红头文件的制作标准和排版.docx

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红头文件的制作标准和排版

红头文件的制作标准和排版

一、红头文件的制作标准

1、进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：

3.7厘米　下：

3.5厘

米　左：

2.8厘米　右：

2.6厘米。

选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇

偶页不同”,在该选项前打“√”。

选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”

设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字

符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。

然后单击“确定”

按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国

家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设

置为“外侧”。

然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击

“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。

双击页码，在页码两边各加

上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页

码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在 Word

2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，

输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来

设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。

选择“大小”附签，

“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。

注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

“对齐方式”设置成“居中”，“度

量依据”设置成“页面”；垂直对齐：

 “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置

成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：

用户可根据实际情

况调节尺寸。

然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。

文

本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。

选中文本框内的全部文字，将颜色

设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应

字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm 的红

头制作完成。

4、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，

鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划

一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的

属性在这里进行设置。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设

置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。

选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

“对齐方式”设置成“居中”，“度

量依据”设置成“页面”，垂直对齐：

“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成

“7cm” ——平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：

用户可根据实际情况

进行调节。

单击确定。

5、文号制作

平行文文号：

文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：

文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三

号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：

文号一定要使用六角符号。

六角符号插入方法：

选择“插入”——“符号”

——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”

按钮即可。

6、主题词制作

选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属

性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹”按钮，在

“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：

主题

词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发

日期用三号仿宋。

7、保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，“保存类型”：

选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”

：

给模板命名；“保存位置”：

模板所在路径（一般不做，默认即可）。

至此，模板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，

直接进行公文正文的排版。

要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：

选择“文件”——“打开”

，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按

钮调出模板即可进行修改。

二、公文正文排版

1　依据模板建立新公文

选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出

模板。

2　制作公文正文内容

正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中

将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

标题——二号小标宋字体，居中显示；

主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；

正文——三号仿宋字体；

成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方

法一致，不能使用“字母 O”或“数字0”代替。

文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。

最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、

主题词的相互位置调整好。

国家行政机关公文格式 GB/T9704-1999国家行政机关公文格

式 GB/T9704-1999

1 范围

　　本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印

刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

　　本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。

其他机

关可参照执行。

　　使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准

按有关规定执行。

　　2 引用标准

下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标

准的条文。

本标准出版时，所标版本均为有效。

所有标准

都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新

版本的可能性。

　　GB/T148－1997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。

　　3 定义

本标准采用下列定义

　　3.1 字 word

　　标识公文中横向距离的长度单位。

一个字指一个汉字

所占空间。

　 3.2 行 line

　　标识公文中纵向距离的长度单位。

本标准以 3 号字高

度加 3 号字高度 7/8 倍的距离为一基准行。

　　4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用的纸张定量为 60g/m2~80g/m2 的胶版印

刷纸或复印纸。

纸张白度为 85％～90％，横向折度≥15 次，

不透明度≥85％，PH 值为 7.5~9.5。

　　5 公文用纸幅面及版面尺寸

　　5.1 公文用纸幅面尺寸

　　公文用纸采用 GB/T148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面

尺寸为 210mm×297mm，尺寸允许偏差见 GB/T148。

　　5.2 公文页边与版心尺寸

　　 公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm

　　 公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm

　　 版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）

　　6 文中图文的颜色

　　 未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

　　7 排版规格与印刷装订要求

　　7.1 排版规格

　　正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行 28 个

字。

　　7.2 制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心

不斜，误差不超过 1mm。

　　7.3 印制要求

　　双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。

黑色油

墨应达到色谱所标 BL100％，红色油墨应达到色谱所标

Y80％，M80％。

印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无

断划。

　　7.4 装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不

脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过 4mm。

骑

马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各 1/4 处，

允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为 3mm～5mm；无

坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±1mm，四角成 90o，无毛茬或缺损。

　　8 公文中各要素标识规则

　　本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记

三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即 156mm）

以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至

主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下

的各要素统称版记。

　　8.1.1 公文份数序号

　 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺

序编号。

用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。

　　8.1.2 秘密等级和保密期限

　　如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心

右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级

和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1

行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。

　　8.1.3 紧急程度

　　如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心

右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级

与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧

急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。

　　8.1.4 发文机关标识

　　由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对

一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发

文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。

对于上报的公文，

发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字

号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于

或大于 22mm×15mm。

　　联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置

于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过

多，保证公文首页显示正文。

　　8.1.5 发文字号

　　 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机

关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序

号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”

