办公室日常管理制度.docx

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办公室日常管理制度

办公室日常管理制度

为了加强管理完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定特制订本管理细则。

总则

1.为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好地企业文化氛围。

2.本规定所指行政事务包括服务规范、办公秩序、办公室卫生规章质度、办公室用电安、档案管理、印鉴管理、办公用品管理等。

第一条

（一）办公秩序

基本准则

1.不得大声喧哗、大闹，不许利用计算机、手机等高声播放音乐或歌曲而影响他人工作，也不许谈论与工作无关的事及公开对公司内部和外部人员发表直接或间接的评论或牢骚.

2.个人通讯方式要留存公司，如有变动及时通知行政部进行更新，若有急事须及时回复，以免耽误工作.

3.保持办公区域环境清洁，不得在办公室区域内吸烟；不得在办公区域内堆放纸箱、书记或其他杂物；不乱扔杂物、随地吐痰；保持电话、电脑等办公设备清洁；不得在室内摆放与工作无关的物品，下班前保持桌面整洁、座椅归位。

4.不得在公司电脑上玩游戏.

5.不得在工作时间进行网上聊天或浏览、下载与工作无关的内容.

6.未经许可，不准随意翻动、阅览他人办公桌上的文件；废弃的文件应及时销毁，机要传真内容不得随意传阅泄密.

7.不得利用公司网络资源转发任何形式的垃圾邮件.

8.非就餐时间不得吃东西；不允许在办公室吃早点。

9.不得利用工作时间和/或公司设备干私事.

10.不得赌博、不得聚众闹事、不得使用侮辱语言.

11.下班后，整理各自区域办公设备（电器关机、切断电源；文件整理整齐），最后离开工作区域的同事负责检查电源（电灯、电脑、空调等设施），门、窗是否关闭；如有未关闭的情况，及时整改.

12.办公区域内禁止焚烧杂物或使用明火，不得自行安装或乱拉电线，防止失火；

13.办理相关手续，不得将公司财产、记录或其他物品带出；

14.来客来访的接待必须在办公时间内进行，未经特许，非办公时间不得带外人进入办公室；

15.在办公区域内员工手机应调整为轻声铃音，避免个性铃声打扰其他人员工作。

16.办公桌面每日下班前各自进行整理，保持桌面整洁、卫生，办公用品摆放整齐

（二）服务规范

1.仪表：

员工衣着应合乎企业形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落、服装整洁、完好协调、悦目（不能穿拖鞋、短裤；女士不能穿吊带装、超短裙等；男士不能留长发、长指甲、面容不清洁等等）.

2.微笑服务：

在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑答应，切不可冒犯对方.

3.用语：

在任何场合用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

4.现场接待：

1）遇到客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间，办公室内应保证有人接待；原则上公司不允许在办公室接待亲友。

2）如特殊情况，经部门经理同意，可在不影响公司正常营业的情况下，在接待室或会议室进行。

5.电话接听：

接听电话应及时，一般响铃不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的支援应主动接听，重要电话做好接听记录（包括：

时间、地点、任务、事件，是否恢复等），严禁占用公司电话时间太长。

第二条

办公室用电安全

1.公用区域用电安全计算机、电灯、空调要做到人在才开，人走就关。

下班后请自觉将办公室电灯关闭.

2.公共电器用电安全复印机、打印机等电器用完后请自觉关机，防止意外事件发生同时节约用电，节约能源.

3.个人使用电器设备下班后，计算机关机，显示器关闭；请保持电源插座附近的清洁远离水源.

第三条

档案、印鉴管理

1.归档范围：

公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料,管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全.

