F425第二矿区设备仪器类档案管理办法.docx

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F425第二矿区设备仪器类档案管理办法

大港油田第二矿区管理服务公司

管理作业文件

文件编码：

GYK05/F4.2.5

设备仪器类档案管理办法

版本：

F

编制部门：

人事劳资部

编制人：

王祖英

审核人：

王俊楼

审定人：

吕勋志

批准人：

王海林

2010-05-18批准2010-05-28实施

────────────────────────────

大港油田公司第二矿区管理服务公司发布

发行版本：

F

修改码：

0

文件编码：

GYK05/F4.2.5

页码：

1/11

设备仪器类档案

管理办法

1范围

为统一规范公司设备仪器类档案管理，制定本办法。

本办法规定了公司设备仪器类档案的管理内容，是对GYK05/F4.2《档案管理程序》的补充。

本办法适用于公司设备仪器类档案的管理。

2术语和简略语

2.1本办法采用GB/T19001－2000、GB/T24001－2004、GB/T28001－2001和Q/SY1002.1－2007标准规定的术语。

2.2设备仪器类档案：

指引进、购置设备仪器时随机携带的具有查考利用价值的文字、图表、声像、磁盘等不同载体形式的文件材料。

3职责

3.1设备仪器管理部门负责归档工作的督促、指导和归档材料的审核工作。

3.2设备仪器的采购、安装、使用单位的兼职档案员负责设备仪器类文件材料的形成、积累、整理、立卷归档工作。

3.3档案室负责对档案形成部门（单位）归档工作的监督、检查、指导，负责归档材料的整理、编目、保管、提供利用等工作。

4管理内容

4.1归档范围和要求

4.1.1归档范围

a）国产或引进设备的可行性分析研究报告、审批文件、洽谈记录、

合同、协议和往来函件等归入文书档案管理。

b）国产或引进设备随机的文件资料，包括装箱单、出厂合格证、使用说明书、质量说明书、维修保养说明书、技术质量标准、机械设备安全操作规程、维护保养规程、备件目录、随机的全套图纸及磁盘、录像等各种载体的文件资料。

c）设备安装验收总结报告、安装图等技术资料。

d）重大机械事故分析报告及处理情况记录，设备大修记录及验收单，总承、易损件更换记录，大修出厂合格证等技术资料。

e）设备更新、改装、改进过程中形成的申请书及审批文件，设计图纸及各种检测试验记录等。

f）设备的年检记录、运转记录等由使用部门或设备管理部门收集保存。

g）重要设备报废的技术鉴定书、申请书、批文等。

4.1.2归档要求

a）对于同一型号的多台设备随机档案材料，档案室和设备管理部门各保留1-2套齐全、完整的档案材料，其余材料可由使用单位自行保留,每台设备的合格证要求全部归档。

设备开箱验收时，设备管理部门和档案管理部门的专兼职档案人员参加设备验收，对随机资料的种类、份数、质量由设备使用（或管理）部门认真填写设备开箱验收记录，以保证文件材料的齐全、完整。

b）归档的文件材料必须齐全、完整、系统，字迹工整，图样清晰，折叠美观，案卷质量符合本规范中的各项要求。

c）卷内文字材料属本单位形成的，一律使用蓝黑或碳素墨水书写或者激光打印机打印，不得有复写、复印、圆珠笔等不符合要求的字迹材料。

d）若外单位形成的文字材料出现复印件或圆珠笔字迹时，需对圆珠笔字迹作技术保护处理；复印件应指明原件出处，凡能统一标注的均在案卷备考表内说明复印件的来源及页数，不能统一标注的则在复印空白处标明出处，同时在备考表中注明。

e）归档部门负责编制移交目录（详见“档案案卷目录”（GY01JL4.2.2－02）一式两份，移交档案时由归档部门和档案部门双方依据移交目录认真清点、核实无误后，填写“档案交接清单”（GY01JL4.2－01），双方签字，并由双方的部门领导确认签字后，加盖部门（单位）公章，附在移交目录前，一份交移交单位留存，一份由档案室归档永久保存。

