绿叶会员销售管理系统使用手册.docx
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绿叶会员销售管理系统使用手册
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绿叶会员销售管理系统使用手册
绿叶会员销售管理系统是一款专业的商业销售管理软件，其中包含商品销售管理系统,会员管理系统，库存管理系统，财务管理系统等模块。
软件界面设计简洁,美观，其人性化的软件流程，使普通用户不需培训也能很快掌握软件使用方法。
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一、系统简界
1.1、功能特点
进货管理:
进行商品采购入库,采购退货,进/退单据和当前库存查询,与供货商的往来帐务。
销售管理:
进行商品销售,顾客退货,销/退单据和当前库存查询,与客户的往来帐务。
库存管理:
包括库存之间商品调拔,商品的报损溢,强大的库存盘点功能,库存商品报警查询。
统计报表:
完整的统计查询功能，每张单据每次收款付款都可以清楚的反映。
日常管理:
对供货商,客户,业务员综合管理,对日常收入支出管理,合同管理。
基本设置:
商品信息,供货商,客户,员工,仓库等基本参数的设置。
系统维护:
可以对数据库备份/恢复,系统初始化,操作员修改密码,年终结算,查看日志。
1.2、系统要求
1、计算机硬件在586等级以上.
2、软件要求操作系统为中文WIN98,WIN2000,WINXP.WIN2003
3、装有microsoft数据库驱动程序
4、屏幕分辨率800X600以上.
二、快速入门
系统主界面：
图1
注：
以下操作说明为本软件7.1版（即2007V1）的界面，实际操作界面及业务处理方式请见本软件最新版，本软件每年都有新版本推出，敬请关注。
2.1、基本设置：
在基本设置中可以对商品信息、供货商、客户、员工、仓库、操作员的设置
2.1.1、商品信息
在系统设置模块中点击“商品信息”进入商品信息界面如图2
图2
在商品信息窗口中左边是商品类别，右边列表中是该类别对应的商品。
在某一类别上点击鼠标右键，可以新增类别，重命名和删除类别。
新增的类别是属于所选类别的下一级，如果类别下有商品存在则该类别是不能被删除的。
在类别名称后的文本框中可以输入类别名称或类别简码来查询需要的类别。
在商品列表中点击“增加”按钮打开增加商品界面如图3
图3
在商品信息这一部分输入新增商品的所有信息，点击“保存”按钮即可把该商品保存到右边的已存商品中，保存后可以继续输入下一种商品。
在“已存商品”中可以点击鼠标右键对选中的商品进行删除或删除全部已存的商品。
如果商品增加完后可以直接点“退出”按钮。
退出增加商品窗口后会在商品列表中看刚才增加的商品。
如果要修改商品，先选中要修改的商品，点击“修改”按钮打开商品修改界面，在商品修改界面中修改相应的信息点击“保存”即可。
点击“删除”按钮即可以把选中的商品删除，该商品发生过业务则是不能删除的。
如何建立期初库存商品，在系统中如果没有进行业务来往，当点击“商品信息”按钮的时候，系统会提示是打开商品信息还是建立期初库存商品。
打开库存商品期初建帐窗口如图4。
图4
在窗口中的商品信息中可以看到所有已经增加过的商品信息，在右边的库库商品中选择仓库，可以看到该仓库中的商品。
在商品信息中可以选择中一种商品点击“增加到仓库”在出现的窗口中输入期初数据和成本价，这样就可以建立该商品在指定仓库的初期帐。
2.1.2、供货商设置
图5
在系统设置模块中点击“供货商信息”按钮打开供货商信息窗口如图5。
在窗口中可以看到所有的供货商。
点击“增加”按钮打开增加供货商窗口，输入供货商的信息，供货商名称不能重复。
如果该供货商有期初金额就在“期初应收”后输入相应的金额。
如果选择中“默认供货商”在采购进货和采购退货打开窗口的时候显示的为该供货商，默认供货商只能有一个。
2.1.3、客户设置
图6
