F425第二矿区设备仪器类档案管理办法.docx

1、F425第二矿区设备仪器类档案管理办法大港油田第二矿区管理服务公司管 理 作 业 文 件 文件编码：GYK05/F4.2.5设备仪器类档案管理办法版 本：F编制部门：人事劳资部编 制 人：王祖英审 核 人：王俊楼审 定 人：吕勋志批 准 人：王海林2010-05-18批准 2010-05-28实施大港油田公司第二矿区管理服务公司 发 布发行版本：F修 改 码：0文件编码：GYK05/F4.2.5页 码：1/11设备仪器类档案管理办法1 范围为统一规范公司设备仪器类档案管理，制定本办法。本办法规定了公司设备仪器类档案的管理内容， 是对GYK05/F4.2档案管理程序的补充。本办法适用于公司设备仪

2、器类档案的管理。2 术语和简略语2.1 本办法采用GB/T 190012000、GB/T 240012004、GB/T 280012001和Q/SY 1002.12007标准规定的术语。2.2 设备仪器类档案：指引进、购置设备仪器时随机携带的具有查考利用价值的文字、图表、声像、磁盘等不同载体形式的文件材料。3 职责3.1设备仪器管理部门负责归档工作的督促、指导和归档材料的审核工作。3.2 设备仪器的采购、安装、使用单位的兼职档案员负责设备仪器类文件材料的形成、积累、整理、立卷归档工作。 3.3 档案室负责对档案形成部门（单位）归档工作的监督、检查、指导，负责归档材料的整理、编目、保管、提供利用

3、等工作。4 管理内容4.1 归档范围和要求4.1.1 归档范围a）国产或引进设备的可行性分析研究报告、审批文件、洽谈记录、合同、协议和往来函件等归入文书档案管理。b）国产或引进设备随机的文件资料，包括装箱单、出厂合格证、使用说明书、质量说明书、维修保养说明书、技术质量标准、机械设备安全操作规程、维护保养规程、备件目录、随机的全套图纸及磁盘、录像等各种载体的文件资料。c）设备安装验收总结报告、安装图等技术资料。d）重大机械事故分析报告及处理情况记录，设备大修记录及验收单，总承、易损件更换记录，大修出厂合格证等技术资料。e）设备更新、改装、改进过程中形成的申请书及审批文件，设计图纸及各种检测试验记

4、录等。f）设备的年检记录、运转记录等由使用部门或设备管理部门收集保存。g）重要设备报废的技术鉴定书、申请书、批文等。4.1.2 归档要求a）对于同一型号的多台设备随机档案材料，档案室和设备管理部门各保留1-2套齐全、完整的档案材料，其余材料可由使用单位自行保留,每台设备的合格证要求全部归档。设备开箱验收时，设备管理部门和档案管理部门的专兼职档案人员参加设备验收，对随机资料的种类、份数、质量由设备使用（或管理）部门认真填写设备开箱验收记录，以保证文件材料的齐全、完整。b）归档的文件材料必须齐全、完整、系统，字迹工整，图样清晰，折叠美观，案卷质量符合本规范中的各项要求。c）卷内文字材料属本单位形成

5、的，一律使用蓝黑或碳素墨水书写或者激光打印机打印，不得有复写、复印、圆珠笔等不符合要求的字迹材料。d）若外单位形成的文字材料出现复印件或圆珠笔字迹时，需对圆珠笔字迹作技术保护处理；复印件应指明原件出处，凡能统一标注的均在案卷备考表内说明复印件的来源及页数，不能统一标注的则在复印空白处标明出处，同时在备考表中注明。e）归档部门负责编制移交目录（详见“档案案卷目录”（GY01JL4.2.202）一式两份，移交档案时由归档部门和档案部门双方依据移交目录认真清点、核实无误后，填写“档案交接清单”（GY01JL4.201），双方签字，并由双方的部门领导确认签字后，加盖部门（单位）公章，附在移交目录前，一