4.1.3归档时间

a）随机的设备文件材料，于设备开箱验收后一周内，由设备管理部门的兼职档案人员整理并负责向公司档案室移交，确保归档的文件材料齐全、完整、成套、系统。

b）设备在试运行、使用、大修、保养、年检过程中形成的重要文件材料，在形成后一周内，由使用单位设备管理部门的资料员整理后，本单位自行保存。

4.2设备仪器类档案整理

4.2.1整理原则

遵循设备仪器类档案的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管与利用。

4.2.2整理方法

设备仪器类档案以“卷”为整理方法，按“卷”为保管单位进行整理。

采取按设备种类的方法整理，即根据设备仪器所属特性及种类的不同，分别将应该归档的文件材料归入相应的二级类目中，再根据设备的不同型号组成一卷或若干卷。

4.2.2.1　装订

a）案卷装订的质量要求

①随机的文件材料成书册的一般保持原样，对散放材料同一种类能合并成册要合并成册，打印出封面，装订前必须去掉文件材料上的金属物，采用线装订，对于破损的文字材料和图纸按裱糊技术托裱。

②案卷中大于或小于A4纸型的文字材料要折叠或托裱为A4纸型的统一幅面，各种表格材料表头向里或向上。

③图纸按4号图幅（297mm×210mm）折叠成“手风琴”式，若左侧装订边过薄，应加硬纸条将其加厚，使案卷左右厚薄一致，一般案卷厚度不超过30mm。

④同一型号的设备可组成一卷或若干卷，对于合并成册的案卷实行四眼等距线装，做出封面和封底（卷皮式样详见《档案装具的一般要求》），在案卷背后打结，保证结实整齐，美观洁净，不压文字、不掉页、不倒页，以便保管和利用。

⑤凡是独立成册的设备仪器类档案可不用装订。

每卷按排列顺序分别放置保管单位内封面、档案卷内目录、按件号顺序排列的档案、档案案卷备考表于盒内。

b）卷内页号的编写

①案卷内文字材料和图纸均采用大流水号方法逐页编写页号。

②页号采用打号机编制，正面书写的文字材料编在右下角；反面书写的文字材料编在左下角；凡装订成书且有完整页号的文件材料，应维持其原状，可不再打页号，统计页数时，累计其页数。

③案卷封面、保管单位内封面、卷内目录（图纸随图目录除外）、卷内备考表均不编制页号。

c）档案保管单位内封面的填写

适用于不加装档案卷皮，直接装入档案盒中的设备仪器类档案，在档案盒中排列在卷内目录之前。

（详见“档案保管单位内封面”（GY01/JL

4.2.5－01）

档案门类:

填写一级类目称谓。

即：

设备仪器类档案；

项目名称:

设备名称、型号（规格）及文件材料的种类；

编制单位:

填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。

随机资料组成的案卷一般填写设备仪器的生产厂家名称，设备仪器使用、运转、维修资料组成的案卷一般填写设备仪器使用或维修单位名称；

编制日期:

案卷中文件材料形成的起止日期；

归档日期:

设备开箱后一周内的归档日期；

保管期限:

案卷划定的保管期限（长期或短期）；

密级:

案卷涉及的秘密等级（绝密、机密、秘密）；

页数:

卷内文字材料页数和图纸张数的总和;

档案号:

档案的分类号和保管单位顺序号。

如:

H.07.1.1

d）卷内目录的填写“档案卷内目录”（GY01/F4.2.2-01）

顺序号：

在同一案卷内文件材料按件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注；

文件编号：

文字材料的文号或图纸的图号；

责任者：

文件材料的直接编制单位或主要责任者；

文件材料题名：

每件文件材料的标题，一般照实抄录；

日期：

文件材料的形成日期；

页次：

每件文件材料首尾页上标注的页号，中间用“/”连接；

备注：

对文件材料需做的必要说明。

e）卷内备考表的填写“档案案卷备考表”（GY01/F4.2.2－03）。

卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后，其填写要求如下：

档号：

是由全宗号、目录号、案卷（保管）号组成；

互见号：

应填写反映同一内容所形成不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起；

卷内备考表说明：

要标明卷内文件、图纸的页数、张数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题；

立卷人：

由责任立卷人签名并填写立卷完成时间；

检查人：

由案卷质量审核者签名并填写审核时间。

f）其它填写要求

①以上各项如无填写内容时，可标注“／”杠。

②案卷封面、卷内目录、案卷和档案盒脊背的填写统一使用计算机打印，各栏目内容应填写齐全、准确、清晰。

4.2.2.2　分类

1）设备仪器类档案的一级类目代号用大写英文字母H表示。

2）设备仪器类档案下设十个二级类目，分别用阿拉伯数字07－18表示。

（详见《档案分类规则》）

3）对于特殊载体的设备档案按所属载体形式进行分类整理。

4.2.2.3　排列

1）案卷的排列是在二级类目下按型号及归档时间顺序排列。

2）卷内文件材料的排列应按归档范围中所列内容顺序排列，其文字材料在前，图纸在后。

3）凡引进、购置设备数量较少时，案卷可在一级类目下，按设备型号和归档时间顺序进行排列。

4.2.2.4　加盖档号章与编号

归档的文件材料应在同一案卷下逐件填写标识符号,每卷只有一个按件排列流水顺序号,并在案卷的每份文件材料首页右上角空白处加盖档号章，填写相关内容。

档号章内设“全宗号、目录号、案卷号、件号”等字样。

（档号章示意图见下图）

1）全宗号：

大港油田公司档案部门给定全宗（立档）单位的代号。

2）目录号：

同一全宗下案卷目录的编号。

3）案卷（保管）号：

是由一级类目代码、二级类目代码、设备型号代码、保管单位顺序号四个段号组成。

以设备仪器类运输设备档案的案卷号为例：

H.07.X.001

保管单位顺序号（第1卷）

设备型号代码（档案室自定）

二级类目代码（运输设备）

一级类目代码（设备仪器类）

4）件号：

同一案卷下的文件材料排列顺序号，用两位阿拉伯数字表示。

4.2.2.5　录入

将档案条目按照《中油档案信息管理系统》的著录要求，逐项录入到该系统中，并将相关的电子文件引入该系统,录入时案卷号去掉间隔号“.”。

4.2.2.6　编目

档案案卷目录是由案卷号、题名、页（张）数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、存放位置、备注等内容组成。

（详见“档案案卷目录”）

案卷号：

赋予案卷的保管号（如：

H.07.1.1）；

题名：

设备名称、型号；

页（张）数：

案卷内文字材料的页数和图纸张数分别填写；

编制单位：

案卷内文件材料的形成单位或主要责任者；

编制日期：

档案形成时间,随机的文件材料以设备出厂日期为准；

密级：

案卷已确定的涉密等级；

保管期限：

案卷已划定的保管期限（长期或短期）；

存放位置：

案卷整理排架后的存放位置，是由库房号、柜号、节号等内容组成。

如5号库房3号柜第2节，可标注为5-3-2；

备注：

注释文件材料需要说明的内容。

4.2.2.7　装盒

档案盒样式采用大港油田公司统一制定的科技档案盒，装盒和盒脊要求执行《档案装具的一般要求》。

4.3档案的鉴定与销毁

4.3.1由归档部门（单位）根据归档范围，结合档案利用的需求，鉴定本单位文件材料的归档价值；

4.3.2对立卷归档的文件材料，由归档部门（单位）依据大港油田公司《档案保管期限表》划定不同保管期限；

4.3.3对档案室内保管期限已满或已被列入本单位报废资产的设备，其档案可以履行鉴定销毁程序给予销毁。

鉴定销毁程序执行《档案管理程序》的要求。

4.4档案的保管执行GYK05/F4.2.8《档案保管工作规定》的要求。

4.5档案的统计执行《档案管理程序》的要求。

4.6档案的提供利用执行GYK05/F4.2.9《档案利用工作规定》的要求。

5更改

本办法的更改执行公司GYK05/F4.2《档案管理程序》的规定，如程序文件更改影响本办法的执行需要更改时，应一起组织更改。

6相关文件、实施证据和表单

6.1相关程序文件和作业文件

GYK05/F4.2档案管理程序

GYK05/F4.2.8档案保管工作规定

GYK05/F4.2.9档案利用工作规定

6.2相关法律法规和标准

Q/SYDG2011－2002《企业档案分类规则》

GYK05/F4.2.1《档案分类规则》

6.3相关技术文件

《档案保管期限表》

《档案装具的一般要求》

6.4实施证据和表单（各种表单按油田公司统一表单）

GY01JL4.2.5－01档案保管单位内封面

GY01JL4.2－01档案交接清单

GY01/F4.2.2－01档案卷内目录

GY01/F4.2.2－02档案案卷目录

GY01/F4.2.2－03档案案卷备考表

编码：

GY01JL4.2.5－01

中国石油大港油田公司

档案保管单位内封面

档案门类

项目名称

编制单位

编制日期

归档日期

保管期限

密级

页数

档号

保存部门：

档案管理部门　保存期：

长期