在系统设置模块中点击“客户信息”按钮打开客户信息窗口如图6。
在窗口中可以看到所有的客户。
点击“增加”按钮打开增加客户窗口，输入客户的信息，客户名称不能重复。
如果该客户有期初金额则在“期初应收”后输入相应金额。
如果选择中“默认客户”在商品销售和顾客退货打开窗口的时候显示的为该客户，默认客户只能有一个。
2.1.4、员工设置
图7
在系统设置模块中点击“员工信息”按钮打开员工信息窗口如图7。
在窗口中可以看到所有的员工。
点击“增加”按钮打开增加员工窗口，输入员工的信息，员工名称不能重复。
2.1.5、仓库设置
图8
在系统设置模块中点击“仓库设置”按钮打开仓库设置窗口如图8。
在窗口中可以看到所有的仓库。
点击“增加”按钮打开增加仓库窗口，输入仓库的信息，仓库名称不能重复。
2.1.6、操作员设置
图9
在系统设置模块中点击“操作员设置”按钮打开操作员设置窗口如图9。
在窗口中可以看到所有的操作员。
点击“增加”按钮打开增加操作员窗口，输入操作员的信息，操作员编号、操作员名称不能重复。
2.1.6、系统设置
图10
在系统设置模块中点击“系统设置”按钮打开其它设置窗口如图10。
在窗口中可以看到其它设置分为三部分：
'公司信息'页中输入公司的相应信息即可，这些信息会在打印出的单据中显示出来。
'系统参数'页中主要设置与本系统有关的一些设置，可以根据需要进行不同的设置。
2.2、系统维护在系统维护中主要包括备份/恢复数据库，系统初始化，修改密码，年终结算，查看日志
2.2.1、备份/恢复数据库
图11
在系统设置模块中点击“系统维护”按钮，打开系统维护窗口再点击“备份/恢复数据库”按钮打开如图11界面。
在备份数据页中选择备份的路径，如果需要自动备份就选中“自动备份”再选择每隔几小时备份一次，系统将根据设置自动备份数据库。
在恢复数据页中选择恢复文件，点击“确定”即可。
2.2.2、系统初始化
图12
在系统设置模块中点击“系统维护”按钮，打开系统维护窗口再点击“系统初始化”按钮打开如图12界面。
可以根据情况删除相应的数据，删除后数据将不可恢复。
2.2.3、修改密码
在系统设置模块中点击“系统维护”按钮，打开系统维护窗口再点击“修改密码”按钮打开修改密码窗口。
在该窗口中可以改操作员自身的密码，即程序是以哪个操作员身份登录的就修改该操作员密码。
2.2.4、年终结算
图13
在系统设置模块中点击“系统维护”按钮，打开系统维护窗口再点击“年终结算”按钮打开如图13。
2.2.5、查看日志
在系统设置模块中点击“系统维护”按钮，打开系统维护窗口再点击“查看日志”按钮打开查看日志窗口。
2.2.6、会员卡设置
在“会员卡设置”中可以分为四大模块：
会员卡设置、积分设置、赠品设置、赠品查询。
如图是会员卡设置模块，在该窗口中可以设置会员等级和优惠的方式。
积分设置模块，在该窗口中可以设置普通商品和特殊商品的积分情况。
赠品管理模块，在该窗口中左边的列表是库存中所有的商品，右边是选择的为赠品的商品列表。
赠品查询模块，在该窗口中可以查询出赠品的流向。
2.2.7、会员管理
会员管理可以分为四大模块：
会员管理、会员消费情况、会员续费情况、会员多级显示。
如图是会员管理模块，在该窗口中可以增加会员，修改会员，删除会员等操作。
会员消费情况模块，该窗口中可以查询出会员在不同的时间内消费的详细情况。
会员续费情况模块，在该窗口中可以查询出会员续费的详细情况。
会员多级显示模块，在左边的列表中可以明显的看出不同层次的会员（金字塔的模式），右边是下级会员的详细情况。
2.3、进货管理
2.3.1、采购进货
在进货管理中点击“采购进货”按钮打开进货窗口如图14。
图14
如果设置的有默认供货商，则该窗口打开的时候“供货商名称”后显示的就是该默认供货商，具体设置参见供货商设置。
如果设置的有默认仓库，则该窗口打开的时候“仓库名称”后显示的就是该默认仓库。
如果在“系统设置”中选中了“进货或销售时有原始单号”选项时，在打开的进货窗口中的右下角会出现原始单号。