2.公司印鉴（公章）由总经办/办公室负责管理。

3.公司印鉴的使用一律由副总经理或总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责。

4.公司财务章由财务保管，只限于财务部处理财务事务使用。

5.公司业务章由总经理指定专人管理，只限于业务往来事务处理使用。

6.公司人事章由行政人事部保管，只限于处理人事行政事务使用。

7.盖章后出现的意外情况有批准人负责。

第四条

办公用品管理制度

为规范办公用品的管理，特制定本制度。

1.办公用品分为个人领用和部门领用两种。

“个人领用”是个人使用保管用品，如笔、笔记本等，“部门领用”是本部门共同使用的用品（由部门指定责任人），如：

电脑、打印机等；

2.消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定.

3.领用管理基准（如圆珠笔每月发放一只），可随部门或人员调整发放时间；管理消耗文具应限定人员使用，自第二次领用起，必须以旧换新，但消耗品不在此限.

4.管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新，如有遗失由部门或

人赔偿或自购.

5.办公用品的申请应于每月5日由各部门提出“办公用品申购单”交办公室汇总，领用时分别登记，并控制文具领取状况.

6.办公用品严禁取回家私用.

7.新进人员到职时由部门提出办公有品申请，向办公室申请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。

第五条

名片管理

1.公司名片格式统一由行政部委托供应商印制.

2.公司名片统一便用双面普通版圆角印刷.

3.名片申请需提交部门经理审批后，由行政部统一安排制作.

4.名片制作至少以文档形式提前三天申请，申请内容需注册：

部门、职位、手机

码、坐机号码、QQ码等等.

5.新员工入职半个月后方可印刷名片.

6.职工变动重新印制，员工离职等情况，需将剩余名片交回人力资源统一处理.

第七条

会议制度

目的

为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在部门之间快速传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，以便有效地提升运营水平，特制定本制度.

一、会议议题

1.每次开会都要有主题，主会人如开专题会议，传达公司会议精神，讲评部门工作要点及存在问题，落实各项管理措施，帮助下属解决工作中遇到的因难和问题，并对下一步工作进行指导，

2.各部门根据实际情况，由各部门经理决定是否邀请其他部门同事，

二、会议要求

1.做好会议记录，会议纪要在公议如开2天内形成书面材料，并上传公司共享文件夹中，以便各部门学习与落实会议清神，以使大家共同遵守执行。

2.会议组织部门应提前做好会议资料，

3.每次会议都要有明确的主题和需要解决的问题，并围绕此如开会议不可以在会议时间讨论与此无关话题，

三、公议纪律

1.会议记录员认真记录会议纪要，如实按会议制度记录会议内容，参会缺席、迟到等情况，

2.各部门会人员必须准时，不缺席迟到一分钟罚款10元

3.经理出差时，会议由副经理代理代出席，

4.与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责。

5.会议由人事部、总经办协助组织，

6.会场内关闭手机或调至震动

7.会议参会者不喧哗，不窃窃私语，特殊情况会场外联络，如有违反此规则，第一次警告，第二次罚款10元，第三次罚款20元，以此推，

四、会后事项

1.会议使用者自觉保持会议室的清洁卫生，会议结束后，应将电灯，空调等设备电源关闭，同时清理杂物，椅子归位，保持室内卫生整洁，设施完好，。

2.会议记录者为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行

3.会议力求实效，会议议定的事项，布置的荼任务，提出的办法措施，会议负责人要指定专门的人按照实要求进行跟进，层层传达贯彻务必使扫行人明确是什么，为什么怎么做，对经常性工作要用制度的形式确定下来，力求每次会议都有具体的成果，

