产品采购管理制度.docx
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产品采购管理制度
XX信息安全管理体系文档
XX
产品采购管理制度
编号：
XX
二○XX年十月
版本控制信息
版本
日期
拟稿和修改
说明
A
初版发行
XX
目的
为完善公司产品采购管理制度，健全设备采购管理机制，控制设备采购成本，提高设备及售后服务质量，特制定本办法。
2适用范围
本办法适用于公司所有符合招投标条件的电脑设备的采购活动及对供应商的管理。
3设备内容
电脑设备：
包括计算机硬件、计算机软件、网络工程及维护服务。
重要设备：
指大型设备、重要配套设备等，具体种类如下：
1、主机设备类（AS400、RS/6000、SUN、UNIX服务器等）；
2、服务器设备类（包括服务器设备类中的高价值配件，如服务器硬盘、服务器内存、服务器CPU等需安装在服务器内使用的配件）；
3、通讯设备类（路由器、交换机、线路、通讯设备类中的高价值配件，如路由器模块、语音卡等）；
4、机房设备类（UPS电源、机房空调等）；
5、机房辅助设备类（配电柜等）；
6、存储设备类（磁带机、硬盘机等）；
7、价值在两万元及两万以上的软件；
一般设备具体种类如下：
1、微机设备类（有盘站、无盘站）；
2、打印机设备类（高速打印机、高速行打机、激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等）；
3、电脑周边设备（包括扫描仪、刻录机等）；
4、价值在两万元以下的软件。
4招标管理
4.1招标文件
招标文件一般应包括以下内容：
1、招标项目设备的名称、数量；
2、供货商的资格；
4.2招标文件的办法和时间；
1、投标时间和地点；
2、供应商须知；
3、投标项目设备的性质、数量、质量、技术规格；
4、投标价格要求及其计算方式；
5、交货时间或提供服务时间；
6、供货商提供有关的资格和资信证明文件；
7、投标文件的编制要求；
8、提交投标文件的方式、地点和截止时间；
9、开标、评标的时间及评标的标准和方法；
4.3其它应当说明的事项。
根据招标项目的不同，评标委员会委员从信息技术中心负责人、信息技术中心相关人员、财务部、风险管理部、稽核监察部、相关业务部门、内/外部专家中选择，总人数不少于7人，评标委员会委员名单由分管信息技术的公司领导审定。
5职责与权限
部门/岗位
职责
不相容职责
5.1信息技术中心
5.1.1依照本办法和《电脑设备管理办法》的规定确定是否需要进行招投标；
5.1.2于投标截止日十五天前发布招标公告或招标邀请书；
5.1.3招标公告或招标邀请书发出后，信息技术中心可以在投标截止日前以书面形式修改、补充或更正招标文件，但应当通知索取招标文件的供应商，并酌情延长投标截止时间。
5.1.4对拟参加投标的供应商提供的资格文件进行资格预审；
5.1.5在投标截止日后三个工作日内开标；
5.1.6参加评标委员会；
5.1.7评标结束后，于三个工作日内通知中标供应商和落标供应商；
5.1.8在签订合同时，信息技术中心可以在招标文件规定的范围对采购的设备或服务的数量予以增减；
5.1.9对“供应商清单”内的供应商进行考核，并根据考核情况及时更新供应商清单。
无
5.2参加投标的供应商
5.2.1参加投标的供应商在索取招标文件时，须提供证明其投标资格的有关材料；
4.2.2按招标文件要求编制投标文件；
4.2.3投标文件须加盖供货商单位印章并由其法定代表人或其授权的代理人签署后密封送达招标文件所规定投标地点；
4.2.4投标截止时间前，供应商可以对已提交的投标文件进行修改、补充或更正，也可以撤回投标；但不得变更投标文件中实质事项；
4.2.5招标活动结束后，中标的供应商应按中标通知指定的时间、地点根据中标文件签订采购合同。
无
5.3评标委员会
5.3.1严格遵守评标规则，依法、公正地履行职责；
5.3.2评标时可以要求供应商就投标文件作出说明，但供应商不得变更投标文件中实质事项；
5.3.3应当依据招标文件的要求对投标文件进行评审和比较，并一一打分。
5.3.4若评审得分最高者为两家以上，由评标委员会成员再次投票决定中标；
5.3.5评标过程应作笔录，详细记载评标的有关情况，并由记录人、评标委员会成员签名。
无
5.4产权部
5.4.1对采购合同进行审核。
无
6、基本原则
6.1界定原则
符合下列条件之一的，须采取招标方法：
1、合同价在30万元（含）以上的电脑设备；
2、全公司重要设备的维护服务；
3、三个或三个以上部门使用的应用系统。
6.2豁免原则
涉及以下特殊情况的设备，经公司领导审批后可不实行招标：
1、涉及公司的安全和秘密的；
2、所需采购的设备只能从某特定的供应商获得，不存在其他合理选择或替代选择的；
3、已购设备的后续维修、零配件供应，由于兼容性或标准化需要，须向原供应商采购的；