括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。

　　 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。

　　8.1.6 签发人

　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号

右侧。

发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签

发人后标全角冒号，冒号后用 2 号楷体字标识签发人姓名。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，

其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按

发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与

最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为

4mm。

　　8.2 主体

　　8.2.1 公文标题

　　红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或

多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间

距恰当。

　　8.2.2 主送机关

　　标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行

时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送

机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机

关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同

抄送。

8.2.3 公文正文

　　主送机关名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

　　8.2.4 附件

　　公文如有附件，在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋

体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使

用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.××××”）；附件名称后

不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左

上角第 1 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的

序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起

装订，就在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并

在其后标识附件（或带序号）。

　　8.2.5 成文时间

　　用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时

间的标识位置见 8.2.6。

　　8.2.6 公文生效标识

　　8.2.6.1 单一发文印章

　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，

只标识成文时间。

成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正

文 2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

　　当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压

在成文时间上；

　　当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线

压在成文时间上。

　　8.2.6.2 联合行文印章

　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，

左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时

间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印

章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。

　　当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白

印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和

正文之间。

主办机关印章在前，每排最多 3 个印章，两端

不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排

布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空

2 字标识成文时间。

　　8.2.6.3 特殊情况说明

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采

取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处

一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　8.2.7 附注

　　公文如有附注，用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括

号标识在成文时间下一行。

　　8.3 版记

　　8.3.1 主题词

　　“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角

冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空一字。

　　8.3.2 抄送

　　公文如有抄送，在主题词下 1 行；左空一字用 3 号仿

宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔

开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机

关标句号。

如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送

机关。

　　8.3.3 印发机关和印发时间

　　位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1

行位置；用 3号仿宋体字。

印发机关左空 1 字，印发时间

右空 1 字。

印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数

码标识。

　　8.3.4 版记中的反线

　　版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

　　8.3.5 版记的位置

　　版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要

素置于最后一行。

9 页码

　　用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之

下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下

边缘 7mm。

单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。

空白页

和空白以后的页不标识页码。

　　10 公文中的表格

　　公文如需附表，对横排 A4 纸型表格，应将页码放在横

表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上

角，单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。