点击“增加商品”按钮出现增加商品窗口如图15。
图15
在“增加商品”窗口中分为两部分，左边的是商品信息，右边是已选商品。
在“商品编号或名称”后的文本框中可以输入商品编号、商品名称、名称简码、单位、规格型号就可以查询到相应的商品信息，选中相应的商品点击“添加”按钮，在出现的窗口中输入参考进价和数量就可以把该商品增加到所选商品中。
所选商品中的“修改”“删除”按钮是对所选商品进行修改和删除操作的。
点击“保存”按钮把所选商品中的商品保存到采购进货窗口中。
再点击采购进货如图14的“保存”按钮来保存。
2.3.2、采购退货
采购退货的操作步骤与采购进货一样，可以参见采购进货操作。
在“系统设置”中如果把“采购退货时只能退该供货商的商品”选中时，则在退货的时候不是从该供货商进的商品不能被退掉的。
2.3.3、往来帐务（供货商）
点击进货管理中的“往来帐务”按钮打开如图16窗口。
图16
在往来帐务窗口中共分为四部分：
供货商所有单据、供货商供货情况、供货商商品销售情况、供货商帐务。
∙供货商所有单据中显示的是所有的供货商或指定某个供货商的往来帐务单据，上边的“往来帐务列表”中显示的进货单、退货单、付款单。
当选中一条单据在下边的列表中会显示出该单据的详细情况。
∙供货商商品销售情况显示某个供货商提供的商品的销售情况，在列表中可以清楚的看出供货商的商品销售的数量，金额和库存量。
∙供货商帐务显示的是所有供货商采购进货，采购退货，我方应付金额和我方实付金额。
2.3.4、采购单据查询
在采购管理中点击“采购单据查询”按钮打开如图17的窗口。
图17
在窗口中的“单据号”后的文本框中输入采购单据的单据号、原始单号进行查询。
上边的列表中显示的是所查询到的单据，下边的列表中显示的是该单据对应的详细情况。
点击“查询”按钮打开如图18的查询窗口。
图18
在查询窗口中选择相应的条件可以更详细的查询单据。
如果不选择则默认为所有的单据。
点击“查看单据”按钮会打开该单据的详细信息。
2.3.5、当前库存查询
在进货管理中点击“当前库存查询”按钮打开库存查询窗口如图19。
图19
库存查询窗口共分两部分，一是库存变动查询，另一个是商品变动查询。
在库存变动查询中列表中显示的是库存商品的信息比如库存数量，库存成本价，库存总价等，在“商品编号或名称”后输入商品编号、商品名称、名称简码来查询相应商品的库存信息。
点击“查询”按钮打开查询窗口，在窗口中选择相应的条件更准确的查询库存。
点击“全部”按钮会列出所有库存中的商品。
点击“查看明细”按钮打开明细窗口如图20。
图20
在该窗口中显示出某种商品在某时间段所有的进出情况。
点击“查找”按钮打开查找窗口，选择相应的条件可以更准备的查询。
点击“查看明细”按钮可以打开该记录的详细情况。
商品变动情况中显示的是某时间段商品的进货、退货、销售、销售退货情况。
2.4、销售管理
2.4.1、商品销售
点击销售管理的“商品销售”按钮打开商品销售窗口如图21。
图21
在窗口中选择客户名称、仓库名称、经办人、备注等信息，点击“增加商品”按钮，打开增加商品窗口，具体操作参见“采购进货”操作，增加商品完成后，点击“确定”按钮保存本次销售。
2.4.2、顾客退货
顾客退货的操作步骤与商品销售一样，可以参见商品销售操作。
在“系统设置”中如果把“顾客退货时只能退该客户的商品”选中时，则在退货的时候该客户没有消费的商品是不能退货的。
2.4.3、批发会员账务
点击销售管理中的“批发会员账务”按钮打开如图22窗口。
图22
在批发会员账务窗口中共分为三部分：
会员综合信息、会员消费流水账、会员付款记录。
∙会员所有单据中显示的是所有的客户或指定某个会员的往来帐务单据。
∙会员消费流水账显示某个会员的销售情况，在列表中可以清楚的看出会员销售的数量，金额和库存量。
∙会员付款记录是显示的是所有会员商品销售，销售退货，会员应付金额和客户实付金额。
2.4.4、销售单据查询
在销售管理中点击“销售单据查询”按钮打开如图23的窗口。
图23