4、因不可预见的急需或突发的项目开发要求，不宜采用招标方式的；
5、其他不宜实行招标的设备。
6.3多数原则
招标须有两家以上单位的有效投标才能成立。
6.4法律原则
为避免法律纠纷，采购合同须经公司产权部审核。
6.5中标原则
在满足招标文件各项要求的情况下，以评审得分最高者中标。
6.6无效原则
供应商有下列行为之一的，投标无效：
1、隐瞒投标的真实情况或者有意进行无效投标的；
2、采用不正当手段妨碍、排挤其他供应商的；
3、中标供应商无正当理由不与采购单位签订采购合同，由此产生的一切损失，由供应商承担赔偿责任，并禁止其三年参加本公司采购投标。
6.7履行合同原则
采购合同签定后，双方须履行合同规定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同。
6.8处罚原则
公司各相关单位应严格执行本办法，对违反本办法的有关责任人，公司将视情节轻重给予通报批评或经济处罚；造成不良后果的，给予警告至记大过处分；造成严重后果的，给予降级至开除处分。
7工作程序
7.1电脑设备采购招投标流程
阶段
流程说明和控制要求
责任部门/岗位
控制要点
支持文件
/记录
1.发布信息
1.1依据《电脑设备管理办法》的规定判断本次采购行为是否需要进行招投标。
1.2信息技术中心于投标截止日十五天前发布“招标公告”或“招标邀请书”。
1.3招标文件发出后，信息技术中心可以在投标截止日前以书面形式修改、补充或更正招标文件，但应当通知索取招标文件的供应商，并酌情延长投标截止时间。
1.4拟参加投标的供应商在索取招标文件时，须提供证明其投标资格的有关材料，信息技术中心根据其提供的材料进行资格预审。
1.5拟参加投标的供应商须根据招标文件要求编制“投标文件”；“投标文件”须加盖供货商单位印章并由其法人代表人或其授权的代理人签署后密封送达招标文件所规定投标地点。
投标截止时间前，供应商可以对已提交的投标文件进行修改、补充或更正（但不得变更招标文件中实质事项），也可以撤回投标。
信息技术中心
参加投标的供应商
风险点1：
对招标文件修改后没有及时通知供应商，没有酌情延长投标截止时间。
风险类型：
操作风险。
风险级别：
中等。
控制目标：
立即通知供应商，并酌情延长投标截止时间。
控制措施：
培训，监督。
控制部门：
信息技术中心。
《电脑设备管理制度》
招标公告或招标邀请书
投标文件
2.专家审定
2.1信息技术中心在投标截止日后三个工作日内开标。
开标时，由评标委员会成员、供应商代表及相关部门代表参加。
2.2评标委员会评标时可以要求供应商就投标文件作出说明，但供应商不得变更投标文件中实质事项。
2.3评标委员会依据招标文件的要求对投标文件进行评审和比较，在满足招标文件各项要求的情况下，评审得分最高者中标。
若评审得分最高者为两家以上，由评标委员会成员再次投票决定中标。
2.4评标过程应作“评标记录”，详细记载评标的有关情况，并由记录人、评标委员会成员签名。
2.5招标须有两家以上单位的有效投标才能成立。
2.6评标结束后，信息技术中心于三个工作日内发送“中标通知”给中标供应商和落标供应商。
评标委员会
风险点2：
没严格依据招标文件的要求对投标文件进行评审和比较。
风险类型：
操作风险。
风险级别：
中等。
控制目标：
应该严格依据招标文件的要求对投标文件进行评审核比较
控制措施：
事先做好详尽的准备和沟通。
控制部门：
评标委员会。
评标记录
中标通知
3.签订合同
3.1招标活动结束后，中标的供应商应按“中标通知”指定的时间、地点并根据中标文件签订“采购合同”。
3.2在签订合同时，信息技术中心可以在招标文件规定的范围对采购的设备或服务的数量予以增减。
为避免法律纠纷，采购合同须经公司产权部审核。
3.3信息技术中心负责及时更新供应商清单。
信息技术中心
参加投标的供应商
产权部
风险点3：
合同的法律纠纷。
风险类型：
法律风险。
风险级别：
高等。
控制目标：
无法律风险。
控制措施：
采购合同须经公司法律室审核。
控制岗位：
信息技术中心。
中标通知
采购合同
供应商清单
7.2供应商管理
1、将公司所有电脑设备的供应商列入“供应商清单”，并及时更新；
2、对于跨年度合同的供应商，年底由信息技术中心按照项目对供应商进行考评，并将结果记入“供应商清单”；对于非跨年度合同的供应商，合同完成后由信息技术中心对供应商进行考评，并将结果记入“供应商清单”；
3、供应商考评结果作为合同续签的参考要素之一。
8检查监督
8.1由信息技术中心、评标委员会共同对招投标过程进行监督检查。
9附件
招标公告或招标邀请书（无固定格式）
投标文件（无固定格式）
评标记录（无固定格式）
中标通知（无固定格式及发布形式）
采购合同（无固定格式）
供应商清单（无固定格式）
行。
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