6、份交移交单位留存，一份由档案室归档永久保存。4.1.3 归档时间a）随机的设备文件材料，于设备开箱验收后一周内，由设备管理部门的兼职档案人员整理并负责向公司档案室移交，确保归档的文件材料齐全、完整、成套、系统。b）设备在试运行、使用、大修、保养、年检过程中形成的重要文件材料，在形成后一周内，由使用单位设备管理部门的资料员整理后，本单位自行保存。4.2 设备仪器类档案整理4.2.1 整理原则遵循设备仪器类档案的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于档案的保管与利用。4.2.2 整理方法设备仪器类档案以“卷”为整理方法，按“卷”为保管单位进行整理。采取按设备种类的方法整理，即根据设备仪器所

7、属特性及种类的不同，分别将应该归档的文件材料归入相应的二级类目中，再根据设备的不同型号组成一卷或若干卷。4.2.2.1装订a）案卷装订的质量要求随机的文件材料成书册的一般保持原样，对散放材料同一种类能合并成册要合并成册，打印出封面，装订前必须去掉文件材料上的金属物，采用线装订，对于破损的文字材料和图纸按裱糊技术托裱。案卷中大于或小于A4纸型的文字材料要折叠或托裱为A4纸型的统一幅面，各种表格材料表头向里或向上。图纸按4号图幅（297mm210mm）折叠成“手风琴”式，若左侧装订边过薄，应加硬纸条将其加厚，使案卷左右厚薄一致，一般案卷厚度不超过30mm。同一型号的设备可组成一卷或若干卷，对于合并

8、成册的案卷实行四眼等距线装，做出封面和封底（卷皮式样详见档案装具的一般要求），在案卷背后打结，保证结实整齐，美观洁净，不压文字、不掉页、不倒页，以便保管和利用。凡是独立成册的设备仪器类档案可不用装订。每卷按排列顺序分别放置保管单位内封面、档案卷内目录、按件号顺序排列的档案、档案案卷备考表于盒内。b）卷内页号的编写案卷内文字材料和图纸均采用大流水号方法逐页编写页号。页号采用打号机编制，正面书写的文字材料编在右下角；反面书写的文字材料编在左下角；凡装订成书且有完整页号的文件材料，应维持其原状，可不再打页号，统计页数时，累计其页数。案卷封面、保管单位内封面、卷内目录（图纸随图目录除外）、卷内备考表均

9、不编制页号。c）档案保管单位内封面的填写适用于不加装档案卷皮，直接装入档案盒中的设备仪器类档案，在档案盒中排列在卷内目录之前。（详见“档案保管单位内封面”（GY01/JL4.2.501）档案门类: 填写一级类目称谓。即：设备仪器类档案；项目名称: 设备名称、型号（规格）及文件材料的种类；编制单位: 填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。随机资料组成的案卷一般填写设备仪器的生产厂家名称，设备仪器使用、运转、维修资料组成的案卷一般填写设备仪器使用或维修单位名称；编制日期: 案卷中文件材料形成的起止日期；归档日期: 设备开箱后一周内的归档日期；保管期限: 案卷划定的保管期限（长期或短期）；密级:

10、 案卷涉及的秘密等级（绝密、机密、秘密）；页数: 卷内文字材料页数和图纸张数的总和;档案号: 档案的分类号和保管单位顺序号。如:H.07.1.1 d）卷内目录的填写“档案卷内目录”（GY01/F4.2.2-01）顺序号：在同一案卷内文件材料按件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注；文件编号：文字材料的文号或图纸的图号；责任者：文件材料的直接编制单位或主要责任者；文件材料题名：每件文件材料的标题，一般照实抄录；日期：文件材料的形成日期；页次：每件文件材料首尾页上标注的页号，中间用“/”连接；备注：对文件材料需做的必要说明。e）卷内备考表的填写“档案案卷备考表”（GY01/F4.2.203

11、）。卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后，其填写要求如下：档号：是由全宗号、目录号、案卷（保管）号组成；互见号：应填写反映同一内容所形成不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起；卷内备考表说明：要标明卷内文件、图纸的页数、张数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题；立卷人：由责任立卷人签名并填写立卷完成时间；检查人：由案卷质量审核者签名并填写审核时间。f）其它填写要求以上各项如无填写内容时，可标注“”杠。案卷封面、卷内目录、案卷和档案盒脊背的填写统一使用计算机打印，各栏目内容应填写齐全、准确、清晰。4.2.2.2分类1）设备仪器类档案的一级类目代号用大写英文