在窗口中的“单据号”后的文本框中输入销售单据号、原始单号进行查询。
上边的列表中显示的是所查询到的单据，下边的列表中显示的是该单据对应的详细情况。
点击“查询”按钮打开如图24的查询窗口。
图24
在查询窗口中选择相应的条件可以更详细的查询单据。
如果不选择则默认为所有的单据。
点击“查看单据”按钮会打开该单据的详细信息。
2.4.5、当前库存查询
具体操作请参见2.4.5进货管理中的“当前库存查询”。
2.5、库存管理
2.5.1、库存调拔主要进行库存调拨，并对调拨情况作以统计。
在库存管理中点击"库存调拨"按钮，打开如图25所示窗口。
图25
它包括两个部分的内容：
∙库存调拨单：
该部分完成库存调拨；
∙显示内容：
当通过'增加商品'按钮选择好调拨商品后，所选商品将显示于'增加商品'按钮下的'调拨商品'表格中。
∙操作流程：
用户通过在'调出仓库'、'调入仓库'、'调拨日期'、'经办人'、'备注'选项中选择或输入调拨的基本信息；
∙通过'增加商品'按钮进入'增加商品'窗口，进行要调拨商品的选择；
∙当通过'保存'按钮退出'增加商品'窗口时，'库存调拨'窗口中将出现'修改商品'、'删除商品'、'打印单据'按钮；
∙通过'修改商品'按钮可以进行所选调拨商品调拨数量的修改；
∙通过'删除商品'按钮可以进行'调拨商品'表格中所选商品的删除；
∙通过'打印单据'按钮在弹出菜单中选择'打印单据'菜单打印'调拨商品'表格中的数据、选择'预览单据'菜单预览'调拨商品'表格中的数据。
2.5.2、报损报溢：
该模块主要完成库存商品的报损、报溢。
在库存管理中点击"报损报溢"按钮，打开如图26所示窗口。
图26
用户通过在'仓库名称'、'日期'、'经办人'、'备注'选项中选择或输入各项基本信息，通过在'单据类型'中选择'商品报损'或'商品报溢'来进行不同的操作。
操作流程：
以报损商品为例；
通过'增加商品'按钮进入'增加商品'窗口，进行要报损商品的选择；
通过'保存'按钮退出'增加商品'窗口时，'商品报损/报溢'窗口中将出现'修改商品'、'删除商品'、'打印单据'按钮；
通过'修改商品'按钮可以进行所选报损商品报损数量的修改；
通过'删除商品'按钮可以进行'报损商品'表格中所选商品的删除；
通过'打印单据'按钮在弹出菜单中选择'打印单据'菜单打印'报损商品'表格中的数据、选择'预览单据'菜单预览'报损商品'表格中的数据；
2.5.3、库存盘点：
该部分进行库存盘点商品的输入、未盘商品的查询以及商品的盘盈盘亏操作。
在库存管理中点击"库存盘点"按钮，打开如图27所示窗口。
图27
库存盘点包括两个页面：
库存盘点输入、未盘商品查询。
∙库存盘点输入：
∙显示内容：
∙当用户选择不同仓库时，在窗口右上方以红色字体显示'盘点仓库'，所盘点仓库商品的'商品总数'、'已盘点数'、'未盘点数'等；在下方的表格（'已盘商品'）中将显示所选仓库的已盘商品的基本信息（主要是：
库存数量、盘点数量，这两个数量是盘点的主要目的）。
∙操作流程：
∙用户刚进入盘点界面时，'选择仓库'选项与'商品编号或名称'选项均为空，此时
∙用户可以通过先在'选择仓库'中选择要盘点的仓库，
∙然后在'商品编号或名称'中输入商品名称（名称简码、编号）在弹出的商品列表（该列表此时只包含所选仓库中的商品）中选择要盘点的商品，
∙再在'数量'选项中输入该商品的盘点数量；按'确定'按钮确认对该商品的盘点，
∙此时，该商品的信息将添加到下面的'已盘商品'表格中；
∙未盘商品查询：
显示内容：
在下方的表格（'未盘商品'表格）中显示所有未盘点的商品信息，当在'库存盘点输入'页面选择了仓库后，表格将显示所选仓库中的未盘点商品信息；
操作流程：
用户通过在'商品名称或编号'选项中输入商品的名称（名称简码、编号），表格将根据输入内容而自动显示所有匹配的商品信息。
操作流程：
用户通过'修正库存'按钮，修正当前仓库中的所有已盘点商品的库存，当库存修正完成后，将弹出'系统信息'对话框，提示库存修正完成，通过'确认'退出对话框时，将弹出另一'系统信息'对话框，提示是否删除该仓库的已盘点商品信息，通过'是'清除盘点信息，通过；否'保留盘点信息；
