简谈企业函的写作.docx
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简谈企业函的写作
简谈企业“函”的写作
【内容提示】“函”是党政机关规定的15种公文文种之一，具有广泛适用和写作相同的共性。
但矛盾的共性和个性的关系告诉我们，企业“函”的个性揭示“函”共性之间的差异性，体现并丰富着“函”的共性。
笔者着重从企业“函”的个性出发，简谈函”在企业管理中的特殊意义、写作特点和一般规律，供与企业办公室同仁商讨。
企业公文，是企业单位在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。
大家从切身体会中深知，企业是经济发展和社会建设的实践主体，企业贯彻党和国家的方针政策、上级的指示、工作部署，下级向上级的请示和意见反馈，与不相隶属部门或单位的协调工作、沟通联系等，大多是通过文件的形式来实现的。
因此，企业公文所特有的性质和作用，对公文本身质量提出了很高的要求。
若企业公文质量不高，甚至出现差错，所造成不良后果的严重性，将远远超过其他文字材料失误所带来的不良影响。
尤其是党的十八大以后，新一届中央领导集体顺应发展大势和人民期待，开启了实现中国梦的新征程，企业进入了一个全新的快速发展阶段。
面对艰巨繁重的改革发展稳定任务，需要企业党政办公室奋力开创文秘工作新局面，以优良的文风服务促进企业经济迈上新台阶。
按照《党政机关公文处理工作条例》规定的15种公文文种，企业公文常用的主要文种有“决议”、“决定”、“通知”、“请示”、“报告”、“批复”、“指示”、“函”、“会议纪要”、“通告”、“条例”等11种。
有些单位在常见的文种中，容易将“函”与其他一些文种混淆误用，误用最多的是用“请示”代替“函”，用“报告”代替“函”、用“通告”代替“函”、用“批复”代替“函”，等等。
为此有必要以《党政机关公文处理工作条例》为依据，厘清企业“函”所涉及的各种关系，区别“函”与“请示”、“报告”、“通知”等文种的使用对象，以及写好企业“函”应注意的问题等，对于全面贯彻习近平同志关于必须“大力纠正不良文风，积极倡导优良文风”的要求（《习近平在中央党校开学典礼上讲话谈改进文风》2010-05-15人民网），提高企业党政办公室履职能力和实效具有重要意义。
一、“函”的含义、特点及对企业管理的特殊意义
（一）“函”的含义。
“含义”是指所包含的意义。
那么“函”的含义包含哪些意义呢？
2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》对“函”下的定义是：
“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
”从这个概念中，“函”的“含义”包括在不相隶属机关之间具有“商洽工作”、“询问和答复问题”、“请求批准和答复审批事项”三块五项的意义。
函是公文中惟一的平行文，行政公文和党的机关公文都把“函”列为主要文种。
企业要正确理解并准确运用“函”的含义，必须同时弄清并把握住如下3个概念：
1.“隶属关系”及其行文使用文种：
“隶属关系”是指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关系。
如政府和它管辖范围内的市政府、县政府、乡（镇）政府之间，市政府、县政府、乡（镇）政府是隶属于省政府的，省政府则隶属市政府、县政府和乡（镇）政府。
各级政府的各职能部门，既隶属于同级政府，又半隶属于上级同职能部门。
各级政府的各职能部门内的处、科、室之间，处、科、室隶属于该职能部门。
在具有隶属关系的上下级机关之间的行文，常规情况下多是用“通知”、“请示”、“报告”文种。
2.“不相隶属机关”及其行文使用文种：
“不相隶属机关”是指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门、单位之间的关系称之。