第八条公司人员招聘管理办法

1、公司各部门因工作需要增加人员时，应先提出申请，填写《员工招聘申请表》，经主管领导、总经理批准后，交由办公室统一办理招聘事宜。

2、办公室可通过互联网、招聘会、报刊招聘广告、企业内部员工推荐等方式进行招聘。

3、员工的甄选，以学识、能力、品德、体格及适合工作所需要条件为准。

4、对招聘的人员根据岗位的重要性、工作的复杂性进行分类，对不同类的人员采取不同的面试程序。

对于一般性人员只要经过办公室和用人单位面试后即可使用，对中高级人才在经过办公室和用人单位面试后还需经过公司总经理的面试，最后确定是否录用。

员工入职、离职管理办法

一、入职

1、新进人员经面试合格和审查批准后，由办公室办理入职手续。

新入职员工一般试用期1-3个月，期满合格后，方能正式录用。

2、员工试用期间如因品行不良，工作欠佳或无故旷工者，可随时停止试用，予以辞退。

3、新入职员工报到时，应向办公室送交以下证件：

（1）毕业证书、学位证书原件及复印件；

（2）技术职务任职资格证书原件及复印件；

（3）身份证原件及复印件；

（4）一寸半身免冠照片二张；

（5）其它必要的证件。

4、所有新入职员工必须填写《入职申请表》，由办公室、用人单位、副总经理签署意见后，由总经理签署最终意见。

5、

二、离职

1、公司所有员工，不论何种原因离职，均依照本制度办理。

若有特例，须由总经理签字认可。

2、员工因故辞职，应提前向其部门经理及总经理提出书面申请，部门经理及总经理签字同意后，填写《员工离职交接表》办理离职手续、交接工作。

3、员工办理离职手续时，《员工离职交接表》部门领导、财务经理、综合办主任、总经理签字后，将书面申请和《员工离职交接表》递交综合办。

4、综合办通知财务部核算离职员工工资，负责办理离职员工社保关系转移或终止手续。

5、员工未经批准擅自离开公司者，视为自动离职，作除名处理。

除名员工必须按公司规章制度办理离职手续，除名员工若不办理离职手续，公司有权冻结其工资或推迟办理其社保手续，直到办妥各项手续为止方可结算薪资。

6、离职人员必须亲自办理离职手续，并在双方确定的离职日期办理完交接手续，未办妥离职手续和完成工作交接者，公司有权冻结其工资或推迟办理其社保手续，直到办妥各项手续为止。

7、员工离职时必须办妥离职手续，否则员工本人将承担由此造成的损失，必要时将要求其承担法律责任。

8、公司员工的离职工作以保密方式处理，并保持工作连贯、顺利进行。

员工试用及转正管理办法

1、新入职员工一般试用期1-3个月，试用期间必须到公司各部门实习，根据各部门的实习内容进行实习，并由实习部门根据试用期员工的实习情况如实填写其实习情况。

2、新入职员工必须进行职前教育培训，由综合办负责对新员工进行如公司概况、企业规章制度、企业文化、员工福利等的教育培训；各用人部门根据新入职员工的岗位要求对其进行相应的工作要求、岗位要求、操作规程、协作关系、安全守则、注意事项等内容的进行教育培训。

