建设单位基本建设项目档案管理工作手册.docx

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建设单位基本建设项目档案管理工作手册

沈阳铁路局基本建设项目档案管理

第一章建设单位各阶段档案管理工作流程

一、建设单位立项阶段档案管理工作流程

负责收集、编制、移交工程立项决策阶段文件。

1、可行性研究资料

1.1.项目建议书及批复；

1.2.可行性研究报告、附件及审批意见；

1.3.关于立项有关的会议纪要、领导讲话；

1.4.专家建议文件；

1.5.项目评估报告；

1.6.环境预测、调查报告；

1.7.设计任务书、计划任务书。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将立项决策文件按问题单独整理并组卷，形成项目前期立项决策阶段档案，经档案专项验收合格后，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

二、建设单位设计阶段档案管理工作流程

负责收集、保存、编制、移交工程设计阶段文件。

1、勘查测绘资料

1.1.工程地质勘察报告；

1.2.水文地质勘察报告；

1.3.自然条件、地震调查报告；

1.4.建设用地钉桩通知单或通知书；

1.5.地形测量和拨地测量成果报告；

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将勘查测绘资料按问题单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

2、设计资料

2.1.申报的规划设计条件及通知书；

2.2.有关部门的审批、审查意见；

2.3.初步设计及说明；

2.4.技术设计及说明;

2.5.施工图设计及说明;

编制份数：

1份。

移交路局档案档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将设计资料按阶段单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

三、建设单位实施阶段档案管理工作流程

负责收集、保存、编制、移交工程实施阶段综合文件。

1、综合资料（建交表部分）：

1.1.工程技术条件表（建交—1）

1.2.车站表（建交—2）

1.3.水准点表（建交—4—1）

1.4.控制桩表（建交—4—2）

1.5.统一里程与施工里程对照表（建交—5）

1.6.桥梁表（建交—8）

1.7.旅客天桥、地道表（建交—10）

1.8.涵洞表（建交—11）

1.9.隧道及明洞表（建交—12）

1.10.通信、信号、电力工程竣工数量表（建交—16）

1.11.房屋总清册（建交—17）

1.12.给水排水设备数量表（建交—19）

1.13.电气化设备表（建交—20）

1.14.接触网主要工程数量表（建交—21）

1.15.送电线路数量表（建交—22）

1.16.配电线路数量表（建交—23）

1.17.消防、环保、安全、医药卫生、空调设备表（建交—26）

编制份数：

2份。

移交路局档案史志室2份正本（路局、部各1份）

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将建交表资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

2、项目管理资料

2.1.建设前原始地形、地貌的状况图、照片；

2.2.概算、预算管理、差价管理文件；

2.3.合同变更、索赔等涉及法律事务的文件；

2.4.规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件；

2.5.环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件；

2.6.建设、监理、施工单位针对项目工程制定的竣工文件收集、管理、编制、移交办法。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将项目管理资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

3、往来文电

3.1.部、局下发的与工程项目建设有关的批复、标准、管理性文件；

3.2.各建设单位（工程建设指挥部或工管所）向局、部上报的有关工程项目建设请示、报告；

3.3.各建设单位（工程建设指挥部或工管所）对施工单位上报的请示、报告的批复；

3.4.建设、设计、监理单位间关于工程项目建设的往来函电。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将往来文电资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

4、会议纪要

4.1.四方会议纪要（施工过程中由建设、设计、监理、施工单位四方参加的研究工程建设有关情况的会议纪要）；

4.2.合同谈判会议纪要；

4.3.竣工验收会议纪要；

4.4.其他与工程建设有关的会议纪要。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将会议纪要资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

5、合同协议资料

5.1.同设计单位签定的勘察设计合同；

5.2.同监理单位签定的委托监理合同；

5.3.同施工单位签定的工程施工合同；

5.4.同保险单位签定的代理保险合同；

5.5.同咨询公司签定的技术咨询合同；

5.6.同科研单位签定的科研试验合同；

5.7.同供货单位签定的物资设备采购合同；

5.8.征地拆迁补偿协议（组入地亩卷中）；

5.9.三电迁改协议；

5.10.道路拆迁协议；

5.11.其他与工程建设有关协议；

5.12.合同审批文件、合同变更文件（与相关合同组卷在一起）。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将合同协议资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