在这种关系下，不论是相同级别还是不同级别，都要通过平行行文“函”进行协调，或联合行文共同办理。
比如说县交通主管部门为县交通局，交通局所属单位，如交管站与交通局是“隶属机关”，交管站有交通方面的事项向交通局行文，用的文种是“请示”或“报告”；除此以外的所有部门和单位向交通主管部门交通局行文请批：
请求或商洽事项，则用“函”。
同时强调：
在不相隶属机关之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文（个别晓谕性的通知例外），级别低的一方也无需向级别高的一方发出请示和报告。
双方之间如果有事项需要协商或请求批准，都要使用“函”这种平行文种。
3.“企业隶属关系”及其行文使用文种：
“企业隶属关系”是指企业直接隶属于哪一级行政管理单位的分类。
根据国家标准GB12404-90《单位隶属关系代码》，企业隶属关系分为：
中央属企业、省（自治区、直辖市）属企业、地区（州、盟、省辖市）属企业、县（旗）属企业；街道属企业和乡镇属企业（不包括乡镇企业局所属的镇办企业）中央与地方双重领导的企业，应按照以哪一方领导为主来划分中央企业或地方企业。
在现阶段，我国的公司是一个多元化的实体群体，大致分为内资企业、国有企业、集体企业、股份合作企业、联营企业、集体联营企业、有限责任公司、国有独资公司、其他有限责任公司、股份有限公司、私营企业、私营独资企业、私营合伙企业、私营有限责任公习、私营股份有限公司、港、澳、台商投资企业、合资经营企业（港或澳、台资）、合作经营企业（港或澳、台资）、港、澳、台商独资经营企业、港、澳、台商投资股份有限公司、外商投资企业、中外合资经营企业、中外合作经营企业、外资企业、外商投资股份有限公司等25种，每种企业的隶属关系按照其业务归类而规定接受某一行政部门管理。
如南宁交通投资有限责任公司是经南宁市人民政府批准成立的国有独资企业，隶属市人民政府领导，由市国资委履行出资人职责，市交通局负责日常管理，其向交通局行文应该用请示或报告。
又如私有建筑公司，按其业务归类隶属于当地建委管理，其向当地建委行文应该用请示或报告。
（二）企业“函”的特点。
企业“函”具有与党政机关“函”的共同属性和特点，主要体现在三个点：
1．平等性和沟通性。
企业“函”主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，体现着双方平等沟通的关系，这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。
企业即使是向有关主管部门请求批准，在双方不是隶属关系的时候下，也不能使用请示和批复，只能用函，并且在姿态、措辞、口气等文字表述，都要体现平等性和沟通性的特点。
2．灵活性和广泛性。
企业“函”对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层单位均可发函。
函的格式比较灵活，而且不限于平行行文，也可下行文。
函的内容可以涉及企业运行与管理的方方面面，运用得十分广泛。
3．单一性和实用性。
企业“函”的内容，必须体现“一事一函”的原则，一份函只能写一件事项。
函虽需要引用理论依据（法规政策），需要交代实际情况，但不作过多的阐述，不重务虚重务实，简明扼要，通俗易懂。
（三）“函”对企业管理的特殊意义。
这里说的特殊意义，指的是“函”对于企业的管理具有特殊的作用。
企业是从事生产、流通、服务等经济活动的实体，以生产或服务满足社会需要，实行自主经营、独立核算、依法设立的一种盈利性的经济组织。
由于企业的“隶属关糸”比较单一，而生产经营与社会各行各业发生的关系却十分广泛，使得企业的对外业务联系沟通更多地用“函”。
据一些企业反映，单位每年公文中对“函””的使用次数占公文总数量70%以上。
为此，全面认识“函”对于企业管理的重要作用，深刻弄清“函”在生产经营中的突出特点，切实把握企业管理对于“函”的写作特殊要求，对于企业党政办公室增强工作的规范性，提高服务工作质量，推动经济快速发展具有重要的现实意义。
