金蝶K3采购员操作指导手册.docx
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金蝶K3采购员操作指导手册
南京金龙客车制造有限公司
信息部
采购员操作指导手册
版本1.0
南京金龙信息部版权所有
文档信息
作者：
刘永全
创建日期（yyyy-mm-dd）:
2013-03-20
审核者:
审核日期（yyyy-mm-dd）:
最后修订者：
最后修订日期（yyyy-mm-dd）:
文档类型：
操作手册
文档修订历史
版本号
修订日期
修订者
修订内容
1.0
2013-03-20
刘永全
创建文档
库管员操作指导手册
第一节登陆界面介绍
登陆界面
登陆：
登陆之前一定要选择正确的组织机构和正确的当前帐套，帐套和帐套之间是相互独立的，如果一旦选择错误帐套，一是会影响用户登陆错误帐套的数据，二是用户的正常工作的数据并没有进入系统，降低工作效率。
另外，南京金龙金蝶K3系统的用户验证方式为“命名用户身份登陆”，选择其他登陆方式不能登陆成功。
修改密码：
如果用户初始没有密码，在用户名栏内输入用户名后（南京金龙金蝶K3的用户名为员工的中文姓名），单击右上角“修改密码”，则可以设置用户密码；如果用户有密码，则需要把用户名和密码都填写正确后，单击右上角的修改密码，则进入修改密码的界面。
注意：
每次登陆前一定要仔细检查帐套是否正确，以免给工作带来不必要的麻烦。
第二节系统界面介绍
K3主控台界面
登陆成功后，会进入如上图所示界面，金蝶K3主界面主要分“菜单栏”，“主控台”，“帐套信息栏”等三个主要部分。
菜单栏功能介绍：
我的K3：
可以保存用户常用的功能按钮
更换操作员：
可以返回到登陆界面
K3流程图：
K3流程图和K3主界面切换
信息中心：
会提示其他人发来的信息和启动审批流后系统发来的提示信息
添加到我的K3：
用户可以选中常用的明细功能后，选择“添加到我的K3”，也可以在重用的明细功能上右击鼠标，选择“添加到我的K3”。
注意：
1.只有用户手动选择“添加到我的K3”，才可以在“我的K3”里看到
主控台功能介绍：
主控台从左到右依次分为四级，第一级主要包括“我的K3”，“财务会计”，“供应链”，“计划管理”，“生产管理”和“系统设置”等模块。
其中财务部门的大部分功能都在“财务模块”中，“供应链”模块包括“采购管理”、“销售管理”、“仓库管理”等和公司业务相关的子模块。
第二级和第三级是为了方便定位。
第四级为明细功能。
第三节系统操作介绍
基础资料操作
用户登录K/3主界面后，点击【系统设置】—【基础资料】—【公共资料】，依此路径进入，可以在明细功能下看到基础资料列表，双击进入对应的基础资料。
基础资料包括:
科目、币别、汇率体系、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、核算项目管理、客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、成本对象等内容。
基础资料操作包括：
打印、预览、过滤、刷新、引入、引出、管理、新增、属性、禁用、反禁用、删除、批改、审核、反审核、检测等操作。
单据操作
南京金龙常用的单据包括：
销售订单、采购申请单、采购订单、收料通知单、外购入库单、生产任务单、生产投料单、生产领料单、调拨单、产品入库单、销售出库单等单据。
单据操作包括：
查看、新增、维护、打印、审核、反审核、下推、使用、反使用、投放、关闭、作废、反作废、变更、过滤、查找、驳回、删除、修改、上查、下查等操作，不同单据可能会有不同，但主要功能是一致的。
查看：
在序时簿界面选中某张单据，单击查看便可以进入该单据。
新增：
单击新增会进入单据新增界面。
维护：
单击维护会进入单据修改界面。
打印：
打印需要从序时簿界面进入到单据界面，单击打印会进入套打单据。
通常南京金龙需要套打的单据有采购订单、收料通知单、外购入库单、生产投料单和生产领料单。
审核：
南京金龙所有单据都是在审核状态下才生效。
反审核：
如果在审核状态下的单据需要修改，必须先反审核该单据才允许修改，原则上南京金龙不允许修改已审核状态下的单据。
下推：
根据南京金龙业务流程，把已审核状态下的单据下推到下一业务流程。
使用、投放：
某些单据在审核后，需要使用、投放才生效。
具体单据在下文中详细介绍。
删除：
把未审核的单据进行删除。
上查、下查：
根据南京金龙业务流程，查询该单据上或下一业务流程的单据。