6、招投标资料

勘察设计、工程施工、工程监理、工程保险、物资采购等项目招投标内容：

6.1.招标文件：

含招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；

6.2.投标文件：

含投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；

6.3.评标文件：

含开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、报告；

6.4.中标通知书。

编制份数：

1份。

移交路局档案馆1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将招投标资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案馆办理移交。

7、监理资料

7.1.监理规划：

含大纲、实施细则；

7.2.监理报表：

含月报、季报、年报；

7.3.进度控制：

含开工/复工审批表、暂停令（施工单位竣工文件没有列入部分）；

7.4.质量控制：

含不合格项目通知、质量事故报告及处理、有关质量问题的监理会议纪要；

7.5.投资控制：

含设计变更、洽商费用报审与签认、工程决算审核意见书（建设单位会计档案没有列入部分）；

7.6.监理通知：

有关进度、质量、投资控制的监理通知书；

7.7.资质审核：

有关分包、供货、试验等单位资质审核材料；

7.8.合同管理：

工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、合同争议违约报告及处理意见、合同变更材料；

7.9.监理工作总结；

7.10.监理日志；

7.11.工程质量评估报告。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将监理资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

8、科研资料

8.1.科研课题审批文件（任务书）；

8.2.委托协议合同；

8.3.科研课题开题报告、调研报告、方案论证；

8.4.重要的原始记录、实验报告、计算材料；

8.5.专利申请文件；

8.6.关键工艺文件；

8.7.科研报告、技术鉴定材料；

8.8.参加人员名单、科研投资情况材料；

8.9.成果的奖励申报材料及审批材料；

8.10.推广应用的经济效益和社会效益的证明材料。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将科研资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

9、涉外资料

9.1.询价、报价、投标文件；

9.2.合同及其附件；

9.3.谈判协议、议定书、谈判记录；

9.4.谈判过程中外商提交的材料；

9.5.出国考察及收集来的有关材料；

9.6.国外各设计阶段文件、审查议定书及设计联络文件；

9.7.技术问题来往函电；

9.8.国外设备材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件；

9.9.国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明；

9.10.设备开箱检验记录，商检、海关及索赔文件；

9.11.国外设备材料的防腐、保护措施；

9.12.外国技术人员现场提供的文件材料；

9.13.中文翻译材料。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将涉外资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

10、财务资料

10.1.会计凭证：

原始凭证、记账凭证；

10.2.会计账簿：

总账、明细账、日记账、辅助账；

10.3.财务会计报告：

月度、季度、年度财务会计报告；

10.4.财务计划统计：

年度计划及执行情况、投资统计情况；

10.5.工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明；

10.6.交付使用的固定资产转固材料。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将财务资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

11、声像资料

11.1.全线和各标段项目工程开工动员大会——会场全景、主席台、主持人及领导讲话、代表发言、奠基仪式、宣布开工等场面；

11.2.施工建设过程中领导视察、科技攻关、新材料、新方法、新工艺、新设备及安全施工、质量创优等方面的经验成果；

11.3.建设单位、施工单位、设计单位、监理单位组织开展的各项招标、投标、中标会情况，有关建设项目协议、合同、洽谈会签情况，有关施工建设情况；

11.4.建设项目全线和标段工程竣工验收、交接、总结大会会场全景、主席台、主持人及领导讲话、代表发言、总结表彰等场面；

11.5.各参建单位围绕项目工程建设开展的重大活动的照片、录音录像材料、电子档案。

编制份数：

1份。

移交路局档案史志室1份正本。

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将声像资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

四、建设单位竣工验收阶段档案管理工作流程

负责收集、保存、编制、移交工程竣工验收阶段文件。

1、综合资料（竣工验收部分）

1.1.整个建设项目的竣工验收证书;

1.2.竣工申报表（铁验表—1）；

1.3.初验申报表（铁验表—2）；

1.4.初验专业小组记录表（铁验表—3）；

1.5.正式验收申报表（铁验表4）；

1.6.竣工验收交接记录表（铁验表—5）;