“函”在企业管理中的特殊作用，归纳起来主要有四个方面：
1.“函”是企业请批请求事项的主要手段。
生产资料和生产资源是企业发展生产的基础，没有这个基础，企业就无法生存。
我国走的是中国特色的社会主义现代化之路，除了土地所有权属国家之外，国家还掌控着许多关系国计民生的物品和紧缺生产资料，这些物品和紧缺生产资料由政府相关都门依法进行管理和调节使用。
企业在生产过程中需要使用的，就要按照政策规定向管理和使用调节的相关都门请求批准。
按照公文的“隶属关系”划分，企业的“垂直系列”对上只是经委，对下只是企业自己下属，其他的社会关系都视为“非隶属关系”。
也就是说，企业所需要的生产资料和生产资源，绝大部分都需要用“函”去向不相隶属关系的单位和部门请求批准。
因此，“请批函”、“请求函”便成为企业请批请求事项的主要手段。
2.“函”是企业与外界联系沟通的桥梁。
与外界沟通联系在企业管理中是一项非常重要的工作。
企业要在激烈的竞争中取得一席之地，必须保持与外界广泛而持久的沟通，以便适应外部经常发展着的环境，准确把握成功的机会，及时趋利避害，更好地创造有利于企业发展的条件和氛围。
为达到这一目的，企业需要经常与各个相关部门和单位发生联系，利用“函”去交流信息、商洽业务、传递相互支持意向，全面提升新媒体时代的社会沟通能力。
只有这样，企业才能对于社会各系统各部门的信息做到耳聪目明，防止闭目塞听以致产生误解和错误决策，更好地创造有利于企业发展的条件和氛围。
最大限度地增加奋发有为的“正能量”。
常人道，口说无凭，立字为据，“皇帝未动，史书先行”，因而“函”是企业与外部环境建立沟通联系的先导桥梁。
3.“函”是企业协调政府部门关系的纽带。
企业是实现振兴中华“中国梦”的经济实体，在建设全面小康社会中发挥着巨大的促进和推动作用，为企业排忧解难，是政府的职责所在。
但是长期以来，由于与政府缺乏沟通，企业在发展中存在信息不畅问题，严重制约了企业的发展速度、发展规模，其结果也就影响整体经济发展。
企业只有同政府及其部门建立起长效的沟通机制，经常加强相互沟通、协调，才能及时得到政府的指导、服务和监督，增强企业的竞争力。
才能有利于企业的持续、快速、健康发展。
在同政府部门加强协调过程中，“函”也就成为重要的纽带。
4.“函”是企业维护自身利益的利剑。
政策法律是企业发展生产的依据和维护自身利益的护身符。
政令不畅，在少数地方是不争的事实。
有的对中央政令搞“下有对策”，使中央政策迟迟贯彻不下去；有的借贯彻中央政策之名，行兜售自己的另一套之实；有的给企业增加许多不合理的附加条件，使政策成为某些单位、某些个人权力寻租的工具。
企业要想顺利发展和维护好自身利益，就必须针对存在的问题，及时用“函”与其他公共管理部门反映情况，进行沟通，及时消除政策不畅和违背政策制约企业的管理行为，用自己的努力督促政策的落实和正确执行，用政策法律维护好自身的权益。
在一系列争取政策和运用政策维权的过程中，“函”成为了企业运用政策的一把“利剑”。
二、企业“函”的主要种类、基本结构及写作格式
企业“函”的类别从行文方向来分：
主要有“发函”和“复函”两大类。
“发函”类的内容十分丰富，常用的有如下9种：
即通知函、请批函、请求函、通报函、告之函、邀请函、询问函、商洽函、催款（办）函。
“复函”类比较单一。
下面就“发函”和“复函"两大类共10种常用的函种基本结构及格式作一简述。
（一）“发函”类的基本结构及写作格式。
“发函”类的基本结构由“标题”、“正文”、“结语”三部分组成。
1.标题。
函的标题一般由发文机关，事由和文种构成（如《××总公司关于请求批准货运火车车皮的函》），有时也可以只由事由和文种构成（如《关于派员赴京培训的函》）。
2.正文。
（1）开头。
写行文的缘由，背景和依据。
一般来说，去函的开头或说明根据上级的哪个指示精神，或简要叙述本地区，本单位的实际需要，疑惑和困难。
（2）主体。
写需要商洽，询问，联系，请求批准或告知的事项。