过滤：
在进入所有的单据序时簿前都会弹出过滤条件，用户根据自己的需求填写相应的内容，便可得到相应的单据。
过滤界面
第四节采购员操作指导
由MRP采购计划下推生成采购订单
用户登录K/3主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-维护】，依此路径进入采购申请单界面。
采购申请序时簿
在采购申请序时簿可以查询到手工生成和MRP投放的采购申请单。
选中需要下推的单据，点下推-生成采购订单。
注意：
1.南京金龙采购申请由采购员审核。
2.只用审核状态下的采购申请单才能下推生成采购订单。
手动新增采购订单
用户登录K/3主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单新增界面。
在采购订单-新增界面，填写必填项包括供应商、物料代码、数量、交货日期，另外采购价格是由采购价格维护员提前维护，不允许采购员随意修改。
填写好以上项目后，单击保存，待采购部经理审核以后，该采购订单便生效。
注意：
1.一张采购订单所包涵的采购物品必须来自同一家供应商。
2.鼠标选中某一物料代码，在单据最下面便会显示该物料的即时库存。
采购订单维护
用户登录K/3主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单维护界面。
采购订单序时簿
在采购订单序时簿界面，可以看到之前保存的所有采购订单，并可以对采购订单做相关的操作，如修改、删除、审核、反审核、关闭等等。
如果需要查看某张订单的详细信息，只需要选中该订单，双击进入即可。
注意：
1.关闭标志为“Y”，可以是该采购订单已外购入库并已经生产采购发票，也可以是手动关闭，但是南京金龙不允许手动关闭未完成的采购订单。
2.行业务关闭标志为“Y”，表示某订单中的一条记录已外购入库并已经生成采购发票
采购订单打印
在采购订单序时簿双击需要打印的单据，进入采购订单界面，即可打印采购订单。
如需要PDF格式采购订单，需要在文件-套打设置中，把“打印到PDF选中”，并设置相应的路径，则打印后，系统会自动生成PDF格式的采购订单，方便采购员给厂家以邮件的形式下采购订单。
南京金龙采购订单是横向A4纸，若打印格式出现错误，则需在文件-打印设置中，把纸张和方向做相应的调整。
打印到PDF
南京金龙采购订单是横向A4纸，若打印格式出现错误，则需在文件-打印设置中，把纸张和方向做相应的调整。
打印设置
采购订单下推生成收料通知
在采购订单序时簿界面，选中已审核并已到货的记录，选择下推-生成收料通知/请检单。
收料通知生成
收料通知单
在收料通知界面，检查填写相应的字段，单击保存，审核后，该收料通知便生效。
注意：
1.收料通知中，批号必填，目前南京金龙批号统一为20121130，以后根据具体情况制定批号。
2.南京金龙收料通知目前是由采购员自己审核，审核完以后再打印。
3.下推收料通知必须等到物料到了以后再下推，严禁采购订单审核完直接下推。
收料通知维护
用户登录K/3主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【收料通知】—【收料通知维护】，依此路径进入收料通知维护界面。
收料通知序时簿
在收料通知序时簿界面，可以看到所有已保存的收料通知，并可以对收料通知进行修改、删除、审核、打印等操作。
收料通知打印
在收料通知序时簿界面内双击需要套打的单据，进入收料通知单界面内。
单击打印便可套打收料通知单。
如不需按照单据打印收料通知，可以把若干张收料通知合并打印。
选中需要打印的单据，再选择文件-合并套打所选单据，即可打印所选单据。
收料通知序时簿
外购入库单下推生成采购发票
用户登录K/3主界面后，点击【供应链】—【仓存管理】—【验收入库】—【外购入库单-维护】，依此路径进入外购入库单序时簿界面。
根据实际发票上的实际到货数量（如果发票开的总额，需根据发票后附的清单），在外购入库单中选择对应的条目，选择下推-生成购货发票（专用）。
外购入库单序时簿
注：
生成采购发票时一定要根据实际到货发票上的物料数量和金额，禁止随便下推。
购货发票生成界面
购货发票
注：
在购货发票界面，发票号码需填写实际到货发票号码，严禁使用系统自动生成号码。
如某条记录已经生成过采购发票，再次生成时会提示如下错误。
错误提示
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