1.7.概算及决算支出对照表（决算附表一）；

1.8.主要材料及人工消耗统计表（决算表附二）；

1.9.设计与竣工主要工程数量及投资对照表（决算附表三）；

1.10.铁路建设项目剩余工程数量及投资表（决算附表四）;

1.11.整个建设项目的施工技术总结；

1.12.工程竣工总结；

1.13.工程初验报告；

1.14.工程正式验收报告；

1.15.各专项验收小组正式验收报告；

1.16.工程质量等级核验意见及评估报告（监理部门负责提供）;

1.17、工程质量监督报告（工程质量监督站提供）；

1.18.工程审计专门报告；

1.19.环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、土地、档案等验收审批文件、单项验收报告。

编制份数：

2份。

移交路局档案史志室2份正本（路局、部各1份）

移交说明：

在编制项目竣工文件综合卷时，将竣工验收资料单独整理并组卷，形成后纳入综合卷中经档案专项验收合格，按规定时限向路局档案史志室办理移交。

*所建工程若在城市规划区内，由建设单位（或委托施工单位）负责将竣工验收证书或验收交接记录表移交地方城建档案馆1份，并将移交清册复印1份报局档案史志室备查。

第二章、铁路基本建设项目档案专项验收工作流程

建设单位负责有关内容。

1、建设单位根据建设项目验收计划，应在项目竣工验收3个月前向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告1份（主要内容包括：

项目建设及项目档案管理概况；保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；项目文件材料的形成、收集、整理、归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；档案在项目建设、管理、试运行中的作用；存在的问题及解决措施），并填报《重大建设项目档案验收申请表》1份；

2、根据收到的项目档案验收组织单位《关于印发建设单位档案验收申请报告的批复》（答复意见），与验收组织单位商定验收工作计划（包括：

验收组构成人员、验收时间、验收地点、验收内容、行程安排和筹备召开验收会议具体工作方案）；

3、安排专人负责编写项目建设单位（法人）《关于项目建设档案管理工作情况汇报》，并印制6份，1份自用、5份交报档案验收组；

4、负责通知有关参加验收会议的设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的人员列席会议，并重点要求项目监理单位编印《关于项目档案质量审核情况的汇报》材料7份，1份交建设单位、1份自用、5份交报档案验收组；

5、验收会议后，着手组织有关单位和部门，并确定专人，按照验收组提出的具体问题及建议，制订整改落实方案，在规定期限内完成项目档案编制移交工作。

第三章、铁路基本建设档案组成保管单位的方法

一、设计文件组成保管单位（卷）的方法

（一）、按初步设计、技术设计、施工图设计三个阶段分别组卷。

（二）、施工图设计组卷按专业划分为线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、机务、车辆、给水排水、通信、信号、电力、电气化、房建、环境保护与水土保持等。

每一专业，设计说明在前，设计图纸在后。

1、线路图纸分别按平面图、纵断面图，详细工程地质图组卷，标明里程，从小到大排列。

2、路基横断面图、路基个别设计图组卷，标明里程，从小到大排列。

3、特大、大、中桥图纸按座组卷，小桥图纸按区间组卷。

4、涵洞图纸按区间组卷，方法与小桥相同。

5、隧道图纸按座组卷。

6、站场图纸按站组卷。

7、机务、车辆按单位组卷。

8、给排水图纸按给排水站组卷。

9、通信图纸按站和区间组卷。

10、信号图纸按站场与区间分开组卷。

11、电力图纸首先按区间和站场分别组卷，然后按发、变、配电所分别组卷。

12、电气化图纸按接触网里程从小到大排列，并分清站与区间、变配电所单独组卷。

13、房建图纸按单位工程分别单独组卷。

14、环境保护与水土保持图纸组入各专业内。

二、竣工文件组成保管单位（卷）的方法

（一）、综合资料保管单位的组成。

按竣工验收报告，验收证书，竣工验收记录表，竣工验收铁验表附表1－5，决算附表1－4，施工技术总结，建交表，施工中来往文电、协议、合同文本；照片（底片）、录音、录像，工程质量检验报告，各单项工程竣工验收报告等组成保管单位。