去函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段，如果事项比较复杂，则分条列项书写。
（3）结语。
不同类型的函结语有别，如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”、“谢谢合作”、“请予大力协助为盼”等结尾语收束；若是要求对方复函的，常用“盼复”、“望函复”、“盼予函复”、“请即复函”、“请予函复”、“特此函求”、“请复函为盼”、“请予大力协助为荷”、“特此致函，敬请函复”、“专此致函，希见复为盼”、“可否，请复”、“如同意，请即复函”等结尾语收束；请批函多以“请批准”、“请大力支持为盼”、“望能同意”、“望准予，是荷”等习惯用语收束。
下面简述九种去函的基本结构及格式
1.通知函的基本结构及格式。
通知函的主旨是将相关事宜函告下级、同级或不相隶属单位，基本结构由“受文单位—事由—通知事宜—发函单位和日期”组成。
【例文】：
关于派员赴京培训的函
（总函字〔2013〕16号）
某某分公司：
总公司近日订购了一台美产高挡多功能计算机，年底到货后，拟分配给你公司使用。
为提高该机使用安全，更好发挥其效益，请你公司选派一名有二级计算机资格人员，本月底赴京相关单位参加为期一周的培训。
往返旅费及一切培训费用均由你公司支付。
有何特殊困难请函示。
某某总公司（盖章）
年 月 日
2.请批函的基本结构及格式。
请批函的主旨是向不相隶属单位或部门请求审批相关事项。
基本结构由“受文单位—事由—请批事项—发函单位和日期”组成。
【例文】：
××蔬菜总公司关于请求批准租用货运火车车皮的函
某铁路局货运段：
我公司系向北京供应新鲜蔬菜的指定运输单位，拟于今年10月份分三批将50000吨新鲜蔬菜运往北京南站（单行），为确保蔬菜运输工作顺利进行，请求贵段给予安排相应车皮租用。
请给予批准。
可否，请复。
××蔬菜总公司（盖章）
年 月 曰
3.请求函的基本结构及格式。
请求函的主旨是向不相隶属单位或部门请求协助办理相关事项。
基本结构由“受文单位—事由—请求协助办理事项—发函单位和日期”组成。
【例文】：
关于请求自治区政务中心安排
全区新公文培训班学员参观学习的函
自治区政务中心：
全区新公文培训班150名学员，均来自全区各市县政府及企事业单位党政办公室人员，为进一步搞好政务公开政务服务工作，我们拟于某月某日组织他们到贵中心参观学习，请贵处给予批准并介绍经验为谢。
可否，请复。
全区新公文培训班（章）
年 月 日
请批函和请求函要注意做到“四性”：
（1）行文内容的请求性。
（2）行文目的的求复性。
（3）行文时机的超前性。
（4）请求事项的单一性。
4.通报函的基本结构及格式。
通报是一种周知性的公文，通报函的主旨是向不相隶属单位或部门通报情况、告晓事项，类似周知性通知。
基本结构由“受文单位—通报事由—通报事项—发函单位和日期”组成。
【例文】：
关于慎防不法分子向企业进行融资诈骗的函
各兄弟单位：
近期，我们发现有人持伪造《某某融资担保机构经营许可证》在本地区活动。
通过虚构担保实力及企业客户、寻求与依法取得许可证的融资性担保机构联保合作等方式，在骗取银行贷款后携款潜逃，致使参与融资的企业遭受经济损失，若发现相关情况，望及时向公安机关报案，切勿上当受骗。
某某集团公司（章）
年 月 曰
5.告知函的基本结构及格式。
告知函的主旨是向不相隶属单位或部门告之相关情况。
基本结构由“受文单位—告知事由—告知事项及应注意的问题—发函单位和日期”组成。
【例文】：
关于某市政绿化工程有限公司升格更名的函
各有关单位：
根据企业快速发展的需要，我公司（某市政绿化工程有限公司）经市工商局核准，已正式更名为“某市政绿化工程（集团）有限公司”。
决定从年月日起正式启用“某市政绿化工程（集团）有限公司”名称及印章，原开户行、企业经营范围、法人、账号等保持不变。
衷心感谢您单位多年来对我公司的关心和支持！