　　公文如需附 A3 纸型表格，且当最后一页为 A3 纸型表

格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将

A3 纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）

上。

11 公文的特定格式

　　11.1 信函式格式

　　发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm，推荐使

用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下 4mm

处为一条武文线（上粗下细），距下页边 20mm 处为一条武

文线（上细下粗），两条线长均为 170mm。

每行距中排 28 个

字。

发文机关名称及双线均印红色。

两线之间各要素的标

识方法从本标准相应要素说明。

　　11.2 命令格式

　　命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，

用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

命令标识上边

缘距版心上边缘 20mm，下边缘空 2 行居中标识令号；令号

下空 2 行标识正文；正文下一行右空 4 字标识签发人名章，

签名章左空 2 字标识签发人职务；联合发布的命令或令的

签发人职务应标识全称。

在签发人名章下一行右空 2 字标

识成文时间。

分送机关标识方法同抄送机关。

其他从本标

准相关要素说明。

　　11.3 会议纪要格式

　　会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。

其标识

位置同 8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

会议纪要不加盖印章。

其他要素从本标准规定。

　　12 式样

　　A4 型公文用纸页边及版心尺寸见图 1；公文首页版式

见图 2；上报公文首页版式见图 3；公文末页版式见图 4；

联合行文公文末页版式见图 5；联合行文公文末页版式见图

6。

　　注：

图片尺寸已缩成 1：

2。

　　（完）

附：

新国家行政机关公文格式简要介绍

一、 新《格式》的几个主要特点

1、改变了名称，确定了适用范围

　　原《公文格式》（98 版）称为《国家机关公文格式》，

而新《公文格式》（99 版）名称改为《国家行政机关公文格

式》。

确定了《国家行政机关公文格式》的适用范围。

保证

了公文的统一性，名称的变化不影响非国家机关的单位和

部门采用该标准。

2、改变了公文用纸幅面尺寸

公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内容。

原标准

中，用纸采用 16 开型（260mm×184mm）。

新修订的标准中

规定一般采用 A4 型（297mm×210mm）这是公文新标准的最

大特点。

3、实行了新的定位方法

　　在新修订的标准中，为使公文制作者能够比较方便清

楚地掌握标准。

采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中

各要素的定位，即采用了“字“和“行“的概念,然后按定

义的字和行确定公文中各要素的具体位置。

同时，新标准

将公文分为眉头、主题、版记三部分。

并把各要素进行了

归类。

4、缩小了图文区

　　新修订的标准时，将左右白边增加 19mm,，天头地角增

加了 45mm。

这样的版心制作公文一方面为领导阅示发文留

有相对宽余的批示空间,另一方面也使公文更加美观。

5、增加了内容

新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内容，主要有：

公文的排版规格、印刷要求、装订要求、公文中表格的处

理。

还增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令

格式、会议纪要格式。

增加新内容的出发点就是从开始制

作到最后形式公文的全过程能够有统一的依据。

使公文制

作的水平和质量有较大提高。

6、提高了公文的防伪性

公文具有法定效力，目前社会上伪造公文招摇撞骗的犯罪

活动时有发生。

新标准对公文防伪性做了一些硬性规定。

例如：

不得出现空白印章;不得再使用“此页无正文“、空

白页不标识页码等等。

这样不给别有用心伪造公文可乘之

机，从格式上维护了法律地位，是新标准最显著的特点之

一，也是掌握和执行新标准时特别注意的一个重点。

7、有利于计算机的处理

新标准主要目的有两个,一个是行政机关公文格式达到规范

和统一，提高公文制作的水平和质量，二是有利于办公自

动化的实现。

二、“文件式“公文的格式变化

1、 尺寸的变化

上行文：

凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘

为 80mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为 37 十

80=117mm。

　　下行文:

凡用于平行文或下行文的公文发文机关标识上

边缘至版心上边缘为 25mm，也就是说发文机关红头上边缘

至上页边为 37+25=62mm。

2、 各标识中部分要素变化

发文字号：

凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左

侧，左空 1 个字，签发人右空 1 个字，发文字号与签发人

同处在红反线上同一行。

3、 增加的要素标识

①新标准中增加了发文的保密期限，按照国家保密局的要

求，在密级后标注保密期限，中问用“实心五角星“隔开。

如“绝密空一个字实心五角星 6 个月“。

根据国家机密保

密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密“为三

十年，“机密“为二十年，“秘密“为十年。

②上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示“性

公文在“附注“处注明联系人姓名和电话。

4、 公文格式中应注意的几个问题

①上行文的标识位置及文头。

　　②上报公文必须注明签发人或会签人姓名。

　　③除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应加盖印

章。

　　④联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发的公文，

发文机关都应加盖印章。

　　⑤除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处不落

发文机关名称,下发的公文标题一般冠发文机关名称。

　　⑥公文中不得出现空白印章（指三个以上联合行文）。

　　⑦印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一百,应

采用缩短或加宽行距、字距办法解决,不得使习“此页无正

文“字样。

　　⑧公文如有空白页，不标页码。

三、特定公文的格式变化

　　1、信函式公文格式

　　发文机关标识用全称，但不加“文件“二字，发文机

关名称上边缘距土页边的距离为 30mm，用红色小标宋体字

（20mnm×14mm），发文机关全称下 4mm 处为一条武文线（上

粗下细），距下页边 20mm 处，为一条文武红（上细下粗）,

两条线均为 170mm，每页排 22 行,每行居中排 28 个字,首

页不显页码。

其他各要素的标识方法均同“文件式“公文

格式标识（发文文号、秘密等级和紧急程度标识在红线下

右或左项格标识）。

　　2、命令格式

　　发文机关名称加“令“组成,不能用简称,用红色标识。

命令标识上边缘距版心边缘为 20mnm,下边缘空 2 行居中标

识令号〈用黑体字〉,令号下空 2 行标识正文;正文下空 1

行右空 4 字标识签发人签名章,签名章右空 2 字标识签发人

职务。

签发人签名章下空 1 行右空 2 字标识成文日期。

其

他要素均同“文件式“公文格式相同。

　　3、会议纪要格式

　　发文机关用红色小标宋体字，位置用“文件式“发文

机关标识方法一样，即距版心上边缘 25mm,不加盖印章