1、竣工验收报告（验收证书、验收记录表）包括初验、铁道部、国家组织的总验收报告（不包括单项工程的验收报告）。

2、竣工验收铁验表附表1－5，决算附表1－4是指铁道部公布实行的《铁路建设项目竣工验收交接办法》中规定的附表。

3、施工技术总结是指一个建设项目总的施工技术总结。

4、建交表是指本文件综合资料（建交表部分）中规定的17种。

5、施工中来往文电、协议、合同文本按内容和保管期限分别组成保管单位。

6、施工中形成的声像档案按铁道部办公厅《声像档案管理暂行办法》（办档［1993］14号）和《沈阳铁路局声像档案管理办法（试行）》的要求组成保管单位。

7、工程质量检验报告。

8、各单项工程竣工验收报告，可在固定资产移交后按专业集中装订成册。

（二）、招投标资料保管单位的组成。

划分勘察设计、监理、施工、物资采购、保险等类别，按招标、投标、评标、中标等分别组卷。

（三）、监理资料保管单位的组成。

按标段、内容分别组成若干卷。

（四）、科研资料保管单位的组成。

每一个科研项目单独组成一卷。

（五）、会计档案按《沈阳铁路局会计档案管理实施细则》（沈铁办发〔2000〕118号）要求办理。

（六）、各专业竣工文件保管单位的组成。

1、线路：

按线路综合、线上、其他三个部分组成保管单位，其中：

（1）、线路综合：

分别按线路平、纵断面缩图，线路平面图，线路纵断面图，详细工程地质图、纵断面图，施工资料（包括施工小结、建交表）等五个部分组卷。

（2）、线上：

将施工资料装订成册，组成若干卷。

注：

线上如统一由一个单位铺设时，由铺设单位将施工资料装订成册，直接交接收单位归档。

（3）、其他：

将有关施工资料集中装订成册，组成若干卷。

2、路基：

按路基及路基附属两个部分组成保管单位

（1）、路基：

按检查证等施工资料、横断面图、路基个别设计竣工图等三个部分组卷。

路基夯实度试验记录，单独组成保管单位。

（2）、路基附属：

工程数量小的可将施工管段内的若干项单项工程组在一起，工程数量大的可按路基排水、路基加固、防护和路基环境工程与分别组卷，然后按施工资料和图纸两个部分组卷。

3、桥梁：

（1）、特大、大、中桥按座组卷，将施工资料、图纸分别组成保管单位（施工资料、图纸少的也可合并组卷）。

施工资料按墩台顺序集中组卷。

钻孔桩施工资料按根、墩台顺序集中组卷。

复线桥错位时，如基础分开，资料也应分左、右线分开组卷，图纸可合在一起绘制。

（2）、小桥按区间组卷，（一个区间以甲、乙两站中心里程为界）各自按里程先后排列，并将施工资料与图纸分开组卷。

注：

如桥梁由铺架单位统一架设时，铺架单位应及时将架梁记录及梁的出厂合格证移交桥下施工单位合并组成保管单位。

4、涵洞：

按区间组卷，方法与小桥相同。

5、隧道：

按座组卷，将施工资料与图纸分开组成保管单位。

6、站场：

按站组卷，将站场平、纵断面图、站场设备分别组卷，如小站将道路、栅栏、站台、风雨棚等组在一起，如大站按站场设备分别组卷，然后按施工资料、图纸组成保管单位。

7、机务、车辆：

按土建和动力机械设备分别组成保管单位。

8、给水、排水：

先区分给水、排水，每个给水站包括水源井、泵房、水塔，给水管路等按文件材料、图纸分别组成保管单位，排水系统单独组成保管单位。

9、通信：

按干线线路、通信站、地区及站场通信、无线通信、车站客运管理信息系统五个部分组成保管单位，电缆径路按设计区段组卷。

10、信号：

按电锁器联锁、电器集中联锁、驼峰信号、区间信号、调度集中或调度监督、其他信号六个部分分别组成保管单位，站场与区间分开组卷（区间为甲站出站信号机至乙站出站信号机为界，以下同），所有区间信号可集中组卷。