某市政绿化工程（集团）有限公司法人代表：
某 某
年 月 日
6.邀请函的基本结构及格式。
邀请函的主旨是邀请不相隶属单位或部门参加会议或活动等事宜。
基本结构由“受文单位—邀请事由—邀请事项—发函单位和日期”组成。
【例文】：
关于出席××研讨会的邀请函
某某单位：
最近，市政府XX局批准我公司关于××课题研究的项目。
经请示主管部门同意，定于本月上旬在我公司会议室召开该项课题实施计划论证会，特邀请贵单位一位领导出席，现将有关事项函告如下：
一、会议报到时间（略）
二、会议地址（略）
三、联系人及电话（略）
我们期待您届时依时光临。
XX公司（盖章）
年 月 日
7.询问函基本结构及格式。
询问函的主旨是向不相隶属单位或部门咨询问题等事宜。
基本结构由“受文单位—询问事由—询问事项—发函单位和日期”组成。
【例文】：
关于询问车辆销售相关事宜的函
某某汽车制造公司：
我公司在媒体上看到贵公司即将到某市举办车辆展销会的广告，对贵公司的某种车辆新款甚感兴趣，很想详细了解该车辆的性能、耗油量、售后服务、价格及订购付款方式等事宜。
如方便，请贵方提前将上述情况函告我方，便于我们是否作出购买决策。
盼复，谢谢！
（联系地址及电话）
某某公司（章）
年 月 日
8.商洽函的基本结构及格式。
商洽函的主旨是向不相隶属单位或部门联系工作、商洽合作事宜等。
基本结构由“受文单位—商洽事由—商洽事项—发函单位和日期”组成。
【例文】：
关于商洽派员到我公司培训文秘人员的函
广西行政管理学会：
本集团公司自成立以来，办公室文秘人员一直未经过系统专门的业务培训，工作能力与公司业务不很适应，但由于各分公司住地分散、工作繁忙，抽不出专门时间外出参加培训。
据报载，贵单位系自治区人民政府办公厅委托培训行政机关和企事业单位党政办公室人员的专门机构。
为能尽快提高本集团公司秘书人员的从业素质，我们打算请贵单位派员到我公司对文秘人员进行为期五天的培训，培训内容主要有涉外秘书知识，公关礼仪，实用公文写作等课程。
有关培训费用我们按照有关规定给付，其他相关配合工作我们协助办理。
如蒙慨允，恳请函复为盼。
某某集团公司（章）
年 月 日
9.催款（催办）函的基本结构及格式。
催款（办）函的主旨是向不相隶属单位或部门催交欠款、催办事项等。
基本结构由“受文单位—催办事由—催办事项及要求—发函单位和日期”组成。
【例文】：
关于催付工程欠款的函
某某单位
到某月某日止，我公司已完成贵单位住宅楼一至三层水泥倒板工程，按合同约定，贵单位应于一至二层水泥倒板完毕即支付全部工程款的四分之一款额。
但可能由于贵单位工作过于繁忙，以致忽略支付，为了公司材料购买和职工正常工资发放。
故特致函提醒，请即于五日内将款额一次性打入我公司账户。
如有特殊情况，请及时如实告之我们。
特此函达，请予回复。
某某建筑公司（章）
年 月 曰
（二）“复函”类的基本结构及格式。
1.复函的主旨及基本结构。
复函的主旨是针对不相隶属单位或部门来函事项的回复。
基本结构由“受文单位—复函事由—复函事项—发函单位和日期”组成。
2.复函写作的基本格式。
复函写作的基本格式一般由开头、主体、结尾、结语四部分组成。
（1）开头。
主要说明复函的缘由。
一般复函的开头引用对方来函的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。
尾句以“现将有关问题复函如下”承启语引出主体事项，即答复意见。
（2）主体。
这是复函的核心内容部分，主要说明复函事项。
复函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。
无论是商洽工作，询问和答复问题，还是催款（办）事宜等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚，注意答复事项的针对性和明确性，不能用模棱两可的语言，更不能言而无信地“忽悠”对方。
