，每发现一次越级报验则进行经济处罚。
（3）采取工程款节点付款方式把控各施工节点工程档案。
工程施工资料不符合要求或拖延导致项目不能按计划时间组织验收的，则按合同对应条款对专业施工队伍进行经济处罚。
同时在合同条款里注明：
每个施工节点支付款应先扣除对应工程量金额的百分比以保证工程档案的及时性及完整性，待取得归属地档案合格证后，清付最后款项，保证档案移交顺利。
（4）制定定期检查制度，采用记分方式对各专业分别进行定期检查，并限期整改；制定奖罚措施，每季度对各专业分别进行一次考核评分，确保工程资料的及时性。
2.保证专业施工队伍档案内容的有效性
（1）施工总承包项目部整理拟定“范本”格式，“范本”中包含档案针对的内容、相应的图纸及对应的规范。
各专业施工队伍按“范本”格式对各自文件进行整理，保证档案内容的规范化。
（2）施工总承包项目部资料组对新进场的专业施工队伍资料员进行工程施工资料的交底、培训。
（3）每个分部验收前，召集各专业施工队伍资料员及业主资料负责人开会制定工程施工资料汇总完成的计划，并由施工总承包项目部资料组组织集中检查，必要时可请当地质监站、档案咨询公司等有关部门对各专业施工队伍的工程施工资料的合格性进行鉴定，保证专业施工队伍提交工程档案的有效性。
2.2城建档案要求
1.工程开工后应在建设工程归属地的建设工程城建档案管理机构备案，将工程基本信息录入城建档案管理机构的信息系统。
2.为保证建设工程档案的完整、准确、系统，对国家和社会具有保存价值的照片、光盘等，以不同材料为载体的声像资料，应辅以时间、地点、事件等有历史记录的文字说明。
3.根据梅州市城建档案馆对建设工程文件移交的要求收集工程竣工资料，建设工程在建设活动过程中形成的资料具有永久、长期性。
4.保存价值的工程建设档案，应为原件，个别特殊文件为复印件的（档案馆允许提供复印件的），应注明原件的可追溯性信息。
5.建设单位应在工程竣工后的3个月内将工程竣工资料移交工程归属地的城建档案管理机构。
建设单位要在工程竣工验收前将完整的建设工程档案报送到归属地的城建档案馆，经城建档案管理机构的专业人员审查，符合初验要求，发放《建设工程竣工档案初验合格证》。
6.在工程验收备案后，将完整的工程竣工资料移交至城建档案馆，城建档案管理机构则发放《梅州市城市建设档案合格证》。
7.根据按梅州市档案馆对工程档案目录要求，竣工资料应按单位工程分类整理，按梅州市档案馆移交目录的先后顺序整理齐全。
2.3档案的分类
根据本工程所涉及的档案资料，分为以下类型：
表4.2.2-1档案类型
序号
一级类目
二级类目
备注
1
管理类文件
行政文书文件
由综合办公室实时移交资料组
2
人力资源管理资料
由综合管理部、各专业施工队伍每月移交资料组
3
采购管理资料
工程完工由合约招采部移交资料组
4
安全管理资料
工程完工由建造部移交资料组
5
生产管理资料
每周由计划管理部移交资料组
6
质量管理资料
工程完工由建造部移交资料组
7
会议纪要
每周由综合办公室移交资料组
8
信息化管理资料
每月由设计技术部移交资料组
9
工程项目类文件
工程准备阶段文件（A类）
工程完工由业主移交总承包项目部资料组
10
监理文件（B类）
工程完工由监理移交施工总承包项目部资料组
11
施工文件（C类）
工程完工由专业施工队伍移交施工总承包项目部资料组
12
竣工图（D类）
工程完工由专业施工队伍移交施工总承包项目部资料组
13
工程竣工验收文件（E类）
工程完工由专业施工队伍移交施工总承包项目部资料组
1.行政文书文件
包括上级部门发文、政府部门批准文件、任职文件、申请报告、法律法规、业主、监理、设计单位及各专业施工队伍等往来函件。
表4.2.2-2工程联系单（施工总承包）
工程名称
****项目部
编号
施工单位
*****项目部
日期
****年**月**日
主题
关于*****事宜
致：
*****公司
根据****
施工总承包（盖章）
项目经理（签字）：
日期：
监理单位意见：
监理单位（盖章）
监理单位代表（签字）：
日期：
设计单位意见：
设计单位（盖章）
设计单位项目负责人（签字）：
日期：
建设单位意见：
建设单位（盖章）
建设单位项目负责人（签字）：
日期：
专业施工队伍发出的《工程联系单》应经施工总承包审批后，方可报监理及其他单位审批意见。
表4.2.2-3收文卡
来文单位：
来文字函第号
文件类型：
来文日期：
年月日
文件提名
项目经理（设计技术总监）批示意见
传阅人（签名）
传阅时间
传阅人（签名）
传阅时间
备注
表4.2.2-4传阅卡
工程名称
项目经理
文件提名
时间
项目经理批示意见
传阅人（签名）
传阅时间
传阅人（签名）
传阅时间
备注
原件分类归档，并做好收发文登记及借阅台帐，使各类文件资料的收发具有可追溯性。
项目文件审批流程：
收文：
施工总承包项目部资料员收到各单位发来文件后，附项目“收文卡”编写来文编号，经项目经理审核签署处理意见后，发放专业施工队伍或项目部相关人员签收，如项目经理外出不在项目，应委托项目书记或项目技术负责人签署处理意见。
表4.2.2-5收文记录（台账）
序号
收文日期
文件编号
文件提名
来文单位
签收人
备注说明
1
2
发文：
由文件资料相关责任人起草文件资料，报项目经理审查合格后，由项目专业资料员进行统一编号，登发文记录本后发送至相关单位及部门执行，发文登记应有发文时间、收文时间、签收单位及签收人等可追溯性信息。
表4.2.2-6发文记录（台账）
序号
发文日期
文件编号
文件提名
收文单位
签收人
备注说明
1
2
项目部分资料、文件借阅应填写借阅记录。
表4.2.2-7借阅记录（台账）
序号
借阅日期
文件编号
文件提名
借阅单位部门
借阅人
计划返还时间
备注
1
2
升级会员 