11、电力：

首先按区间和站场分别组成保管单位，然后按发、变、配电所，站内电力线路、供电线路，动力配线，室内外照明、自动控制六个部分分别组卷。

12、电气化：

按接触网、变配电所等部分组成保管单位，接触网应将站场和区间分开组卷。

13、房屋：

按栋组卷，大型房屋要区分土建（建筑与结构）、暖通、电气照明、消防通风、室外安装等工程。

14、专用线：

10公里以内不分专业综合组卷，10公里以上按专业组卷。

15、铁路用地：

按站、区间、零置地分别组成保管单位，征地资料如车站与区间不能分开时，可将资料集中组在车站内。

16、环境保护与水土保持：

文件材料单独组卷，图纸组入各专业内。

注：

凡施工资料与图纸分开组成保管单位的，如施工资料与图纸数量都不多时，可以合并组成一个保管单位（卷）。

附件1：

各建设项目指挥部（公司）应收集的文件材料

一、建设项目批准文件材料。

二、建设项目准许购地批复文件材料。

三、建设项目立项、可行性研究、初步设计等前期文件材料。

四、建设项目批准的施工设计文件、各专业变更设计意见书及修改后的施工设计图纸、施工预概算等文件材料。

五、建设项目的施工组织设计、开工报告及申请等文件材料。

六、建设项目管理性文件材料（施工技术、人力、材料、安全、设备、机械、进度、资金管理等）。

七、建设项目验工计价方面的文件材料。

八、建设项目财务凭证、报表、帐簿等文件材料。

九、建设项目来往文件、电报、会议纪要、记录等文件材料。

十、建设项目与有关单位签订的协议、合同等文件材料。

十一、参与建设项目施工、监理、技术监督的单位的资质证书复印件。

十二、建设项目监理单位提供的建设项目工程质量检验报告及监理技术总结等文件材料。

十三、建设项目初验申请报告和初验证书等文件材料。

十四、建设项目施工单位在初验时向接收单位移交的单位工程“竣工验收交接记录”汇总成册。

十五、建设项目消防、环保、土地、档案等单项验收报告（证书）及有关文件材料。

十六、铁道部在建设项目验收办法中规定的铁验表1-5，决算附表1-4及建交表等文件材料。

十七、建设项目决算及有关说明。

十八、建设项目涉及科研项目从立项、资金、研究、实验、鉴定、总结等方面的科研成果资料。

十九、建设项目引进、合资项目签订的合同和外方提供的设计文件、标准，设备技术说明书等文件材料。

二十、建设项目专利申请及批复文件材料。

二十一、建设项目施工质量及人员伤亡事故处理情况报告等文件材料。

二十二、建设项目工程施工、设备、材料采购、招投标合同等文件材料。

二十三、建设项目的审计及说明材料。

二十四、建设项目的验收申请及验收证书。

二十五、建设项目的工程技术总结。

附件2：

各建设项目应向铁道部档案馆移交的

竣工文件内容和范围

凡属铁路建设项目中的铁路干线、支线、特大桥（500米以上）、大桥（100-500米）、长隧道（3公里及其以上）、枢纽、编组站、口岸站、特等站客站房、通信、信号、电力、电气化、给（排）水和大型工厂等工程的竣工文件均应向铁道部档案馆移交，其内容包括：

1.竣工图（以下只移交底图）：

1）铁路干线和支线的平面图，纵断面图，平、纵断面缩图，铁路用地总平面图。

2）特大桥和大桥的平面图，立面图，桥址平面图，梁部和墩台结构图（梁部采用标准图时只需注明图号和编制单位不需附图）。

3）长隧道（3公里及其以上）的横、纵断面图和主要结构图。

4）枢纽、编组站、口岸站和特一、二等站的平面布置图，通信、信号、电力、电气化、给（排）水的平面布置图，机务段，车辆段段址的平面布置图。

5）新型通信信号（以前我国没有的）竣工图。

6）电气化铁路接触网和变配电所平面布置图。

7）特等站房及大中型铁路工厂的平面布置图，各种管线布置图，主要车间设备布置及安装图。

2.文件材料：

1）验收证书或验收交接记录。

2）开竣工报告及批复文件。

3）工程技术总结。

4）工程质量等级检验意见或结论。

5）竣工决算1-4表。

6）建交表1、2、4-1、4-2、5、8、10、11、12、16、17、19、20、21、22、23、36。

以上内容由路局档案部门代部接收并移交铁道部档案馆。