（3）结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望或要求。
（4）结语。
通常根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。
常用如“特此函告”、“特此函复”、“特此回复”、“谨作此复”、“特此函达”、“专此复达”、“此复”等惯用语，也有的函不写结语。
如便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”即可。
【例文】：
某铁路局货运段关于同意租用货运火车车皮的复函
（发文机关）（发文事由）（文种）
（复函文号〔2013]号）
XX蔬菜总公司【主送机关】：
你公司《关于请求批准租用货运火车车皮的函》（文号）【引述来函标题、发文字号，表明函的写作缘由、依据】收悉，经研究并报领导同志批准【惯用语】，同意10月上旬分三批给你们安排租用30节货运火车车皮（每批节数由你公司决定），从某站到北京南站运输新鲜蔬菜专用（单行）， 【答复问题，表态明确】望专车专用，不能另作他用，不能转租他人，违者按有关规定处罚。
同时要确保车皮不被损坏【提出希望和要求】。
特此函复。
某铁路局货运段（盖章）
年 月 曰
【例文】l:
关于同意派员赴京培训的报告
总公司：
《关于派员赴京培训的函》（总函字【2013]16号）悉。
十分感谢总公司的关心和支持，经研究，决定派符合条件的某某同志赴京接受培训，各种费用按总公司的指示办理。
特此报告。
某某分公司（盖章）
年 月 日
3.正确把握“文种对等原则”的运用。
在回复函的写作实践中，要正确把握对“文种对等原则”的运用。
以往处理公文有一种习惯叫“文来文往、电来电往、函来函往”的文种使用对等原则，这种原则仅适用于“不相隶属机关”这一范畴，对于有隶属关系的上下级机关之间就不能使用。
例如，企业的上级机关向下级机关询问有关情况，用别的文体不大合适，通常使用函；上级机关向下级机关催办相关事项，通常也用函。
但下级机关回复上级的询问或办理相关事项却不能用“函”而要用“报告”
三、写好企业“函”的要求
对于企业“函”的写作，除了遵守公文写作的共同要则之外，还要立足于强化企业管理的效益和发展，努力做到“六有”：
（一）要有充足的政策依据。
政策法律是依法行政和社会交往的准绳。
“函”是企业行使管理职能、办理具体事务的重要工具，在我国日益完善的法制社会，任何单位无论是对内管理，还是对外交往办事，都要以政策法律为依据，否则，发出的“函”不仅达不到目的，而且还适得其反，引发矛盾或隔阂，直接影响企业的管理和威信。
因此企业的每一份“函”，都应体现出相关的政策依据，做到合法、在理。
（二）要有准确无误的事实。
企业用来对内实施管理的“函”，具有较强的可操作性和规范性。
这就决定了“函”的文风要扎实，内容要真实，语言要朴实，表意要准确。
特别是材料中涉及的时间、地点、人物、事件和事物性质的表述、工作数字的使用等，一定要准确无误，使用概念和进行推理一定要严密，在同一时间、同一关系、同一意义下，保持同一说法。
要防止把现象当作本质，把偶然的事情当作普遍存在的事情。
不允许主观臆断，更不允许说过头话，编造情况说假话。
一般文章写作中的虚构手法，在“函”中绝不能使用：
合理想象、添枝加叶、移花接木的方法，更不能使用。
因此在写作“函”时，一定要核准事实和数据，确保实际依据的可靠性。
（三）要有诚挚得体的情感。
企业用来对外实施沟通联系的“函”，在大多数情况下都是求人办事的，要想达到目的，就要以情待人，行文带情，以真诚的情感态度和诚意的“人性化交往”去进行攻关，融入到向各不相隶属关系单位的去“函”和复“函”中去，使他们看到我们给的每一份“函”件中，字里行间充满了我们对他们的尊重、理解和期望，以便取得他们支持帮助的最大化。
（四）要有雷厉风行的作风。
“函”所针对的问题，总是存在于
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