12、字母H表示。2）设备仪器类档案下设十个二级类目，分别用阿拉伯数字0718表示。（详见档案分类规则）3）对于特殊载体的设备档案按所属载体形式进行分类整理。4.2.2.3排列1）案卷的排列是在二级类目下按型号及归档时间顺序排列。2）卷内文件材料的排列应按归档范围中所列内容顺序排列，其文字材料在前，图纸在后。3）凡引进、购置设备数量较少时，案卷可在一级类目下，按设备型号和归档时间顺序进行排列。4.2.2.4加盖档号章与编号归档的文件材料应在同一案卷下逐件填写标识符号,每卷只有一个按件排列流水顺序号,并在案卷的每份文件材料首页右上角空白处加盖档号章，填写相关内容。档号章内设“全宗号、目录号、案卷号、件

13、号”等字样。（档号章示意图见下图）1）全宗号：大港油田公司档案部门给定全宗（立档）单位的代号。2）目录号：同一全宗下案卷目录的编号。3）案卷（保管）号：是由一级类目代码、二级类目代码、设备型号代码、保管单位顺序号四个段号组成。以设备仪器类运输设备档案的案卷号为例：H.07.X.001 保管单位顺序号（第1卷） 设备型号代码（档案室自定） 二级类目代码（运输设备） 一级类目代码（设备仪器类） 4）件号：同一案卷下的文件材料排列顺序号，用两位阿拉伯数字表示。4.2.2.5录入将档案条目按照中油档案信息管理系统的著录要求，逐项录入到该系统中，并将相关的电子文件引入该系统,录入时案卷号去掉间隔号“.”

14、。4.2.2.6编目档案案卷目录是由案卷号、题名、页（张）数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、存放位置、备注等内容组成。（详见“档案案卷目录”）案卷号：赋予案卷的保管号（如：H.07.1.1）；题名：设备名称、型号；页（张）数：案卷内文字材料的页数和图纸张数分别填写；编制单位：案卷内文件材料的形成单位或主要责任者；编制日期：档案形成时间,随机的文件材料以设备出厂日期为准；密级：案卷已确定的涉密等级；保管期限：案卷已划定的保管期限（长期或短期）；存放位置：案卷整理排架后的存放位置，是由库房号、柜号、节号等内容组成。如5 号库房3号柜第2 节，可标注为5-3-2；备注：注释文件材料需要说明的内

15、容。4.2.2.7装盒档案盒样式采用大港油田公司统一制定的科技档案盒，装盒和盒脊要求执行档案装具的一般要求。4.3 档案的鉴定与销毁4.3.1由归档部门（单位）根据归档范围，结合档案利用的需求，鉴定本单位文件材料的归档价值；4.3.2 对立卷归档的文件材料，由归档部门（单位）依据大港油田公司档案保管期限表划定不同保管期限；4.3.3 对档案室内保管期限已满或已被列入本单位报废资产的设备，其档案可以履行鉴定销毁程序给予销毁。鉴定销毁程序执行档案管理程序的要求。4.4 档案的保管执行GYK05/F4.2.8档案保管工作规定的要求。4.5 档案的统计执行档案管理程序的要求。4.6 档案的提供利用执行

16、GYK05/F4.2.9档案利用工作规定的要求。5 更改本办法的更改执行公司GYK05/F4.2档案管理程序的规定，如程序文件更改影响本办法的执行需要更改时，应一起组织更改。6 相关文件、实施证据和表单6.1 相关程序文件和作业文件GYK05/F4.2 档案管理程序GYK05/F4.2.8 档案保管工作规定GYK05/F4.2.9 档案利用工作规定6.2 相关法律法规和标准Q/SY DG20112002 企业档案分类规则GYK05/F4.2.1 档案分类规则6.3 相关技术文件档案保管期限表档案装具的一般要求6.4 实施证据和表单(各种表单按油田公司统一表单)GY01JL4.2.501 档案保管单位内封面GY01JL4.201 档案交接清单GY01/F4.2.201 档案卷内目录GY01/F4.2.202 档案案卷目录GY01/F4.2.203 档案案卷备考表编码：GY01JL4.2.501中国石油大港油田公司档案保管单位内封面 档案门类 项目名称 编制单位 编制日期 归档日期 保管期限 密 级 页 数 档 号 保存部门：档案管理部门 保存期：长期