3、试用期员工试用期工资为其试用期满后岗位工资的%（经公司领导特批的除外），

4、试用期员工若有违反公司规定或被确认不适合本岗位工作的，公司可以终止试用期，不与其签订劳动合同。

5、员工试用期满前一周由其个人到综合办领取《员工考核表》认真填写，用人单位和办公室填写考核意见，最后由总经理签署意见。

6、新员工考核合格正式录用后，公司与其签订《劳动合同书》，并为其缴纳养老、医疗。

员工劳动合同、社会保险管理办法

一、劳动合同

1、所有正式录用人员公司需与其签订《劳动合同书》或《劳务协议》。

《劳动合同书》签订时间为1-3年固定期限合同，续签两次固定期限合同后，签订无固定期限合同。

2、 员工与公司签订劳动合同（劳务协议）后，双方都必须严格履行合同。

员工不得随便辞职，公司不准无故辞退员工。

3、合同期内员工辞职的，必须提前向公司提出辞职报告，由用人部门签署意见，经领导批准后，由办公室办理辞职手续。

4、员工未经批准而自行离职的，公司不予办理任何手续；给公司造成损失的，应负赔偿责任。

 5、 员工必须服从组织安排，遵守各项规章制度，凡有违反并经教育不改者，公司有权予以解聘、辞退。

6、公司辞退员工时，须提前1个月通知被辞退者。

公司对被辞退及未获公司续聘的已签订劳动合同的员工，按其在公司的工龄计算每年发给其1个月工资，不满1年的按1年计。

7、聘（雇）用期满，合同即告终止。

员工或公司不续签聘（雇）用合同的，到办公室办理终止合同手续。

8、员工严重违反规章制度、后果严重或者违法犯罪的，公司有权予以开除。

9、  员工辞职、被辞退、被开除或终止聘（雇）用，在离开公司以前，必须交还公司的一切财物、文件及业务资料，并移交业务渠道。

否则，办公室不予办理任何手续，给公司造成损失的，应负赔偿责任。

二、社会保险

1、员工与公司签订《劳动合同书》后，公司需为其缴纳基本养老、医疗保险金、生育保险金。

2、养老、医疗保险金缴费、生育保险金基数是按员工上年月平均应发工资额来核定，如果上年应发工资额未达到社会平均工资的60%，缴费基数按社会平均工资的60%缴纳，如果上年应发工资额超过社会平均工资的60%，缴费基数则按上年实际应发工资额缴纳。

3、养老金企业缴纳费率费率20%、个人缴纳费率8%，医疗金企业缴纳费率6%、个人缴纳费率2%，生育保险金企业缴纳费率0.9%，。

员工培训管理办法

1、所有新入职员工必须进行职前教育培训，如公司概况、企业规章制度、企业文化、员工福利等的教育培训；各用人部门根据新入职员工的岗位要求对其进行相应的工作要求、岗位要求、操作规程、协作关系、安全守则、注意事项等内容的进行教育培训。

2、为提高员工业务、知识技能及发挥其潜在智能，使公司人力资源能适应公司日益迅速发展的需要，公司将举行各种教育培训活动，被指定员工，不得无故缺席，确有特殊原因，应按有关请假制度执行。

3、各部门应该将每次培训的人员和内容以书面的形式交由办公室备案；被指派到外面参加专业培训的员工，应该对在培训过程中所获得和积累的技术、资料等相关信息交由办公室保管；未经许可，任何人不得私自拷贝、传授或转交给其它公司或个人。

4、员工调职前，必须接受将要调往岗位的岗前专业性培训，直到能满足该岗位的上岗要求。

特殊情况经将调往部门的主管同意，可在适当的时间另行安排培训。

5、公司对员工在业余时间（不影响本职工作和任务的完成）内，在公司外接受教育和培训予以鼓励，并视不同情况可给予适当报销培训费。

由公司报销培训费的员工，如在此一年内离职（含辞退），须向公司退返该报销的费用。

6、公司所有员工的培训情况均应登记备案，由综合办保存相应的培训记录。

员工内部调岗管理办法

1、为加强对员工内部调动的管理，特制定本办法；

2、公司员工的调动分为因工调岗、因人调岗。

因工调岗是因工作需要调动员工岗位，因人调岗是因个人不胜任本岗位工作或本人提出调岗要求而调整其岗位。

3、因工调岗由员工因工调入部门提出调动申请，经调出部门、调入部门、总经理签字认可后，由综合办办理《员工内部调动表》审批手续，通知调岗人员本人于1日内与调出单位办妥移交手续，并至调入部门报到，如因特殊原因在规定的时间内无法办妥移交手续时，可酌情延长移交期限。

4、员工本人提出调岗要求的，必须提交本人调岗书面申请书，申请书经本部门及调入部门经理签字认可后，到综合办领取《员工内部调动表》后，由综合办办理其调动手续。

员工离退休管理办法

1、公司男性员工退休年龄不超过60岁，女性年龄不超过55岁，到达此年龄人员必须无条件退出公司管理岗位，需要返聘的需由总经理审批，在二线服务，原则上不得担任管理职务。