用户通过'打印'按钮，将根据所处页面的不同，生成不同的打印报表。
2.5.4、库存报警查询：
该部分显示库存数量低于系统设定的最低库存的商品。
在库存管理中点击"库存报警查询"按钮，打开如图28所示窗口。
图28
操作流程：
当列表中有报警商品时，通过'修改商品'按钮，弹出'修改商品'窗口，用户可以修改除了'商品编号'外的其它字段；通过'保存'按钮，保存对商品所作的修改，并退出'修改商品'窗口；
通过'打印'按钮，打印报警列表中的商品信息。
2.6、统计报表
2.6.1、商品采购统计：
该报表对不同商品在一定时间段内的采购进、退货记录作以统计；
在统计报表中点击'商品采购统计'按钮，打开商品采购统计窗口
采购进退货的单据号，业务发生时间，供贷商、商品、仓库等基本信息。
操作流程：
用户可以在'采购时间'选项内根据自己的需要选择不同的时间段；
在'商品名称或编号'选项内输入商品的名称、编号、名称简码进行一定时间段内不同商品采购记录的统计。
用户通过'查找'按钮，对不同的供货商、仓库、经办人、单据类型进行分类统计，其中单据类型分进货单、退货单两种；
通过'查看单据'按钮显示统计列表中所选择的不同单据号所对应的进、退货单内容；
通过'打印'按钮预览报表，报表将显示本次统计的统计时间，记录数，商品采购数量，采购总金额，以及打印时间等信息。
2.6.2、业务员采购统计：
该报表对针对不同的业务员在一定时间段内的采购进、退货记录作以统计。
在统计报表中点击'商品采购统计'按钮，打开如图28所示窗口：
图28
显示内容：
业务员信息，业务日期、金额、类型，供贷商，仓库等信息；
操作流程：
用户可以在'采购时间'选项内根据自己的需要选择不同的时间段；
在'业务员名称'选项内输入业务员的名称、编号、名称简码进行一定时间段内不同业务员采购记录的统计。
用户可以通过单击选择上面列表中的某一条单据记录，下面列表中将显示该单据记录对应的详细商品采购信息。
用户可以通过'查找'按钮，对不同的供货商、仓库、业务员、单据类型，进行分类统计，
其中单据类型分进货单、退货单两种；
通过'查看单据'按钮显示统计列表中的不同单号所对应的进、退货单内容；
通过'打印'按钮预览报表，报表中将显示本次统计的统计时间，预览（打印）时间等信息。
2.6.3、库存成本统计：
主要进行不同月份、不同仓库库存销售利润的统计。
在统计报表中点击'库存成本统计'按钮，打开库存成本统计窗口。
显示内容：
以表格形式显示该仓库在不同月份的商品采购进货数量、金额，商品销售数量、金额，以及销售利润和当前月份的库存数量、库存总金额，以图表形式显示不同月份的库存销售利润；
操作流程：
用户可以在'统计月份'选项内选择不同的月份，在'仓库名称'选项内选择不同的仓库进行统计；
通过'打印'按钮预览报表，报表中除了表格中的基本信息外还将显示统计时间和预览（打印）时间。
2.6.4、商品销售统计：
该报表针对不同时间段内不同商品的销售、销售退货记录作以统计。
在统计报表中点击'商品销售统计'按钮，打开如图29所示窗口：
图29
显示内容：
业务发生时间，单据号，商品名称、数量、金额，以及供货商，仓库等基本信息。
操作流程：
用户可以在'查询日期'选项内选择不同的时间段；
在'商品名称或编号'选项内输入商品名称、名称简码、编号进行分类统计；
用户通过'查询'按钮，可以选择不同的客户，仓库，经办人，单据类型进行分类统计，此时的统计时间仍是'查询日期'中的时间段，单据类型分：
销售单和销售退货单两种。
通过'查看单据'按钮可以针对列表中的不同单据号显示该单据号对应的详细销售或退货商品信息；
通过'单品分析'按钮可以对分析项目（包括销售数量、销售金额、销售毛利、销售毛利率等）作全年、全月、当日统计；
通过'打印'按钮预览报表，报表中
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